Excel básico: guía para empezar desde cero con la práctica

Si acabas de abrir Excel por primera vez o llevas un tiempo usándolo a base de intuición, este tutorial te lleva de la mano para que pierdas el miedo. Con una hoja de gastos del mes (fechas, conceptos e importes) aprenderás a moverte por la cuadrícula, escribir fórmulas, sumar y promediar, dar formato a los números y guardar el archivo. Al terminar sabrás hacer lo básico con soltura en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013; en Excel para la web, para Mac y para móviles encontrarás las mismas herramientas, con la cinta en español.

Qué es Excel y para qué te sirve en el día a día

Excel es una hoja de cálculo: un programa que te muestra una gran cuadrícula donde escribes datos en casillas llamadas celdas y, en otras celdas, escribes fórmulas que operan con esos datos. Con esas dos ideas —datos y fórmulas— puedes llevar un presupuesto, una lista de notas, un calendario de turnos o las ventas de un pequeño negocio. La gracia es que cambias un dato y todos los cálculos se actualizan solos.

Para que lo veas claro, piensa en una hoja de gastos del mes: en la columna A la fecha, en la B el concepto (Mercadona, Gasolina, Cine) y en la C el importe. Con tres columnas y unas pocas filas ya puedes sumar cuánto llevas gastado, sacar el promedio diario o marcar los gastos que superan una cantidad. Eso es Excel en estado puro: datos en celdas, fórmulas que los combinan, y resultados que cambian cuando introduces, corriges o borras algo.

Las partes de la ventana que necesitas reconocer

Cuando abres Excel aparecen varias zonas, cada una con una función clara. Reconocerlas desde el primer momento te evita perderte.

La pestaña Inicio es la que más usarás al principio: ahí están el formato de número, la negrita, el color y los botones de copiar y pegar. Verás que las pestañas cambian al pulsar Archivo, Fórmulas o Datos; cada una agrupa herramientas distintas.

El libro, la hoja, la celda y el rango: los nombres que usarás siempre

Un archivo de Excel se llama libro y se guarda con la extensión .xlsx (la normal), .xlsm (con macros), .xls (el formato antiguo de Excel 97-2003, limitado a 65.536 filas) o .csv (solo texto, sin formatos y con una sola hoja). Dentro de cada libro hay hojas, que son las pestañas de la parte inferior; cada hoja es una hoja de cálculo.

La intersección de una columna y una fila es una celda, y se nombra con la letra de la columna y el número de la fila: A1 es la primera celda, B3 está en la columna B y la fila 3, C2 en la columna C y la fila 2. Cuando agrupas varias celdas forman un rango, que se nombra con la celda superior izquierda, dos puntos y la celda inferior derecha: A1:C10 va desde A1 hasta C10.

Un ejemplo mínimo: en una hoja llamada Gastos, la celda B5 contiene el importe del quinto gasto; el rango A2:C10 agrupa los datos de las nueve filas de gastos. Cualquier fórmula que escribas usará estos nombres para referirse a los datos.

Escribir, borrar y moverse por la hoja sin perderte

Empezamos con la hoja Gastos, que iremos ampliando en cada práctica. La celda activa es B2 y vas a escribir el primer concepto.

1. Selecciona la celda A1 y escribe Fecha, pulsa Entrar y en B1 escribe Concepto, en C1 Importe.
2. En A2 escribe 01/10/2026, en B2 Mercadona, en C2 85,40. Pulsa Entrar después de cada uno para confirmar.
3. Si te equivocas al escribir, pulsa F2 para entrar a editar la celda y coloca el cursor donde quieras; Esc cancela sin guardar cambios y Entrar confirma.
4. Para moverte, usa las flechas del teclado. Para saltar al borde del bloque de datos, mantén Ctrl y pulsa la flecha: Ctrl+flecha abajo va a la última fila con datos antes de un hueco.
5. Para borrar el contenido de una celda, selecciónala y pulsa Supr. Para borrar también el formato, haz clic derecho y elige Borrar contenido (que es lo mismo que Supr) o Borrar todo si quieres quitar formato y validación a la vez.
6. Para volver al inicio de la hoja, pulsa Ctrl+Inicio; para ir a la última celda usada, Ctrl+Fin.

Seleccionar celdas, filas y columnas como un atajo

Antes de copiar, borrar o dar formato, hay que saber seleccionar bien. La regla es: primero seleccionas, luego haces.

1. Pulsa Ctrl+A sobre la hoja: selecciona todo el rango de datos. Púlsalo otra vez y selecciona la hoja entera (las 1.048.576 filas y 16.384 columnas).
2. Haz clic en la letra C del encabezado de columna: seleccionas toda la columna C. El atajo es Ctrl+Espacio.
3. Haz clic en el número 3 del encabezado de fila: seleccionas toda la fila 3. El atajo es Mayús+Espacio.
4. Para un rango, haz clic en A2 y, sin soltar, arrastra hasta C5. También puedes hacer clic en A2 y, manteniendo Mayús, hacer clic en C5.
5. Para sumar celdas no contiguas, haz clic en C2, mantén Ctrl y haz clic en C4 y C5: las tres quedan seleccionadas. Verás en la barra de estado la Suma, el Promedio y el Recuento de lo seleccionado sin escribir nada.

Atajos de teclado que funcionan en cualquier idioma

Estos atajos son los que más vas a usar y funcionan igual en Windows y en Mac (donde Ctrl suele ser Cmd).

Dar formato a los números: moneda, fechas y dos decimales

Ahora que tienes los datos en la hoja Gastos, vamos a hacer que se lean mejor: la fecha en formato corto y el importe con el símbolo de moneda y dos decimales.

1. Selecciona la columna A completa con un clic en la letra A y abre Formato de celdas con Ctrl+1.
2. En la pestaña Número, elige Fecha y a la derecha el tipo 14/03/2001 (formato fecha corta).
3. Selecciona la columna C del mismo modo y, en Formato de celdas, elige Moneda. Verás un ejemplo arriba: 85,40 €.
4. Pulsa Aceptar y la columna Importe ya muestra los números con dos decimales y el símbolo.
5. Si prefieres no usar moneda, elige Número con 2 decimales y el separador de miles; el resultado es 1.500,50.

El formato 0,00 con dos decimales

Para ver los importes con dos decimales y separador de miles sin símbolo de moneda, elige la categoría Número y fija Decimales: 2. El ejemplo muestra 1.500,50 con punto en los miles y coma en los decimales. Si tu Excel usa el punto como decimal (México, Estados Unidos), la cifra se ve como 1,500.50 y los argumentos de las fórmulas se separan con coma.

Fórmulas: los operadores y su jerarquía

Una fórmula empieza siempre por el signo igual (=) y combina números, referencias a celdas y operadores. Los operadores básicos son + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potencia). Los paréntesis agrupan operaciones y se calculan antes que el resto.

=2+3*4
=(2+3)*4
=2^3
=10/0

La primera fórmula da 14, porque primero se multiplica 3·4=12 y luego se suma 2 (la multiplicación va antes que la suma, como en clase de matemáticas). La segunda da 25, porque los paréntesis cambian el orden: primero 2+3=5 y después 5·4=20… espera, 5·4=20, no 25. Repasa: (2+3)*4 = 5*4 = 20. La tercera da 8 (2 elevado a 3). La cuarta da el error #¡DIV/0! porque no se puede dividir entre cero; ese error te avisa de que en el denominador hay un cero o una celda vacía.

La referencia relativa y la absoluta: qué cambia con F4

Cuando escribes una fórmula con referencias a celdas y la copias a otra celda, las referencias se mueven para mantener la posición relativa: si en D2 escribes =A2*B2 y la copias a D3, se convierte en =A3*B3. Esto se llama referencia relativa y es justo lo que quieres cuando aplicas el mismo cálculo a varias filas.

A veces necesitas que una referencia NO se mueva al copiar: por ejemplo, un tipo de IVA guardado en una sola celda que quieres usar en todas las fórmulas. Entonces conviertes esa referencia en absoluta con el dólar ($): $A$2 la deja fija tanto en la columna como en la fila. La tecla F4 lo hace por ti: al editar la fórmula, coloca el cursor sobre la referencia y pulsa F4 para alternar entre relativa (A2), absoluta ($A$2), mixta de fila (A$2) y mixta de columna ($A2).

En la hoja Gastos, añade el IVA en la celda F1 con el valor 0,21 y luego en D2 la fórmula del total con IVA.

=$A$2*B2

Fijar con F4 solo la fila o solo la columna

A veces quieres fijar solo la fila o solo la columna. Pulsando F4 una, dos y tres veces sobre una referencia obtienes las cuatro variantes: A2 (relativa), $A$2 (fila y columna fijas), A$2 (solo fila fija) y $A2 (solo columna fija). Las referencias mixtas se usan sobre todo en tablas de doble entrada: A$2 sirve para que la fila del encabezado no cambie al copiar hacia abajo, y $A2 para que la columna de categorías no cambie al copiar hacia la derecha.

=A$2
=$A2
=$A$2

Funciones básicas que usarás todos los días

Una función es una fórmula empaquetada: en vez de escribir la suma a mano, llamas a SUMA (SUM, en inglés) y le pasas el rango. Las funciones se escriben con su nombre en español, seguido de los argumentos entre paréntesis y separados por punto y coma.

=SUMA(C2:C10)
=PROMEDIO(C2:C10)
=MAX(C2:C10)
=MIN(C2:C10)
=CONTAR(C2:C10)
=CONTARA(A2:A10)

SUMA suma todos los números del rango, PROMEDIO (AVERAGE) calcula la media, MAX y MIN (en inglés, MAX y MIN) dan el mayor y el menor, CONTAR (COUNT) cuenta cuántas celdas tienen números y CONTARA (COUNTA) cuenta las que no están vacías, incluyendo texto.

SUMA con Autosuma y a mano

Hay dos formas de sumar: dejar que Excel lo haga por ti o escribirlo a mano. La Autosuma detecta el rango de arriba y lo propone: si estás en C9 y pulsas Alt+=, Excel escribe =SUMA(C2:C8) y muestra un recuadro azul alrededor del rango. Pulsa Entrar para aceptar.

=SUMA(C2:C10)

Si la Autosuma no acierta, escribe la fórmula a mano en una celda vacía debajo de los importes: pulsa =, escribe SUMA(, arrastra sobre el rango C2:C8 para que se rellene solo, cierra el paréntesis y pulsa Entrar. Mientras seleccionas el rango, mira la barra de estado: te dice la Suma, el Promedio y el Recuento de lo seleccionado.

SI: una condición con dos respuestas

La función SI (IF) evalúa una condición y devuelve un valor si se cumple y otro si no. En la hoja Gastos, vamos a clasificar cada importe como "Alto" si supera 50 y "Bajo" en caso contrario.

=SI(C2>50;"Alto";"Bajo")

Escribe esta fórmula en D2 y cópiala hacia abajo. En las celdas vacías o con texto, la condición es FALSO y devuelve "Bajo". En Excel con punto decimal, los argumentos se separan con coma: =SI(C2>50,"Alto","Bajo").

Autorrelleno: copiar fórmulas y continuar series sin escribir de más

El controlador de relleno es el cuadradito pequeño que aparece en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Al ponerte encima, el cursor se convierte en una cruz negra fina; entonces arrastras hacia abajo, arriba o a los lados y Excel repite la fórmula o continúa la serie.

En la hoja Gastos, arrastra la fórmula de D2 hacia abajo hasta D8 para clasificar todos los gastos. Para una serie de meses, escribe Ene en B10 y Feb en B11, selecciona las dos celdas y arrastra el controlador hacia abajo: Excel detecta el patrón y completa Mar, Abr, May…

1. Selecciona D2 con la fórmula de SI.
2. Coloca el cursor sobre el cuadradito negro de la esquina inferior derecha hasta que aparezca la cruz fina.
3. Arrastra hacia abajo hasta D8 y suelta. Las filas D3 a D8 muestran la clasificación de cada gasto.
4. Para la serie de meses, escribe Ene en B10 y Feb en B11, selecciona las dos celdas y arrastra el controlador hacia abajo hasta B21.

Referencias a otras hojas y a otros libros

Si en el mismo libro tienes varias hojas (por ejemplo, una por mes), puedes traer un dato con el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación y la celda. Para llevar el total de Enero a una hoja Resumen, escribe en cualquier celda de la hoja Resumen:

=Enero!B2
=SUMA(Enero!B2:B10)

Para traer un dato de otro libro abierto, escribe el nombre del archivo entre corchetes, después el nombre de la hoja, una exclamación y la celda. Si el libro está cerrado, la ruta completa aparece en la fórmula. En Excel 365, 2024 y 2021 también puedes usar fórmulas como INDICE y COINCIDIR para buscar datos entre hojas.

='[Presupuesto.xlsx]Hoja1'!A1

Formato de celdas: bordes, colores y alineación para que se lea mejor

Un buen formato de celdas convierte una hoja de datos en una hoja legible. Vamos a rematar la hoja Gastos: encabezados en negrita, fondo de color, bordes finos y totales en negrita.

1. Selecciona la fila 1 con un clic en el número 1 y pulsa Ctrl+N para ponerla en negrita. (En el teclado en español, Ctrl+N es negrita; en inglés sería Ctrl+B.)
2. Con la fila 1 seleccionada, ve a Inicio > Fuente > Color de relleno y elige un gris claro.
3. Para los bordes, abre Formato de celdas con Ctrl+1, ve a la pestaña Borde, elige un estilo fino y haz clic en los botones Interior y Contorno para aplicarlo a toda la selección.
4. Para alinear, vuelve a la pestaña Alineación y elige Centrar en Horizontal y Vertical.
5. Aplica también a la celda del total (C9) el formato Moneda con dos decimales y negrita.

Claves que te llevas:

• Excel es una cuadrícula: datos en celdas, fórmulas que los combinan.
• Una fórmula empieza siempre por = y combina números, referencias y operadores.
• F4 alterna entre referencia relativa (A2) y absoluta ($A$2).
• SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR y CONTARA cubren el 80 % del día a día.
• Ctrl+1 abre Formato de celdas; Alt+= inserta una Autosuma.

El siguiente paso natural es ordenar y filtrar los datos de la hoja para encontrar gastos por concepto o por fecha, y después crear un gráfico que muestre la evolución del gasto a lo largo del mes.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al empezar con Excel básico