Cómo hacer una planilla de gastos e ingresos en Excel

Una planilla de gastos e ingresos es, en su forma más simple, una hoja donde apuntas lo que entra y lo que sale de tu dinero cada mes, y al final ves cuánto te queda. En este tutorial vas a montar una desde cero en un libro nuevo: una hoja para registrar los movimientos, una lista desplegable para no escribir el tipo a mano, las sumas automáticas por categoría y un gráfico para verlo de un vistazo. Funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué es una planilla de gastos e ingresos y para qué te sirve

Una planilla de gastos e ingresos es una hoja de cálculo donde anotas, uno por uno, los movimientos de dinero de un periodo: por un lado, lo que cobras (el sueldo, un trabajo extra, una transferencia recibida); por otro, lo que pagas (la renta, el súper, el transporte, una factura). La gracia está en que la hoja hace las cuentas por ti: suma lo que entró, suma lo que salió y te dice el saldo, que es lo que te queda en el bolsillo.

Imagina un mes con 2.500 de ingresos y 1.830 de gastos: el saldo son 670, y lo ves en una sola celda sin teclear nada más. Esa cifra, sola o comparada con la de los meses anteriores, es la que te dice si el mes cierra bien o si estás gastando de más sin darte cuenta. La planilla también sirve para ver a dónde se va el dinero: si agrupas los gastos por categoría (comida, transporte, ocio), puedes descubrir que una sola se está comiendo la mitad del presupuesto.

Las piezas de toda planilla: ingresos, gastos fijos, gastos variables y saldo

Cualquier planilla, por sencilla que sea, repite estas cuatro columnas:

• Fecha: el día del movimiento, en formato fecha corto (por ejemplo, 05/10/2026). Permite filtrar por mes.
• Concepto: una descripción corta que te permita reconocer el movimiento después («Luz octubre», «Nómina», «Cena con amigos»).
• Tipo: si es un Ingreso o un Gasto. Es la columna que separa las dos mitades de la planilla.
• Importe: la cantidad en dinero, siempre en positivo. El signo lo pone la columna Tipo, no el número.

Encima de los datos, una zona de totales con tres cifras: suma de ingresos, suma de gastos y saldo (ingresos menos gastos). Para los gastos fijos (renta, luz, internet) y los ingresos, basta con =SUMA sobre la columna Importe. Para los gastos variables, la fórmula útil es la suma por categoría, que se hace con SUMAR.SI.CONJUNTO y que verás más adelante.

Antes de tocar Excel: qué necesitas tener en la cabeza

Antes de abrir Excel, decide dos cosas. La primera, las categorías: entre cinco y ocho es lo razonable para una hoja personal (por ejemplo, Vivienda, Comida, Transporte, Ocio, Salud, Otros ingresos, Sueldo). Más categorías complican la lectura; menos, esconden a dónde va el dinero.

La segunda, separar los gastos en fijos y variables. Los fijos son los que se repiten cada mes casi por el mismo importe (renta, suministros, el gimnasio); los variables cambian (comida fuera, ropa, regalos). No hace falta una columna para eso en la hoja: lo importante es tener la idea clara al rellenar, porque los fijos son los primeros candidatos a vigilar si un mes no cuadra.

Monta la planilla en blanco con ingresos, gastos y saldo

Empieza con un libro nuevo y crea una hoja que se llame Gastos. Ahí va la planilla propiamente dicha.

Pasos:

1. Escribe los encabezados en la fila 1: A1 Fecha, B1 Concepto, C1 Tipo, D1 Categoría, E1 Importe.
2. Rellena las filas 2 a 13 con los doce movimientos de ejemplo de la tabla de abajo.
3. En la columna C, escribe Ingreso o Gasto tal cual, con esa mayúscula, porque la validación y las fórmulas los buscan así.
4. En la columna E, los importes siempre en positivo.
5. En G1 escribe Totales, y en G2, G3 y G4 los rótulos Suma ingresos, Suma gastos y Saldo. Las fórmulas van en H2, H3 y H4.

La fórmula del saldo: ingresos menos gastos

El saldo es la resta entre la suma de los ingresos y la suma de los gastos. Como las dos viven en la misma columna Importe, necesitas una condición: la columna Tipo. Ahí sirve SUMAR.SI (en inglés, SUMIF), que suma un rango solo cuando otro rango cumple un criterio.

En H2 pones la suma de ingresos y en H3 la suma de gastos. En H4 va la resta.

=SUMAR.SI(C2:C13;"Ingreso";E2:E13)

=SUMAR.SI(C2:C13;"Gasto";E2:E13)

=SUMAR.SI(C2:C13;"Ingreso";E2:E13)-SUMAR.SI(C2:C13;"Gasto";E2:E13)

Con los datos de ejemplo, H2 da 2.500,00, H3 da 1.830,00 y H4 da 670,00.

Una fila de totales por encima con la barra de estado

Antes de escribir más fórmulas, hay un atajo que conviene conocer. La barra de estado, esa franja estrecha en la parte inferior de la ventana de Excel, muestra, sin escribir nada, tres datos del rango que tengas seleccionado: Suma, Promedio y Recuento.

Pasos:

1. Selecciona el rango E2:E13 haciendo clic en E2 y arrastrando hasta E13.
2. Mira la barra de estado, abajo a la derecha: debe leer Suma: 1.830, Promedio: 152,50 y Recuento: 12.

Si solo ves Recuento, haz clic derecho sobre la barra de estado y marca Suma y Promedio. Es una forma rápida de revisar que los importes están bien antes de seguir.

Una lista desplegable para que el Tipo no quede escrito a mano

Escribir "Ingreso" o "Gasto" a mano en la columna C es la puerta de entrada a los errores que vas a ver en la sección de errores. La herramienta para evitarlo es Validación de datos, que convierte una celda en un desplegable.

Pasos:

1. Selecciona C2:C13.
2. Abre Datos > Herramientas de datos > Validación de datos.
3. En el cuadro, deja Permitir en Lista.
4. En Origen escribe Ingreso;Gasto (literal, con punto y coma entre las dos palabras).
5. Pulsa Aceptar.

Ahora cada celda de C2 a C13 lleva una flechita a la derecha. Al hacer clic, aparecen solo dos opciones. Prueba a escribir ingreso en minúsculas en C9: Excel, con el Estilo Detener que viene por defecto, rechaza la entrada y muestra un aviso.

Suma por categoría con SUMAR.SI.CONJUNTO y mira el mes en curso

Saber el total del mes está bien, pero lo que de verdad abre los ojos es ver cuánto se va en Vivienda, en Comida o en Ocio. Para eso sirve SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS), que suma un rango aplicando varios criterios a la vez.

Al lado de la planilla, en G6:I11, monta una tabla pequeña con dos columnas: en H7:H11 las cinco categorías que más usas, y en I7:I11 las fórmulas que suman cada una. Debajo, en H13, escribes el mes en curso.

La fórmula en I7, para Vivienda, y que copiarás arrastrando hacia abajo, es:

=SUMAR.SI.CONJUNTO($E$2:$E$13;$C$2:$C$13;"Gasto";$D$2:$D$13;H7)

El primer argumento es el rango a sumar (Importe). Después vienen los pares criterio-criterio: primero el rango Tipo debe ser "Gasto", y luego el rango Categoría debe coincidir con el valor de H7. Con los datos de ejemplo, Vivienda suma 750 + 110 = 860.

La condición por fecha con FECHA y FIN.MES

Hasta aquí sumas por categoría pero de todo lo que haya en la hoja. Si quieres que solo cuente el mes en curso, añade un criterio de fecha. En vez de escribir las fechas a mano en la fórmula, las construyes con FECHA (en inglés, DATE) y FIN.MES (en inglés, EOMONTH), que calculan el último día del mes.

=SUMAR.SI.CONJUNTO($E$2:$E$13;$C$2:$C$13;"Gasto";$D$2:$D$13;H7;$A$2:$A$13;">="&FECHA(2026;10;1);$A$2:$A$13;"<="&FIN.MES(FECHA(2026;10;1);0))

FECHA(2026;10;1) arma el 1 de octubre de 2026 y FIN.MES(...,0) devuelve el 31 de octubre de 2026. Los símbolos ">=" y "<=" concatenados con & convierten la fecha en el texto que SUMAR.SI.CONJUNTO entiende como criterio. Cambiar el mes en H13 basta con reescribir la fecha, sin tocar las fórmulas.

Convierte los datos en Tabla y arrastra fórmulas sin descuadres

Una Tabla de Excel no es solo un borde bonito: es un rango con nombre que entiende las fórmulas. Si añades una fila nueva, la fórmula de total se copia sola; si cambias el nombre de una columna, todas las fórmulas se actualizan.

Pasos:

1. Haz clic en cualquier celda con datos, por ejemplo A1.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla.
3. Confirma que el rango es A1:E13 y que la casilla "La tabla tiene encabezados" está marcada.
4. En la pestaña Diseño de tabla que aparece, cambia el nombre de la tabla a tGastos.
5. Pulsa Aceptar.

Ahora añade una fila de totales: en E14, dentro de la Tabla, escribe Total. La Tabla añade automáticamente una fila de totales al final. Selecciónala, ve a Diseño de tabla > Opciones de estilo de tabla > Fila de totales y marca la casilla. En E14 aparecerá =SUMA(E2:E13) con resultado 1.830,00.

Prueba a escribir un movimiento nuevo en la fila 14 (la fila de totales se desplaza a la 16): las celdas desplegables, los formatos y la fila de totales se adaptan solas.

Un gráfico rápido para ver a dónde se va el dinero

Una vez tienes los totales por categoría, un gráfico de barras o circular los convierte en algo que entra por los ojos.

Pasos:

1. Selecciona H7:I11 (las categorías con sus totales).
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico circular (o Gráfico de barras, según prefieras).
3. En la pestaña Diseño del gráfico que aparece, activa la leyenda y los rótulos de datos con los importes.

Con los datos de ejemplo, Vivienda se lleva el 47 % de los gastos (860 de 1.830), que es justo lo que la planilla tiene que haber hecho por ti: decirte, sin que tengas que pensar mucho, dónde se concentra el dinero.

Por qué la planilla no cuadra: errores que de verdad pasan

Tres fallos típicos con esta hoja, y cómo se ven y se arreglan.

El saldo sale negativo y no es un error de fórmula

La fórmula =SUMAR.SI(C2:C13;"Ingreso";E2:E13)-SUMAR.SI(C2:C13;"Gasto";E2:E13) es correcta, así que si el saldo no cuadra el problema está en los datos. Las dos causas más comunes: un gasto metido con signo negativo (por ejemplo, -750 en E4) o un movimiento con Tipo al revés (un gasto que escribiste como Ingreso en C, o al revés).

Para revisar fila por fila, usa Ctrl+Mayús+F para abrir el panel de Buscar y reemplazar y busca el signo menos delante de un número. Si hay uno, bórralo y deja el importe en positivo.

#¡VALOR! al sumar porque una celda de Importe está vacía o tiene texto

Si alguien escribió ochenta en E9 en lugar de 80, la celda se queda como texto y la fórmula devuelve #¡VALOR! (en inglés, #VALUE!). El error aparece en la celda de la fórmula, no en E9.

La forma rápida de detectarlo es seleccionar E2:E13 y mirar la barra de estado: si Promedio y Suma están vacíos, hay al menos una celda de texto en el rango. Para encontrar la mala, usa la fórmula =ESNUMERO(E2) (en inglés, ISNUMBER) en una columna auxiliar: devuelve VERDADERO si es número y FALSO si es texto. Cambia ochenta por 80 y el error desaparece.

La lista desplegable deja escribir lo que no es

Pegar con Ctrl+V sobre una celda validada se salta la regla: Excel no relanza la validación al pegar, solo al escribir. Para encontrar los valores que se colaron, ve a Revisar > Herramientas de datos > Rodear con un círculo los datos no válidos. Las celdas problemáticas quedan marcadas con un círculo rojo. Corrígelas a mano y, si quieres impedirlo de raíz, protege la hoja desde Revisar > Proteger > Proteger hoja y marca solo "Permitir usar listas desplegables".

Lo que ya sabes hacer con la planilla de gastos e ingresos

Cuatro claves para recordar lo que has montado:

• Tienes una hoja Gastos con Fecha, Concepto, Tipo, Categoría e Importe, y tres totales arriba que se calculan solos con SUMAR.SI.
• El Tipo se elige de una lista desplegable, así que no hay errores de mayúsculas ni de palabras raras.
• Los totales por categoría, y por mes en curso, se hacen con SUMAR.SI.CONJUNTO y un criterio de fecha construido con FECHA y FIN.MES.
• Los datos son una Tabla de Excel llamada tGastos, así que al añadir filas las fórmulas se actualizan solas.

El siguiente paso natural es aplicar formato condicional a la columna Importe: en Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos, los gastos grandes se ven de un vistazo sin necesidad de mirar cada celda.

Dudas al montar una planilla de gastos e ingresos en Excel