Un presupuesto en Excel no es más que una hoja donde apuntas lo que entra y lo que sale de dinero, y dejas que Excel haga las cuentas por ti. En este tutorial vas a montar uno desde cero: una hoja con los movimientos del mes, las fórmulas que los suman, una lista desplegable para no escribir mal las categorías, una tabla dinámica para ver a dónde se va el dinero y un gráfico circular para que se entienda a la primera. Todo funciona en Excel 2010 en adelante; las tablas dinámicas y los gráficos existen en todas las versiones de escritorio, en Excel para la web y en Excel para Mac. La parte de matrices dinámicas (las tablas que se ajustan solas al añadir filas) se usa a partir de Excel 2021 y Microsoft 365, pero en este tutorial no la necesitas.
Nota sobre el separador: los argumentos de las funciones se escriben con PUNTO Y COMA (
=SUMA(A1:A10)lleva solo un argumento, pero=SI(A1>10;"Alto";"Bajo")usa;entre argumentos). Si tu Excel está configurado con punto decimal, el separador será la coma.
Qué es un presupuesto en Excel y para qué te sirve
Un presupuesto personal o de una pequeña asociación es, en el fondo, una lista de movimientos de dinero con tres datos: fecha, concepto e importe, y una etiqueta que dice si es dinero que entra o que sale. Sobre esa lista, Excel se encarga de sumar los ingresos, sumar los gastos y restar para que veas, en una sola celda, cuánto te queda a fin de mes.
La gracia de hacerlo en hoja de cálculo y no en un cuaderno es que las fórmulas hacen el trabajo por ti: si corriges un importe o añades una fila nueva, los totales se recalculan solos. Y si más adelante metes una tabla dinámica o un gráfico, el mismo libro te sirve para ver, mes a mes, en qué categorías se te va el sueldo y dónde puedes recortar.
En este tutorial el libro se llama Presupuesto mensual y lo vamos a usar en todos los pasos. La hoja de ejemplo se llama Movimientos y tiene ingresos (el sueldo y un par de cosas extra) y gastos (alquiler, comida, transporte y ocio).
Las piezas de una buena hoja de presupuesto
Cualquier presupuesto, por sencillo que sea, se sostiene sobre las mismas piezas. Antes de tocar Excel, conviene tenerlas claras para no perder tiempo después.
| Pieza | Qué recoge | Ejemplo en el libro |
|---|---|---|
| Ingresos | Dinero que entra | Sueldo, freelance, devolución |
| Gastos fijos | Pagos que se repiten cada mes | Alquiler, internet, seguro |
| Gastos variables | Pagos que cambian | Comida, transporte, ocio |
| Categoría | Etiqueta para agrupar | Casa, Comida, Transporte, Ocio, Sueldo, Otros |
| Totales | Suma de ingresos y suma de gastos | Una celda cada uno |
| Diferencia | Ingresos menos gastos | Lo que te queda |
| Comparación | Previsto frente a real | Una segunda hoja |
El libro que vas a montar tiene las seis primeras piezas en la hoja Movimientos y la comparación, más adelante, en una segunda hoja llamada Previsto vs real.
Montar la hoja desde cero en pocos minutos
Abre un libro nuevo y, en la primera hoja, escribe los encabezados en la fila 1: en A1 Fecha, en B1 Concepto, en C1 Tipo, en D1 Categoría y en E1 Importe. Selecciona la fila 1 y aplica negrita con Ctrl+N (en Mac, Cmd+N dentro de la celda no es negrita: usa Cmd+B).
Rellena ahora ocho filas con datos realistas del mes de octubre. Copia estas filas tal cual para que las fórmulas que vienen después den los mismos resultados que aquí:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Tipo | Categoría | Importe |
| 2 | 01/10/2026 | Nómina | Ingreso | Sueldo | 1.450,00 |
| 3 | 03/10/2026 | Alquiler piso | Gasto | Casa | 620,00 |
| 4 | 05/10/2026 | Compra semanal | Gasto | Comida | 85,40 |
| 5 | 08/10/2026 | Billete de metro | Gasto | Transporte | 32,00 |
| 6 | 10/10/2026 | Cena con amigos | Gasto | Ocio | 45,50 |
| 7 | 15/10/2026 | Freelance web | Ingreso | Otros | 280,00 |
| 8 | 18/10/2026 | Supermercado | Gasto | Comida | 67,25 |
| 9 | 22/10/2026 | Cine | Gasto | Ocio | 12,00 |
dd/mm/aaaa.E2, la barra de fórmulas muestra 1450 (sin el formato); al hacer clic en A2, muestra 01/10/2026.La fórmula que suma ingresos y la que suma gastos por separado
Ahora quieres una celda que sume SOLO los ingresos y otra que sume SOLO los gastos. Para eso sirve SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS): suma un rango que cumpla una o varias condiciones. En G1 escribe Total ingresos y en G2** Total gastos**. En H1 y H2` van las fórmulas:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E9;C2:C9;"Ingreso")
=SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E9;C2:C9;"Gasto")La primera suma el rango E2:E9 (importes) cuando el rango C2:C9 (tipo) vale Ingreso. La segunda hace lo mismo para Gasto.
| F | G | H | |
|---|---|---|---|
| 1 | Total ingresos | Total gastos | |
| 2 | 1.730,00 | 862,15 |
1.730,00 (1.450 + 280) y la de gastos es 862,15 (620 + 85,40 + 32 + 45,50 + 67,25 + 12). Si te sale 0, mira el siguiente punto.El total del mes y lo que te queda
Falta la pieza que cierra el presupuesto: lo que te queda. En G4 escribe Diferencia y en H4 la resta:
=H1-H2Selecciona H1, H2 y H4, abre Ctrl+1 y aplica el formato Número con 1.250,00 (separador de miles y dos decimales) para que se vea limpio.
| G | H | |
|---|---|---|
| 1 | Total ingresos | 1.730,00 |
| 2 | Total gastos | 862,15 |
| 4 | Diferencia | 867,85 |
867,85 es lo que te queda del mes (1.730,00 – 862,15). Si te sale negativo, los gastos superan a los ingresos y tienes que revisar la columna Tipo.Que las categorías se elijan de una lista y no se escriban a mano
Escribir la categoría a mano invita a errores: "Comida" y "comida" cuentan como categorías distintas en una tabla dinámica. La solución es una lista desplegable con Validación de datos.
Selecciona D2:D9 y abre la herramienta:
Pulsa Aceptar. Cada celda de la columna D muestra ahora una flecha a la derecha; al pulsarla, aparecen las seis categorías. Cambia los valores de D2:D9 para que coincidan con la lista: Sueldo, Casa, Comida, Transporte, Ocio, Otros, Comida, Ocio.
D2, la barra de fórmulas muestra Sueldo y la celda tiene la flecha del desplegable.Que la fecha sea realmente una fecha y el importe no quede en blanco
Ahora que la columna D está protegida con una lista, le toca a la columna A y a la columna E. Selecciona A2:A9, abre Validación de datos y configura:
Repite con E2:E9, pero con un decimal:
hola en A3: Excel no te deja. Intenta escribir -5 en E3: tampoco.Ver el presupuesto de un vistazo con una tabla dinámica
Hasta aquí has sumado todo el mes, pero no sabes a dónde se va el dinero. Una tabla dinámica agrupa las filas por categoría y te lo enseña en un par de clics.
Primero, convierte los datos en una tabla para que la tabla dinámica se actualice sola al añadir filas. Selecciona A1:E9 y ve a:
Marca La tabla tiene encabezados y acepta. Ahora selecciona cualquier celda de la tabla y crea la tabla dinámica:
Acepta el cuadro (la nueva hoja vale) y, en el panel de la derecha, arrastra Categoría al área Filas y Importe al área Valores. La tabla dinámica sumará los importes por categoría, pero también incluirá los ingresos (Sueldo y Otros). Para quedarte solo con los gastos, arrastra Tipo al área Filtros y elige Gasto en el desplegable.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Categoría | Suma de Importe |
| 2 | Casa | 620,00 |
| 3 | Comida | 152,65 |
| 4 | Ocio | 57,50 |
| 5 | Transporte | 32,00 |
| 6 | Total general | 862,15 |
Total gastos de la hoja Movimientos (862,15).Un gráfico circular para ver a dónde se va el dinero
Con la tabla dinámica de gastos ya hecha, un gráfico circular se monta en dos clics. Haz clic en cualquier celda de la tabla dinámica y ve a:
Elige el primer circular (2D) y acepta. Arrastra el gráfico a la derecha de la tabla para que no tape los datos. Verás cuatro quesitos: Casa, Comida, Ocio y Transporte, cada uno con su porcentaje.
Comida: 152,65).Comparar lo que previste con lo que gastaste de verdad
Una tabla dinámica te dice a dónde se fue el dinero, pero no si te pasaste del plan. Para eso, crea una segunda hoja llamada Previsto vs real. En A1 escribe Categoría, en B1 Presupuesto y en C1 Real. En D1 escribe Diferencia.
Rellena las categorías y la columna Presupuesto con lo que pensabas gastar al empezar el mes. La columna Real se rellena con un BUSCARV (en inglés, VLOOKUP) que toma el total de la tabla dinámica de la hoja anterior.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Categoría | Presupuesto | Real | Diferencia |
| 2 | Casa | 620,00 | 620,00 | 0,00 |
| 3 | Comida | 160,00 | 152,65 | -7,35 |
| 4 | Ocio | 80,00 | 57,50 | -22,50 |
| 5 | Transporte | 35,00 | 32,00 | -3,00 |
La fórmula de la columna D es =B2-C2 (presupuesto menos real). Un valor positivo es que has gastado menos de lo previsto; uno negativo, que te has pasado.
Hoja2, sustitúyelo en la fórmula. En la barra de fórmulas se ve el nombre real.Resaltar lo que se pasa del límite con formato condicional
Para ver de un vistazo en qué categorías te has pasado, aplica formato condicional a la columna D. Selecciona D2:D5 y ve a:
Elige Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato y escribe:
=D2<0Pulsa Formato, rellena con rojo claro y acepta dos veces. Cualquier diferencia negativa se pinta de rojo.
Errores típicos de un presupuesto y cómo arreglarlos
Las hojas de presupuesto fallan siempre en los mismos sitios. Vale la pena verlos antes de que te pasen.
- Escribir
Ingresocon minúscula en una fila y con mayúscula en otra. La tabla dinámica las cuenta como dos categorías distintas. - Poner el importe como texto (con un apóstrofe delante) sin darte cuenta.
SUMAR.SI.CONJUNTOlo ignora y la suma sale baja. - Crear la tabla dinámica antes de convertir los datos en tabla. Al añadir una fila nueva, no se incluye en el resumen.
- Poner la fecha como texto (
01/10/2026escrito a mano con formato de celdaTexto). La validación de fecha no funciona y los gráficos de tiempo fallan. - Borrar la fila de encabezados al ordenar. A partir de ahí, las tablas dinámicas dejan de reconocer los campos.
Por qué la suma de Ingresos me sale 0
Si H1 te da 0, abre la barra de fórmulas de la celda y mira el criterio. SUMAR.SI.CONJUNTO distingue mayúsculas de minúsculas SOLO si la celda criterio las distingue, así que "Ingreso" e "ingreso" pueden dar resultados distintos.
| C | E | |
|---|---|---|
| 2 | Ingreso | 1.450,00 |
| 7 | Ingreso | 280,00 |
El arreglo más limpio es unificar la lista: añade a la validación de datos de la columna C una lista con Ingreso y Gasto, y corrige a mano las filas mal escritas. Si el problema persiste, usa =SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E9;C2:C9;"Ingreso*") con comodín, pero la lista desplegable es más segura.
Por qué el formato condicional se aplica a toda la columna
Si al crear la regla de formato condicional pusiste el rango como D:D o escribiste la fórmula sin fijar la fila, Excel rellenará también la fila 1 (el encabezado) y las celdas vacías. Para corregirlo, abre Formato condicional > Administrar reglas, edita la regla y cambia el cuadro Se aplica a por:
=$D$2:$D$5Así la regla solo afecta a las celdas con datos.
Por qué la tabla dinámica no suma, sino que cuenta
Cuando arrastras Importe al área Valores y ves Recuento de Importe en lugar de Suma de Importe, Excel ha entendido que la columna no es numérica (suele pasar si alguna celda tiene un texto o un espacio). La solución: en el panel de la tabla dinámica, haz clic en Recuento de Importe, elige Configuración de campo de valor y selecciona Suma. Si la columna sigue sin sumar, revisa que no haya un apóstrofe o un espacio delante de ningún importe en la hoja Movimientos.
Lo que ya sabes hacer con un presupuesto en Excel
- Montar una hoja con fecha, concepto, tipo, categoría e importe, y convertirla en tabla para que crezca sola.
- Sumar ingresos y gastos por separado con
SUMAR.SI.CONJUNTOy calcular lo que queda del mes. - Crear listas desplegables con Validación de datos para que las categorías no se escriban a mano.
- Resumir los gastos por categoría con una tabla dinámica y visualizarlos con un gráfico circular.
- Comparar lo previsto con lo real en una segunda hoja y resaltar los excesos con formato condicional.
El siguiente paso natural es agrupar los movimientos por mes con SUMAR.SI para ver la evolución mes a mes y detectar en qué meses te pasas siempre.
Dudas al montar un presupuesto en Excel
1. ¿Hay alguna plantilla de presupuesto en Excel gratuita para descargar?
Sí, Microsoft ofrece varias plantillas gratuitas en su página oficial de plantillas de Excel: hay de mensuales, de proyectos, personales y de pequeños negocios, y solo tienes que ir a Archivo > Nuevo y escribir «presupuesto» en el buscador. Todas se descargan en formato .xlsx estándar, listas para escribir tus números en las celdas que ya vienen preparadas.
2. ¿Cómo puedo hacer un presupuesto personal gratis en Excel?
Abre un libro nuevo, escribe en la columna A los meses del año y reparte la columna B en tus categorías (vivienda, comida, transporte, ocio). Luego en la columna D pones lo que realmente gastas y en la E, con la fórmula =B2-D2, ves de un vistazo cuánto te queda cada mes. El formato es totalmente gratis y lo puedes guardar como plantilla .xlsx para reutilizarlo.
3. ¿Dónde consigo una plantilla de Excel gratis para presupuesto de una empresa?
En la galería de plantillas de Microsoft puedes buscar «presupuesto empresarial» y descargar varias opciones gratuitas que ya incluyen hojas separadas para ingresos, gastos fijos, gastos variables y un cuadro de resumen. También puedes crear la tuya copiando la estructura del presupuesto personal y añadiendo una hoja más con la previsión de ventas por producto.
4. ¿Cómo hago una tabla de ingresos y egresos en Excel?
Crea dos listas dentro de hojas: en la columna A los conceptos (sueldo, alquiler, luz, transporte…) y en la B el tipo (Ingreso o Egreso). Después, en una celda aparte usas =SUMAR.SI(B:B;"Ingreso";A:A) para el total de ingresos y =SUMAR.SI(B:B;"Egreso";A:A) para el de gastos, y restando ambos obtienes el balance del periodo.
5. ¿Qué debe tener una plantilla de presupuesto empresarial en Excel?
Una plantilla útil necesita al menos cinco hojas: una de ingresos previstos por línea de negocio, otra de gastos fijos (alquiler, sueldos, suministros), una de gastos variables (materias primas, comisiones), una de inversión y una de resumen mensual con la fórmula =Ingresos-Gastos para ver el resultado. Si añades una columna de «real» junto a la de «previsto», puedes compararlos con la función DESVEST y ver qué partidas se desvían más.