Formulario de presupuesto en Excel: guía para crear y controlar uno

Un formulario de presupuesto en Excel es una hoja organizada para registrar ingresos, gastos y saldos. Sirve para saber cuánto entra, cuánto sale y cuánto queda después de pagar cada categoría. Al terminar, tendrás un libro mensual con movimientos comparables, totales automáticos, categorías controladas y fórmulas protegidas.

La estructura y las herramientas de este tutorial funcionan en Excel para Windows, Mac, web y móvil, aunque algunas funciones de la cinta pueden tener una presentación distinta. Las tablas, SUMAR.SI y la validación de datos están disponibles en las versiones de escritorio indicadas; en Excel para la web puede haber menos opciones. Los datos y la documentación se comprobaron en octubre de 2026.

Qué es un formulario de presupuesto y para qué sirve

Un formulario de presupuesto reúne información para tomar decisiones. En este libro, la hoja Presupuesto começa con una lista común: cada fila describe un movimiento, y cada columna aporta un dato que facilitates la revisión.

La idea no es crear una hoja bonita, sino un control reutilizable. Los ingresos ocupan filas con tipo «Ingreso»; los gastos, con tipo «Gasto». Después, las fórmulas importan Importan.Total'll summarize los importes y el balance mostrará el saldo.

Las cinco partes de un formulario de presupuesto

Ingresos y gastos registrados en filas comparables

Mantén todos los movimientos en la misma tabla. Usa Concepto para describir el movimiento, Categoría para agruparlo, Tipo para distinguir ingresos de gastos, Importe para escribir el número y Mes para identificar el período.

La clasificación propuesta por la guía de plantilla sigue esta lógica: ingresos mensuales, gastos fijos, gastos variables y un apartado de ahorro o pago de deuda. En una sola columna, puedes combinar el tipo y la categoría; en una hoja más avanzada, puedes separarlos.

Ordenar por categoría o mes debe cambiar solo la disposición de las filas, nunca la cantidad registrada. Antes de ordenar, selecciona cualquier celda de los datos y usa la herramienta adecuada de la pestaña Datos.

El balance que conecta ingresos y gastos

El balance comienza con dos totales: ingresos y gastos. La regla básica es:

saldo = ingresos − gastos

Los ingresos de ejemplo suman 2.920,00. Los gastos suman 1.695,00. Por eso, el saldo inicial es 1.225,00.

Crear el formulario desde una hoja en blanco

Crea un libro nuevo y cambia el nombre de la hoja. Escribe los encabezados en A1:E1.

1. Selecciona la pestaña de la hoja y escribe Presupuesto.
2. En A1:E1, escribe Concepto, Categoría, Tipo, Importe y Mes.
3. En A2:E4, registra los tres ingresos del ejemplo: Sueldo, Trabajo adicional y Venta de objetos.
4. En A5:E9, registra los cinco gastos: Renta, Supermercado, Autobús, Internet y Reparación.
5. Formatea la columna D como número con dos decimales.

Separar ingresos, gastos fijos y gastos variables

Para una primera clasificación, añade la categoría funcional sin borrar la categoría detallada. En este libro, puedes usar la columna B para identificar el grupo:

• Renta y Servicios: gastos fijos.
• Comida y Transporte: gastos variables.
• Otros: movimientos que se revisan individualmente.
• Trabajo adicional y Venta de objetos: ingresos.

Comprueba que cada fila aparezca una sola vez. Si un mismo movimiento se copia por error, Excel lo sumará dos veces; la revisión visual de la columna Concepto ayuda a detectarlo.

Fijar encabezados para trabajar sin perderse

CuandoIncorporates más movimientos, la hoja crecerá y perderás de vista la fila 1. Inmoviliza los encabezados.

1. Selecciona la celda A2.
2. Abre la pestaña Vista.
3. En el grupo Ventana, selecciona Inmovilizar panes.
4. Elige Inmovilizar panes superiores.

Calcular totales y saldo con fórmulas sencillas

Sumar ingresos y gastos por categoría

Coloca los resúmenes en G1:H5. En H2 usa SUMAR.SI (SUMIF) para sumar los importes cuya categoría coincida con G2. La fórmula debe copiarse hacia abajo y el rango de datos debe mantenerse correctamente.

=SUMAR.SI($B$2:$B$9;G2;$D$2:$D$9)

En este ejemplo:

“Otros” suma tanto la venta de objetos de 120,00 como la reparación de 180,00 y los ingresos no clasificados. Si necesitas separar ingresos y gastos dentro de “Otros”, usa una categoría más específica.

Actualizar el saldo al añadir un movimiento

Ahora añade un movimiento nuevo en la fila 10: compra de alimentos de 35,00, categoría Comida, tipo Gasto y mes Enero. Después, amplía los rangos de las fórmulas de G2:H5 y del balance para que incluyan la fila 10.

Con esta fila, los gastos pasan de 1.695,00 a 1.730,00 y el saldo pasa de 1.225,00 a 1.190,00.

Actualiza SUMAR.SI y las fórmulas de total:

=SUMAR.SI($B$2:$B$10;G2;$D$2:$D$10)

=SUMA($D$2:$D$4)

=SUMA($D$5:$D$10)

=B13-B14

Con SUMA para un total directo

La función SUMA (SUM) suma directamente un rango. Es útil cuando ya sabes qué filas contienen ingresos o gastos.

=SUMA(D2:D4)

El resultado es 2.920,00. Selecciona D2:D4 y observa también la barra de estado: allí puedes comprobar el promedio, el recuento y la suma sin escribir una fórmula.

Con SUMAR.SI para un total por categoría

SUMAR.SI permite cambiar el criterio sin rehacer la fórmula. Si G3 contiene Transporte, H3 calcula los importes de transporte. Si cambias G3 a Comida, el resultado pasa a 455,00.

=SUMAR.SI($B$2:$B$10;G3;$D$2:$D$10)

Convertir los movimientos en una hoja fácil de ampliar

Selecciona A1:E10 y convierte los movimientos en una tabla. Una tabla agrega filtros y permite añadir filas conservando el formato.

En el cuadro de confirmación, comprueba que includes los encabezados y acepta Aceptar. Cuando pulses la celda siguiente, Excel döltää automáticamente una fila nueva con los mismos formatos.

Agregar categorías sin modificar cada fórmula

En G7:H7, escribe Educación. En H7, copia la fórmula de total por categoría y cambia el criterio:

=SUMAR.SI($B$2:$B$11;G7;$D$2:$D$11)

Añade en la fila 11 un curso de 80,00 con categoría Educación. La tabla recognisedá la fila y la fórmula incluirá el movimiento.

Revisar los datos antes de cerrar el mes

Antes de usar el resultado, realiza una revisión breve:

• Selecciona la columna Importe y busca celdas vacías.
• Comprueba que no haya conceptos duplicados.
• Revisa si una misma categoría está escrita con mayúsculas distintas.
• Verifica que todos los meseswritten correspondan al período.
• Mira el saldo y contrasta los movimientos más grandes.

Una hoja de balance puede estar bien calculada y aun así mostrar un resultado incorrecto si los datos de entrada contienen un error. La plantilla de referencia recomienda revisar el presupuesto periódicamente, por ejemplo al cierre de cada mes.

Evitar que el formulario altere el presupuesto por error

Proteger fórmulas sin bloquear la entrada

Primero, decide qué celdas deben seguir siendo editables. En este libro, serán A2:E11, donde se introducen los movimientos. Las fórmulas de resumen, como H2:H7 y B13:B14, deben quedar protegidas.

1. Selecciona A2:E11.
2. Abre Inicio > Formato > Proteger celdas > Desbloquear.
3. Selecciona las celdas de fórmulas.
4. Abre Inicio > Formato > Proteger celdas > Bloquear.
5. Revisa Revisar > Proteger hoja.
6. Escribe una contraseña, confírmala y pulsa Aceptar.

Evitar categorías que no existen

Limita la columna B a las categorías Comida, Transporte, Renta, Servicios y Otros. Selecciona B2:B11 y abre:

En Configuración, elige Lista y escribe el origen:

Después, en Mensaje de error, activa Mostrar mensaje de error y elige Detener para impedir categorías no autorizadas.

Por qué el formulario no cuadra con los datos

Un importe queda fuera del rango de la fórmula

Si una fórmula suma solo hasta D9 y añades un movimiento en D10, ese importe no se tendrá en cuenta. La hoja puede mostrar un saldo correcto para los datos incluidos, pero incorrecto para el mes completo.

En el resumen, comprueba el final del rango. Si la tabla ya existe, utiliza referencias de tabla o amplía el rango hasta la última fila.

=SUMA(D2:D10)

La causa suele ser copiar una fórmula antes de añadir la fila. El arreglo es actualizar el rango o copiar la fórmula después de haber escrito todos los movimientos.

Las categorías están escritas de forma distinta

SUMAR.SI compara el criterio de forma exacta. «Transporte» y «transporte» no son el mismo texto para esta función. Un espacio al final también puede impedir que coincidan.

En el formulario, usa siempre las palabras de la lista desplegable. Si ya existen variantes, corrige los datos antes de cerrar el mes y vuelve a comprobar el resumen.

=SUMAR.SI($B$2:$B$11;"Transporte";$D$2:$D$11)

Lo que ya sabes hacer con tu formulario de presupuesto

Ya sabes construir un formulario de presupuesto en Excel con cinco áreas: ingresos, gastos fijos, gastos variables, ahorro o pago de deuda y balance.

• Registrar movimientos con concepto, categoría, tipo, importe y mes.
• Separar categorías y detectar duplicados visualmente.
• Inmovilizar encabezados para trabajar con una hojaamplia.
• Usar SUMA y SUMAR.SI para calcular totales.
• Convertir los movimientos en una tabla y añadir filas.
• Bloquear fórmulas, mantener editable la entrada y controlar categorías.
• Diagnosticar rangos incompletos y diferencias de escritura.

Siguiente paso: compara el balance con los movimientos reales del mes y corrige cualquier diferencia antes de tomar una decisión.

Dudas al crear un formulario de presupuesto