Colores de fondo en Excel: cómo aplicar tonos pastel a tus hojas

Imagina un libro con doce hojas, una por cada mes, y que al mirar la barra de abajo sepas en cuál estás sin leer el nombre: cada pestaña con su tono pastel. Eso es lo que consigues con la herramienta Color de etiqueta de hoja, presente en todas las versiones de escritorio de Excel desde la 2007 y también en Excel para la web y para Mac. Al terminar este tutorial sabrás pintar una pestaña, pintar varias a la vez, montar un libro con la hoja de cada mes ya coloreada y resolver los tres motivos por los que una pestaña se niega a cambiar de color.

Qué consigues pintando cada hoja de un color y cuándo merece la pena

Pintar las pestañas sirve para encontrar la hoja que buscas a simple vista. Cuando un libro tiene tres o cuatro hojas, las pestañas se ven sin esfuerzo. Cuando tiene ocho, diez o doce, la barra inferior se llena de nombres cortos y cuesta saber cuál es cuál: «Ene», «Feb», «Mar» se confunden; «Resumen», «Datos», «Cálculos» se pisan.

Un color por hoja lo arregla: cada pestaña se reconoce de un vistazo por su pestaña de color, igual que las pestañas físicas de un cuaderno. El uso típico es el libro anual con una hoja por mes, pero el mismo truco sirve para separar áreas de un proyecto (Ventas, Compras, Personal) o para distinguir la hoja de cálculo de los datos en un libro de informes.

El color de pestaña no afecta a los datos, ni a las fórmulas, ni a la impresión: solo cambia el aspecto de la pestaña. Por eso es inocuo pintarlas y se puede deshacer con un clic. Si lo que quieres es resaltar celdas concretas dentro de una hoja, eso es otra cosa: color de relleno y color de fuente van por otro camino.

Colorear la pestaña: el botón Color de etiqueta de la cinta

La herramienta se llama Color de etiqueta de hoja y vive en dos sitios de la cinta: en la pestaña Inicio, dentro del grupo Celdas, y haciendo clic derecho sobre la propia pestaña que quieres pintar. La primera vez se usa la cinta; después, el clic derecho es más rápido.

Al pulsar Color de etiqueta de hoja se abre una paleta con los colores del tema activo en Excel: una rejilla de tonos, los colores estándar de Office y, en la parte inferior, la opción Colores personalizados. Al pasar el ratón por encima, la pestaña cambia en directo, así que ves el resultado antes de confirmar.

El cambio se aplica al pulsar Aceptar. Si te arrepientes, repites el camino y eliges otro tono, o usas la opción Sin color para volver al gris por defecto.

Elegir un color pastel a mano con Colores personalizados

La paleta de colores del tema no siempre trae tonos pastel: suele dominar con saturados uros. Para conseguir un celeste claro, un rosa empolvado o un verde menta, la opción es Colores personalizados. Al pulsarla se abre un cuadro con un selector de color y tres campos numéricos: Rojo, Verde y Azul. Es ahí donde se escriben los códigos RGB de los tonos pastel que quieras.

Cuatro códigos que dan resultado claro y combinable entre sí: celeste claro #B3E0FF, rosa empolvado #F4CCCC, verde menta #D4F1D4 y crema #FFF2CC. Se escriben en el campo Hex o, si se prefiere, los tres números RGB por separado. Antes de pulsar Aceptar, fíjate en la Vista previa del nuevo color: si no es el tono que querías, ajustas hasta dar con él.

Pintar varias hojas a la vez con el mismo color

Cuando un grupo de hojas comparte un mismo significado, pintarlas todas a la vez ahorra tiempo. El libro de ejemplo es el seguimiento de una pyme: una hoja por cada área de la empresa. Empiezas con tres hojas recién creadas, sin colorear.

Los pasos para pintar las tres a la vez son:

1. Pulsa sobre la pestaña Ventas para seleccionarla.
2. Mantén Ctrl pulsada y haz clic en las pestañas Compras y RR.HH. Las tres quedan seleccionadas; en la barra de título aparece [Grupo] para recordarlo.
3. Clic derecho sobre cualquiera de las tres pestañas elegidas.
4. Elige Color de etiqueta de hoja.
5. Selecciona el tono que quieras en la paleta y pulsa Aceptar.

El color se aplica a las tres a la vez. Si te pasas de hojas seleccionadas, suelta la que sobra con Ctrl + clic antes de aceptar.

Distinguir un grupo de hojas con su color

Para que cada área tenga su propio tono, se repite el proceso hoja por hoja, eligiendo un código distinto para cada una. El libro queda así: Ventas en celeste claro #B3E0FF, Compras en rosa empolvado #F4CCCC y RR.HH. en verde menta #D4F1D4.

Los pasos en esta práctica son los mismos que antes, pero cambiando el tono entre uno y otro:

1. Selecciona solo la pestaña Ventas.
2. Clic derecho > Color de etiqueta de hoja > Colores personalizados.
3. Escribe B3E0FF en el campo Hex y pulsa Aceptar.
4. Repite los pasos 1 a 3 con Compras y el código F4CCCC, y con RR.HH. y el código D4F1D4.

Quitar un color que ya no encaja

Si una hoja cambia de tema o simplemente el color ya no ayuda, se vuelve al gris por defecto en un segundo. La opción está en la misma paleta.

1. Clic derecho sobre la pestaña que quieras devolver al gris.
2. Elige Color de etiqueta de hoja.
3. Pulsa Sin color en la parte superior de la paleta.
4. Confirma con Aceptar.

La pestaña vuelve al gris que Excel aplica por defecto. La hoja y sus datos no se tocan.

Crear un libro con la hoja de cada mes ya pintada

El caso típico es el presupuesto anual: doce hojas, una por mes, cada una con un tono pastel distinto para localizarla al vuelo. El libro se construye desde cero.

Los pasos son:

1. Con un libro nuevo abierto, sitúate en la única hoja (Hoja1) y renómbrala: doble clic sobre la pestaña y escribe Ene.
2. Pinta su pestaña con crema #FFF2CC: clic derecho > Color de etiqueta de hoja > Colores personalizados > FFF2CC > Aceptar.
3. Inserta una hoja nueva: Inicio > Celdas > Insertar > Insertar hoja.
4. Renombra la nueva hoja a Feb y píntala con un celeste muy claro, por ejemplo #DCE6F1.
5. Repite los pasos 3 y 4 hasta tener las doce hojas, cada una con su tono.

Una paleta de doces tonos pastel suaves para un año completo: Ene #FFF2CC, Feb #DCE6F1, Mar #E2EFDA, Abr #FFE4E1, May #E6E0F8, Jun #D9E1F2, Jul #FCE4D6, Ago #FFF2CC, Sep #E2EFDA, Oct #F4CCCC, Nov #D4F1D4, Dic #DDEBF7. La hoja terminada del primer mes, Ene, queda como en la cuadrícula anterior, con la pestaña en crema y los totales calculados a mano para el ejemplo.

Por qué algunas pestañas no cambian de color

Tres situaciones frecuentes en las que la pestaña se niega a cambiar de tono, y cómo se reconoce cada una:

• Libro protegido con estructura. Si está activo Revisar > Proteger libro, Excel bloquea cambios en la estructura del libro, y eso incluye añadir, mover, ocultar y colorear hojas. Se reconoce porque la cinta de opciones muestra iconos atenuados y, al intentar pintar, no aparece el menú o no se aplica el color. La solución es Revisar > Desproteger libro, escribir la contraseña si la tiene y volver a pintar.
• Libro compartido. Un libro en uso compartido (Revisar > Compartir libro) limita los cambios de formato de pestaña porque la configuración se replica entre todos los usuarios. Se reconoce porque el título del libro muestra [Compartido] al lado del nombre. La salida es dejar el modo compartido con Revisar > Compartir libro, desmarcar la casilla Permitir la edición por varios usuarios y aceptar.
• Tema oscuro de Office. Si Office está configurado con el tema Negro o Gris oscuro, las pestañas se ven con un fondo oscuro y los colores pastel claros se distinguen poco. No es que el color no se aplique: se aplica, pero apenas se ve. Se reconoce abriendo Archivo > Cuenta > Tema de Office y comprobando que no esté en Negro. Cambiar a Color claro o Gris claro hace que los tonos pastel se vean como deben.

Lo que no hace Color de etiqueta y qué usar en su lugar

Color de etiqueta solo pinta la pestaña de la hoja. No rellena celdas: para eso está Color de relleno en Inicio > Fuente, el botón con el cubo de pintura. No sirve para filtrar ni para contar hojas por color: Excel no incluye una función que separe hojas por el color de su pestaña.

La función HOJAS (en inglés SHEETS), disponible desde Excel 2013, devuelve cuántas hojas tiene un libro, pero no qué color tiene cada una. Si necesitas localizar hojas por color, la ayuda es la vista: la barra inferior las muestra en el orden en que están.

Para filtrar filas por el color de una celda concreta, se usa el Filtro normal: Datos > Ordenar y filtrar > Filtro, y luego la lista desplegable del encabezado permite elegir Filtrar por color. Esa herramienta trabaja sobre el color de relleno de la celda, no sobre el color de la pestaña.

En resumen: color de pestaña es una ayuda visual para la barra inferior; color de relleno es una ayuda visual para los datos dentro de la hoja; el Filtro por color trabaja sobre el segundo, no sobre el primero.

Lo que ya sabes hacer con el color de pestaña

• Pintas una pestaña con un color de la paleta o con un código RGB a través de Colores personalizados.
• Seleccionas varias hojas con Ctrl y las pintas a la vez con el mismo tono.
• Creas un libro anual con una hoja por mes, cada una con un tono pastel distinto.
• Reconoces los tres motivos por los que una pestaña no cambia de color: libro protegido, libro compartido o tema oscuro de Office.

El siguiente paso natural es combinar el color de pestaña con un color de relleno suave en la celda A1 de cada hoja, para que la primera fila de cada mes arranque con el mismo tono que su pestaña y el libro gane coherencia visual de un vistazo.

Dudas al usar el color de pestaña en Excel

• ¿Se puede cambiar el color de pestaña en Excel para la web? Sí, con el mismo menú: clic derecho sobre la pestaña y Color de etiqueta de hoja. La paleta es la misma que en la versión de escritorio.
• ¿Por qué el color de la pestaña no aparece al imprimir? Porque solo afecta a la pestaña de la barra inferior; las hojas se imprimen tal como están, sin la pestaña coloreada.
• ¿Cuántas hojas se pueden pintar a la vez? Todas las que quieras, siempre que las selecciones con Ctrl antes de hacer clic derecho. Excel no pone un tope.
• ¿Se puede copiar el color de una pestaña a otra? No de forma directa. La forma rápida es: anotas el código RGB del color, lo aplicas en la segunda pestaña con Colores personalizados y pegas el mismo código.
• ¿El color de pestaña se guarda con el libro? Sí, queda guardado en el archivo. Al abrirlo de nuevo, las pestañas mantienen su color.

Dudas al usar el color de pestaña en Excel