Formato de presupuesto en Excel gratis: plantillas y cómo crear uno

Una plantilla de presupuesto en Excel es una hoja de cálculo con ingresos, gastos, totales y un gráfico ya preparados para que solo tengas que rellenar tus números. Sirve para saber en qué se te va el dinero cada mes sin tener que montarlo desde cero. Al terminar este tutorial sabrás abrir una plantilla oficial gratis, dar formato de moneda y fecha a tus columnas, convertir los datos en una tabla que crece sola, sumar por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO y aplicar barras de formato condicional para ver de un vistazo los gastos más grandes. Todo funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021, y también en Excel para la web.

Qué es una plantilla de presupuesto y qué problema te resuelve

Imagina una familia que mete los tickets en un cajón: a fin de mes tiene un montón de papelitos sueltos y no sabe si le queda dinero o no. Una plantilla de presupuesto ordena esos papelitos en filas y columnas: una fila por gasto, una columna para la fecha, otra para el concepto, otra para la categoría (Supermercado, Luz, Colegio…) y otra para el importe. La hoja se encarga de sumar lo que entra, lo que sale y lo que queda, así no hay que hacer cuentas a mano.

La gracia de hacerlo en formato tabla es que las fórmulas se extienden solas al añadir filas, los totales se calculan en directo y un gráfico muestra en qué se va el dinero. Si el lector nunca ha tocado Excel, esta es la mejor forma de empezar: cada celda tiene un porqué y el resultado se ve en pantalla al instante.

Elige una plantilla gratis y ábrela en tu Excel

Antes de empezar desde una hoja en blanco, vamos a usar una plantilla oficial gratuita: así ves cómo está montado un presupuesto profesional y luego lo repites a tu manera.

Pasos para conseguirla:

1. Abre el navegador y entra en excel.cloud.microsoft/create/es/budget-templates.
2. Elige una de las plantillas de presupuesto familiar o mensual que aparecen en la galería.
3. Pulsa Descargar y guarda el archivo .xlsx en tu equipo.
4. Haz doble clic sobre el archivo descargado para abrirlo en tu Excel.
5. Revisa las pestañas de la parte inferior: verás hojas llamadas Resumen, Ingresos y Gastos.

Al abrirlo, Excel entra en Vista protegida si la plantilla lleva macros; pulsa Habilitar edición para poder escribir tus datos.

Las piezas de toda plantilla de presupuesto: ingresos, gastos, totales y gráfico

Casi todas las plantillas de presupuesto repiten la misma estructura en cuatro hojas:

La hoja Resumen casi siempre incluye un gráfico circular o de columnas que muestra el peso de cada categoría sobre el total. Esa es la pista visual para detectar a primera vista en qué se va el dinero.

Prepara tu hoja en blanco con el formato que pide un presupuesto

Ahora vamos a montar desde cero una hoja llamada Presupuesto2026 para entender bien cada pieza. Empezamos con los encabezados y los formatos de las dos columnas clave.

Pinta la hoja con formato Moneda y formato de fecha

Las dos columnas clave necesitan formato: la de Importe, para ver los euros siempre con dos decimales, y la de Fecha, para ver el día, el mes y el año en el orden español.

Pasos para dar formato a la columna Importe:

1. Selecciona el rango D2:D30.
2. Abre Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En la pestaña Número, elige Moneda y dos decimales.
4. Pulsa Aceptar.

Pasos para dar formato a la columna Fecha:

1. Selecciona el rango A2:A30.
2. Abre Ctrl+1.
3. En la pestaña Número, elige Fecha y el formato dd/mm/aaaa.
4. Pulsa Aceptar.

Convierte el rango en Tabla para que las fórmulas se extiendan solas

Una tabla de Excel no es solo un borde bonito: al añadir una fila debajo, las fórmulas que tengas dentro se copian solas a la fila nueva.

Pasos para crear la tabla:

1. Selecciona el rango A1:E30 (incluye los encabezados).
2. Ve a la cinta y pulsa Insertar > Tablas > Tabla.
3. Marca la casilla La tabla tiene encabezados.
4. Pulsa Aceptar.

Excel le pone un nombre por defecto (Tabla1). Si quieres, cámbialo en Diseño de tabla -> Nombre de la tabla; en este tutorial la llamaremos tblMovimientos.

SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO: los totales por categoría

Ahora queremos el gasto total de Supermercado, de Ocio, de Vivienda… sin tener que filtrar la tabla. Para eso usamos SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS), que suma un rango solo si se cumplen una o varias condiciones.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D30;C2:C30;"Supermercado")

En una hoja aparte, llamada Resumen, escribe en A2 el nombre de cada categoría (Supermercado, Ocio, Vivienda, Suministros, Transporte) y en B2 la fórmula anterior. Copia la fórmula hacia abajo cambiando la categoría en cada fila. El resultado se actualiza solo cuando añadas un gasto nuevo a la tabla.

Pasos para preparar los totales por categoría:

1. Crea una hoja nueva llamada Resumen.
2. En A1 escribe Categoría, en B1 Total.
3. En A2:A6 escribe: Supermercado, Ocio, Vivienda, Suministros, Transporte.
4. En B2 escribe =SUMAR.SI.CONJUNTO(tblMovimientos[Importe];tblMovimientos[Categoría];A2).
5. Arrastra el controlador de relleno de B2 hasta B6.

El total general con SUMA y un total que avisa si te pasas

En la hoja Resumen, debajo de la lista de categorías, calculamos el total gastado y lo comparamos con el total ingresado, que pondremos en D1.

Pasos para añadir los totales y el aviso:

1. En D1 de Resumen escribe Ingresos y en D2 el total de ingresos del mes (por ejemplo, 1650).
2. En B7 escribe Total gastos y en B9 la fórmula =SUMA(B2:B6).
3. En B11 escribe el aviso que compara gastos con ingresos.

=SI(B9>D2;"Te pasas por "&TEXTO(B9-D2;"0,00")&" €";"Te queda "&TEXTO(D2-B9;"0,00")&" €")

La barra de progreso que te dice cuánto llevas gastado del mes

Una forma muy visual de ver los gastos más altos es aplicar Barras de datos sobre la columna Importe: cada gasto se pinta con una barra azul proporcional a su tamaño. Cuanto más larga la barra, más caro es el gasto.

Pasos para aplicar las barras:

1. Ve a la hoja Presupuesto2026.
2. Selecciona la columna Importe: haz clic en el encabezado D.
3. En la cinta, pulsa Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos > Barra de datos azul.

Errores típicos al montar tu primera plantilla de presupuesto

Estas tres causas son las que más aparecen al empezar.

Por qué la suma da 0 aunque ves números en la columna

Lo que se ve: la celda muestra 112,45 pero =SUMA(D2:D30) devuelve 0. La causa: el contenido de la celda es texto con forma de número. Al importar datos de un banco o copiar desde una web, Excel a veces guarda el importe como texto. El triángulo verde en la esquina superior izquierda de la celda y el aviso "El número de esta celda está almacenado como texto" lo confirman. El arreglo: selecciona la columna, pulsa el icono de aviso y elige Convertir en número. Si el aviso no sale, edita la celda con F2, pulsa Entrar, copia una celda vacía con Ctrl+C, selecciona el rango y haz Pegado especial > Multiplicar para forzar la conversión.

Por qué el formato de fecha no se aplica a toda la columna

Lo que se ve: pones la columna en formato dd/mm/aaaa y algunas celdas siguen mostrando 15 oct. o 10/15/2026. La causa: una de las celdas contiene texto en vez de un número de fecha. Excel aplica el formato solo a los números de serie válidos. El arreglo: ordena la columna por antigüedad (clic en la flecha del filtro) y busca la celda que se queda fuera de orden: esa es la sospechosa. Borra su contenido y vuelve a escribir la fecha como 15/10/2026.

Por qué mi gráfico sale vacío o muestra letras

Lo que se ve: al insertar un gráfico circular sobre los totales por categoría, las barras no aparecen o los nombres son Categoría 1, Categoría 2. La causa: al seleccionar el rango has incluido la fila donde están los totales (B7), y el gráfico usa esa fila como una serie más en vez de ignorar la suma. Otra causa típica es no haber seleccionado la columna de categorías, así que el gráfico no sabe qué leyenda poner. El arreglo: selecciona SOLO A1:B6 de la hoja Resumen antes de insertar el gráfico. Así el gráfico coge cinco categorías y sus cinco totales, nada más.

Lo que ya sabes hacer con una plantilla de presupuesto en Excel

• Abrir una plantilla oficial gratis desde excel.cloud.microsoft/create/es/budget-templates y usarla como base.
• Dar formato Moneda a los importes y formato dd/mm/aaaa a las fechas.
• Convertir una lista en Tabla para que las fórmulas se extiendan solas al añadir filas.
• Sumar por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO sin tocar filtros.
• Pintar barras de datos sobre los importes para ver de un vistazo los gastos más altos.

El siguiente paso es crear una tabla dinámica sobre tblMovimientos para ver los gastos agrupados por mes y categoría en un solo clic.

Dudas al montar tu primera plantilla de presupuesto en Excel