Cómo hacer macros en Excel con VBA desde cero

Si cada mes abres el mismo informe, pones la columna de clientes en negrita, rellenas el fondo del título, calculas el total y te peleas con el mismo formato una y otra vez, una macro te ahorra todo eso: lo grabas una vez y lo reproduces con un atajo de teclado o un clic. En este tutorial vas a grabar tu primera macro, le vas a poner un atajo, la vas a guardar correctamente para que no se pierda y vas a abrir el código que Excel escribe por ti, que es la mejor forma de empezar a entender VBA. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016 en Windows, y desde Excel 2021 en Mac. No hay macros VBA en Excel para la web ni en otros sistemas que no sean Mac y Windows de escritorio.

Qué es una macro y cuándo te ahorra tiempo

Una macro es una grabación de lo que haces en Excel: clics, selecciones, formatos, fórmulas. Excel lo traduce a instrucciones de VBA (Visual Basic for Applications) y lo guarda dentro del libro. La próxima vez, en lugar de repetir los pasos, ejecutas la macro y el programa los hace por ti.

Piensa en un informe mensual de ventas. Cada mes tienes una hoja nueva con la lista de clientes en la columna A, sus importes en la B y una fila «Total» abajo. Lo que siempre haces es: seleccionar la columna de clientes, ponerla en negrita; poner el título de la hoja con fondo azul; calcular el total con Autosuma; y dar un formato de moneda a los importes. Eso son cinco o seis clics repetidos doce veces al año, o cien o doce si lo hace todo el equipo.

Grabar la macro cuesta un minuto. Después, pulsar Ctrl+Mayús+N (o el atajo que le asignes) aplica los seis pasos en menos de un segundo. Si el formato cambia, grabas otra macro con los cambios. No necesitas saber programar para grabar macros, y precisamente por eso la grabadora es el mejor sitio para empezar.

Dónde está la herramienta y qué Excel necesitas

Las macros viven en la pestaña Programador, que viene oculta porque la mayoría de la gente no la usa. Tienes que mostrarla una vez y se queda para siempre. Si solo quieres lanzar una macro ya grabada, también puedes hacerlo desde Vista, sin necesidad de mostrar la pestaña Programador.

Las versiones de Excel de escritorio que tienen macros VBA son las últimas de Windows y las últimas de Mac. Excel para la web no ejecuta macros VBA (allí se automatiza con Scripts de Office). Si tu archivo tiene macros y lo subes a OneDrive, las macros no se ejecutarán en el navegador.

Mostrar la pestaña Programador

1. Abre Excel y, si quieres, un libro en blanco.
2. Ve a Archivo > Opciones. Se abre el cuadro Opciones de Excel.
3. En la columna izquierda, pulsa Personalizar cinta de opciones.
4. En la lista Pestañas principales (la columna de la derecha), busca la entrada Programador y marca su casilla.
5. Pulsa Aceptar.

Ahora verás la pestaña Programador al final de la cinta, con sus grupos Controles, Código y Complementos.

En Mac la pestaña se llama Desarrollador y se activa en Excel > Preferencias > barra de herramientas y opciones > Personalizar la cinta de opciones, marcando Desarrollador dentro de Pestañas principales.

Grabar tu primera macro paso a paso

Vamos a grabar una macro muy concreta sobre una hoja pequeña: pondremos en negrita los nombres de los clientes de la columna A.

1. Crea un libro nuevo y, en la primera hoja, escribe los encabezados Cliente en A1 e Importe en B1.
2. Rellena A2:A6 con cinco nombres de clientes y B2:B6 con sus importes (en este ejemplo, de menor a mayor).
3. Selecciona el rango A2:A6 (los nombres de los clientes, sin el encabezado).
4. Ve a Programador > Código > Grabar macro. Se abre el cuadro Grabar macro.
5. En Nombre de la macro escribe NegritaClientes (sin espacios; Excel no deja ponerlos).
6. En Tecla de método abreviado escribe N (Excel le añadirá Ctrl+Mayús+N para no pisar otros atajos).
7. En Guardar macro en deja «Este libro» para que la macro quede guardada en el archivo que estás usando.
8. En Descripción escribe «Pone en negrita los nombres de los clientes en A2:A6» y pulsa Aceptar.

A partir de aquí, todo lo que hagas se está grabando.

1. Con A2:A6 ya seleccionado, ve a Inicio > Fuente > Negrita (o pulsa Ctrl+N).
2. Ve a Programador > Código > Detener grabación.

Probar la macro en otra hoja

Ahora vas a comprobar que la macro sirve para más de una hoja, que es justo para lo que se hacen.

1. Crea una hoja nueva (pestaña +, debajo) y llámala Informe 2.
2. Copia A2:A6 de la hoja Informe y pega los valores en A2:A6 de Informe 2.
3. Pulsa Ctrl+Mayús+N (el atajo que le asignaste).
4. Los nombres de A2:A6 deberían ponerse en negrita al instante.

Ver el código que ha escrito Excel por ti

La grabadora no solo repite clics: por debajo ha escrito un pequeño programa en VBA. Vamos a verlo.

1. Ve a Programador > Código > Macros (o pulsa Alt+F8).
2. Selecciona NegritaClientes en la lista y pulsa Modificar. Se abre el editor de Visual Basic (Alt+F11 también lo abre).
3. Verás un módulo llamado Módulo1 con un Sub parecido a este:

Sub NegritaClientes()
    Range("A2:A6").Font.Bold = True
End Sub

La grabadora ha convertido tus clics en dos líneas de VBA. La primera define la macro; la segunda le dice a Excel que ponga en negrita el rango A2:A6 de la hoja activa. Si seleccionas otra hoja antes de ejecutar la macro, esa es la que se modifica. Lee el código y no lo toques todavía: lo importante es que sepas que existe y dónde está.

Guardar el libro con la macro dentro

Si ahora cierras el libro con la macro y vuelves a abrirlo, la macro seguirá ahí, siempre que lo hayas guardado como libro habilitado para macros. Si lo guardas como .xlsx, la macro se pierde para siempre.

1. Ve a Archivo > Guardar como.
2. Elige la carpeta y el nombre.
3. En Tipo, abre la lista desplegable y elige Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
4. Pulsa Guardar.

Abrir un .xlsm y desbloquear las macros

Por seguridad, Excel bloquea las macros de cualquier libro descargado de internet, del correo o de una unidad de red. La macro no se ejecuta hasta que tú digas que confías en el archivo.

1. Abre el archivo .xlsm desde su carpeta.
2. Si aparece la barra amarilla de advertencia «ADVERTENCIA DE SEGURIDAD: las macros se han deshabilitado», pulsa Habilitar contenido.
3. Si la barra no sale y el libro tiene macros bloqueadas sin barra, abre Archivo > Información y pulsa Habilitar contenido > Habilitar todo el contenido (esta opción aparece solo si el archivo es de confianza en tu organización).

Por qué tu macro deja de funcionar

Tres errores muy comunes la primera vez. Cada uno con su causa y su solución.

La grabadora usa referencias fijas en lugar de moverse

La macro graba A2:A6 porque ese era el rango seleccionado cuando grabaste. Si la abres en una hoja con datos en otra columna o en otro rango, la macro pone en negrita A2:A6 sin importar lo que tengas delante: si no hay datos en esas celdas, no pasa nada visible; si los hay, los pones en negrita sin querer.

El arreglo es usar Selection en lugar de Range("A2:A6"): la macro actúa sobre lo que esté seleccionado cuando la lanzas.

1. Selecciona A2:A7 en la hoja Informe 2.
2. Pulsa Alt+F8, elige NegritaClientes y pulsa Modificar.
3. Cambia la línea Range("A2:A6").Font.Bold = True por Selection.Font.Bold = True.
4. Cierra el editor de VBA (Archivo > Cerrar y volver a Microsoft Excel).
5. Selecciona otro rango en otra hoja y ejecuta la macro: actuará sobre la selección.

Sub NegritaClientes()
    Selection.Font.Bold = True
End Sub

El archivo se guardó como .xlsx

Si al guardar elegiste el tipo «Libro de Excel (*.xlsx)» por inercia, Excel te avisa de que las macros no se pueden guardar en ese formato y, según la versión, o bien las borra sin más o bien te pregunta y, si sigues, las pierde. Al abrir el archivo otra vez, Macros está vacío.

Solución: rehaz el guardado eligiendo Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Si la macro era muy larga y no la tienes en ningún sitio, no hay forma de recuperarla: vuelve a grabarla y esta vez guarda como .xlsm.

Excel bloquea las macros al abrirlo

Aunque pulses Ctrl+Mayús+N, la macro no se ejecuta y no aparece ningún error claro: simplemente no pasa nada. La causa es la barra de seguridad: Excel ha deshabilitado las macros por defecto.

Solución: pulsa Habilitar contenido en la barra amarilla de advertencia o ve a Archivo > Información > Habilitar contenido. Después de eso, el atajo funcionará. Si trabajas con muchos .xlsm de la misma carpeta, puedes marcar la carpeta como ubicación de confianza en Archivo > Opciones > Centro de confianza > Ubicaciones de confianza; los archivos que vivan ahí no mostrarán la barra.

Lo que la grabadora sí hace y lo que no

La grabadora de macros repite exactamente lo que hiciste, en el mismo orden y con los mismos clics. Eso es lo que la hace potente y lo que la hace frágil.

Sí hace:

• Repetir la secuencia de clics tal como la grabaste, con sus mismos formatos y referencias.
• Guardar fórmulas, formatos de celda, autofiltros, ordenaciones, gráficos, tablas dinámicas: cualquier cosa que se pueda hacer con el ratón y el teclado.
• Asignar un atajo propio (Ctrl+Mayús+letra) a cada macro grabada.
• Funcionar desde la ficha Vista > Macros > Ver macros (Alt+F8) aunque no tengas la pestaña Programador.

No hace:

• Tomar decisiones: no puede decir «si el importe es mayor de 1.000, resáltalo en rojo», porque no evalúa condiciones.
• Adaptarse a tablas que cambian de tamaño: si grabaste sobre cinco filas y ahora tienes veinte, solo formatea las cinco primeras.
• Predecir cambios en la interfaz: si Microsoft cambia el orden de un menú en una actualización, la grabación falla porque la grabadora apunta a la posición, no al nombre.
• Conectarse a internet, enviar correos, escribir en otros libros abiertos ni interactuar con otras aplicaciones: para eso hace falta escribir VBA a mano.

Cuando necesites cualquiera de las cuatro cosas de la lista de «no hace», toca abrir el editor (Alt+F11) y empezar a escribir código a mano. La grabadora es el mejor sitio para aprender los nombres de los objetos (Range, Selection, Font) que luego vas a usar al escribir.

Lo que ya sabes hacer con macros y el siguiente paso

• Tienes la pestaña Programador activada en la cinta de opciones.
• Has grabado una macro con un nombre claro, una descripción útil y un atajo propio.
• Has guardado el libro como .xlsm para que la macro quede dentro del archivo.
• Has abierto el editor de VBA con Alt+F11 y has visto el código que generó la grabadora.
• Sabes desbloquear las macros con la barra de seguridad o desde Archivo > Información.

El siguiente paso es leer el código que ha generado la grabadora en cada macro que grabes, sin miedo de tocar nada todavía. Cada clic tiene su línea de VBA correspondiente. Empieza por las que ya tienes grabadas: sustituye Range("A2:A6") por un Replacement (no por Selection, que es otra historia), graba otra vez y compara los dos códigos para ver qué cambió. Cuando te sientas cómoda, prueba a cambiar un valor de la derecha (por ejemplo, .Font.Bold = False para quitar la negrita) y verás cómo una sola línea cambia el comportamiento de la macro entera.

Nota sobre versiones: los datos de este artículo están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al grabar y usar macros en Excel