Plantillas en Google Sheets y Excel: cómo crearlas y usarlas

Cuando alguien busca «plantillas de Google Sheets» y tiene Excel delante, lo que normalmente quiere es aprovecharse de los modelos gratuitos de Hojas de cálculo de Google (calendario, presupuesto, inventario, Gantt) y meterlos en un libro .xlsx para editarlos a su manera. A lo largo de este tutorial se trabaja con un mismo archivo: un presupuesto mensual en una hoja llamada 2025, con fecha, categoría, concepto e importe. Empezamos descargando la plantilla desde Sheets, vemos qué se mantiene al abrirla en Excel 2021, 2024 o Microsoft 365, sustituimos lo que Sheets trae de fábrica y, al final, devolvemos el libro a Google Drive. La parte práctica sirve para esas versiones de escritorio; Excel para la web abre el mismo .xlsx pero no ejecuta macros ni Power Query.

Qué entiendes por "plantillas de Google Sheets" cuando trabajas en Excel

«Sheets» no son las hojas de un libro de Excel, sino Hojas de cálculo de Google, la aplicación de Google que vive en Drive y que se abre en el navegador. Una «plantilla de Google Sheets» es un archivo modelo, listo para copiar, que ofrece Google en su galería pública: calendarios, planificadores, presupuestos, inventarios, diagramas de Gantt, OKR, KPI de marketing, cuentas de resultados. El usuario las descarga, las duplica con «Archivo > Hacer una copia» y las rellena con sus datos, todo sin instalar nada.

Cuando esa persona abre Excel, lo que busca es reutilizar ese mismo modelo pero dentro de un .xlsx: quiere el calendario, el presupuesto o el Gantt, pero con sus fórmulas en español, con Power Query, con VBA, o simplemente sin depender del navegador. El camino tiene dos partes: bajar el archivo de Google y adaptarlo en Excel. Las dos partes funcionan, pero no todo lo que Sheets trae de fábrica sobrevive al cambio: las funciones propias de Sheets (QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE, ARRAYFORMULA) Excel no las entiende y aparecen como #¿NOMBRE? al abrir el archivo.

Dónde está cada plantilla de Google Sheets y qué licencia tiene

Las plantillas de Hojas de cálculo de Google viven en la galería oficial de Google, en sheets.google.com, y se abren en modo lectura. Para editarlas, el botón azul «Hacer una copia» del menú Archivo crea un duplicado en el Drive del usuario, ya editable, bajo la cuenta de Google de cada uno. El original es de lectura; la copia es del usuario y se puede descargar. El menú «Archivo > Descargar» ofrece Microsoft Excel (.xlsx), PDF, ODS, CSV, página web (.html) y otros. Para llevarla a Excel interesa la primera: .xlsx.

La licencia habitual de las plantillas oficiales de Google es Creative Commons Attribution (CC BY 3.0), que permite copiar, modificar y redistribuir siempre que se mantenga la atribución a Google. Conviene comprobarlo en los términos de la plantilla concreta antes de reutilizarla en un proyecto profesional.

Las plantillas gratuitas más útiles y qué traen

• Calendario mensual 2025 y 2026: una hoja por mes, con días y semanas ya escritos, pensada para anotar citas o turnos.
• Planificador semanal 2025: una hoja por semana con franjas horarias para repartir tareas.
• Presupuesto mensual: hoja con categorías (Vivienda, Comida, Transporte, Ocio, Ahorro), columna de previsto y columna de real.
• Diagrama de Gantt: hoja con tareas, fechas de inicio y fin, y barras dibujadas con formato condicional.
• Inventario: hoja con productos, unidades, stock mínimo y alertas de reposición.
• Cuenta de resultados: hoja con ingresos, gastos y cálculo automático del resultado.
• Seguimiento de OKR: hoja con objetivos, resultados clave y porcentaje de avance.
• KPI de marketing: hoja con métricas, objetivos y barras de progreso.

Las plantillas automatizadas de pago que no encajan en un tutorial

Abrir una plantilla de Google Sheets en Excel sin que se desmonte

1. Abre en el navegador la URL de la plantilla de Google Sheets (por ejemplo, la de presupuesto mensual).
2. En la barra de menús de Sheets, pulsa Archivo > Hacer una copia. Se abre un cuadro de diálogo con el nombre de la copia y la carpeta de Drive donde se guarda; pulsa «Aceptar».
3. Con la copia ya abierta, ve a Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx). El archivo baja al equipo.
4. Abre el .xlsx desde Excel 2021, 2024 o Microsoft 365 con doble clic. Verás el mismo libro, con las mismas hojas y los mismos colores de fondo. Las celdas combinadas, los bordes y los anchos de columna se mantienen.

Lo que Excel interpreta a la primera y lo que deja raro

Sobre la hoja 2025 del presupuesto, abre el archivo .xlsx y compara con la copia que aún tienes en Drive. Lo que se mantiene sin tocar nada: los colores de fondo y los bordes, las celdas combinadas con el mes en grande, los anchos de columna, los gráficos de Sheets (que Excel reinterpreta como gráficos propios), los formatos condicionales sencillos (mayor que, menor que, barras de datos) y las listas desplegables de validación.

Lo que Excel deja raro: las funciones propias de Sheets (QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE, ARRAYFORMULA, FILTER, UNIQUE, SORT, LET si viene de Sheets) se ven en la celda con el error #¿NOMBRE? porque Excel no las reconoce. Los minigráficos de tipo «sparkline» y los gráficos de barras 3D de Sheets a veces cambian de aspecto al pasar a Excel. La causa de casi todos los problemas es esa: Sheets y Excel comparten nombre de función solo en las más conocidas (SUMA, CONTAR, SI, BUSCARV); en cuanto la plantilla usa una función exclusiva de Sheets, hay que sustituirla a mano.

Sustituir las funciones de Sheets que Excel no entiende

=SI(B2="Vivienda";SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;B:B;"Vivienda");0)

=INDICE(D:D;COINCIDIR("Ahorro";B:B;0))

Reconstruir en Excel las piezas que Sheets trae de fábrica

1. Abre el .xlsx del presupuesto descargado y, si lo tenía, borra las filas con #¿NOMBRE?.
2. Selecciona la lista de categorías en F1:F6 y conviértela en tabla con Inicio > Estilos > Dar formato como tabla; estilo medio, con encabezados.
3. Vuelve a la hoja 2025, sitúate en A1 y pulsa Ctrl+Fin para ver el último dato; con cualquier celda del bloque elegida, ordena por fecha con Inicio > Modificar > Ordenar > Ordenar de más antiguo a más reciente.
4. Para que nadie toque los totales por accidente, desbloquea solo las celdas de datos: selecciona el rango de importes D2:D100, pulsa Ctrl+1, ficha Proteger, desmarca «Bloqueada» y acepta. Después protege la hoja con Revisar > Proteger > Proteger hoja, sin contraseña, y acepta.

Crear de cero la lista desplegable que la plantilla traía

Selecciona B2:B100 en la hoja 2025; la lista desplegable aparece en cada celda. Si la lista origen está en la tabla de la hoja Categorías, conviértela en referencia estructurada (=Tabla1[Categoría]) para que crezca sola al añadir filas.

Pintar las fechas que se pasan del plazo como en Sheets

1. Selecciona A2:A100 en la hoja 2025.
2. Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige «Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan».
4. Condición: «Valor de la celda» / «es anterior a» / =HOY().
5. Pulsa Formato, ficha Relleno, color rojo claro, y acepta dos veces.

Construir el mini panel de control con SUMAR.SI.CONJUNTO

=SUMAR.SI.CONJUNTO('2025'!D:D;'2025'!B:B;$A2)

Crea una hoja nueva llamada Resumen con las cinco categorías en A2:A6 y esta fórmula en B2, copiada hasta B6:

El nombre de la hoja 2025 se escribe entre comillas simples porque empieza por número y Excel lo confunde con un literal de texto. La referencia a D:D y B:B se mantiene relativa al arrastrar; $A2 se ancla a la columna A para que el criterio cambie fila a fila.

Terminar el trabajo y devolver el libro a Google Sheets

1. Repasa la hoja 2025 y la hoja Resumen en Excel 2021, 2024 o Microsoft 365.
2. Guarda el archivo con Ctrl+G como libro de Excel (.xlsx).
3. Entra en drive.google.com, pulsa Nuevo > Subir archivo y selecciona el .xlsx.
4. Ábrelo con doble clic: se abre en modo Office, conservando el formato .xlsx. Al volver a pulsar Archivo > Guardar como Hojas de cálculo de Google, se crea una copia en formato Sheets.

Por qué pierdes las macros, Power Query y Power Pivot al pasar por Sheets

El .xlsx descargado de una plantilla de Sheets no lleva VBA: la plantilla original se hizo con fórmulas y formato, no con macros. Si el libro original tenía Power Query, las consultas no se ven en Sheets y, al volver a descargar, se pierden. Power Pivot se va por la misma puerta: Sheets no abre modelos de datos. Lo que sí sobrevive son las tablas, los gráficos, los formatos condicionales sencillos, la validación de datos y los nombres definidos.

Forzar la conversión a formato Sheets cuando quieras las funciones de Sheets

1. En Google Drive, haz clic derecho sobre el .xlsx.
2. Elige Abrir con > Hojas de cálculo de Google.
3. En la nueva pestaña, ve a Archivo > Guardar como Hojas de cálculo de Google.

A partir de ese momento el archivo es .gsheet y se pueden usar QUERY, IMPORTRANGE y GOOGLEFINANCE, pero ya no es un .xlsx. Conviene trabajar solo en una de las dos versiones: si se quiere Excel, se sube como .xlsx; si se quiere Sheets, se guarda como .gsheet.

Errores típicos al mover una plantilla de Sheets a Excel y cómo arreglarlos

La fórmula IMPORTRANGE aparece como #¿NOMBRE? en Excel

Al abrir el .xlsx, la celda muestra #¿NOMBRE? porque Excel no entiende IMPORTRANGE (es función exclusiva de Sheets). El arreglo más limpio es pegar los datos como valores: copia la celda de Sheets, pégala en Excel con Ctrl+Alt+V, opción «Valores». Si la fuente cambia a menudo, usa Power Query con Datos > Obtener y transformar > Desde la web y la URL del archivo de Sheets en modo CSV publicado.

La lista desplegable deja de mostrar los valores al guardar

La validación apuntaba a un rango de otra hoja en formato Sheets. Al guardar como .xlsx, la referencia se rompe y la lista sale vacía. Se rehace en Excel: Datos > Herramientas de datos > Validación de datos, Permitir: Lista, Origen: =Categorías!$F$2:$F$6, y se comprueba que la lista origen esté convertida en tabla para que crezca sola al añadir filas.

Los formatos condicionales con barras de datos salen en blanco

La regla original era de Sheets y se guardó con un formato que Excel no termina de traducir. La barra sale en blanco aunque la celda tenga valor. Se borra la regla y se crea de nuevo: Inicio > Estilos > Formato condicional > Barras de datos > Otras reglas, con el mismo rango D2:D13, relleno azul, sin borde. La barra vuelve a aparecer.

Lo que Excel no puede hacer con una plantilla de Google Sheets

• VBA y Apps Script: las macros de un libro Excel se quedan en Excel; las automatizaciones de Sheets (Apps Script) se quedan en Sheets. No hay traducción automática entre las dos.
• Power Query y Power Pivot: al pasar por Sheets, las consultas y los modelos de datos se pierden. La alternativa es repetir la consulta en Excel con Power Query o no pasar por Sheets y trabajar directamente en .xlsx.
• GOOGLEFINANCE y otras funciones de datos en vivo: Excel no trae una función equivalente. La alternativa es un valor pegado, un enlace a la fuente oficial o Power Query contra una API que el usuario tenga contratada.
• Complementos de Workspace: los add-ons de Sheets (mail merge, conectores a CRM, etc.) no existen en Excel. La alternativa es usar los equivalentes de Office (Power Automate, complementos COM) o quedarse en Sheets.
• Gráficos y formatos condicionales complejos de Sheets: los minigráficos tipo «sparkline» y algunas reglas de color por escala se reinterpretan en Excel, a veces con cambios visibles. La alternativa es rehacer la regla en Excel o mantener la plantilla en Sheets.

Lo que ya sabes hacer con una plantilla de Google Sheets en Excel

• Descargar una plantilla de Sheets como .xlsx y abrirla en Excel 2021, 2024 o Microsoft 365 sin perder colores, gráficos ni listas desplegables.
• Sustituir las funciones de Sheets (QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE, ARRAYFORMULA) por SUMAR.SI.CONJUNTO, BUSCARV, Power Query o MATRIZ.AFILA.
• Rehacer desde cero la validación de datos y el formato condicional con la cinta de opciones de Excel, sobre la misma hoja de presupuesto.
• Devolver el libro a Google Drive, decidir si se queda como .xlsx en modo Office o se convierte a .gsheet, y asumir lo que se gana y se pierde en cada caso.
• Decidir cuándo conviene quedarse en Sheets (plantilla colaborativa, GOOGLEFINANCE, Apps Script) y cuándo conviene quedarse en Excel (Power Query, VBA, modelos de datos).

El siguiente paso es comparar dos plantillas en tu propio Drive: la de presupuesto que acabas de adaptar y la de diagrama de Gantt, descargarla también como .xlsx, y dejar una sola fuente de la verdad con los mismos nombres de categoría y los mismos colores de estado en ambos archivos.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar plantillas de Google Sheets en Excel