Cómo abrir Excel y entender su pantalla principal por primera vez

Cuando abres Excel por primera vez, lo que tienes delante es la página principal: una cuadrícula vacía dividida en filas y columnas, con una barra de opciones arriba llamada cinta de opciones y varias pestañas abajo para cambiar de hoja. Sirve para escribir datos, organizarlos y empezar a trabajar sin necesidad de saber nada más.

En este tutorial recorrerás esa pantalla con calma, aprenderás qué hace cada parte, escribirás tu primera tabla de gastos y practicarás los atajos más usados. Lo que verás vale para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y las notas sobre lo que cambia en Excel para la web, Mac y móvil están en su sección.

Qué es la página principal de Excel y para qué sirve al empezar

Al abrir Excel por primera vez, lo que ves en pantalla es lo que se llama la página principal: una cuadrícula formada por filas numeradas (1, 3, 4…) y columnas con letras (A, B, C…) en la que cada cruce es una celda (por ejemplo, B2).

Esta pantalla sirve para tres cosas muy concretas: escribir datos a mano, moverte por ellos con el ratón o el teclado, y empezar a organizarlos antes de aplicar formato o fórmulas. Todo lo que hagas en Excel empieza aquí: abrir un archivo nuevo, abrir uno guardado o crear el primero desde cero.

Lo que aparece al abrir el programa depende de la edición que tengas. En Microsoft 365, en Excel 2024 y en Excel 2021 se ve una pantalla de inicio con plantillas recientes y la opción Libro en blanco en la parte superior; al hacer clic ahí entras en la cuadrícula. En Excel 2019 y Excel 2016 la cuadrícula se abre directamente sin pasar por esa pantalla.

Las partes de la ventana de Excel que siempre están ahí

La cuadrícula no viene sola: arriba está la cinta de opciones, debajo el cuadro de nombres y la barra de fórmulas, a la izquierda y arriba las letras de las columnas, a la izquierda y abajo los números de las filas, abajo del todo las pestañas de las hojas y la barra de estado, y a la derecha la barra de desplazamiento.

La celda con el borde más grueso es la celda activa: ahí irá lo que escribas. Para moverte, usa las flechas del teclado, Entrar (baja una fila), Tabulador (se mueve a la derecha) y Mayús+Tabulador o Shift+Tab (a la izquierda).

La cinta de opciones y sus pestañas principales

La cinta de opciones es la franja de arriba con las pestañas. Las que siempre verás son:

• Archivo: para crear, abrir, guardar, imprimir y cerrar el libro, y para entrar en Opciones.
• Inicio: pegar, copiar, dar formato a las celdas (negrita, color, alineación) y aplicar estilos.
• Insertar: insertar tablas, imágenes, gráficos, formas, encabezados y pies de página.
• Disposición de página: configurar márgenes, orientación, saltos de página y área de impresión.
• Fórmulas: insertar funciones (SUMA, BUSCARV, SI…), administrar nombres y revisar errores.
• Datos: ordenar, filtrar, quitar duplicados, validar datos y obtener datos externos.
• Revisar: revisar ortografía, traducir, proteger el libro y dejar comentarios.
• Vista: cambiar entre vista normal, diseño de página y vista previa de saltos de página.
• Ayuda: buscar ayuda, contactar con soporte y enviar una sonrisa o una ceja fruncida.

Hay una pestaña más, Programador, que viene oculta y se activa desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones; ahí están las herramientas para crear macros con VBA y trabajar con controles de formulario. En Excel para la web esta pestaña no existe.

El cuadro de nombres y la barra de fórmulas

Debajo de la cinta, a la izquierda, está el cuadro de nombres: ahí pone la dirección de la celda activa (por ejemplo, A1). Si haces clic en él y escribes otra dirección como C2 y Enter, el cursor salta directamente a esa celda.

A su derecha está la barra de fórmulas: muestra lo que la celda contiene de verdad. Si la celda tiene una fórmula, ahí ves la fórmula; lo que ves en la cuadrícula es el resultado. Si la celda tiene el número 15, en la barra de fórmulas ves 15; si tiene una operación, ves =2+3.

Las hojas, las pestañas y la barra de estado

Abajo a la izquierda están las pestañas de las hojas del libro, con los botones de flecha para moverse a la primera, anterior, siguiente y última. Cada libro nuevo empieza con una hoja llamada Hoja1.

Más abajo aún está la barra de estado: ahí ves el Promedio, la Suma y el Recuento de los números que tengas seleccionados sin escribir nada. Si la celda seleccionada contiene texto, estos apartados están vacíos.

La pestaña Archivo: abrir, guardar, imprimir y opciones

La pestaña Archivo abre un menú a la izquierda distinto del resto: no muestra botones en la cinta, sino una lista de acciones para el libro entero. Las opciones que más usarás son Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir y Cerrar, y al fondo Cuenta y Opciones.

Los formatos de archivo que Excel maneja al guardar son:

• Libro de Excel (.xlsx): el formato estándar desde Excel 2007, el que se usa por defecto.
• Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm): el mismo pero con macros VBA permitidas.
• Libro de Excel 97-2003 (.xls): el formato antiguo, con un máximo de 65.536 filas; Excel actual ya no lo abre para crear.
• CSV (delimitado por comas) (.csv): solo texto y números, sin fórmulas, sin formatos y con una sola hoja.

Nuevo libro y plantillas en la pantalla de inicio

1. Pulsa Ctrl+U (Cmd+U en Mac) para abrir un libro en blanco directamente sin pasar por la pantalla de inicio.
2. Si prefieres usar la pantalla de inicio, haz clic en Libro en blanco arriba a la izquierda.
3. Verás la cuadrícula vacía con la celda A1 seleccionada y la pestaña Hoja1 abajo.

Guardar el libro en el formato correcto

1. Pulsa Ctrl+G para guardar el archivo tal como está, en el mismo formato y carpeta.
2. Para guardar una copia en otra carpeta o formato, ve a Archivo > Guardar como > Este PC.
3. Escribe un nombre, por ejemplo Mis gastos, y elige el tipo en la lista desplegable de abajo.
4. Hazlo dos veces seguidas: una como Libro de Excel (.xlsx) y otra como CSV (delimitado por comas) (.csv).

Crear tu primera tabla y escribir datos sin miedo

Para tu Libro de gastos del mes empieza por la cabecera: en A1 escribe Fecha, en B1 Concepto y en C1 Importe. Pulsa Entrar o las flechas para moverte de celda. Cuando termines una fila, Entrar baja a la siguiente.

El controlador de relleno y las series rápidas

En la esquina inferior derecha de la celda seleccionada hay un cuadrado verde pequeño: el controlador de relleno. Si sitúas el cursor encima, se convierte en una cruz negra; al arrastrar hacia abajo, copia el contenido de la celda.

1. Escribe lunes en B2 y arrastra el controlador hacia abajo hasta B8.
2. Verás cómo se completan martes, miércoles, jueves, viernes, sábado y domingo.
3. Para una serie numérica, escribe 1 en C2 y 2 en C3, selecciona las dos celdas y arrastra hasta C8.

Ancho de columnas, alto de filas y el zoom

1. Haz doble clic en la línea que separa las cabeceras A y B (a la derecha de la letra A) y la columna A se ajusta al texto más largo.
2. Repite con las otras columnas.
3. Para cambiar el alto de una fila, doble clic en la línea que separa los números de fila 1 y 2.
4. Para hacer zoom, usa el control deslizante de la esquina inferior derecha o mantén pulsada la tecla Ctrl y gira la rueda del ratón.

Trabajar con varias hojas dentro del mismo libro

Un libro de Excel puede tener varias hojas a la vez, cada una con su pestaña. Por ejemplo, en el Libro de gastos puedes tener una hoja por mes: Octubre, Noviembre, Diciembre.

1. Clic derecho sobre la pestaña Hoja1 abajo a la izquierda.
2. Elige Insertar y, en el cuadro, Hoja de cálculo.

1. Pulsa Aceptar y verás una nueva pestaña llamada Hoja2.
2. Para cambiarle el nombre, haz doble clic sobre la pestaña y escribe, por ejemplo, Octubre.
3. Para moverte entre hojas, usa Ctrl+AvPág (siguiente) y Ctrl+RePág (anterior).

Atajos de la página principal que se usan a diario

Estos son los atajos que más vas a usar desde la página principal. Recuerda que en Mac cambia la tecla Ctrl por Cmd en la mayoría de los casos:

• Ctrl+C / Cmd+C: copiar la selección al portapapeles.
• Ctrl+V / Cmd+V: pegar lo copiado.
• Ctrl+X / Cmd+X: cortar (copia y borra el original).
• Ctrl+Z / Cmd+Z: deshacer la última acción.
• Ctrl+Y / Cmd+Y: rehacer lo deshecho.
• Ctrl+G / Cmd+G: guardar el libro.
• Ctrl+N: aplicar negrita a la selección (en Excel en español; en inglés es Ctrl+B).
• Ctrl+Tabulador / Ctrl+Tab: cambiar entre libros de Excel abiertos.
• F2: editar la celda activa (entrar para cambiar el contenido).
• Ctrl+Inicio: volver a la celda A1.

La página principal según la versión de Excel que tengas

La página principal cambia poco entre versiones: la cuadrícula, la cinta y el cuadro de nombres se mantienen. Lo que cambia es qué pestañas y herramientas ves, y dónde están los botones.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Excel para la web y la página principal en el navegador

Excel para la web se abre desde el navegador, en excel.cloud.microsoft, y guarda los archivos en OneDrive. La página principal es similar, pero faltan algunas cosas.

1. Entra en excel.cloud.microsoft con tu cuenta y haz clic en Libro en blanco.
2. Verás la cuadrícula con la cinta simplificada: faltan Programador y parte de las opciones de Fórmulas.
3. Datos > Obtener datos funciona, pero las macros VBA no se ejecutan; la automatización aquí va con Scripts de Office.
4. El archivo se guarda automáticamente en la nube; para descargarlo al ordenador usa Archivo > Guardar como y elige Descargar una copia.

Errores típicos la primera vez que abres Excel

• La fórmula aparece como texto: ves =2+2 literal en la celda en vez del resultado 4. Pasa porque la celda estaba en formato Texto antes de escribir. Solución: selecciona la celda, ve a Inicio > Número y cambia el formato a General; entonces entra en la celda con F2 y pulsa Entrar.
• El libro abre en Modo de solo lectura: arriba ves un cartel amarillo que dice MODO DE SOLO LECTURA. Pasa cuando el archivo viene de un correo o de una carpeta de red protegida. Solución: pulsa Habilitar edición en el cartel amarillo.
• El cuadro de nombres se queda vacío: al seleccionar varias celdas, el cuadro de nombres no muestra una sola dirección. No es un error: cuando hay varias celdas, el cuadro se queda en blanco o muestra el número de filas y columnas de la selección.
• La cinta aparece con un aspecto raro o muy grande: pasa cuando Windows cambia la escala de visualización. Solución: Ctrl+1 abre Formato de celdas; para devolver la cinta a su tamaño normal, cierra y vuelve a abrir Excel.
• Las fechas salen como números: ves 45.489 en vez de 01/10/2026. La celda está en formato General o Número; cámbiala a Fecha corta desde Inicio > Número.

Lo que ya sabes hacer desde la página principal de Excel

• Reconoces las zonas de la ventana: cinta, cuadro de nombres, barra de fórmulas, pestañas de hojas y barra de estado.
• Creas, abres y guardas un libro en formato .xlsx y sabes qué hace cada uno en la pestaña Archivo.
• Escribes datos en una tabla sencilla, te mueves con Entrar, Tabulador y las flechas, y usas el controlador de relleno para series de días y de números.
• Manejas varias hojas en el mismo libro, las renombras y te mueves con Ctrl+AvPág y Ctrl+RePág.
• Conoces los atajos básicos para copiar, pegar, guardar y volver a A1.

El siguiente paso es aprender a dar formato a las celdas (número, moneda, fecha, color) y a escribir tu primera fórmula, empezando por la más útil: =SUMA(C2:C8) para totalizar la columna Importe de tu hoja de gastos.

Dudas al abrir Excel por primera vez