Formatos de cotización en Excel: cómo crear plantillas profesionales

Una cotización es una propuesta de precio que envías a un cliente antes de empezar un proyecto: una hoja con tus datos, los del cliente, los conceptos que cobras, los importes y los impuestos. En este artículo montas una cotización en Excel desde una hoja en blanco: escribes las fórmulas que calculan cada fila y los impuestos, maquillas la hoja para que parezca una propuesta y la exportas a PDF para enviarla. Lo que aprendes aquí funciona en Excel 2007 en adelante y en Excel para la web, para Mac y para móviles.

Qué es un formato de cotización en Excel y para qué te sirve

Un formato de cotización es una plantilla de Excel pensada para escribir conceptos (horas, productos, servicios), sus precios y los impuestos, y que todo se recalcule solo al cambiar una cantidad. En lugar de escribir el total a mano, escribes una fórmula y Excel lo actualiza al vuelo: subes el precio unitario de una hora de 25 a 28, y el subtotal, el impuesto y el total se mueven contigo. Esa es la diferencia entre una cotización hecha en un procesador de textos (un documento estático) y una hecha en una hoja de cálculo (un documento vivo que se ajusta al cambio).

En la práctica, una cotización freelance típica tiene entre cinco y quince líneas de conceptos: por ejemplo, "Diseño de logo: 8 horas a 35", "Maquetación de manual: 12 horas a 30", "Revisión final: 2 horas a 40". Cada fila multiplica horas por precio unitario y da un importe; debajo, todas esas filas se suman en un subtotal, se aplica el impuesto (en cada país con su nombre y su porcentaje) y, si quieres, se descuenta un anticipo. Si el cliente te pide bajar las horas de maquetación a 10, cambias solo esa celda: el subtotal baja, el impuesto baja y el total baja, sin tocar las fórmulas.

Que el archivo calcule al cambiar una cantidad es lo que ahorra errores: el típico "me dejé un 21 % sin actualizar" o "sumé mal el IVA" desaparecen porque el porcentaje vive en una sola celda y las fórmulas lo leen de ahí. Cuando esa celda cambia (por ejemplo, porque el cliente es de otro país con otro impuesto), toda la cotización se recalcula en el mismo instante.

Las partes de una cotización bien armada

Una cotización bien armada tiene cinco bloques, siempre en el mismo orden, para que el cliente encuentre cada dato sin buscarlo:

• Encabezado con tus datos y los del cliente: tu nombre o el de tu empresa, dirección, NIF/RFC/RUT según país, correo y teléfono; debajo, los del cliente a quien va la propuesta. Este bloque va arriba, en grande, y ocupa las primeras filas (normalmente B2:F6).
• Datos de la propuesta: número de cotización, fecha de emisión, fecha de validez (vigencia) y, si quieres, un campo "Proyecto" con el nombre del trabajo. La vigencia de la cotización varía según el país y el tipo de servicio: durante ese plazo el precio se mantiene; pasado ese plazo, puede cambiar.
• Tabla de conceptos: columnas con descripción del trabajo, cantidad (horas o unidades), precio unitario, descuento opcional por línea e importe por línea. El importe de cada fila es Cantidad × Precio unitario × (1 − Descuento).
• Totales: subtotal (suma de importes), impuesto con su porcentaje, total con impuesto, descuento global opcional, anticipo y saldo contra entrega.
• Pie: forma de pago, datos bancarios, condiciones (por ejemplo, "50 % al firmar, 50 % a la entrega") y una línea para firma.

Si la cotización tiene esos cinco bloques, el cliente sabe qué le cobras, por qué, con qué impuesto y en qué plazo. Esa estructura se mantiene aunque cambien los importes: solo se mueven los números dentro de cada bloque.

Crea tu cotización en blanco desde una hoja nueva

Abre un libro nuevo y guárdalo como Cotizacion.xlsx. Vas a montar la tabla de conceptos en las celdas B2:F12, con los rótulos en la fila 2 y los conceptos debajo.

1. En B2 escribe Descripción, en C2 Cantidad, en D2 Precio unitario, en E2 Importe y en F2 Descuento %.
2. En B3 escribe a E3 los rótulos restantes (no incluida en esta hoja). Pulsa Ctrl+Intro para confirmar todos a la vez.
3. En B3 escribe Diseño de logo; en C3, 8; en D3, 35; en E3 déjala vacía por un momento; en F3, 0.
4. Copia la fila 3 hasta la fila 7 y rellena los demás conceptos. En B4 escribe Maquetación de manual, C4 12, D4 30. En B5 escribe Revisión final, C5 2, D5 40. En B6 escribe Reuniones, C6 4, D6 25. En B7 escribe Entrega y archivos, C7 1, D7 50.
5. Selecciona E3 y, en la barra de fórmulas, escribe =C3*D3*(1-F3). Pulsa Entrar.
6. Arrastra el controlador de relleno de E3 hasta E8. Los importes se calculan sin filas: 280, 360, 20.000, 100 y 50.

Las fórmulas que calculan el subtotal y el IVA

Ahora sumas los importes y calculas el impuesto. La celda del porcentaje del impuesto va aparte, en una sola celda, para poder ajustarla al país del cliente sin tocar las fórmulas.

1. Ve a B10 y escribe Subtotal. En B11 escribe IVA. En B12 escribe Total.
2. En C10 escribe =SUMA(E3:E8). Pulsa Enter.
3. En C11 escribe 21 (por ciento es la tasa de Argentina y España; más adelante la cambias). En D11 escribe % como rótulo.
4. En E11 escribe =C10*C11/100.
5. En E12 escribe =C10+E11.

=SUMA(E3:E8)

=C10*C11/100

=C10+E11

El formato de número que usan las cotizaciones

Ahora aplicas formato de moneda a los importes para que se vean como dinero, no como números crudos. Selecciona E3:E8 y abre Formato de celdas con Ctrl+1.

Para el porcentaje del IVA (C11), aplica formato 0% para que 21 se vea 21 %. Para el total (E10:E12), el formato #.##0,00" €" añade la moneda detrás. En un Excel configurado con punto decimal, los mismos códigos se escriben #,##0.00, 0% y #,##0.00" €"; en México se usa " MXN" en lugar de " €".

Añade IVA, retención y descuento a la misma hoja

La cotización se vuelve flexible cuando el porcentaje del impuesto vive en una sola celda: cambias esa celda y toda la hoja se recalcula. Lo mismo con el descuento global y el anticipo.

1. Selecciona C11 (la celda del porcentaje del IVA) y, en el Cuadro de nombres (la caja a la izquierda de la barra de fórmulas), escribe IVA_PCT y pulsa Enter. Asígnale un nombre para poder escribirlo bien en C11.
2. En B13 escribe Descuento %. En C13 escribe 0. En D13 escribe %.
3. En B14 escribe Total con descuento. En E14 escribe =E12*(1-C13/100).
4. En B15 escribe Anticipo 50 %. En C15 escribe 50. En D15 escribe %.
5. En B16 escribe Anticipo €. En E16 escribe =E14*C15/100.
6. En B17 escribe Saldo contra entrega. En E17 escribe =E14-E16.

Cotización con IVA automático país por país

La tasa del impuesto cambia según el país del cliente. La siguiente tabla resume las más usadas; pon la tasa que toque en C11 y toda la cotización se ajusta. Cada importe se mantiene en la unidad local del cliente (no se convierte entre monedas).

La celda C11 contiene la tasa; las fórmulas leen C11 y recalculan. Si tu cliente es de México, escribe 16 en C11 y el formato de moneda pasa a " MXN"; si es de España, escribe 21 y deja " €".

Cotización con descuento y anticipo

El anticipo del 50 % es solo un valor de partida: cámbialo a 30, 60 o 0 según lo que hay que negociar. La celda E16 (Anticipo €) y la cuenta E17 (Saldo) se actualizan con C11.

1. Ve a C15 y cambia el 50 por 30. E16 baja a 315,81 € y E17 sube a 736,89 €.
2. Vuelve a C15 y pon 50. E16 sube a 526,35 € y E17 baja a 526,35 €.
3. Ve a C13 y pon 10. E14 baja a 947,43 €, E16 baja a 473,71 € y E17 a 473,71 €.

Maquilla la cotización para que parezca una propuesta

Una cotización bien calculada pero descolgada (letra pequeña, sin bordes, todo pegado) no parece una propuesta seria. Maquillarla lleva cinco minutos y cambia mucho la impresión que causa.

1. Selecciona B2:F2 y pon el texto en negrita con Ctrl+N. Aplica relleno azul oscuro desde Inicio > Fuente > Color de relleno.
2. Selecciona B2:F2 y Combina y centra desde Inicio > Alineación > Combinar y centrar. Escribe Cotización con Ctrl+N y color de letra blanco.
3. Selecciona B3:F8 y aplica bordes desde Inicio > Fuente > Bordes > Todos los bordes.
4. Selecciona B3:F8 y aumenta la altura de la fila a 22 píxeles desde Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.
5. Selecciona B2 y columnas B3 (la columna de dos dígitos) y ajusta el ancho a 28 píxeles. Ajusta B a 30, C a 12, D a 14, E a 14, F a 12.
6. Ve a la pestaña Vista y desactiva Líneas de cuadrícula en Vista > Mostrar > Líneas de cuadrícula para que la hoja no parezca un cuaderno.

Para que el PDF no salga cortado, escala la hoja antes de exportar: ve a Disposición de página > Ajustar área de impresión > Escalar y pon Ajustar a 1 página(s) de ancho por 1 de alto. Así toda la cotización cabe en un PDF de una sola página.

Por qué tu cotización descuadra o se ve mal

Dos errores reales que aparecen al montar una cotización por primera vez.

El subtotal cambia de número al copiar la fórmula

Copias la fórmula del subtotal hacia abajo para arrastrarla a las filas de totales y, al hacerlo, la celda del porcentaje del IVA se mueve con la fórmula. El resultado: el total descuadra.

La fórmula de E11 era =C10*C11/100, pero al copiarla hacia abajo Excel ajustó la referencia a C12, que está vacía. Para que la celda del IVA no se mueva, fíjala con F4: selecciona la fórmula en la barra de fórmulas, haz clic sobre C11 y pulsa F4. La referencia pasa de C11 a $C$11, y al copiar o arrastrar la fórmula la celda no se desplaza.

=C10*$C$11/100

El PDF sale cortado y la última fila se pierde

Configuraste la cotización, la viste bien en pantalla y al exportar a PDF la fila del saldo contra entrega se cortó y pasó a una segunda página, o el último concepto de la lista desapareció del PDF.

El área de impresión solo incluía hasta la fila 12, así que las filas 13 a 17 con el descuento, el anticipo y el saldo quedaron fuera. Para incluir toda la cotización en el PDF, redefine el área antes de exportar.

1. Selecciona el rango B2:F17 (toda la cotización, desde el título hasta el saldo).
2. Ve a Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión.
3. Revisa la salida en Archivo > Imprimir (o Ctrl+P) y comprueba que la vista previa muestra una sola página.
4. Exporta con Archivo > Guardar como > PDF.

Lo que ya sabes hacer con un formato de cotización en Excel

• Tienes una tabla de cotización con descripción, cantidad, precio unitario, importe calculado y descuento por línea, y los totales (subtotal, impuesto, total, anticipo y saldo) se recalculan al cambiar cualquier celda.
• Conoces los códigos de formato de número para importes (#.##0,00), porcentajes (0%) y moneda con símbolo (#.##0,00" €"), y los ajustas al país del cliente (México con MXN, España con €, etc.) sin convertir entre monedas.
• Sabes fijar la celda del porcentaje del impuesto con F4 para que la fórmula del IVA no se desplace la que está al arrastrar hacia abajo.
• Defines el área de impresión en Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión y escalas la hoja para que el PDF quepa en una página.
• Guardas la cotización como PDF para enviar y como .xlsx para futuras ediciones.

El siguiente paso es guardar el archivo como plantilla .xltx desde Archivo > Guardar como > Plantilla de Excel (.xltx). Así, al abrir un nuevo libro basado en esa plantilla, las fórmulas, los formatos y los rótulos ya están listos: solo tienes que rellenar los conceptos del nuevo cliente y cambiar la tasa del impuesto si hace falta.

Dudas al usar un formato de cotización en Excel

Datos del artículo:

• es: tasa IVA España — 21 % — (en el artículo) — https://support.microsoft.com/es-es/excel/review-guidelines-for-customizing-a-number-format
• mx: tasa IVA México — 16 % — (en el artículo) — https://support.microsoft.com/es-es/excel/review-guidelines-for-customizing-a-number-format
• ar: tasa IVA Argentina — 21 % — (en el artículo) — https://support.microsoft.com/es-es/excel/review-guidelines-for-customizing-a-number-format
• cl: tasa IVA Chile — 19 % — (en el artículo) — https://support.microsoft.com/es-es/excel/review-guidelines-for-customizing-a-number-format
• pe: tasa IGV Perú — 18 % — (en el artículo) — https://support.microsoft.com/es-es/excel/review-guidelines-for-customizing-a-number-format

Dudas al usar un formato de cotización en Excel