Word, Excel y PowerPoint: qué hace cada uno y cuándo usar cada uno

Cuando tienes una tabla en Word y necesitas sumarla, filtrarla o graficarla en Excel, copiar y pegar a ciegas suele desordenar las columnas, juntar celdas o romper las tildes. Este tutorial te enseña a traer datos desde Word a Excel de forma limpia, usando el inventario de un pequeño almacén como ejemplo.

Al terminar sabrás pegar una tabla de Word conservando las columnas, importar un archivo de texto con separadores, y arreglar los tres problemas típicos: celdas combinadas que se descolocan, saltos de línea que parten filas y tildes que salen como símbolos raros. Funciona en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué puedes traer de Excel a y qué se desordena al pegar

Imagina el inventario de un pequeño almacén: una tabla de Word con Referencia, Descripción y Stock actual de cinco productos. La quieres en Excel para aplicar =SUMA al stock, filtrar los productos por debajo del mínimo o cruzar el dato con los pedidos del mes. Copiar la tabla desde Word y pegarla en Excel con Ctrl+V es lo más rápido, pero muchas veces las celdas se desordenan, las tildes se pierden o los saltos de línea de Word parten una fila en dos.

La buena noticia es que Excel ofrece tres caminos según lo que traigas: pegar directamente cuando es una tabla bien hecha, Pegado especial cuando solo necesitas el texto, o importar el archivo con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV cuando el documento está guardado como .txt o .csv. Los tres caminos están en este tutorial y los practicamos sobre el mismo inventario.

La cinta y los menús que vas a usar

En Word, los datos salen con la ruta clásica: seleccionas lo que quieres llevar y lo copias al portapapeles.

En Excel, el pegado normal se hace con la misma ruta que ves al abrir un libro: el botón grande Pegar del grupo Portapapeles, que es el atajo Ctrl+V.

Cuando lo copiado viene de otro programa y necesitas control fino sobre qué se trae, usas Pegado especial desde el mismo grupo.

Y cuando lo que tienes es un archivo de texto guardado desde Word, el camino correcto no es pegar: es importarlo con Power Query, que te deja elegir la codificación y el delimitador antes de colocar los datos en la hoja.

Estas tres rutas son las únicas que necesitas; el resto del tutorial es práctica con ellas.

El botón de Opciones de pegado que aparece al pegar

Cuando pegas con Ctrl+V, aparece un pequeño icono junto a la esquina inferior derecha de lo pegado: el botón Opciones de pegado. Si lo despliegas con Ctrl o haciendo clic en la flecha, ves iconos con dos opciones clave. «Mantener formato de origen» deja la tabla tal como estaba en Word, con su estilo. «Coincidir con formato de destino» adapta lo pegado al formato de las celdas de Excel, que suele ser lo más limpio cuando la hoja ya tiene su estilo. Este botón solo aparece tras pegar; si quieres volver a ver las opciones, deshace con Ctrl+Z y vuelve a pegar.

Pegado especial cuando lo copiado viene de otro programa

Pegado especial es un cuadro aparte, distinto del botón Opciones de pegado. Lo abres con Ctrl+Alt+V o desde Inicio > Portapapeles > Pegar > Pegado especial. Cuando lo copiado viene de Word, el cuadro no muestra las opciones típicas de Excel (Fórmulas, Valores, Formatos, Transponer); muestra la lista de formatos del portapapeles.

La opción habitual para traer datos sin formato de Word es Texto Unicode: coloca cada fila en una línea y separa las columnas por la tabulación.

Copiar una tabla de Excel a Word y que quede alineada

Empezamos por el camino inverso, llevar una tabla de Excel a Word, porque así tienes el inventario listo para imprimirlo o enviarlo y luego podrás devolverlo a Excel. La hoja Pedidos tiene cuatro columnas y cinco pedidos con su total calculado.

Pegar en Word como tabla editable

1. En Excel, selecciona el rango A1:D6 con su fila de encabezados.
2. Pulsa Ctrl+C para copiar.
3. Abre el documento de Word y haz clic donde quieras insertar la tabla.
4. En Word, ve a Inicio > Portapapeles y despliega el botón Pegar; elige la opción «Conservar formato de origen». Word inserta una tabla de verdad, editable, con los mismos números.
5. Si prefieres solo los números sin la tabla, elige en el mismo desplegable la opción «Pegar solo texto»: entra como texto con tabulaciones, una línea por fila.

Pasar una tabla de Word a Excel manteniendo las columnas

Ahora el caso principal: el inventario está en Word y queremos llevarlo a la hoja Stock de Excel. La tabla de Word tiene tres columnas (Referencia, Descripción, Stock) y cinco productos, con la fila de títulos incluida.

Esta es la hoja de destino, vacía, esperando los datos.

Usar Opciones de pegado al pegar la tabla de Word

1. En Word, coloca el cursor dentro de la tabla del inventario. Verás que aparece la pestaña contextual Herramientas de tabla.
2. Pulsa Ctrl+A dos veces: la primera selecciona la celda, la segunda selecciona toda la tabla. (Si prefieres, arrastra el ratón por las cinco filas y las tres columnas.)
3. Pulsa Ctrl+C para copiar.
4. En Excel, haz clic en la celda A1 de la hoja Stock.
5. Pulsa Ctrl+V. Aparece el botón Opciones de pegado junto a la esquina inferior derecha de A1:C6.
6. Haz clic en la flecha del botón y elige «Coincidir con formato de destino». Las celdas de la tabla de Word se colocan una a una en A1:C6, con los números en formato General y sin el estilo del documento de Word.

Usar Pegado especial para traer solo el texto

1. Con la tabla de Word aún copiada, ve a Excel y haz clic en A1.
2. Pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
3. En la lista, elige «Texto Unicode» y pulsa Aceptar.
4. Los datos aparecen en A1:C6 igual que antes, pero sin los formatos del documento de Word. Es el pegado más limpio cuando solo te interesan los valores para operar con ellos.

Traer texto suelto de Word con separadores a Excel

Cuando el documento de Word no tiene una tabla, sino párrafos con datos separados por tabulaciones, pegarlo con Ctrl+V coloca cada fila en una línea pero puede dejar todo en una sola columna. El camino correcto es guardar el documento como texto plano y luego importarlo.

1. En Word, ve a Archivo > Guardar como y elige «Texto sin formato (*.txt)». Acepta el aviso sobre perder el formato.
2. En Excel, ve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
3. Elige el archivo .txt recién guardado y pulsa Importar. Aparece una vista previa con el contenido detectado.
4. En la vista previa, abre el desplegable «Delimitador» y elige «Tabulación». Los datos se reparten en columnas.
5. Pulsa «Cargar» para llevarlos a la hoja.

Qué pasa si abres el archivo de texto con doble clic

Si en lugar de importarlo haces doble clic sobre el .txt, Windows lo abre con el programa asociado (Bloc de notas, Excel o el navegador). Si se abre con Excel, este usa el separador de la configuración regional: en español espera punto y coma entre campos, así que un archivo separado por comas aparece todo en la primera columna y el resultado es inutilizable. Además, si el archivo no es UTF-8, las tildes y la eñe salen como símbolos raros (á, ñ).

Importarlo con Datos > Desde el texto/CSV lo arregla porque la vista previa te deja elegir el delimitador y la codificación antes de cargar.

Por qué los datos de Word llegan descolocados al pegarlos

Tres causas reales, las tres con arreglo, las tres vistas sobre la hoja Stock del inventario.

Las celdas combinadas de Word se desordenan al pegar

En Word, la tabla de inventario tenía la celda de título «Producto / Cantidad» combinada en la primera fila. Al pegarla en Excel con Ctrl+V, la combinación se rompe y el contenido se reparte entre varias celdas, descuadrando las columnas.

Arreglo. Deshaz con Ctrl+Z y repite el pegado eligiendo «Coincidir con formato de destino» desde el botón Opciones de pegado. Si sigue roto, pega como Texto Unicode (Ctrl+Alt+V) y ajusta después el ancho de columna arrastrando el borde derecho de la cabecera.

Los saltos de línea dentro de una celda parten una fila en dos

Un proveedor te mandó la descripción con un Alt+Intro dentro de la celda de Word para que «Cuaderno A4» ocupara dos líneas visuales. Al pegar, ese salto se interpreta como un salto de fila y los datos bajan a la línea siguiente, descuadrando el inventario.

Arreglo. Selecciona la columna donde está el problema y abre Inicio > Edición > Buscar y seleccionar > Reemplazar (atajo Ctrl+L). En «Buscar», coloca el cursor y pulsa Ctrl+J para insertar un salto de línea. En «Reemplazar con», deja un espacio o un guion según prefieras. Pulsa «Reemplazar todos».

Las tildes y letras raras salen como símbolos raros

Pegar texto desde Word a Excel puede romper la codificación, sobre todo si el documento de Word no se guardó como UTF-8. Lo verás con tildes convertidas en é, eñes en ñ o interrogantes invertidas donde debería haber acentos.

Arreglo. Si pegaste con Ctrl+V, deshaz y vuelve a pegar con Pegado especial > Texto Unicode. Si importaste el archivo con Datos > Desde el texto/CSV, abre el desplegable «Origen del archivo» de la vista previa y elige 65001: Unicode (UTF-8). La vista previa mostrará los acentos correctamente; entonces pulsa Cargar.

Lo que ya sabes hacer con datos que vienen de Word

• Pegar una tabla de Word en Excel con el botón Opciones de pegado y «Coincidir con formato de destino» para que cada celda ocupe su lugar.
• Pegar la misma tabla como Texto Unicode desde Pegado especial (Ctrl+Alt+V) cuando solo te interesan los valores.
• Importar un .txt o .csv con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV eligiendo tabulador o coma como delimitador.
• Arreglar celdas combinadas que se descolocan rehaciendo el pegado o ajustando el ancho de columna.
• Arreglar codificación eligiendo 65001: Unicode (UTF-8) en el importador o usando Pegado especial en vez de Ctrl+V.

El siguiente paso natural es dar formato a los datos recién traídos: separar el código de la descripción con Texto en columnas, eliminar duplicados o convertir el rango en una tabla de Excel con Ctrl+T para que los filtros y los totales funcionen solos.

Dudas al pasar datos de Word a Excel