Características de Google Sheets explicadas para usuarios de Excel

Tienes Excel en el escritorio y a tu alrededor ves a gente que trabaja con Google Sheets. Quieres saber qué cambia de verdad, qué se conserva al pasar un archivo de un lado a otro y cuándo conviene usar cada programa. En este tutorial cogemos un libro de gastos compartido entre los dos: una persona escribe en Excel y la otra, en Sheets. Al terminar sabrás qué funciones existen en los dos, cuáles son solo de uno, cómo subir un .xlsx a Drive, cómo llevarlo a Excel sin romperlo y qué errores reales aparecen al cruzar entre ambos.

Qué es Google Sheets y por qué importa aunque uses Excel

Google Sheets es la hoja de cálculo de Google: funciona en el navegador y en el móvil, guarda los libros en Google Drive y permite que varias personas editen a la vez. Excel es la hoja de cálculo de Microsoft: la mayoría la usa como aplicación de escritorio, aunque también tiene una versión en la nube llamada Excel para la web.

Los dos trabajan con la misma idea: un libro formado por hojas, cada hoja es una cuadrícula de celdas y las fórmulas empiezan por =. La diferencia práctica es dónde vive el archivo y quién lo abre. Un libro de gastos que termine en .xlsx lo pueden abrir ambos programas, y al guardarlo se queda como .xlsx. Si alguien lo abre con Sheets, los cambios se guardan en Drive; si lo abre con Excel, se guardan en el disco o en OneDrive.

Cuando los dos lo ven, se ven lo mismo: la cuadrícula, las fórmulas, los gráficos y los atajos más usados. Cuando uno hace algo que el otro no entiende (Power Query, una macro de VBA o una función como IMPORTRANGE), el otro lo deja como texto o muestra un error.

Lo que ambos hacen igual: la cuadrícula, las fórmulas y los atajos

La base es la misma en los dos: celdas nombradas por columna y fila, un rango escrito con dos puntos (A1:B10), fórmulas que empiezan por = y gráficos que se insertan sobre los datos. La barra de fórmulas de Excel se llama barra de fórmulas en Sheets; el cuadro de nombres y el controlador de relleno existen en ambos, con el mismo nombre y la misma utilidad.

La mayoría de las funciones comunes se llaman igual en los dos idiomas. SUMA (SUM) suma, SI (IF) evalúa una condición, BUSCARV (VLOOKUP) busca por la primera columna y CONTAR.SI (COUNTIF) cuenta si se cumple una condición. Los argumentos se separan con el carácter que toque según el idioma: en Excel en español se usa ;, en Sheets también. Los decimales se escriben con coma en los datos de ejemplo (1,50) y los miles con punto (1.250), igual que en Excel.

Fórmulas que viven en los dos sin retoques

La tabla anterior recoge las que más se repiten en un libro de gastos: BUSCARV para traer la categoría de cada gasto desde una lista, SUMAR.SI para el total por categoría, CONTAR.SI para contar cuántos gastos hay de cada tipo y SI para marcar los que superan un límite. MAYUSC y CONCATENAR se usan para limpiar textos. Las seis funcionan igual en los dos programas y con la misma sintaxis.

Lo que no pasa tal cual son las funciones nuevas de Excel 365. LET y LAMBDA no existen en Sheets, y =LET(x;B2*C2;x+x) deja de funcionar al abrir el archivo allí.

Atajos de teclado que coinciden

Los atajos más usados coinciden casi todos. Copiar y pegar es Ctrl+C y Ctrl+V (Cmd+C y Cmd+V en Mac), deshacer es Ctrl+Z, y la negrita es Ctrl+N en español (en inglés sería Ctrl+B). Para fijar referencias con el dólar ($A$1), Excel usa F4 y Sheets usa F4 también, pero en Mac la tecla es Cmd+T en Sheets.

Lo que solo hace Excel y lo que solo hace Sheets

La documentación de Microsoft y la de Google distinguen con claridad qué pertenece a cada programa. Power Query, Power Pivot, las macros de VBA y los formatos condicionales avanzados son de Excel de escritorio. IMPORTRANGE, QUERY, GOOGLEFINANCE, la conexión nativa con BigQuery y las herramientas de IA de Sheets son solo de Sheets.

Herramientas solo de Excel de escritorio

• Power Query para traer y transformar datos de archivos, bases y páginas web.
• Power Pivot para modelos de datos con muchas tablas y medidas en DAX.
• Tablas dinámicas con modelo de datos, que permiten relacionar dos tablas en una misma tabla dinámica.
• Macros VBA para automatizar tareas; Sheets usa Apps Script, no VBA.
• Formatos condicionales avanzados, como barras de datos con criterios personalizados.

Funciones y herramientas solo de Sheets

• IMPORTRANGE para traer un rango desde otro libro de Sheets.
• QUERY para hacer consultas con una sintaxis parecida a SQL sobre los datos.
• GOOGLEFINANCE para cotizaciones y datos de bolsa.
• Conexión nativa con BigQuery y Google Analytics desde el menú Datos > Conectores.
• IA Gemini para generar tablas, gráficos y fórmulas con lenguaje natural.

Abrir un .xlsx en Sheets sin convertirlo

Para nuestro libro de gastos, subimos el archivo .xlsx a Drive y lo abrimos en modo Office, sin que Sheets lo convierta a su formato. Así las fórmulas, los formatos y los gráficos se ven igual que en Excel.

Subir el archivo a Drive desde el navegador

1. Abre drive.google.com con tu cuenta.
2. Arriba a la izquierda, pulsa Nuevo y elige Subir archivo.
3. Selecciona el .xlsx del libro de gastos.
4. Confirma: el archivo aparece en Drive con el icono verde de Excel.

Abrir en modo Office y no en el formato de Sheets

1. En Drive, haz doble clic sobre el archivo subido.
2. Si Sheets pregunta si quieres convertirlo, elige Abrir con Hojas de cálculo de Google solo si lo quieres convertir; para mantener el formato .xlsx, cierra ese aviso y abre el archivo con Abrir con > Hojas de cálculo de Google solo si vas a convertirlo.
3. Para no convertirlo, ve a Configuración de Drive (el engranaje arriba a la derecha) > Configuración y desmarca Convertir archivos subidos al formato de Google.

La hoja al volver a Excel

Al volver a abrir el .xlsx en Excel, las celdas, las fórmulas, los formatos de número y los gráficos simples se conservan. Lo que no se conserva:

• Macros VBA (Sheets las ignora al guardar).
• Power Query y Power Pivot (Sheets no los conoce).
• Formatos condicionales avanzados con iconos personalizados.

Pasar una hoja de Sheets a Excel sin perder los datos

El camino inverso: el libro de gastos está en Drive, se descarga como .xlsx y se abre en Excel para la web y en Excel de escritorio. El objetivo es que las fórmulas y los datos lleguen igual.

Descargar el archivo desde Sheets como .xlsx

1. Abre el libro en Sheets.
2. Ve a Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
3. Guarda el archivo en tu equipo.
4. Ábrelo en Excel y revisa la pestaña Gastos.

Traerlo a Excel para la web con OneDrive

1. Entra en onedrive.com con tu cuenta de Microsoft.
2. Pulsa Subir y arrastra el .xlsx.
3. Ábrelo desde OneDrive en el navegador (Excel para la web).
4. Para verlo en el programa de escritorio, pulsa Abrir en la aplicación arriba.

Lo que pasa con las funciones propias de Sheets

Al abrir un .xlsx exportado desde Sheets, las fórmulas propias de Sheets aparecen como texto plano o como #¿NOMBRE? en Excel. Es el caso de IMPORTRANGE, QUERY o GOOGLEFINANCE, que no existen en Excel.

Para detectarlas rápido, usa BUSCARV sobre la columna que las contiene. Primero guarda la columna como valores (Datos > p). Después, en una columna auxiliar, una fórmula que compare cada celda con la lista de funciones de Sheets:

=SI(ESERROR(BUSCARV(VERDADERO;ESNUMERO(HALLAR({"IMPORTRANGE";"QUERY";"GOOGLEFINANCE"};A2));0));"OK";"Revisar")

La sustitución más habitual es IMPORTRANGE por BUSCARX o por INDICE y COINCIDIR, según cómo esté organizado el libro.

Trabajar con los dos a la vez:trabajar y coautoría

La coautoría es la gran baza de Sheets: varias personas editan a la vez, ven los cursores de los demás y chatean en un panel lateral. Excel también tiene coautoría desde Excel 2016, primero limitada a 50 y, en la actualidad, hasta varios cientos, según el servicio. En el escritorio, la coautoría funciona solo cuando el archivo está en OneDrive o SharePoint.

Compartir una hoja en Google Sheets

1. Abre el libro en Sheets.
2. Pulsa el botón verde Compartir (arriba a la derecha).
3. Escribe los correos de las personas o elige Obtener enlace.
4. Asigna permiso: Lector, Comentarista o Editor.

Compartir un libro en Excel con OneDrive

1. Abre el libro en Excel de escritorio.
2. Arriba a la derecha, pulsa Compartir.
3. Guarda primero en OneDrive si Excel te lo pide.
4. Elige Compartir y escribe los correos o Copiar vínculo.
5. Asigna permiso: Puede editar o Puede ver.

Coautoría en tiempo real en los dos

Por qué al subir un .xlsx a OneDrive pierdes formato o funciones

Al cruzar entre Excel de escritorio y la web (o Sheets), hay cosas que se pierden. Tres casos típicos del libro de gastos.

Las funciones de escritorio aparecen como #¿NOMBRE? en Excel para la web

Una hoja con LET o LAMBDA al abrirla en Excel para la web muestra #¿NOMBRE? en cada celda que las usa. La causa es que Excel para la web no implementa esas funciones en algunas licencias. El arreglo es volver a abrir el archivo en Excel de escritorio o sustituir la fórmula por una equivalente que sí exista en la web.

Power Query y Power Pivot no se ven en la web ni en Sheets

Al abrir en Excel para la web un libro que tiene Power Query, la pestaña Datos muestra Consultas y conexiones vacía y las consultas no aparecen. La causa es que Power Query y Power Pivot son herramientas de escritorio. El arreglo es abrir el archivo en Excel de escritorio; si necesitas compartir el resultado, exporta la consulta como tabla y sube solo esa tabla, o usa Power BI.

Los gráficos y formatos condicionales cambian de aspecto

Un gráfico combinado (línea y barras) se simplifica a un solo tipo al pasar por Excel para la web. Un formato condicional con iconos personalizados se queda sin los iconos. La causa es que algunas opciones avanzadas de gráficos y formatos no están en la web ni en Sheets. El arreglo es comprobar antes de compartir y rehacer el gráfico o el formato en el programa de destino.

Lo que ya sabes hacer con Google Sheets y Excel

• Cuadrícula común: celdas, rangos, fórmulas con = y gráficos funcionan en los dos.
• Funciones comunes: SUMA, BUSCARV, SI, SUMAR.SI y CONTAR.SI van y vuelven sin cambios.
• Funciones nuevas que no cruzan: LET, LAMBDA, IMPORTRANGE y QUERY se quedan en uno de los dos.
• Formato .xlsx: es el idioma común: subirlo a Drive o a OneDrive permite abrirlo en los dos.
• Coautoría: Sheets llega a 100 editores a la vez; Excel de escritorio coedita si el archivo vive en OneDrive.

El siguiente paso es decidir: para compartir y coeditar rápido, Sheets; para analizar con Power Query, Power Pivot o VBA, Excel. Si necesitas las dos cosas, mantén el archivo en formato .xlsx y trabaja en un programa para compartir y en el otro para analizar.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar Google Sheets y Excel a la vez