Cómo crear una hoja de gastos e ingresos en Excel

Una hoja de gastos e ingresos es, en su forma más simple, una tabla donde apuntas lo que entra y lo que sale cada mes y dejas que Excel calcule cuánto te queda. En este tutorial la montamos desde cero: empezamos con un libro vacío, le añadimos columnas, calculamos un saldo que crece fila a fila, clasificamos cada movimiento con una lista desplegable y terminamos viendo los datos en un gráfico. Al acabar sabrás hacer una hoja personal o de tu negocio que se entiende de un vistazo, sin macros ni complementos. Lo que ves funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; las partes más nuevas (tablas dinámicas) se indican cuando toca.

Qué es una hoja de gastos e ingresos y para qué te ayuda

Una hoja de gastos e ingresos es un archivo de Excel donde anotas, uno por fila, cada movimiento de dinero: la fecha en que ocurrió, qué era, a qué categoría pertenece, si es un ingreso o un gasto y cuánto fue. Una última columna calcula, fila a fila, cuánto te queda después del infarto, que suele llamarse saldo acumulado.

La gracia es que el saldo lo calcula Excel solo: tú solo escribes el movimiento y el resultado se va actualizando. Eso evita el error clásico de las libretas, en las que siempre se descuadra la resta. Además, al tener cada movimiento con su categoría (Supermercido, Luz, Sueldo, Alquiler…), puedes preguntar después cuánto gastaste en luz este mes o cuánto entró en total por nóminas, y Excel te lo responde con una sola línea.

La hoja también sirve para ver patrones. Si cada mes el saldo acaba en positivo pero a mitad de mes se hunde, sabes que el problema no es cuánto ganas sino cuándo cobras. Una buena hoja de gastos e ingresos no es solo un registro: es la base sobre la que después se construyen presupuestos, gráficos y comparativas entre meses.

Las piezas de la hoja: categorías, fechas, importes y saldo

La hoja se organiza en columnas fijas. La columna A guarda la fecha en la que se produjo el movimiento, la B el concepto (una frase corta que lo identifique), la C la categoría (Supermercido, Luz, Sueldo, Alquiler…), la D el tipo, que puede ser solo Ingreso o Gasto, y la E el importe, siempre en positivo. La columna F es la del saldo acumulado, que empieza con el dinero que ya tenías antes de empezar a anotar.

El saldo inicial se escribe en la primera fila de datos (E2 con un Ingreso inicial de 500,00 para que la hoja no empiece en cero si ya tenías dinero). A partir de ahí, cada ingreso suma al saldo y cada gasto resta. La fórmula que hace eso fila a fila es lo que verás en el siguiente apartado.

Crear la hoja desde cero en un libro vacío

1. Abre Excel con un libro en blanco. La primera hoja ya se llama Hoja1.
2. En la fila 1 escribe los encabezados: A1 Fecha, B1 Concepto, C1 Categoría, D1 Tipo, E1 Importe, F1 Saldo. Ponlos en negrita con Ctrl+N.
3. En A2 escribe la fecha del primer movimiento (por ejemplo, 01/03/2026) y en B2 Saldo inicial. En D2 escribe Ingreso y en E2 el dinero con el que ya contabas, por ejemplo 500.
4. Selecciona los encabezados A1:F1 y ponlos en negrita para que se lean mejor.

Calcular el saldo acumulado fila a fila

El saldo acumulado es la suma de todo lo que ha pasado hasta esa fila: ingresos suman, gastos restan. La primera fila (F2) es especial: es el saldo inicial, así que su fórmula es solo el importe de esa fila.

1. En F2 escribe =E2 y pulsa Entrar. F2 muestra 500,00.
2. En F3 escribe =F2+E3-E3 espera, no: la idea es sumar el ingreso o restar el gasto. Como en la columna D indicas el tipo, la fórmula limpia es mirar el tipo: si es Ingreso, suma E; si es Gasto, resta E. La forma más simple, que es la que vas a ver, es sumar E siempre, pero restando solo cuando el tipo es Gasto.
3. Una fórmula que funciona fila a fila sin necesitar la columna D es =F2+E3*(D3="Ingreso")-E3*(D3="Gasto"). Cópiala en F3.
4. Selecciona F3 y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hasta la última fila con datos. Cada fila recalcula su saldo.

Para que se vea más claro, en la siguiente hoja usamos una variante más legible, apoyada en una columna auxiliar: la columna G vale 1 cuando es Ingreso y -1 cuando es Gasto, y la columna F simplemente multiplica.

Sumar ingresos y gastos por separado con SUMAR.SI

Ahora que tienes todos los movimientos, quieres ver de un vistazo cuánto entró y cuánto salió. La función SUMAR.SI (en inglés SUMIF) suma un rango solo en las celdas que cumplen una condición.

1. Ve a una zona vacía, por ejemplo I2, y en I1 escribe Total ingresos.
2. En I2 escribe =SUMAR.SI(D:D;"Ingreso";E:E). Eso recorre la columna D entera y suma los importes de la columna E solo en las filas donde D dice Ingreso.
3. En I3 escribe Total gastos y en I4 =SUMAR.SI(D:D;"Gasto";E:E).

=SUMAR.SI(D:D;"Ingreso";E:E)

=SUMAR.SI(D:D;"Gasto";E:E)

Totales por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO

Para saber cuánto gastaste solo en Supermercado, o cuánto entraste por Sueldo, usamos SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS), que permite más de una condición.

1. En una zona vacía, por ejemplo K1, escribe los encabezados Categoría, Total.
2. Debajo, lista las categorías que quieras revisar: K2 Supermercado, K3 Luz, K4 Sueldo.
3. En L2 escribe =SUMAR.SI.CONJUNTO(E:E;D:D;"Gasto";C:C;K2). Eso suma los importes de E solo en las celdas donde D es Gasto y C coincide con la categoría de K2.
4. Arrastra el controlador de L2 hasta L4. El resultado para Sueldo sale vacío porque filtraste por Gasto; para ver los ingresos por Sueldo, cambia el criterio de tipo a "Ingreso" en L4.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(E:E;D:D;"Gasto";C:C;K2)

Una lista desplegable para no escribir categorías a mano

Escribir la categoría a mano cada vez es aburrido y fácil de liar (Supermercado, supermecado, super…). Una buena validación es sustituir la celda de la columna C por una lista desplegable con las categorías que tú definas.

1. Selecciona la columna C desde la fila 2 hacia abajo (C2:C500, para tener margen).
2. Abre el cuadro Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe las categorías separadas por punto y coma: Supermercado;Luz;Sueldo;Alquiler;Transporte;Ocio;Ingresos extra.
5. Pulsa Aceptar.

Sacar la lista de un rango con nombre

Tener las categorías escritas a mano dentro del cuadro es válido, pero molesta cuando hay que añadir una nueva. Una buena validación es tener la lista en una zona de la hoja y referirse a ella.

1. En las celdas H2:H8 escribe las categorías: H2 Supermercado, H3 Luz, H4 Sueldo, H5 Alquiler, H6 Transporte, H7 Ocio, H8 Ingresos extra.
2. Selecciona H2:H8 y abre **Definir nombre".
3. Escribe el nombre Categorias y pulsa Aceptar.
4. Vuelve a Validación de datos en C2, Permitir sigue siendo Lista, y en Origen escribe =Categorias.

Que la lista crezca sola con una tabla de Excel

El truco del rango con nombre se queda corto: si añades una categoría en H9, tienes que ampliar el rango a mano. La solución es convertir esa lista en una tabla de Excel, que se ajusta sola al crecer.

1. Selecciona H2:H8 (las categorías, sin encabezado).
2. Convierte la selección en tabla.
3. En el cuadro que aparece, marca La tabla tiene encabezado y pon el nombre TablaCategorias.
4. Vuelve a la validación de C2 y cambia el Origen a =TablaCategorias.

Ver los datos de un vistazo con un gráfico de barras o circular

Los números en columna se leen mal cuando hay más de tres categorías. Un gráfico convierte la tabla de totales por categoría en algo que se entiende en dos segundos.

1. Selecciona K1:L4, la tabla de categorías con sus totales.
2. Abre el menú de gráficos.
3. Elige Barras si lo que quieres es comparar magnitudes o Circular si quieres ver el peso de cada categoría sobre el total.
4. Mueve el gráfico a una hoja aparte con click derecho > Mover gráfico y elige Hoja nueva.

Comparar meses con un gráfico de columnas apiladas

Si quieres ver no solo cuánto entra por categoría, sino también cómo cambia cada mes, necesitas una tabla auxiliar con los meses como filas y las categorías como columnas.

1. En una hoja nueva llamada Mensual, crea una tabla con meses en filas (enero, febrero, marzo…) y las categorías de gasto como columnas.
2. Rellena cada celda con un SUMAR.SI.CONJUNTO que filtre por mes y por categoría.
3. Selecciona toda la tabla y crea un Gráfico de columnas apiladas.
4. La leyenda de la derecha te dice qué color es cada categoría, así que no hace falta recordar.

Errores que aparecen al montar la hoja de gastos e ingresos

Aunque la hoja es sencilla, hay tropiezos típicos que conviene conocer para resolverlos rápido.

Cuando una celda muestra #¡VALOR!

Si en la columna E (importe) escribes un texto por error (por ejemplo, cien en vez de 100), las fórmulas que suman esa columna devuelven #¡VALOR! en vez del resultado. Es el error de tipo de datos: la fórmula esperaba un número y ha recibido texto.

Arreglo: ve a la celda que falla (la del error) y revisa que sea un número. Si tienes varias filas y no sabes cuál es, selecciona la columna y mira la barra de estado de abajo: si el Promedio o la Suma aparecen en gris, hay texto en alguna celda.

El saldo acumulado no cuadra con el banco

Si el saldo de tu hoja no coincide con el de tu cuenta, lo más probable es que falte un movimiento o esté duplicado. Para encontrarlo:

1. Pulsa F2 en cada fila de la columna B y revisa que la fecha y el concepto son correctos.
2. Selecciona la columna B y aplica un filtro para buscar por concepto.
3. Si ves dos filas con el mismo concepto, borra la duplicada.

El gráfico no muestra todas las categorías

Si en la tabla auxiliar de Mensual dejas celdas sin fórmula, el gráfico las trata como huecos y la categoría desaparece. La forma de arreglarlo es que las celdas vacías devuelvan 0 en vez de quedar en blanco.

1. Ve a la celda vacía en Mensual.
2. Sustituye la fórmula por =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!E:E;Movimientos!D:D;"Gasto";Movimientos!C:C;B$1;Movimientos!A:A;">="&FECHA(2026;MES,1)) ajustando B$1 a la celda con la categoría y MES al mes correspondiente.
3. Si no hay datos para esa combinación, devuelve 0, no blanco.

La referencia se desplaza al arrastrar la fórmula

Si arrastras una fórmula como =SUMAR.SI(D:D;"Ingreso";E:E) hacia abajo, las referencias a columnas enteras (D:D y E:E) no se mueven, así que en este caso no pasa nada. Pero si usas un rango concreto (D2:D10), al arrastrar aparece D3:D11 y el resultado se va con el rango. La solución es fijar la referencia con F4 después de seleccionarla: D$2:D$10 o D$2:E$10 con dólares que impiden que la fórmula se mueva.

La lista desplegable deja escribir valores a mano

Si en Validación de datos desmarcas por error Celda con lista desplegable, el menú desaparece pero la celda sigue aceptando cualquier texto. Vuelve a abrir Validación de datos, marca la casilla y comprueba que Permitir sigue siendo Lista.

Lo que tu versión de Excel cambia al hacer esta hoja

Lo que se ha explicado funciona en todas las versiones modernas de Excel: SUMAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO, los gráficos de barras, circulares y de columnas, y Validación de datos están desde hace muchas versiones y se ven igual.

Lo que cambia de un Excel a otro:

• Tablas dinámicas: integradas en la cinta desde Excel 2016. En Excel 2013 hace falta el complemento Power Pivot para algunas funciones avanzadas.
• Tablas de Excel (las del apartado Insertar > Tablas > Tabla): desde Excel 2007, pero las columnas calculadas automáticas aparecieron con las matrices dinámicas en Excel 2021 y Microsoft 365.
• Excel 2021: Microsoft terminó su soporte estándar el 13 de octubre de 2026 y no hay soporte extendido. Si tu Excel es 2021, las funciones que has visto siguen funcionando, pero conviene tener previsto el salto a Microsoft 365 o a Excel 2024.
• Excel 2019 y 2016: soporte terminado; las funciones y herramientas que se han usado se mantienen, pero ya no hay parches de seguridad. Úsalo si lo tienes actualizado por tu cuenta y con cuidado.
• Excel 2013 y anteriores: Validación de datos y SUMAR.SI funcionan, pero las tablas dinámicas modernas no. Si puedes, actualiza.
• Excel para la web: hace todo lo descrito, salvo pegar gráficos con VBA (que en la web se sustituye por Office Scripts).
• Excel para Mac: atajos cambian (Cmd en vez de Ctrl en muchos casos), y el botón de Insertar está en la barra de menús, no en una pestaña con el mismo nombre.

Lo que ya sabes hacer con la hoja de gastos e ingresos

• Tienes la estructura de columnas lista (Fecha, Concepto, Categoría, Tipo, Importe y Saldo) con sus encabezados en negrita.
• Calculas el saldo acumulado fila a fila con una fórmula que distingue ingresos de gastos.
• Filtras por categoría con SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO, sin tener que ordenar la hoja.
• Tienes una lista desplegable en la columna C que se alimenta de un rango con nombre o de una tabla.
• Representas los totales por categoría en un gráfico de barras, circular o de columnas apiladas para ver la evolución mes a mes.

El siguiente paso natural es añadir una tabla dinámica que cruce categoría y mes y te diga, por ejemplo, cuánto se gastó en Supermercado en marzo frente a febrero, sin escribir fórmulas nuevas.

Dudas al montar una hoja de gastos e ingresos en Excel