Función CONTAR.SI en Excel: qué es y cómo se usa

CONTAR.SI (en inglés COUNTIF) es la función de Excel que cuenta cuántas celdas de un rango cumplen una condición. Con ella puedes responder preguntas como «cuántos pedidos son de Madrid», «cuántos importan más de 1.000» o «cuántos están Pagado» sin filtrar la hoja a mano ni montar tablas auxiliares. Está disponible en todas las versiones de Excel desde 2007, también en Excel para la web y en Excel para Mac. Al terminar este tutorial sabrás escribirla con texto, con números y con comparadores, y entenderás cuándo te conviene subir a CONTAR.SI.CONJUNTO para usar dos o más condiciones a la vez.

Qué es CONTAR.SI y cuándo te ahorra revisar la hoja a ojo

Imagina la hoja de Pedidos de una tienda online: una fila por pedido, con la ciudad, el importe y el estado del pago. Cuando la hoja tiene diez filas, se cuentan los «Pagado» de un vistazo. Cuando tiene trescientas, ya no. Ahí entra CONTAR.SI: una función que recorre un rango y devuelve cuántas celdas coinciden con el criterio que le has pedido.

La idea es directa. Tú le dices «dime cuántas celdas de esta columna valen X» y ella te da el número. X puede ser un texto exacto («Madrid»), un número (1000), un comparador (">1000"), un texto parcial con comodines («M*\») o una referencia a otra celda donde tú has escrito el criterio.

La usarás cada vez que necesites un recuento rápido sobre datos que ya tienes bien organizados en columnas: ciudades, categorías, estados, importes por encima de un umbral, productos que contienen una palabra… En este tutorial vamos a usarla sobre una hoja de Pedidos de diez filas, con tres columnas: ciudad, importe y estado. La misma hoja irá creciendo capítulo a capítulo hasta que domines la función.

La sintaxis de CONTAR.SI, argumento a argumento

CONTAR.SI tiene solo dos argumentos y se separa por punto y coma. La forma general es:

=CONTAR.SI(rango; criterio)

El primer argumento es siempre un rango, es decir, una referencia a una o varias celdas contiguas. El segundo es lo que tiene que cumplir cada celda para que se sume al conteo. Si el criterio es texto o lleva un comparador, va entre comillas dobles; si es un número pelado, puede ir sin comillas.

El rango: la columna o la zona que se cuenta

CONTAR.SI acepta como rango una sola columna (A2:A11), una sola fila (A1:J1) o un bloque rectangular (A2:C100). Si el rango incluye la fila de títulos, no pasa nada: los títulos son texto y no van a coincidir con tus datos si el criterio está bien escrito, así que se cuentan como cero.

Un caso habitual es pasarle una columna entera, como A:A o C:C. Funciona, pero revisa que la fila 1 sea un encabezado de verdad, porque si contiene un valor que coincide con tu criterio lo sumará al conteo.

El criterio: número, texto, comparador, referencia o comodín

El criterio admite cinco formas distintas. La misma función sirve para todas; lo que cambia es cómo se escribe.

=CONTAR.SI(C2:C11;"Pagado")
=CONTAR.SI(B2:B11;">1000")
=CONTAR.SI(B2:B11;"<>"&B1)
=CONTAR.SI(A2:A11;"M*")
=CONTAR.SI(A2:A11;E1)

Las dos primeras son las más usadas: texto exacto entre comillas y comparador pegado al número, también entre comillas. La tercera concatena el comparador <> con el contenido de otra celda (B1) usando el símbolo &, lo que permite comparar «distinto de lo que haya en B1». La cuarta usa el comodín * para «cualquier cosa a continuación». La quinta apunta a una celda que contiene el criterio; cambiar la celda cambia el conteo sin tocar la fórmula.

Los comodines * y ? y la virgulilla ~ para buscar el signo literal

CONTAR.SI entiende tres comodines. El asterisco * representa cualquier secuencia de caracteres (cero, uno o muchos); el signo de pregunta ? representa exactamente un carácter cualquiera; y la virgulilla ~ sirve para escapar el comodín cuando lo que buscas de verdad es un asterisco o una interrogación dentro del texto.

=CONTAR.SI(A2:A11;"M*")
=CONTAR.SI(A2:A11;"M?drid")
=CONTAR.SI(A2:A11;"~*")

El primer ejemplo devuelve todas las ciudades que empiezan por M. El segundo limita a ciudades de siete letras cuya segunda es cualquiera y las demás son «drid» (atinarías con «Madrid»). El tercero busca celdas que contengan un asterisco literal: la virgulilla le dice a Excel «el siguiente carácter no es un comodín, es el signo de verdad».

Contar con un solo criterio sobre una hoja pequeña

Vamos a la práctica. Abre un libro nuevo y crea una hoja llamada Pedidos con estos datos, escritos tal cual:

A partir de aquí escribiremos las fórmulas en la columna E para no mezclar datos y recuentos. La columna D la dejamos vacía por si después queremos añadir cabeceras.

Cuántos pedidos hay de Madrid y cuántos «Pagado»

1. Haz clic en E2.
2. Escribe =CONTAR.SI(A2:A11;"Madrid") y pulsa Entrar. El resultado es 4.
3. Haz clic en E3 y escribe =CONTAR.SI(C2:C11;"Pagado"). El resultado es 6.

=CONTAR.SI(A2:A11;"Madrid")
=CONTAR.SI(C2:C11;"Pagado")

Cuántos importes superan 1.000 y cuántos son menores que 500

1. En E4 escribe =CONTAR.SI(B2:B11;">1000"). Resultado: 4.
2. En E5 escribe =CONTAR.SI(B2:B11;"<500"). Resultado: 3.

=CONTAR.SI(B2:B11;">1000")
=CONTAR.SI(B2:B11;"<500")

El comparador va pegado al número y todo el conjunto, incluido el comparador, entre comillas. Si escribes =CONTAR.SI(B2:B11;>1000), sin comillas, Excel no entiende la expresión y devuelve #¿NOMBRE?. La regla es: en cuanto aparece un símbolo que no es un número (>, <, =, <>), todo va entre comillas.

Contar con un criterio escrito en una celda

1. En E1 escribe Madrid (sin comillas, es un valor en una celda).
2. En E2 sustituye la fórmula por =CONTAR.SI(A2:A11;E1). Resultado: 4.
3. Cambia el contenido de E1 a Sevilla y observa cómo el resultado pasa a 1 sin tocar la fórmula.

=CONTAR.SI(A2:A11;E1)

Criterios con texto parcial, desigual y vacío

Ahora vamos a contar cosas que no son exactas: ciudades que empiezan por una letra, importes distintos de cero y pedidos sin estado.

Fíjate en dos cambios: B3 ahora vale 0 y C5 está vacío. Lo hacemos a propósito para practicar los tres casos.

Ciudades que empiezan por una letra: el comodín *

=CONTAR.SI(A2:A11;"M*")

Resultado: 5. Cuentan Madrid (cuatro veces), Málaga (dos veces) y Málaga Norte (una vez). El asterisco no distingue entre lo que viene después: «M» seguida de cualquier secuencia cuenta, incluido el espacio de «Málaga Norte».

Si quieres solo las ciudades que empiezan por M y tienen una sola palabra, el criterio sería "M* *", pero eso ya exige una segunda palabra. Lo más limpio es dejarlo en "M*" y, si después quieres filtrar más, subes a CONTAR.SI.CONJUNTO.

Todo lo que NO es un valor: el comparador <>

=CONTAR.SI(B2:B11;"<>0")
=CONTAR.SI(C2:C11;"<>")

La primera cuenta cuántos importes son distintos de cero: 9 (todos menos el de B3). La segunda cuenta cuántos estados son distintos de vacío: 9 también (todos menos C5). El comparador <> significa «distinto de» y, pegado a un valor, forma un criterio. Si escribes <> a secas, significa «distinto de vacío».

Celdas vacías y celdas con texto: CONTAR.BLANCO como apoyo

=CONTAR.SI(C2:C11;"")
=CONTAR.BLANCO(C2:C11)

Las dos devuelven 1 en esta hoja (solo C5 está vacío). El criterio "" representa una cadena vacía, y CONTAR.SI la cuenta cuando la celda no contiene nada. CONTAR.BLANCO hace lo mismo pero专门 para blancos y devuelve 1 igualmente.

¿Cuál usar? Si sospechas que puede haber celdas con "" (una fórmula que devuelve texto vacío), CONTAR.BLANCO las ignora, mientras que CONTAR.SI con "" las cuenta también. Si quieres «las que el usuario no ha tocado», CONTAR.BLANCO es más fiel. Si quieres «las que parecen vacías a la vista», CONTAR.SI con "" te sirve.

Por qué CONTAR.SI no te da lo que esperabas

Tres fallos típicos al empezar: el criterio escrito con comillas de más o de menos, datos con espacios invisibles y la fórmula que se mueve al copiarla.

El criterio es un número y se escribe entre comillas

=CONTAR.SI(B2:B11;">1000")
=CONTAR.SI(B2:B11;>1000)
=CONTAR.SI(B2:B11;1000)

La primera funciona: 5. La segunda da #¿NOMBRE? porque el > suelto no es una expresión válida. La tercera funciona y cuenta cuántas celdas valen exactamente 1000 (en esta hoja, ninguna). Regla: con comparador, comillas siempre; con número exacto que comparar, las comillas son opcionales.

Mayúsculas, acentos y espacios de más no son el problema

CONTAR.SI no distingue mayúsculas ni minúsculas: «madrid», «MADRID» y «Madrid» cuentan igual. Tampoco le importan los acentos: «Malaga» y «Málaga» cuentan igual si el dato tiene la tilde. Lo que sí le importa es un espacio delante o detrás del texto, que sí cuenta como un carácter y rompe la coincidencia.

=CONTAR.SI(A2:A11;"Madrid")

Si los datos tienen «Madrid » (con un espacio al final), esta fórmula devuelve 0 aunque veas Madrid en la columna. El arreglo rápido es la función ESPACIOS en una columna auxiliar: =ESPACIOS(A2) y luego copia y pega como valores sobre A2.

El rango se ha movido al copiar la fórmula y el conteo cambia

La fórmula original estaba en F2 y apuntaba a A2:A11. Al arrastrarla con el controlador de relleno hasta F3, la referencia se ha movido a A3:A12 y ha dejado fuera una fila de Madrid y ha metido una fila vacía. El conteo baja.

Solución: volver a F2, editar la fórmula y convertir el rango en absoluto con F4. Queda así:

=CONTAR.SI($A$2:$A$11;A2)

Ahora, al arrastrar hacia abajo, $A$2:$A$11 se queda fijo y solo se mueve la referencia del buscador.

Lo que CONTAR.SI no hace y qué usar en su lugar

CONTAR.SI es potente pero tiene tres límites claros: solo una condición por fórmula, el criterio no puede pasar de 255 caracteres y, aunque maneja bien los datos, no trabaja con matrices dinámicas por sí solo.

Si necesitas dos condiciones a la vez, pasa a CONTAR.SI.CONJUNTO

=CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A11;"Madrid";C2:C11;"Pagado")

CONTAR.SI.CONJUNTO (en inglés COUNTIFS) admite hasta 127 pares de rango y criterio. La sintaxis es: cada criterio va pegado a su rango, en el mismo orden, y todos se tienen que cumplir a la vez. En esta hoja, «Madrid y Pagado» devuelve 3 (Madrid aparece cinco veces, pero solo tres están Pagadas).

Si lo que necesitas es «Madrid o Málaga», CONTAR.SI.CONJUNTO no te sirve directamente. O sumas dos CONTAR.SI, o usas la suma de CONTAR.SI.CONJUNTO con una lista de condiciones.

Si solo quieres contar números, CONTAR y CONTARA van mejor

=CONTAR(B2:B11)
=CONTARA(A2:A11)

CONTAR cuenta cuántas celdas tienen números, ignorando texto y vacías. En B2:B11 hay diez números, así que devuelve 10. CONTARA cuenta cuántas celdas no están vacías, sean números o texto: en A2:A11 devuelve 10 también. Sirven cuando no quieres filtrar por un valor concreto, solo cuantificar lo que hay.

Lo que ya sabes hacer con CONTAR.SI y el siguiente paso

• CONTAR.SI cuenta celdas que cumplen un solo criterio dentro de un rango.
• El rango es la zona que se recorre; el criterio es la condición, entre comillas si lleva comparador o texto.
• "=CONTAR.SI(A2:A11;\"Madrid\")" cuenta un texto; "=CONTAR.SI(B2:B11;\">1000\")" cuenta por comparador.
• Los comodines * y ? permiten texto parcial; ~ escapa el comodín cuando lo buscas literal.
• Cuidado con el separador: punto y coma en español, coma con punto decimal.

El siguiente paso natural es CONTAR.SI.CONJUNTO, la función que cuenta con dos o más condiciones a la vez. Cuando la necesites, búscala en este mismo sitio: la mechanics es la misma que aquí, solo que cada criterio extra se suma como un par «rango; criterio» más en la misma fórmula.

Dudas al usar CONTAR.SI en Excel