Cómo hacer una macro en Word desde Excel con VBA

Una macro de Word es una grabación de los clics y las teclas que haces una vez, guardada para repetirse sola cada vez que la dispares. Sirve para no repetir el mismo formateo, la misma búsqueda o el mismo texto en cada documento. En este tutorial vas a grabar tu primera macro, asignarla a un atajo de teclado y a un botón en la cinta, abrir el código que se ha generado detrás, y guardar el archivo con la extensión correcta para no perderla. Los pasos sirven para Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019 y 2016 en Windows; en Mac los caminos son los mismos salvo donde se indique.

Qué es una macro de Word y para qué te sirve

Una macro es una lista de órdenes que Word ejecuta una tras otra, como si las tecleara alguien por ti. Las puedes grabar sin saber programación: pulsas "Grabar macro", haces el trabajo una vez en un documento, y Word memoriza cada clic y cada tecla. La próxima vez, con un atajo o un botón, repite lo mismo en segundos.

El caso típico es dar formato a un párrafo largo: negrita, color, alineación, interlineado. Si lo haces a mano cada vez, tardas; con la macro, lo aplicas con una sola tecla. Las macros no se limitan a formato: sirven para insertar textos fijos, recorrer tablas, renombrar estilos o automatizar correos combinados.

Las macros se escriben en un lenguaje propio llamado VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Cuando las grabas, Word genera el código VBA por ti; cuando las editas, abres un editor parecido al de un bloc de notas con colores, donde puedes ajustar lo que se grabó.

Activar la pestaña Programador y la seguridad de macros

Antes de grabar nada, la pestaña Programador tiene que estar visible. Es la que agrupa Grabar macro, Macros y Visual Basic.

1. Abre un documento nuevo en blanco.
2. Ve a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.
3. En la columna de la derecha (Personalizar la cinta de opciones) marca la casilla Programador.
4. Pulsa Aceptar. Verás la pestaña Programador al final de la cinta.

Después, decide cómo se comportan las macros al abrir un archivo:

Ahí Word ofrece cuatro niveles: macros deshabilitadas sin aviso, deshabilitadas con una barra de notificación para habilitarlas caso por caso, solo macros firmadas digitalmente por un autor de confianza, o todas habilitadas. Para empezar, deja activada la segunda: verás una barra amarilla bajo la cinta cuando abras un archivo con macros, y tú decides.

Por qué Word bloquea las macros al abrir un .docm

Word bloquea por defecto las macros de los archivos que llegan de internet o del correo, porque VBA puede hacer casi cualquier cosa en tu equipo: borrar archivos, conectarse a la red, leer el disco. La barra amarilla que aparece bajo la cinta al abrir un .docm dice "Las macros se han deshabilitado". Para habilitarlas solo en ese archivo, pulsa Habilitar contenido. Para hacerlo desde el Explorador de archivos, clic derecho sobre el archivo > Propiedades > en la pestaña General, marca la casilla Desbloquear.

La macro que grabes con "Guardar macro en: Todos los documentos (Normal.dotm)" vive en la plantilla Normal.dotm, que es la que se carga cada vez que abres Word. Por eso esa macro está disponible en cualquier documento, no solo en el que la grabaste.

Grabar tu primera macro desde la cinta

Vas a grabar una macro que aplica negrita y color azul a un párrafo seleccionado.

1. Abre un documento en blanco.
2. Escribe tres líneas de texto separadas por saltos de párrafo. Por ejemplo: "Línea uno de prueba", "Línea dos de prueba", "Línea tres de prueba".
3. Selecciona las tres líneas arrastrando con el ratón.
4. En la cinta, ve a Programador > Código > Grabar macro.
5. En el cuadro Nombre de la macro escribe FormatoAzulNegrita (sin espacios, sin acentos).
6. En Guardar macro en: elige Todos los documentos (Normal.dotm).
7. Pulsa Aceptar. Verás un icono de cassette en la barra de estado que indica que se está grabando.
8. Con el texto seleccionado, ve a Inicio > Fuente > Negrita (o Ctrl+N).
9. En Inicio > Fuente > Color de fuente, elige un azul oscuro.
10. Ve a Programador > Código > Detener grabación.

La macro ya está viva. Para usarla: selecciona otro párrafo y ve a Programador > Código > Macros, elige FormatoAzulNegrita y pulsa Ejecutar.

Asignar la macro a un método abreviado de teclado

Mientras grababas podías haberle puesto un atajo. Vamos a asignar Ctrl+Mayús+M a la macro que ya tienes.

1. Ve a Programador > Código > Macros.
2. Elige FormatoAzulNegrita y pulsa el botón Teclado.

1. Confirma que la combinación aparece como "sin asignar" (si ya la usa otro comando, elige otra).
2. Pulsa Asignar y luego Cerrar.
3. Coloca el cursor en otra línea del documento y pulsa Ctrl+Mayús+M. El texto se formatea.

Asignar la macro a un botón en la barra de acceso rápido o en la cinta

También puedes lanzar la macro desde un botón visible en la cinta o en la barra superior.

1. Clic derecho en cualquier zona vacía de la cinta > Personalizar la cinta de opciones.
2. En la columna derecha, despliega una pestaña (por ejemplo Inicio) y selecciona un grupo existente o crea uno nuevo con Nuevo grupo. Renómbralo como "Mis macros".
3. En la columna izquierda, elige Macros en la lista "Comandos disponibles en:".
4. Selecciona FormatoAzulNegrita y pulsa Agregar >> para meterla dentro del grupo nuevo.
5. En la columna derecha, selecciona el botón recién agregado y pulsa Modificar para elegir un icono (por ejemplo una A azul). Acepta.
6. Acepta el cuadro principal. La cinta muestra ya tu botón.

Púlsalo sobre un párrafo: aplica el formato.

Ejecutar, editar y borrar la macro cuando ya está grabada

Con la macro ya en Normal.dotm, tienes varias formas de gestionarla.

Para ejecutarla: Programador > Código > Macros > seleccionar la macro > Ejecutar, o el atajo, o el botón de la cinta.

Para editarla a mano: Programador > Código > Macros > seleccionar > Modificar. Se abre el editor de Visual Basic con el código generado por la grabación. Lo normal es que veas algo así:

Sub FormatoAzulNegrita()
    Selection.Font.Bold = True
    Selection.Font.Color = RGB(0, 0, 139)
End Sub

Para borrar la macro: Programador > Código > Macros > seleccionar > Eliminar. Word pide confirmación y la quita de Normal.dotm. Si la macro estuviera en el documento y no en la plantilla, este paso la borra del archivo.

Para confirmar que la macro sigue disponible tras cerrar Word: cierra todo, vuelve a abrir Word y abre un documento nuevo. Ve a Programador > Código > Macros y comprueba que FormatoAzulNegrita sigue en la lista con la ubicación "Normal.dotm".

Escribir la macro a mano en el editor de Visual Basic

La grabadora hace casi todo, pero a veces necesitas lógica que la grabación no cubre. En ese caso abres el editor y escribes el código directamente.

1. Pulsa Alt+F11 o ve a Programador > Código > Visual Basic. Se abre el editor de VBA.
2. En el árbol de la izquierda, busca el proyecto Normal (Normal.dotm), clic derecho > Insertar > Módulo.
3. En la ventana de código que aparece a la derecha, pega este ejemplo:

Sub SaludoEnDocumento()
    Dim s As String
    s = InputBox("Escribe tu nombre:")
    Selection.TypeText Text:="Hola, " & s & ". Bienvenido."
    MsgBox "Listo: se ha escrito el saludo."
End Sub

1. Coloca el cursor dentro del Sub y pulsa F5 para ejecutarlo.
2. Word vuelve a aparecer; escribe tu nombre en el cuadro y pulsa Aceptar. Verás el saludo escrito en el documento y un MsgBox de confirmación.

Para volver al editor desde Word: Alt+F11. Para volver a Word desde el editor: Archivo > Cerrar y volver a Microsoft Word.

Por qué la macro no se ejecuta, falla o no aparece

Hay cuatro tropiezos frecuentes.

La macro está bloqueada por el Centro de confianza. Si al abrir el archivo ves la barra amarilla "Las macros se han deshabilitadas", no la has habilitado. Pulsa Habilitar contenido o desbloquea el archivo desde Propiedades.

El atajo no responde. Suele pasar porque la combinación ya la usaba otro comando, porque no estabas en un documento de Word, o porque la macro se guardó en un documento concreto y ese documento no está abierto. Revisa la ubicación de la macro en el cuadro Macros.

La macro se guardó en el documento y no en Normal.dotm. Si elegiste "Guardar macro en: [nombre del documento]" en lugar de "Todos los documentos (Normal.dotm)", solo funcionará cuando ese documento esté abierto. Vuelve a grabarla eligiendo Normal.dotm.

El código se para en una línea con error de objeto. Al pulsar F5 desde el editor, VBA marca la línea en amarillo y muestra un mensaje como "Variable de objeto o variable de bloque With no establecida". Casi siempre es que intentas actuar sobre Selection una selección vacía. Añade una línea que avise si no hay nada seleccionado:

If Selection.Type <> wdSelectionNormal Then
    MsgBox "Selecciona texto antes de ejecutar la macro"
    Exit Sub
End If

La macro se pierde al guardar el archivo

Si guardas el documento como .docx, el archivo se queda sin macros. Word las descarta porque .xlsx (y su equivalente en Word, .docx) no admiten VBA. Para conservarlas, usa .docm.

La extensión .docm es la única que mantiene el código VBA dentro del archivo. Si tu macro vive en Normal.dotm, no necesitas guardar el documento como .docm para tenerla disponible; pero si la guardaste en el documento, sí.

Lo que Word no puede hacer con macros y dónde mirar

Las macros VBA solo funcionan en Word de escritorio para Windows y Mac. Word para la web no ejecuta VBA: allí la automatización se hace con Scripts de Office (JavaScript) o con Power Automate, que son lenguajes y herramientas distintas. Si necesitas que un compañero sin Word de escritorio ejecute la macro, no le servirá el archivo.

Para distribuir una macro a otros tienes dos caminos. Entregar el archivo .docm con la macro dentro: el receptor debe tener Word de escritorio y habilitar las macros al abrirlo. O entregar la plantilla Normal.dotm (o una .dotm personalizada) con instrucciones de cómo cargarla. En ambos casos, documenta el atajo y los pasos para habilitarla; si no, quien lo reciba verá la barra de habilitación y no sabrá qué hacer.

Word tampoco permite grabar macros que interactúen con aplicaciones externas más allá de las que la grabadora reconoce: para controlar Outlook o Excel desde Word, el camino es escribir el código a mano usando las bibliotecas de objetos de cada programa (Outlook.Application, Excel.Application). Eso ya es programación VBA, no grabación.

Lo que ya sabes hacer con macros en Word y el siguiente paso

• Grabar una macro desde la cinta y guardarla en Normal.dotm.
• Asignarla a un atajo de teclado (Ctrl+Mayús+M).
• Asignarla a un botón en la cinta o en la barra de acceso rápido.
• Abrirla en el editor de VBA, leer el código y escribir un Sub a mano.
• Guardar el archivo como .docm para no perder las macros.
• Diagnosticar los cuatro errores más comunes: bloqueo del Centro de confianza, atajo que no responde, macro en el documento equivocado y error de objeto vacío.

El siguiente paso es hacer lo mismo en Excel: tu primera macro grabada en Excel, con su .xlsm y su módulo en el editor VBA. Funciona igual, solo cambian los objetos (celdas, rangos, hojas) y los botones de la pestaña Programador.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al crear y usar macros en Word