Para qué sirve SUMAR.SI en Excel: suma solo lo que necesitas

Para qué sirve SUMAR.SI en Excel: suma solo lo que necesitas

SUMAR.SI (en inglés SUMIF) permite obtener un total sin sumar toda una columna a mano. En un libro de gastos, por ejemplo, reúne los importes de Comida, Transporte u Ocio y calcula cada categoría por separado. Está disponible en las versiones indicadas más abajo.

La función sirve para evaluar categorías, nombres, números o fechas y sumar los importes asociados. Al terminar, podrás escribir fórmulas por texto exacto, por cantidad y por coincidencias parciales, además de reconocer los errores más frecuentes.

Qué es SUMAR.SI y qué problema resuelve

En el libro Control de gastos, cada fila contiene una categoría y un importe. SUMAR.SI observa las categorías de A2:A7 y suma los importes de C2:C7 solamente cuando una categoría cumple el criterio.

Aquí E1 contiene Comida. La fórmula incluye 18,50, 12,00 y 22,10; por eso devuelve 50,60, en lugar de sumar también transporte y ocio.

=SUMAR.SI(A2:A7;E1;C2:C7)

La hoja no cambia: cambia únicamente la categoría escrita en E1. Esta es la diferencia principal frente a usar SUMA, que sumaría todos los números de un rango completo.

Cómo se escribe SUMAR.SI paso a paso

La sintaxis tiene tres argumentos:

=SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma])

• rango: celdas donde Excel busca la condición.
• criterio: condición que deben cumplir esas celdas.
• rango_suma: importes que se suman cuando la condición se cumple.

En Gastos, el rango es A2:A7, el criterio es E1 y el rango que se suma es C2:C7. El último argumento es opcional; sin él, Excel suma el propio rango evaluado.

Rango: las celdas que decides evaluar

=SUMAR.SI(A2:A7;E1;C2:C7)

El rango puede contener números, nombres, matrices o referencias. Los espacios y el texto ajeno al criterio no aportan información útil para decidir qué importes se incluyen. El rango se escribe con dos puntos entre la celda inicial y la final.

Criterio: la condición que decide qué filas entran

Un texto exacto va entre comillas. Si el límite está en una celda, puedes Referring directamente a esa celda, sin repetir el texto.

=SUMAR.SI(A2:A7;"Comida";C2:C7)

También puedes utilizar operadores:

=SUMAR.SI(C2:C7;">100";C2:C7)

Para cambiar el límite sin reescribir la fórmula, concatena el operador con la celda que contiene el número:

=SUMAR.SI(C2:C7;">"&E1;C2:C7)

Si E1 contiene 20, esta fórmula suma únicamente los importes superiores a 20. El & une el texto > con el valor de la celda.

Rango_suma: las celdas que se suman

=SUMAR.SI(A2:A7;E1;C2:C7)

C2:C7 contiene los importes que se sumarán cuando A2:A7 cumpla la condición. Si se omite el tercer argumento, Excel suma las celdas del rango evaluado:

=SUMAR.SI(A2:A7;"Comida")

Esta segunda forma solo sería útil si el rango evaluado contuviera directamente números que quiseras sumar.

El separador de argumentos según tu configuración

Los ejemplos usan punto y coma porque los importes están escritos con coma:

=SUMAR.SI(A2:A6;"Comida";C2:C6)

Una lista de gastos donde SUMAR.SI encuentra un total

Crea un libro llamado Control de gastos y una hoja llamada Gastos. Escribe los datos completos para que todos los pasos siguientes/utilicen exactamente las mismas filas.

1. Selecciona la celda A1.
2. Escribe Categoría, Descripción e Importe.
3. Escribe las seis categorías y sus importes en las filas siguientes.
4. En E1, escribe Total.
5. Conserva los nombres exactamente como aparecen en la tabla, sin espacios finales.

Sumar todos los importes de Comida

Ahora añadimos el primer total por categoría.

1. Selecciona la celda E1.
2. Escribe Comida.
3. Selecciona la celda E2.
4. Escribe =SUMAR.SI(A2:A7;E1;C2:C7).
5. Pulsa Intro.

=SUMAR.SI(A2:A7;E1;C2:C7)

Comparar categorías escribiendo criterios diferentes

Ahora cambiamos el criterio, sin tocar los datos de origen.

1. Selecciona E1.
2. Sustituye Comida por Transporte.
3. Observa el resultado en E2.
4. Después, sustituye el contenido de E1 por Ocio.
5. Comprueba que el total vuelve a cambiar.

=SUMAR.SI(A2:A7;E1;C2:C7)

Con Transporte, el resultado es 12,00: 7,20 + 4,80. Con Ocio, pasa a 14,20: 12,00 + 9,40.

Construir el criterio con una celda de referencia

Ahora añadimos una condición numérica: sumar únicamente los gastos superiores a 20.

1. Selecciona E1.
2. Escribe 20.
3. Selecciona E2.
4. Escribe =SUMAR.SI(C2:C7;">"&E1;C2:C7).
5. Pulsa Intro.

=SUMAR.SI(C2:C7;">"&E1;C2:C7)

El resultado es 22,10, porque solo 22,10 es mayor que 20. La primera comilla contiene el operador; &E1 incorpora el valor de la celda.

Criterio exacto con una celda de texto

Para volver a trabajar con una categoría, escribe Comida en E1 y utiliza:

=SUMAR.SI(A2:A7;E1;C2:C7)

La celda evita repetir "Comida" en la fórmula. Si más adelante cambias E1, el resultado se actualiza automáticamente. Así puedes conservar los datos de origen y modificar solamente el criterio.

Criterio numérico con una celda de importe

Para comparar con un importe exacto, escribe 12,00 en E1 y utiliza:

=SUMAR.SI(C2:C7;E1;C2:C7)

El resultado es 12,00. Si no quieres distinguir 12 de 12,00, asegúrate de que el número de E1 sea un número y no texto.

SUMAR.SI con categorías, nombres y coincidencias parciales

Ampliamos la hoja Gastos con una segunda tabla de alimentos. Mantén los seis gastos anteriores y añade estos datos a partir de la fila 10:

• A10:A14: Tomates, Apio, Zanahorias, Naranjas, Manzanas.
• B10:B14: Fruta en las dos últimas filas y Verdura en las tres primeras.
• C10:C14: 2.300, 5.500, 4.200, 800, 1.200.

Los signos de puntos de los datos son separadores de miles; el total de fruta es 800 + 1.200 = 2.000.

Comparar «Fruta» con «Frutas»

Escribe en E11:

=SUMAR.SI(B11:B15;"Fruta";C11:C15)

El resultado es 2.000. Fruta coincide exactamente con las dos categorías escritas en B14 y B15. Si escribieras "Frutas", no coincidiría con Fruta porque las palabras no son iguales.

Usar * para encontrar texto parcial

Ahora cambiamos el criterio para buscar una parte de Manzanas:

=SUMAR.SI(A11:A15;"*Man*";C11:C15)

El asterisco representa cualquier cantidad de caracteres. Por eso "*Man*" encuentra Manzanas y suma 1.200.

Usar ? para buscar una posición concreta

Una coincidencia exacta se escribe así:

=SUMAR.SI(A11:A15;"Manzanas";C11:C15)

Devuelve 1.200. Para comprobar un patrón, escribe "Manz?":

=SUMAR.SI(A11:A15;"Manz?";C11:C15)

El signo ? representa exactamente un carácter. Ese patrón coincide con Manzs si existiera, pero con esta tabla coincide con Manza…, por lo que devuelve 0. Manz?nas tampoco coincide: ? solo sustituye un carácter.

Qué ocurre cuando SUMAR.SI no suma lo esperado

Los fallos más habituales no suelen estar en la suma: están en el texto del criterio, en los espacios ocultos o en la alineación de los rangos. Comprueba primero qué categoría está escrita realmente en la hoja.

El texto del criterio necesita comillas

Si escribes Comida sin comillas, Excel no lo interpreta como el texto que quieres comparar:

=SUMAR.SI(A2:A7;Comida;C2:C7)

La forma correcta es:

=SUMAR.SI(A2:A7;"Comida";C2:C7)

El texto del criterio debe ir entre comillas dobles. Los operadores también deben aparecer dentro de las comillas: ">20", "<100" o "<>". Para evitar errores de escritura, coloca el texto en E1 y utiliza E1 como criterio.

Un espacio invisible impide encontrar la categoría

En la celda A7 de una copia de prueba, escribe Comida con un espacio al final. La fórmula sigue siendo correcta, pero no encuentra Comida exactamente porque las dos celdas no contienen el mismo texto.

Corrige el dato en A7 y conserva solo Comida. Para localizar espacios en una hoja de prueba, utiliza:

En el cuadro de diálogo, selecciona Espacios y después aplica la operación de reemplazo con una celda vacía. Revisa también espacios al principio de las categorías y nombres.

Los rangos deben tener la misma forma

Esta fórmula está desalineada:

=SUMAR.SI(A2:A7;"Comida";C2:C5)

A2:A7 contiene seis celdas y C2:C5 solo cuatro. Las categorías y los importes deben corresponder fila por fila. Usa el rango completo:

=SUMAR.SI(A2:A7;"Comida";C2:C7)

Si falta una categoría o un importe, corrige primero los datos y después ajusta ambos rangos. No basta con alargar uno: la correspondencia debe mantenerse en todas las filas.

Los importes guardados como texto no suman

En una celda de prueba, escribe 18,50 delante de una comilla o activa el formato de texto. El dato quedará alineado a la izquierda y SUMAR.SI no lo tratará como número.

Para convertirlo:

1. Selecciona las celdas de importe.
2. Copia los datos en una zona vacía.
3. Usa Inicio > Pegado especial > Valores, si necesitas conservar solo los números.
4. Sustituye los datos originales por esos valores.
5. Comprueba que queden alineados a la derecha.

Qué versiones de Excel incluyen SUMAR.SI

SUMAR.SI está incluida en las versiones principales de Excel y en Excel para la web. Las opciones de la interfaz pueden variar, pero la función conserva esta sintaxis:

=SUMAR.SI(rango;criterio;[rango_suma])

Si usas una versión anterior, comprueba primero que la función aparezca en Fórmulas > Autosuma o en el asistente de insertar funciones. No hace falta activar la pestaña Programador para escribir SUMAR.SI.

Cuando necesites varios criterios, utiliza SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés SUMIFS). Su diferencia principal es que coloca primero el rango que contiene los importes:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C7;A2:A7;"Comida";C2:C7;">20")

Lo que ya sabes hacer con SUMAR.SI

• Elegir el rango donde Excel evaluará la condición.
• Escribir un criterio exacto, como "Comida", o uno numérico, como ">20".
• Usar una referencia de celda como E1 para cambiar el criterio sin editar la fórmula.
• Seleccionar el rango que contiene los importes y comprobar que tenga la misma forma que el rango evaluado.
• Buscar coincidencias parciales con * y una posición concreta con ?.
• Detectar categorías con espacios sobrantes e importes guardados como texto.
• Usar SUMAR.SI.CONJUNTO cuando el total dependa de dos o más condiciones.

Tu libro Control de gastos ya puede mostrar totales por categoría, comparaciones por importe y ventas de alimentos. El siguiente paso es practice con dos o más condiciones, como sumar únicamente gastos de Comida superiores a 20.

Dudas al usar SUMAR.SI en Excel