Cómo pasar un PDF a Excel sin perder el formato

Recibir una factura, un listado de precios o un extracto bancario en PDF y necesitarlo en una hoja de Excel es una situación muy habitual. Aquí vas a aprender a pasar ese PDF a XLSX sin que las columnas se mezclen ni se pierdan los números, qué herramienta usar según el PDF que tengas delante y cómo limpiar el resultado hasta dejarlo en una tabla bien formateada. Lo que aquí se explica funciona en Excel 2007 y posteriores, en Microsoft 365, en Excel para Mac y en Excel para la web. Cuando una herramienta concreta (como Obtener datos) solo esté a partir de cierta versión, lo verás indicado.

Qué significa pasar un PDF a Excel y por qué el formato se pierde

Un PDF es, en el fondo, un documento «dibujado»: el programa que lo crea coloca texto, imágenes y líneas en posiciones concretas de cada página, como si fuera una hoja de papel. Una hoja de Excel, en cambio, es una cuadrícula de celdas con fórmulas, formatos y tablas. Cuando conviertes un PDF a Excel, alguien tiene que interpretar ese dibujo y decidir dónde acaba cada dato, en qué columna y con qué formato. Esa interpretación la hace un conversor, y por eso a veces las columnas se descolocan: el conversor «ve» espacios en blanco y cree que ahí empieza otra columna, o junta en una misma celda lo que en el PDF eran dos cosas distintas.

Si el PDF se creó desde un programa (Word, un programa de contabilidad, una web), suele tener texto seleccionable: al pasar el ratón por encima, el cursor cambia y puedes copiar frases. Esos PDF se convierten bastante bien. Si el PDF viene de un escaneo, es solo una foto de la página, y hace falta un OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para sacar el texto. Cuanto más limpio sea el escaneo, mejor sale.

Lo que Excel puede hacer por sí solo y lo que no

Excel no trae un botón «Convertir PDF a Excel» en la cinta de opciones. Lo que sí puede hacer es abrir ficheros de texto (TXT y CSV) y, desde 2016, dispone de Power Query (Obtener y transformar) para importarlos con un asistente. Si el PDF trae texto seleccionable, puedes copiarlo al portapapeles, pegarlo en un editor de texto plano y guardarlo como CSV; después, Excel lo abre casi como una tabla.

Lo que Excel no hace de fábrica es leer un .pdf directamente, ni trae OCR para escaneados, ni abre un .docx como si fuera una hoja. Para esas tareas necesitas un conversor externo o el bloc de notas como paso intermedio.

Abrir un .csv pegado del PDF en Excel

Cuando el PDF tiene texto seleccionable, lo más rápido es copiarlo a un fichero de texto y dejar que Excel lo separe. Abre el PDF, selecciona el texto con Ctrl+A (o arrastrando), cópialo con Ctrl+C, pégalo en el Bloc de notas y guarda el archivo con codificación UTF-8 y extensión .csv. Después, en Excel, usa la cinta para abrirlo como tabla:

Verás una vista previa con las columnas separadas por comas o por punto y coma. Pulsa Cargar y el contenido aparece en una hoja nueva, cada dato en su celda. Este camino evita subir el PDF a Internet y, si el PDF se generó desde un programa, conserva bien el orden de las columnas.

Lo que Excel no hace de fábrica

No hay un botón «Convertir PDF a Excel» en ninguna pestaña; no hay OCR integrado en Excel de escritorio ni en Excel para la web; tampoco se puede abrir un .docx como hoja ni importar un PDF escaneado directamente. Si necesitas alguna de esas cosas, el camino pasa por un conversor externo.

Elegir la herramienta según el tipo de PDF

La columna «Tipo de PDF» indica el caso real: PDF de Word, de un programa de facturación, de una web exportada: suelen ser texto seleccionable. PDF de facturas escaneadas con el móvil: necesitan OCR. PDF bloqueado: hay que desbloquearlo antes. iLovePDF, Smallpdf y Adobe Acrobat online tienen planes gratuitos con límite de uso y planes de pago con más funciones y por lotes.

Convertir un PDF con texto seleccionable: iLovePDF paso a paso

Partimos de una hoja de cálculo pequeña con cinco facturas que nos han enviado en PDF. Cada fila es una factura con su fecha, cliente, importe sin IVA, IVA y total.

Los pasos para convertirlo son:

1. Entra en ilovepdf.com/es/pdf_a_excel.
2. Pulsa Seleccionar archivo PDF y sube el documento de las cinco facturas.
3. Elige el modo Sin OCR (es el adecuado aquí, porque el PDF trae texto seleccionable y el OCR solo añadiría errores).
4. Pulsa CONVERTIR y espera unos segundos.
5. Pulsa Descargar XLSX y guarda el fichero en tu equipo.

Comprobar en Excel lo que ha llegado

Abre el XLSX descargado y revisa que las celdas B2 contengan «Distribuciones Berta SL» y no «Distribuciones» y «Berta SL» en dos columnas. Si el conversor partió el nombre del cliente, pasa a la sección de limpieza.

1. Abre el XLSX en Excel.
2. Ve a la cinta y mira qué hojas ha creado el conversor.
3. Compara la celda B2 con el PDF original.

Convertir un PDF escaneado: Adobe Acrobat online con OCR

Cuando el PDF es una foto o un escaneo, hace falta OCR. Usamos la misma hoja «Facturas» pero, esta vez, el PDF es una imagen de la factura hecha con el móvil. Adobe Acrobat online incluye OCR en su conversión.

1. Entra en adobe.com/la/acrobat/online/pdf-to-excel.html.
2. Pulsa Seleccionar un archivo y sube la imagen de la factura.
3. Elige XLSX como formato de salida.
4. Pulsa Convertir a Excel y espera a que termine el OCR.
5. Inicia sesión si te lo pide y descarga el XLSX.

Si el PDF está protegido con contraseña

Si al subirlo el conversor lo rechaza, lo más probable es que tenga contraseña. Adobe tiene una herramienta para quitarla antes de convertir.

1. Abre adobe.com/acrobat/how-to/unlock-pdf.html en el navegador.
2. Sube el PDF y escribe la contraseña que conozcas (la de abrir o la de permisos).
3. Pulsa Desbloquear y descarga el PDF ya sin clave.
4. Vuelve a entrar en el conversor de PDF a Excel y repite el proceso.

Limpiar el Excel que llega del conversor

El XLSX que descargamos no siempre llega «limpio». En esta hoja «Facturas-limpia» se ve el resultado típico de un conversor: una columna vacía entre los datos, la fecha en un formato raro, el importe guardado como texto y los totales con demasiados decimales.

La limpieza sigue este orden:

1. Selecciona la columna B entera, pulsa Supr y elimina la columna vacía.
2. Selecciona D2:D4 y abre Formato de celdas con Ctrl+1.
3. En la pestaña Número, elige Personalizada y escribe 0,00 para Importe e IVA. Acepta.
4. Selecciona A2:A4, abre Formato de celdas con Ctrl+1 y, en Personalizada, escribe dddd d "de" mmmm "de" aaaa. Acepta.
5. Comprueba que el resultado de C2 («Distribuciones Berta SL») coincide con el PDF original.

Números que llegan como texto y no suman

La columna Importe a veces se pega a la izquierda, señal de que Excel la ve como texto. Si intentas =SUMA(D2:D4), el resultado es 0.

La solución más cómoda es seleccionar D2:D4, copiar con Ctrl+C, pegar con Ctrl+Alt+V y elegir Multiplicar. Si prefieres una fórmula, usa =VALOR(EXTRAE(D2;2;10)) en una columna auxiliar para quitar un carácter de moneda pegado delante. También funciona el asistente de Texto en columnas:

En el paso 1 elige Delimitados, en el paso 2 marca Punto y coma y desmarca Tabulador y Coma, y en el paso 3 deja General como formato de columna. Pulsa Finalizar y los importes pasan a ser números.

Fechas que aparecen como 15/03/26 o como número 45000

Dos casos típicos. Si ves 15/03/26 en la celda, Excel lo trata como fecha, solo que el formato es corto. Selecciónala, abre Formato de celdas con Ctrl+1 y aplica el formato largo que vimos antes. Si ves un número como 45000, es el número de serie de la fecha (días desde el 1/1/1900): conviértelo con =FECHANUMERO(45000) en una celda auxiliar y aplica el formato de fecha.

=FECHANUMERO(45000)

Columnas que se mezclan o se cortan

A veces el conversor junta «Cliente» e «Importe» en una misma columna, o parte el nombre del cliente por la mitad. El arreglo es el mismo: selecciona la columna problemática, abre el asistente y elige el delimitador correcto.

Marca el delimitador que se vea en la vista previa (punto y coma, tabulador, coma o espacio) y, si hace falta, marca Calificar como texto para la columna de los nombres en el paso 3. Pulsa Finalizar y revisa que el nombre del cliente haya quedado entero.

Cuándo no merece la pena convertir y qué hacer en su lugar

Hay PDF que no compensan el trabajo de convertirlos:

• Tablas con muchas celdas combinadas, cabeceras en varias líneas o notas al pie entre filas: el conversor parte cada celda combinada y la nota a pie se mete en una columna fantasma.
• PDF con gráficos junto a los números: el conversor no entiende los gráficos y los pierde o los pega como una imagen suelta.
• PDF hechos solo con imágenes y mal escaneados: el OCR falla tanto que el XLSX necesita más arreglos que si se copiase a mano.

En esos casos, las alternativas razonables son:

• Copiar a mano desde el visor del PDF: con pocas filas, es lo más rápido y limpio.
• Usar Smallpdf Pro o Adobe Acrobat Pro para OCR por lotes: subes varios PDF y los descargas ya limpios.
• Pasar primero las imágenes por iLoveIMG para recortarlas y enderezarlas, y luego sí aplicar el OCR.
• Si necesitas solo unos cuantos datos, usar Ctrl+F en el visor del PDF para localizarlos y copiarlos uno a uno.

Lo que ya sabes hacer al convertir un PDF a Excel

• Elegir la herramienta según el tipo de PDF: iLovePDF Sin OCR para texto seleccionable, Adobe Acrobat online para escaneados y PDF protegidos con contraseña.
• Descargar siempre el XLSX, no el XLS, para abrirlo sin problemas desde Excel 2007 en adelante.
• Limpiar el XLSX que llega del conversor: borrar columnas vacías y aplicar formatos de número (0,00) y de fecha (dddd d "de" mmmm "de" aaaa) con Ctrl+1.
• Arreglar números pegados como texto y fechas con número de serie usando FECHANUMERO o el asistente de Texto en columnas.
• Recurrir al copiado manual o al OCR por lotes cuando el PDF es demasiado complejo para que un conversor gratuito lo haga bien en un solo paso.

El siguiente paso natural es aplicar formato de tabla a los datos limpios: selecciona A1:F4, ve a Insertar > Tablas > Tabla, marca «La tabla tiene encabezados» y acepta. Así tendrás filtros, bandas alternas y un estilo listo para seguir trabajando.

Dudas al pasar un PDF a Excel