Una plantilla de inventario es una hoja ya armada con las columnas justas para controlar lo que tienes en tu tienda o almacén: el producto, cuántas unidades hay, cuántas entran, cuántas salen y cuándo hay que reponer. En este tutorial la creas tú mismo en un libro nuevo: empiezas con una hoja Inventario con productos de una tienda de barrio, le sumas una hoja de Movimientos para que las entradas y las salidas se calculen solas, y acabas con avisos visuales que pintan de rojo lo que se agota. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016, 2013 y 2010, en Excel para la web y en Excel para Mac; las tablas dinámicas existen desde Excel 2007 en adelante.
Qué es una plantilla de inventario y para qué te sirve
Imagina una tienda de barrio con cuadernos, bolígrafos, carpetas, gomas y tijeras. Cada día entran cajas del proveedor y salen unidades por la venta. Sin un control escrito, el dueño se da cuenta de que se ha quedado sin existencias justo cuando el cliente lo pregunta. Una plantilla de inventario es esa hoja de cálculo que recoge, producto a producto, cuántas unidades hay en ese momento, cuántas deberían quedar como mínimo y qué valor tiene el género en el almacén. Con esa información decides qué pedir, qué liquidar y cuánto dinero tienes parado en tu género. El inventario se basa en tres ideas: el stock inicial que cuentas a primera hora, las entradas que vas anotando según llegan y las salidas que apuntas cuando vendes o devuelves; el stock real de cada día es la cuenta de los tres.
Las columnas que trae una plantilla y las las que necesitas de
Una plantilla básica reúne diez columnas que cubren lo que cualquier tienda pequeña necesita. Cada una tiene una función clara.
| Columna | Qué guarda | Para qué te sirve |
|---|---|---|
| Código | Referencia corta del producto (CU-001, BO-002) | Buscar sin escribir el nombre entero |
| Producto | Nombre del artículo | Identificar la fila a ojo |
| Categoría | Papelería, Escritura, etc. | Filtrar y agrupar |
| Unidad | Unidad, Caja, Pack | Saber cómo se vende |
| Stock Inicial | Lo que contaste al abrir la plantilla | Punto de partida |
| Entradas | Unidades que han llegado desde el proveedor | Reposiciones |
| Salidas | Unidades vendidas o retiradas | Lo que se ha movido |
| Stock Actual | Stock Inicial + Entradas – Salidas | Lo que hay ahora mismo |
| Stock Mínimo | Cantidad a partir de la cual hay que pedir | Aviso para reponer |
| Precio Unitario | Precio de coste por unidad | Calcular valor total |
| Valor Total | Stock Actual × Precio Unitario | Cuánto vale el género en almacén |
| Ubicación | Estantería, caja o pasillo | Encontrarlo rápido |
| Estado | Disponible, Bajo Stock, Agotado, En Pedido | Ver de un vistazo cómo está cada producto |
Dónde conseguir plantillas de inventario gratis y cómo abrirlas
Si todavía no tienes una, hay dos sitios oficiales con plantillas gratuitas. La galería de Microsoft en la web tiene plantillas listas para abrir con un clic, y excel-util.com ofrece un .xlsx pensado para abrir en cualquier versión de Excel. Para descargar en cualquiera de los dos, elige el archivo .xlsx, guárdalo en una carpeta que encuentres y ábrelo después con doble clic o desde Archivo > Abrir en Excel.
La plantilla de la galería de Microsoft
- Entra en
excel.cloud.microsoft/create/es/inventory-templates/con el navegador. - Elige la plantilla que más se parezca a tu tienda.
- Pulsa Crear una copia; se abre una copia en tu OneDrive.
- Ábrela en el navegador con Excel para la web o, si prefieres, descárgala como
.xlsxy ábrela en tu Excel de escritorio.
La plantilla de excel-util.com
- Ve a
excel-util.com/plantilla/plantilla-inventario-excel-gratis/. - Pulsa el enlace de descarga del archivo
.xlsx. - Guarda el archivo en tu equipo.
- Ábrelo con doble clic o desde
Archivo > Abriren Excel. - Comprueba que el archivo no contiene macros (la extensión debe ser
.xlsx, no.xlsm): la plantilla es compatible con Excel 2016 o superior, con Google Sheets y con LibreOffice Calc.
Arma tu propia plantilla de inventario en una hoja nueva
En lugar de adaptar la de otro, crea la tuya desde cero en un libro vacío. La llamas con una hoja que se llame Inventario y once columnas: Código, Producto, Categoría, Unidad, Stock Mínimo, Precio Unitario, Stock Actual, Entradas, Salidas, Valor Total y Estado.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Producto | Categoría | Unidad | Stock Mínimo | Precio Unitario | Stock Actual | Entradas | Salidas | Valor Total | Estado |
| 2 | CU-001 | Cuaderno A4 | Papelería | Unidad | 10 | 1,50 | 45 | 0 | 0 | 67,50 | Disponible |
| 3 | BO-001 | Bolígrafo azul | Escritura | Unidad | 20 | 0,80 | 120 | 0 | 0 | 96,00 | Disponible |
| 4 | CA-001 | Carpeta A4 | Papelería | Unidad | 8 | 2,30 | 60 | 0 | 0 | 138,00 | Disponible |
| 5 | GO-001 | Goma de borrar | Escritura | Unidad | 15 | 0,40 | 80 | 0 | 0 | 32,00 | Disponible |
| 6 | TI-001 | Tijeras escolares | Escritura | Unidad | 5 | 1,90 | 25 | 0 | 0 | 47,50 | Disponible |
| 7 | LI-001 | Lápiz HB | Escritura | Unidad | 25 | 0,30 | 200 | 0 | 0 | 60,00 | Disponible |
| 8 | SE-001 | Pegamento barra | Papelería | Unidad | 12 | 1,10 | 0 | 0 | 0 | 0,00 | Agotado |
| 9 | RE-001 | Regla 30 cm | Escritura | Unidad | 10 | 0,70 | 35 | 0 | 0 | 24,50 | Disponible |
| 10 | MO-001 | Mochila escolar | Mochilas | Unidad | 3 | 18,00 | 8 | 0 | 0 | 144,00 | Disponible |
| 11 | ES-001 | Estuche simple | Estuches | Unidad | 6 | 2,50 | 14 | 0 | 0 | 35,00 | Disponible |
| 12 | FO-001 | Folios 500 ud | Papelería | Caja | 2 | 4,80 | 6 | 0 | 0 | 28,80 | Disponible |
La fórmula del Valor Total: multiplicar Stock por Precio
La columna Valor Total se calcula sola: Stock Actual (G) por Precio Unitario (F). En I2 escribe =G2*F2 y arrastra el controlador de relleno —el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda— hasta I12. Verás cómo cada fila calcula su valor sin que tengas que escribirlo a mano.
=G2*F2| F | G | I | |
|---|---|---|---|
| 2 | 1,50 | 45 | 67,50 |
| 3 | 0,80 | 120 | 96,00 |
| 4 | 2,30 | 60 | 138,00 |
| 5 | 0,40 | 80 | 32,00 |
| 6 | 1,90 | 25 | 47,50 |
| 7 | 0,30 | 200 | 60,00 |
| 8 | 1,10 | 0 | 0,00 |
| 9 | 0,70 | 35 | 24,50 |
| 10 | 18,00 | 8 | 144,00 |
| 11 | 2,50 | 14 | 35,00 |
| 12 | 4,80 | 6 | 28,80 |
Convertir el rango en tabla para que crezca solo
El rango A1:K12 es todavía un cuadro suelto: si añades una fila abajo con un producto nuevo, el formato se queda en la fila 12 y las nuevas filas aparecen en blanco. Lo convierte en una tabla para que las fórmulas, los formatos y los encabezados se hereden en cada fila nueva.
- Selecciona
A1:K12. - Pulsa Ctrl+T para crear una tabla.
- Marca "[x] La tabla tiene encabezados".
- Pulsa Aceptar.
Ahora, si escribes un producto en la fila 13, la tabla lo incorpora con el mismo formato y las fórmulas se extienden solas.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Código | Producto | Categoría | Unidad | Stock Mínimo | Precio Unitario | Stock Actual | Entradas | Salidas | Valor Total | Estado |
| 2 | CU-001 | Cuaderno A4 | Papelería | Unidad | 10 | 1,50 | 45 | 0 | 0 | 67,50 | Disponible |
| 12 | FO-001 | Folios 500 ud | Papelería | Caja | 2 | 4,80 | 6 | 0 | 0 | 28,80 | Disponible |
| 13 | PL-001 | Pegamento líquido | Papelería | Unidad | 8 | 1,40 | 22 | 0 | 0 | 30,80 | Disponible |
Listas desplegables para no escribir de cualquier forma
La plantilla de excel-util.com viene con listas en las columnas Categoría, Unidad y Estado: en Estado los valores son Disponible, Bajo Stock, Agotado y En Pedido. Una lista desplegable evita que cada uno escriba el texto a su manera ("disponible", "Disponible", "DISPONIBLE") y que después los filtros y las fórmulas no las encuentren.
La lista escrita a mano en el cuadro de Validación de datos
La forma más rápida es escribir los valores a mano dentro del propio cuadro de Validación de datos.
Con la celda K2 seleccionada, abre Validación de datos, elige Permitir: Lista y escribe los cuatro valores en Origen separados por punto y coma. Al pulsar Aceptar, la celda muestra una flecha a la derecha; al hacer clic salen los cuatro. Esta forma sirve cuando los valores son pocos y no van a cambiar.
La lista sacada de un rango de la hoja
Si los valores pueden crecer, escríbelos en una columna aparte y dile a Validación que los lea de ahí. Por ejemplo, en M2:M5 escribe los cuatro estados y úsalo como origen.
| A | B | |
|---|---|---|
| 2 | – | – |
| 3 | – | – |
| 4 | – | – |
| 5 | – | – |
Si más adelante añades un quinto estado en M6, tiene espacio a la lista desde la propia hoja, sin volver a abrir Validación de datos. Y más:
| M | |
|---|---|
| 2 | Disponible |
| 3 | Bajo Stock |
| 4 | Agotado |
| 5 | En Pedido |
Que las entradas y las salidas se sumen solas
La columna Stock Actual de la hoja Inventario tiene que reflejar la cuenta de cada día. Para que se recalcule sola cada vez que anotas un movimiento, crea una segunda hoja llamada Movimientos con cuatro columnas: Fecha, Producto, Tipo (Entrada o Salida) y Cantidad. Cada fila o cada cambio es un apunte: una entrada de 30 unidades de Cuaderno A4 el día 5, una salida de 4 unidades el día 6, y así.
Sumar entradas y salidas por producto con SUMAR.SI
En la hoja Inventario, las columnas Entradas (columna H) y Salidas (columna I) se calculan con SUMAR.SI (en inglés SUMIF), que suma las cantidades de la hoja Movimientos que cumplen una condición. La condición es que el Producto del código (columna A de Movimientos) coincida con el código de esta fila, y que el Tipo sea Entrada o Salida según la columna.
=SUMAR.SI(Movimientos!B:B;A2;Movimientos!D:D)=SUMAR.SI(Movimientos!B:B;A2;Movimientos!D:D)La fórmula se arrastra desde H2 hasta H12. La columna Salidas usa la misma fórmula cambiando la condición del Tipo, y la columna Stock Actual (G) pasa a ser el Stock Inicial más las entradas y las salidas de los movimientos del producto. Y más:
| A | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|
| 2 | CU-001 | 45 | 30 | 4 |
| 3 | BO-001 | 120 | 50 | 12 |
| 4 | CA-001 | 60 | 20 | 5 |
| 5 | GO-001 | 80 | 40 | 10 |
| 6 | TI-001 | 25 | 10 | 3 |
| 7 | LI-001 | 200 | 60 | 15 |
| 8 | SE-001 | 0 | 24 | 8 |
| 9 | RE-001 | 35 | 15 | 4 |
| 10 | MO-001 | 8 | 5 | 1 |
| 11 | ES-001 | 14 | 12 | 2 |
| 12 | FO-001 | 6 | 4 | 1 |
Que la lista de productos no se escriba a mano cada vez
La columna Producto de la hoja Movimientos también puede tener una lista desplegable que lea los códigos de la hoja Inventario. Así, al anotar un movimiento, eliges el código de la lista y no tienes que recordarlo.
El origen lleva los dólares para que al arrastrar la regla el rango no se mueva.
Avisos visuales cuando un producto se queda bajo
Saber qué hay que pedir es tan importante como saber qué hay. Con un formato condicional debajo de la columna Stock Mínimo, Excel pinta la fila de rojo en cuanto el Stock Actual queda por debajo. Así, al llegar a la tienda, lo primero que miras son las filas rojas.
La regla «resaltar si es menor que»
- Selecciona el rango de datos
A2:K12(sin los encabezados). - Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
- Elige Aplicar formato a las celdas que sean menores que.
- En el cuadro de comparación escribe
=$E2$—la celda del Stock Mínimo de la misma fila, con la columna fijada con F4 (F4 en Mac: Cmd+T) y la fila sin fijar, para que cada celda mire su propio Stock Mínimo—. - Pulsa Formato… y elige un Relleno rojo claro.
- Pulsa Aceptar dos veces.
Comprobarlo escribiendo un valor bajo a mano
Para ver la regla funcionando, baja el Stock Actual del producto de la fila 7 (Lápiz HB) de 200 a 2 unidades. La fila entera se pinta de rojo porque 2 es menor que su Stock Mínimo (25). Devuelve el valor a 200 y la fila vuelve a blanco.
| A | B | E | G | |
|---|---|---|---|---|
| 7 | LI-001 | Lápiz HB | 25 | 2 |
Por qué tu plantilla no avisa o no suma
Cuando copias la plantilla a tu equipo y empiezas a usarla de verdad, tres errores son los que más se repiten.
#¡REF! al arrastrar la fórmula del Valor Total
Lo que ves: la celda I muestra #¡REF! en alguna fila.
Por qué pasa: borraste una fila intermedia y la fórmula del Valor Total quedó apuntando a una celda que ya no existe. Por ejemplo, si borraste la fila 8 (Pegamento barra), la fórmula de la fila 9 (Regla original en fila 10) sigue diciendo =G10*F10 pero los datos se han movido.
Cómo se arregla: revisa que las celdas G y H de la fila con el error son números. Si ves una referencia que apunta a una fila que no existe, reescribe la fórmula manualmente con =G9*F9 en I9 y vuelve a arrastrar.
El Stock Actual no cuadra con las entradas y las salidas
Lo que ves: el Stock Actual de un producto es 0 aunque en Movimientos has apuntado entradas.
Por qué pasa: las celdas de la columna Cantidad de Movimientos están en formato Texto, no Número, y SUMAR.SI no las suma. También puede pasar que el Tipo de la fila sea "entrada" en minúscula y la fórmula busca exactamente "Entrada".
Cómo se arregla: revisa que la columna Cantidad tiene formato Número y que la columna Tipo tiene exactamente los valores Entrada y Salida escritos igual que en la fórmula.
Lo que ya sabes hacer con tu plantilla de inventario
- Crear desde cero una hoja Inventario con las columnas que tu tienda necesita.
- Calcular el Valor Total con una fórmula que se arrastra y se hereda al crecer la tabla.
- Convertir el rango en tabla para que los formatos y las fórmulas se extiendan solos.
- Poner listas desplegables en las columnas de Estado y Producto con Validación de datos.
- Pintar de rojo las filas cuyo Stock Actual queda por debajo del Stock Mínimo con Formato condicional.
El siguiente paso natural es crear una tabla dinámica sobre la hoja Movimientos para ver las salidas por producto y por mes y detectar así qué se mueve más y qué se queda parado.
Dudas al usar una plantilla de inventario en Excel
1. ¿Cómo hacer una plantilla de inventario en Excel con fórmulas y gratis?
Abre un libro nuevo, crea una tabla con columnas para producto, stock mínimo, entradas, salidas y saldo, y en la columna saldo usa la fórmula =ENTRADAS-SALIDAS acumulada fila a fila. No necesitas pagar nada: Excel incluye todo lo necesario y solo vas a usar referencias y un par de funciones básicas.
2. ¿Dónde puedo descargar plantillas de inventario en Excel gratis?
Excel trae plantillas prediseñadas en Archivo > Nuevo: busca "inventario" o "stock" y elige la que más se parezca a tu negocio. También puedes descargar plantillas gratuitas en sitios de Microsoft, copiar la estructura que te enseñamos en el tutorial y adaptarla a tus productos.
3. ¿Cómo se hace un inventario en Excel con macros para registrar entradas y salidas?
Una macro es un pequeño programa en VBA que automatiza tareas: en este caso, al pulsar un botón, copia la fila del formulario a la tabla de movimientos. No es obligatorio usarlas; con BUSCARV y formato de tabla consigues el mismo resultado sin programar, y luego puedes añadir macros si te interesa.
4. ¿Puedo guardar la plantilla de inventario en PDF para imprimirla o enviarla?
Sí: con el libro abierto, ve a Archivo > Guardar como, elige la carpeta y en Tipo selecciona PDF. También puedes ir a Archivo > Imprimir y elegir Microsoft Print to PDF para generar solo la hoja que quieres enviar, por ejemplo un corte de inventario a una fecha concreta.
5. ¿Qué es un Kardex en Excel y cómo se hace con entradas y salidas?
Un Kardex es una ficha que registra, artículo por artículo, cada movimiento con su fecha, cantidad, precio y el saldo resultante tras cada operación. En Excel se hace con una tabla por producto, fórmulas que calculan el saldo acumulado y, si quieres, una fila para costo promedio con SUMAR.SI.CONJUNTO.
6. ¿Cómo se diseña una plantilla en Excel para controlar entradas y salidas de productos?
Monta una hoja con el catálogo de productos (código, nombre, stock mínimo) y otra hoja con los movimientos (fecha, producto, tipo, cantidad) usando una lista desplegable para el tipo y un BUSCARX para traer el nombre. Con una columna calculada y formato de tabla tendrás el stock actualizado en cada fila.
7. ¿Se puede hacer un control de inventarios en Excel con macros sin pagar?
Sí: solo necesitas un libro .xlsm (con macros) y el editor Visual Basic que ya trae Excel en la pestaña Programador. Una macro sencilla puede tomar los datos de un formulario y añadirlos a la tabla de movimientos en una sola línea, sin coste adicional.
8. ¿Cómo crear una plantilla en Excel que sirva para inventario y para ventas?
Usa una hoja de movimientos donde el tipo sea "Entrada", "Salida" o "Venta": con un filtro o una columna calculada separas los tres casos. En otra hoja, una tabla dinámica o SUMAR.SI.CONJUNTO te muestra las ventas por producto o por cliente, manteniendo el stock siempre al día.
Fuentes
- MicrosoftValidación de datos — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftBDPROMEDIO — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftBDMAX — documentación oficialconsultado el 05/10/2026
- MicrosoftBDMIN — documentación oficialconsultado el 05/10/2026