Google Sheets y Excel: cómo pasar entre ambos sin perder datos

Google Sheets es la hoja de cálculo en línea de Google: funciona en el navegador y permite abrir archivos de Excel sin convertirlos a un formato de Google. En este tutorial aprenderás a subir un libro .xlsx a Google Drive, editarlo con Google Sheets, revisar que sus fórmulas sigan calculando y devolverlo a Excel como .xlsx. La compatibilidad es alta en datos y fórmulas básicas, pero no total: las macros de VBA, Power Query, Power Pivot y algunos formatos complejos no viajan intactos. El recorrido funciona en Excel 2007 y posteriores, Excel para la web, Excel para Mac y Excel para móviles; en Google Sheets, cualquier navegador actualizado.

Qué es Google Sheets y en qué se parece a Excel

Google Sheets (Hojas de cálculo de Google) ofrece una cuadrícula de celdas, una barra de fórmulas, filtros, gráficos, tablas dinámicas y guardado automático en el navegador. Por eso, quien ya trabaja con Excel reconoce casi todo al abrirlo. La diferencia no está en las celdas, sino en el motor: Sheets guarda el trabajo en Google Drive, se comparte con permisos y usa su propio catálogo de funciones.

Para ilustrarlo, tomaré un libro de gastos mensuales. La hoja «Gastos» contiene ocho movimientos con fecha, concepto, categoría e importe. Al abrir el archivo en Google Drive, las fórmulas de Excel siguen ahí y los totales se recalculan en la nube.

La guía oficial de Google sobre la interoperabilidad con archivos de Excel explica que Drive abre y edita .xlsx sin convertirlos y que la descarga se hace como «Microsoft Excel (.xlsx)».

Un archivo .xlsx se abre en Google Drive sin convertirlo

La clave está en elegir «Abrir con» y conservar el archivo como .xlsx. No hace falta convertirlo a un formato propio de Google ni exportarlo primero.

1. Entra en Google Drive.
2. Pulsa Nuevo > Carpeta y asígnale un nombre, por ejemplo «Libros de trabajo».
3. Arrastra el archivo .xlsx desde el explorador de archivos hasta esa carpeta.
4. Haz clic derecho sobre el archivo y elige Abrir con > Hojas de cálculo de Google.
5. Espera a que se abra el libro en el navegador.

Google Sheets detecta el formato de Excel y lo edita en modo Office. Puedes escribir, cambiar formatos y crear gráficos sin que el archivo cambie de extensión.

La fórmula de Excel sigue siendo una fórmula en Sheets

Supongamos que nuestro libro de gastos añade una columna «Total con IVA». En Excel, la fórmula multiplica el importe por 1,21. En Sheets se escribe exactamente igual: las referencias como A2, B2 o $F$2:$F$8 no cambian y las fórmulas se separan con punto y coma en esta configuración regional.

=E2*1,21

Qué funciones de Excel no llegan a Google Sheets

Google Sheets comparte el lenguaje básico de las hojas de cálculo, pero no comparte todas las herramientas que acompañan a Excel. La tabla resume qué ocurre al pasar nuestro libro de gastos.

Sheets sí permite importar datos desde otras hojas con funciones como IMPORTRANGE, desde archivos CSV o Excel y desde webs. Además, ha incorporado funciones propias, como QUERY, FILTER, UNIQUE, IMPORTXML e IMPORTHTML, que no existen en Excel.

La lista oficial de funciones de Google Sheets permite comprobar qué fórmulas admite la aplicación antes de escribir una.

Las macros de Excel no viajan a Google Sheets

Una macro de VBA es código que automatiza acciones dentro de Excel. Google Sheets no ejecuta VBA: su sistema de automatización es Apps Script, que se administra desde Extensiones > Apps Script. Si nuestro libro tuviera una macro, al abrir el .xlsx en Sheets verías los datos, pero no el automatismo.

Abrir un libro de Excel en Google Sheets

Recuperemos el libro de gastos. Tendrá una hoja «Gastos» con las columnas Fecha, Concepto, Categoría, Forma de pago e Importe, más una columna calculada para el total con IVA. El objetivo de esta práctica es abrirlo en Google Drive, comprobar que sigue en formato de Excel y aprender el camino de regreso.

La secuencia tiene tres movimientos: subir, abrir con Hojas de cálculo de Google y descargar el resultado. Entre ellos, comprobar que el archivo sigue en modo Excel evita perder tiempo diagnosing un archivo que, en realidad, se ha convertido a otro formato.

Subir el archivo .xlsx a Google Drive

1. Abre drive.google.com e inicia sesión.
2. Pulsa Nuevo > Carpeta y escribe «Gastos 2026».
3. Abre la carpeta y arrastra dentro el libro Gastos.xlsx.
4. Espera a que el archivo termine de cargarse.
5. Haz clic derecho sobre Gastos.xlsx y elige Abrir con > Hojas de cálculo de Google.

La hoja se abrirá en una pestaña del navegador. Puede que aparezca un aviso de «Modo Office» o «Archivo de Excel»: es la señal de que estás editando el .xlsx, no una copia convertida.

Comprobar que el archivo sigue en modo Excel

En la parte superior de la ventana debe aparecer el nombre Gastos.xlsx. En el menú Archivo deberá án aparecer las opciones de descarga propias de un archivo de Excel, incluida la posibilidad de obtener una copia en formato .xlsx.

Pulsa F9 en Excel para forzar un recálculo; en Sheets, cualquier edición provoca el recálculo de las dependencias.

Descargar el resultado otra vez como .xlsx

1. En Google Sheets, abre Archivo > Descargar.
2. Elige Microsoft Excel (.xlsx).
3. Guarda el archivo con el nombre Gastos_editado.xlsx.
4. Ábrelo en Excel desde el equipo.
5. Pulsa F9 para actualizar los cálculos.

Adaptar tus fórmulas al funcionamiento de Google Sheets

Las fórmulas simples funcionan en ambos programas, pero conviene comprobar dos cosas: el separador de argumentos y el nombre con el que aparece cada función en la interfaz de Sheets.

En nuestro libro añadiremos una columna «Nivel» que clasifica cada gasto como «Alto» o «Bajo» según supere 100. La fórmula es la misma en Excel y Sheets.

=SI(E2>100;"Alto";"Bajo")

Escribir fórmulas con punto y coma en Sheets

La fórmula se escribe en G2 y luego se arrastra con el controlador de relleno hasta G9. Las referencias E2, E3, etc., avanzan de forma automática porque no están fijadas con signos de dólar. Si el rango de la tabla creciera, conviene fijar la referencia con F4; en Mac, el equivalente es Cmd+T.

Traducir funciones que cambian de nombre

La interfaz de Sheets traduce muchas funciones al español. La lógica no cambia: lo que cambia es el nombre que debes escribir o buscar en el asistente.

Por ejemplo, para sumar los gastos de alimentación:

=SUMAR.SI(C2:C9;"Alimentación";E2:E9)

El resultado es 273,80, la suma de 245,80 y 28,00. Esta fórmula es idéntica en Excel y Sheets.

Lo que sí puedes hacer en Excel y no en Sheets

Google Sheets cubre el trabajo diario de una hoja: datos, fórmulas, filtros, colaboración, gráficos y tablas dinámicas. Excel cubre además la preparación y el análisis de datos a otra escala.

La guía de Google Workspace enumera las funciones disponibles en Sheets, incluidos gráficos, tablas dinámicas, filtros y la importación de archivos de Excel.

Por qué un archivo descargado cambia de aspecto

Los datos y las fórmulas suelen sobrevivir; los detalles visuales son la parte frágil. Al descargar, el archivo vuelve a ser .xlsx, pero Sheets no reproduce todos los recursos que Excel puede guardar. Un gráfico puede cambiar de tipo, un color puede variar y una regla de formato condicional puede simplifying.

La buena costumbre es comparar el archivo descargado con el original. Revisa primero las hojas, después los totales de la fila 9 y, al final, los elementos visuales.

Gráficos y formatos condicionales que no llegan intactos

En Sheets, crea un gráfico con Insertar > Gráfico a partir de E2:E9 y aplica un formato condicional que coloree de rojo las celdas con importe superior a 200. Descarga el archivo como .xlsx y ábrelo en Excel.

El arreglo consiste en corregir a mano lo que haya cambiado: reajustar el gráfico en Excel y reescribir la regla de formato condicional con Inicio > Estilos > Formato condicional. El contenido de la hoja no se pierde.

Fórmulas convertidas en texto al abrir el archivo

Si una celda muestra =SUMA(E2:E9) como texto, el formato Texto impide el cálculo. Es un problema de formato, no de incompatibilidad.

1. Selecciona la celda affected.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En Número, elige General y pulsa Aceptar.
4. Pulsa F2, Entrar para reintroducir la fórmula.

Cuándo trabajar en Sheets y cuándo volver a Excel

Google Sheets es una opción sólida cuando el trabajo consiste en registrar datos, mantener un presupuesto compartido y revisar información desde cualquier dispositivo. El guardado automático y los permisos de edición reducen el envío de versiones.

Excel es la opción cuando el libro incluye macros de VBA, transformaciones de Power Query, un modelo de datos de Power Pivot o formatos muy específicos. Excel 2021, Excel 2024 y Microsoft 365 incluyen esas herramientas; Excel 2019 y 2016 también las ofrecen, aunque su soporte técnico ya ha terminado.

El límite no es el número de filas, sino las herramientas disponibles. Sheets admite libros grandes y recalcula con rapidez, pero no incorpora Power Query. Si el archivo contiene una macro, la última edición conviene hacerla en Excel.

Los datos y las funciones de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Lo que ya sabes hacer entre Excel y Google Sheets

• Subir un libro .xlsx a Google Drive desde el navegador.
• Abrirlo con Hojas de cálculo de Google sin convertir el formato.
• Confirmar en la barra de título y en el menú Archivo que sigue en modo Excel.
• Editar celdas y revisar que las fórmulas siguen calculando.
• Escribir fórmulas con punto y coma o coma según la configuración regional.
• Usar BUSCARV, SUMAR.SI y SI con los mismos argumentos en ambas aplicaciones.
• Comprobar gráficos y formatos condicionales al volver a Excel.
• Corregir una fórmula mostrada como texto con Ctrl+1, General, F2 y Entrar.
• Descargar el resultado como Microsoft Excel (.xlsx).

El siguiente paso es abrir tu propio libro de gastos en Google Drive y repetir el recorrido con tus datos. Los datos y las funciones de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al trabajar con Google Sheets y Excel