Cómo crear un Excel de gastos e ingresos personales (con plantilla)

Una hoja de gastos e ingresos en Excel es un libro donde anotas, mes a mes, todo lo que cobras y todo lo que pagas, y dejas que unas fórmulas calculen cuánto te queda. Sirve para ver de un vistazo si el mes cierra en positivo o en negativo, dónde se te va el dinero y cuánto llevas ahorrado. Al terminar este tutorial tendrás un libro con cinco hojas (Configuración, Ingresos, Gastos, Resumen y Análisis) que crece solo cuando añades filas, con totales por mes y por categoría, listas desplegables para no escribir de más y dos gráficos que se actualizan solos. Funciona en Microsoft 365, Excel 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010, y también en Excel para la web y para Mac. Lo que se explica aquí usa tablas de Excel (disponibles desde 2007) y la función SUMAR.SI.CONJUNTO (desde 2007).

Qué es una hoja de gastos e ingresos y para qué te sirve

Imagina a Laura: cobra su sueldo el día 1, hace algún trabajo extra, y a lo largo del mes paga alquiler, supermercado, gasolina, cenas con amigos y la factura de la luz. Si solo apunta los gastos en un papel, a final de mes no sabe en qué se le ha ido el dinero ni cuánto le queda en la cuenta.

Una hoja de gastos e ingresos en Excel es un libro donde anotas, en columnas, la fecha, el concepto, la categoría, la cuenta y el importe de cada movimiento. Los ingresos en una hoja, los gastos en otra, y una hoja Resumen que suma los dos lados con fórmulas. Así, al cambiar de mes solo cambias una fecha y ves al instante el nuevo resultado.

La hoja te sirve para tres cosas muy concretas: saber si el mes cierra con saldo positivo, ver qué categoría de gasto es la que más te pesa (comida, transporte, ocio…) y, con el tiempo, comparar meses para detectar tendencias.

Las partes que tiene tu hoja de presupuesto

El libro de Laura se llama PresupuestoLaura.xlsx y tiene cinco hojas, una pestaña para cada parte del trabajo. Así, cuando dentro de seis meses quiera añadir algo, sabrá dónde tocar sin romper el resto.

La hoja Configuración guarda los datos que no cambian: las categorías, las subcategorías y las cuentas. La hoja Ingresos es el listado de todo lo que entra en la cuenta. La hoja Gastos es el listado de todo lo que sale, con un campo extra para saber cómo pagaste (efectivo, tarjeta, bizum). La hoja Resumen contiene las fórmulas que suman los listados y muestran los totales del mes. La hoja Análisis tiene los gráficos que se generan a partir del Resumen.

Las cinco hojas se referencian entre sí, pero solo el Resumen tiene fórmulas: si cambias un importe en Gastos, el Resumen se entera solo.

La hoja Configuración: categorías, fechas y cuentas

Configuración es la hoja de "datos maestros". Aquí escribes una sola vez cada categoría, subcategoría y cuenta, y el resto del libro las usa.

| Tipo | Categoría | Subcategoría | Cuenta |
|------|-----------|--------------|--------|
| Ingreso | Sueldo | Nómina | Banco principal |
| Ingreso | Ventas | Etsy | Banco principal |
| Gasto | Comida | Supermercado | Tarjeta |
| Gasto | Transporte | Gasolina | Tarjeta |
| Gasto | Ocio | Cenas fuera | Efectivo |
| Gasto | Hogar | Alquiler | Banco principal |

La columna Tipo separa Ingreso de Gasto; la Categoría es la lista desplegable que verás al escribir; la Subcategoría afina (dentro de Comida hay Supermercado y Restaurante); y la Cuenta dice de dónde sale o a dónde va el dinero.

La hoja Ingresos: fecha, concepto, categoría e importe

Ingresos es un listado de filas. Cada fila es un cobro.

| Columna | Ejemplo | Notas |
|---------|---------|-------|
| Fecha | 05/01/2026 | día del cobro |
| Categoría | Sueldo | viene de Configuración |
| Concepto | Nómina enero | texto libre |
| Cuenta | Banco principal | viene de Configuración |
| Importe | 2.300,00 | en euros, con dos decimales |

La primera fila de datos está en A2. La fila 1 lleva los encabezados en negrita. A partir de ahí, una fila por cada cobro que recibas.

La hoja Gastos: los mismos campos más el método de pago

Gastos es igual que Ingresos, pero con una columna más.

| Columna | Ejemplo | Notas |
|---------|---------|-------|
| Fecha | 08/01/2026 | día del pago |
| Categoría | Comida | viene de Configuración |
| Subcategoría | Supermercado | viene de Configuración |
| Concepto | Compra semanal | texto libre |
| Cuenta | Tarjeta | viene de Configuración |
| Método de pago | Tarjeta de crédito | efectivo, tarjeta, bizum, transferencia |
| Importe | 87,40 | en euros, con dos decimales |

La primera fila de datos está en A2. Más columnas que Ingresos porque al pagar importa saber cómo se pagó: un cargo en tarjeta tarda en salir, el efectivo es inmediato.

La hoja Resumen: los totales que miraste leyendo de las otras

Resumen es la hoja de las fórmulas. Tiene pocas celdas escritas a mano: solo la fecha del mes que estás mirando (en B2) y el objetivo de ahorro (en B9). Todo lo demás se calcula leyendo las hojas Ingresos y Gastos.

Las celdas clave son: B2 (fecha del primer día del mes), B3 (texto del mes, calculado con TEXTO), B5 (total de ingresos del mes), B6 (total de gastos del mes), B7 (saldo del mes, ingresos menos gastos), B8 (ahorro conseguido, sin pasarte del objetivo) y B9 (objetivo de ahorro). Debajo, una tabla con el gasto por cada categoría.

La hoja Análisis: gráficos que se actualizan solos

Análisis no tiene fórmulas: tiene dos gráficos que apuntan al Resumen. Uno es de barras y muestra los gastos por categoría; otro es de líneas y muestra cómo evoluciona el saldo mes a mes. Como leen del Resumen, si cambias un importe en Gastos, los gráficos se enteran solos al cambiar la fecha de B2.

Crear las hojas y las tablas a mano

Empezamos con un libro nuevo y le añadimos las cinco hojas.

1. Abre Excel y crea un libro en blanco. Guarda como PresupuestoLaura.xlsx.
2. Verás una hoja llamada Hoja1. Haz doble clic sobre su pestaña y cámbiale el nombre a Configuración.
3. Pulsa el botón + que hay a la derecha de las pestañas para añadir una hoja nueva. Nómbrala Ingresos.
4. Repite el paso 3 para crear Gastos, Resumen y Análisis.
5. En la hoja Ingresos, escribe en A1 la palabra Fecha, en B1 Categoría, en C1 Concepto, en D1 Cuenta y en E1 Importe. Pon los encabezados en negrita con Ctrl+N.
6. En la hoja Gastos, escribe en A1 Fecha, en B1 Categoría, en C1 Subcategoría, en D1 Concepto, en E1 Cuenta, en F1 Método de pago y en G1 Importe. Encabezados en negrita.
7. En la hoja Resumen, escribe en A1 Mes, en B1 Valor y en A2 Fecha del mes. En B2 escribe 01/01/2026.

Convertir el listado en una tabla de Excel

Trabajar con un rango normal es incómodo: si añades una fila abajo del todo, las fórmulas no la cogen. Convertir el rango en tabla lo arregla.

1. Ve a la hoja Ingresos y selecciona A1:E50 (cabeceras más un buen número de filas vacías).
2. Abre la cinta y pulsa el botón de tabla.

1. Aparece un cuadro que dice ¿Dónde están los datos de la tabla? con el rango A1:E50 ya escrito. Marca la casilla La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
2. La tabla aparece con un estilo. Ve a la pestaña Diseño de tabla (solo sale cuando estás dentro de una tabla) y, en el cuadro de la izquierda donde pone Nombre de la tabla:, escribe tblIngresos.
3. Repite los pasos 1 a 4 en la hoja Gastos con el rango A1:G50 y llámala tblGastos.

Dar formato de moneda a los importes

Los importes son dinero: necesitan el símbolo, dos decimales y el punto para los millares.

1. En la hoja Ingresos, selecciona la columna E (Importe) haciendo clic en la letra E.
2. Abre Formato de celdas con Ctrl+1.
3. En la categoría Número, elige Moneda.
4. En Posiciones decimales deja 2 y marca la casilla Usar separador de millares (.).
5. Pulsa Aceptar.

1. Repite los pasos 1 a 5 en la hoja Gastos con la columna G (Importe).

Poner la fecha con el estilo corto de tu país

La columna de fecha debe verse siempre igual para que las fórmulas la entiendan.

1. En la hoja Ingresos, selecciona la columna A (Fecha) haciendo clic en la letra A.
2. Abre Formato de celdas con Ctrl+1.
3. En la categoría Fecha, elige el tipo 14/03/2001 (dd/mm/aaaa).
4. Pulsa Aceptar.
5. Repite en la columna A de Gastos.

Validar la columna Categoría con una lista desplegable

Escribir la categoría a mano cada vez es fuente de errores (comida, Comida, COMIDA se contarían como tres cosas distintas). Una lista desplegable lo arregla.

1. En la hoja Ingresos, selecciona B2:B50 (la columna Categoría sin el encabezado).
2. Abre Validación de datos.

1. En la pestaña Configuración, cambia Permitir a Lista.
2. En Origen escribe el origen (tienes dos opciones, mira los apartados siguientes).
3. Marca Celda con lista desplegable y pulsa Aceptar.

1. Repite los pasos 1 a 5 en la hoja Gastos con la columna B (Categoría) y, si quieres, también en la C (Subcategoría).

Cargar la lista con punto y coma si no tienes hoja de categorías

Si todavía no has rellenado la hoja Configuración, puedes escribir las categorías a mano separadas por punto y coma.

Cargar la lista desde un rango de la hoja Configuración

La forma que crece sola es apuntar al rango de la hoja Configuración.

Cuando añadas una categoría nueva en B31 de Configuración, la lista desplegable la recoge al instante. Eso sí: deja siempre algunas filas vacías al final del rango para no tener que tocar la fórmula cada vez.

Calcular el resumen del mes con fórmulas

Ahora la parte útil: que las celdas de la hoja Resumen calculen solas leyendo las tablas.

Total de ingresos del mes con SUMAR.SI.CONJUNTO

SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS) suma un rango que cumple varias condiciones a la vez. Aquí sumamos importes de ingresos cuya fecha esté dentro del mes de B2.

En la celda B5 de la hoja Resumen escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblIngresos[Importe];tblIngresos[Fecha];">="&B2;tblIngresos[Fecha];"<="&FIN.MES(B2;0))

FIN.MES (en inglés, EOMONTH) devuelve el último día del mes de la fecha que le pasas. Con 0 como segundo argumento te da el último día del mes en curso, perfecto para cerrar el rango.

Total de gastos del mes con SUMAR.SI.CONJUNTO

Misma idea, sobre la tabla de gastos.

En la celda B6 de la hoja Resumen escribe:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblGastos[Importe];tblGastos[Fecha];">="&B2;tblGastos[Fecha];"<="&FIN.MES(B2;0))

Saldo del mes y acumulado con una resta y un MAX

El saldo del mes es la resta. El ahorro conseguido es lo que te queda después de restar el objetivo.

En la celda B7:

=B5-B6

En la celda B8:

=MAX(0;B7-B9)

MAX con dos valores coge el mayor: si el saldo menos el objetivo es negativo (no llegas), devuelve 0. Si es positivo, devuelve esa cifra. Así nunca ves un ahorro negativo en esta hoja.

Gasto por categoría con la misma fórmula repetida

Para ver dónde se te va el dinero, necesitas el gasto desglosado por categoría. Es la misma SUMAR.SI.CONJUNTO con una condición más: la categoría debe coincidir con la de la fila.

En la hoja Resumen, escribe en A13 Comida, en A14 Transporte, en A15 Ocio, en A16 Hogar, en A17 Sueldo, en A18 Ventas, en A19 Regalos. En B13 escribe Gasto enero.

En la celda C13:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblGastos[Importe];tblGastos[Categoría];$B13;tblGastos[Fecha];">="&B2;tblGastos[Fecha];"<="&FIN.MES(B2;0))

Arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda) hasta C19. La fórmula se copia hacia abajo y cambia Comida por Transporte, por Ocio…

Que tus tablas crezcan solas al añadir filas

Una de las ventajas de haber convertido los listados en tablas de Excel es que las fórmulas que usan referencias estructuradas (tblIngresos[Importe]) se estiran solas cuando añades una fila.

Ve a la hoja Ingresos y, en la primera fila vacía debajo de la última, escribe un cobro nuevo: fecha 30/01/2026, categoría Ventas, concepto Pedido Etsy 2, cuenta Banco principal, importe 75,00. Pulsa Entrar.

Mira la celda B5 de Resumen: el total de ingresos ha subido a 2.525,00 sin tocar la fórmula.

Copiar la fórmula a un mes nuevo arrastrando B2 hacia abajo

Para ver un mes distinto, cambia B2. Si quieres ver varios meses a la vez, crea una columna a la derecha con cada mes y arrastra la fórmula.

1. En la hoja Resumen, escribe en D2 01/01/2026, en D3 01/02/2026 y en D4 01/03/2026.
2. En E2 escribe =B5 para traerte el total de ingresos del mes de B2.
3. Selecciona E2 y arrastra el controlador de relleno hasta E4.

La fórmula se copia hacia abajo. Pero aquí viene el truco: las celdas B5, B6 y B7 leen siempre de B2 (la fecha del mes activo). Para que cada fila lea de su propia fecha, tienes que cambiar la fórmula para que la condición apunte a D2, D3 o D4 en lugar de a B2.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(tblIngresos[Importe];tblIngresos[Fecha];">="&D2;tblIngresos[Fecha];"<="&FIN.MES(D2;0))

Ordenar la tabla por fecha sin romper las fórmulas

Con el tiempo tendrás cientos de filas. Ordenarlas te ayuda a leer.

1. Ve a la hoja Ingresos y haz clic en una celda cualquiera dentro de la tabla.
2. En la esquina inferior derecha del encabezado Fecha hay una flecha. Pulsa sobre ella.
3. Elige Ordenar de más antiguo a más reciente y pulsa Aceptar.

Las filas se reordenan, pero las celdas del Resumen siguen mostrando los mismos totales: las referencias estructuradas no dependen del orden.

Resaltar gastos grandes con formato condicional

Ver todos los gastos del mismo color aburre. Resaltar los grandes te ayuda a detectar de un vistazo en qué te estás pasando.

1. Ve a la hoja Gastos y selecciona la columna G (Importe) sin el encabezado.
2. Abre Formato condicional.

1. En el cuadro que aparece, escribe 200 y elige Relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
2. Pulsa Aceptar.

Marcar los días que te pasaste del objetivo de ahorro

Si un mes no llegas al objetivo, la celda B7 de Resumen se queda por debajo de B9. Puedes avisarlo con un color.

1. En la hoja Resumen, selecciona B7.
2. Abre Formato condicional y elige Nueva regla.
3. Elige Usar una fórmula que determine las celdas a las que se va a aplicar formato.
4. Escribe la fórmula =B7<B9.
5. Pulsa Formato, elige Relleno rojo claro, Aceptar y Aceptar.

El gráfico de gastos por categoría que se actualiza solo

Ahora la parte vistosa: que el Resumen tenga un gráfico de barras.

1. En la hoja Resumen, selecciona el rango A13:A19 (categorías), mantén Ctrl pulsado y selecciona también C13:C19 (importes).
2. Abre la cinta y elige el gráfico de columnas.

1. Mueve el gráfico a la hoja Análisis (clic derecho > Mover gráfico > elige la hoja Análisis).

El gráfico de saldo mes a mes

Para ver la evolución, un gráfico de líneas con el saldo de cada mes.

1. En la hoja Resumen, selecciona D2:D4 (las fechas) y, con Ctrl pulsado, E2:E4 (los saldos de cada mes).
2. Inserta un gráfico de líneas.

1. Mueve el gráfico a la hoja Análisis.

Por qué tus fórmulas devuelven 0 o #¡DIV/0!

Tres errores típicos al montar la hoja por primera vez, con la causa y el arreglo.

La tabla se llama mal y la fórmula devuelve #¿NOMBRE?

Escribes =SUMAR.SI.CONJUNTO(tblIngreso[Importe];…) cuando la tabla se llama tblIngresos (con s final). Excel no encuentra el nombre y devuelve el error #¿NOMBRE?.

El arreglo: abre el Administrador de nombres y comprueba el nombre exacto.

Atajo: Ctrl+F3. Busca tblIngreso, cámbialo a tblIngresos y acepta. La fórmula ya no da error.

El total del mes da 0 aunque hay datos

La celda B2 está como texto. Si escribes 01/01/2026 con comillas o si la celda tenía formato Texto antes de escribir, Excel guarda la cadena en vez del número, y SUMAR.SI.CONJUNTO no encuentra nada.

El arreglo: selecciona B2, abre Formato de celdas con Ctrl+1, elige Fecha corta y vuelve a escribir la fecha. La fórmula pasa a devolver el total correcto.

La lista desplegable no incluye la categoría nueva

Añadiste una categoría en B31 de Configuración pero la lista desplegable no la muestra. La causa: el Origen de la validación era un texto escrito a mano (Comida;Transporte;Ocio) y no un rango de la hoja.

El arreglo: abre la validación de la columna Categoría y cambia el Origen a =Configuración!$B$2:$B$30. Ahora el rango lee de la hoja y todo lo que añadas hasta la fila 30 aparece en la lista.

Lo que tu hoja ya sabe hacer y el siguiente paso

Tu libro PresupuestoLaura.xlsx ya:

• Separa ingresos y gastos en dos tablas que crecen solas al añadir filas.
• Suma cada mes con SUMAR.SI.CONJUNTO y FIN.MES sin tocar fórmulas.
• Resalta gastos grandes y meses en negativo con formato condicional.
• Muestra gráficos que se actualizan al cambiar la fecha de la celda B2.

El siguiente paso es añadir un gráfico circular en la hoja Análisis que muestre el porcentaje de cada categoría sobre el total de gastos. Selecciona A13:A19 y C13:C19 y usa Insertar > Gráficos > Gráfico circular. Con eso tendrás, en una sola pantalla, cuánto entró, cuánto salió y a qué se fue cada euro.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al montar tu hoja de gastos e ingresos en Excel