Tipos de hoja de cálculo en Excel: qué son y para qué sirve cada uno

Una hoja de cálculo es, en su forma más sencilla, un archivo con datos organizados en filas y columnas. Bajo ese paraguas caben muchos formatos: el .xlsx que usa Excel, el .csv que exportan bancos y ERP, el .gsheet de Google Sheets o el .numbers de Apple. En este tutorial partimos del libro Ventas2026 —una hoja con productos, precios y cantidades— y lo vamos guardando, abriendo y convirtiendo entre formatos para entender qué guarda cada uno y qué se pierde al cambiar. Funciona en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016; en Mac y en la web las rutas y los menús son los mismos, aunque con menos conectores.

Qué es una hoja de cálculo y por qué hay tantos formatos

Una hoja de cálculo es un archivo que guarda datos en celdas —la intersección de una fila y una columna— dentro de hojas, que a su vez se agrupan en un libro. Excel es el programa que abre y edita esos archivos, pero el formato del archivo puede ser muy distinto según quién lo creó y para qué.

En la práctica te encuentras con tres familias. La primera es la de Excel: .xlsx para libros normales, .xlsm cuando hay macros, .xls para los libros clásicos anteriores a 2007 y .xlsb, la versión binaria. La segunda es la del texto plano: .csv (valores separados por comas) y .txt con tabuladores; la usan bancos, sistemas contables y exportaciones de cualquier base de datos. La tercera es la de otros programas: Google Sheets guarda como .gsheet (en la nube) o exporta a .xlsx y .csv; Numbers de Apple usa .numbers; LibreOffice y OpenOffice, .ods.

Todos son "hojas de cálculo" en el sentido de que los puedes abrir con un programa de hojas de cálculo, pero no todos son intercambiables. Excel abre los suyos y los de texto sin problema; los de Numbers o Google Sheets requieren un paso intermedio: exportar antes a .xlsx o .csv desde el programa original. La regla práctica: si el archivo viene de fuera de Excel, primero se exporta desde su programa y luego se abre.

Los formatos que Excel abre, guarda y crea

XLSX, el formato actual de Excel

XLSX es el formato estándar desde Excel 2007. Sustituyó al .xls y es lo que Excel ofrece por defecto al pulsar Ctrl+G. Guarda todo lo que esperas: fórmulas, formatos, gráficos, tablas, validación de datos, imágenes, comentarios, hipervínculos y hasta un millón de filas por hoja. Internamente es un paquete ZIP con varios archivos XML dentro: uno por hoja, uno con las fórmulas, otro con los estilos. Por eso es un poco más lento abriendo y guardando que .xlsb, pero es el más compatible y el único que entienden bien todos los programas.

XLSM y XLSB, los formatos con extras

XLSM es un XLSX que además puede contener macros VBA. La "M" final avisa de que el archivo lleva código y, al abrirlo, Excel muestra la barra de aviso de macros para que decidas si las habilitas. Úsalo cuando tu libro tenga una macro, un formulario o código detrás de botones.

XLSB es el libro en formato binario. No es texto XML, sino un fichero binario comprimido: ocupa menos y abre y guarda más rápido, sobre todo con libros de varios cientos de megas. A cambio, es menos compatible fuera de Excel. Si tu libro pesa mucho y solo lo usas en Excel, prueba a guardarlo como .xlsb y compara. Ambos formatos existen desde Excel 2007.

XLS, el formato clásico que ya no se crea

.xls es el formato de Excel 97, 2000, 2002 (XP) y 2003. Su tope son 65.536 filas y 256 columnas por hoja, muy por debajo del millón de filas y las 16.384 columnas de los formatos modernos. Excel 2007 en adelante sigue abriéndolo sin problemas, pero al guardar propone .xlsx por defecto y .xls solo si se lo pides en Guardar como. Úsalo únicamente cuando tengas que enviar el archivo a alguien que todavía use una versión anterior a 2007, algo cada vez más raro.

CSV, valores separados por comas

CSV (Comma-Separated Values) es un archivo de texto plano donde cada fila es una línea y los valores de las celdas se separan con un carácter —coma, punto y coma o tabulador— y opcionalmente se encierran entre comillas. No guarda fórmulas, ni formatos, ni gráficos, ni la segunda hoja, ni siquiera los formatos de número: el número 15,00 se convierte en 15 y el 1.250,00 en 1250.00 (con punto decimal, no con coma). Es el formato universal para mover datos entre programas: cualquier base de datos, cualquier lenguaje de programación y casi cualquier ERP lo entiende.

Al abrir un CSV en Excel aparece el cuadro Importar texto:

En el segundo paso eliges el delimitador (coma, punto y coma, tabulador u otro) y en el tercero el formato de cada columna.

Lo que Excel no abre: Numbers, Google Sheets, Works, Lotus

Excel no abre .numbers de Apple ni .gsheet de Google de forma directa. Tampoco entiende los formatos antiguos de Lotus 1-2-3 (.wk1, .wk3, .123) ni los de Microsoft Works (.xlw ya extintos). La solución es siempre la misma: abrir el archivo en su programa original y exportarlo a .xlsx o .csv. En Numbers: Archivo > Guardar como > Excel. En Google Sheets: Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx) o Valores separados por comas (.csv). En Lotus y Works, si todavía conservas el programa, exporta a .xls; si no, conviene recrear la hoja desde cero con los datos.

Guardar un libro en el formato adecuado

Partimos del libro Ventas2026, con la hoja Productos ya rellena. Vamos a guardarlo en tres formatos distintos para ver qué se conserva y qué se pierde en cada uno.

Elegir XLSX para el día a día

1. Abre el libro Ventas2026.xlsx.
2. Pulsa F12 (oArchivo > Guardar como).
3. En Tipo, elige Libro de Excel (*.xlsx).
4. Escribe el nombre y pulsa Guardar.

Elegir XLSM cuando hay macros

1. Abre Ventas2026.xlsm, que tiene una macro Hola en un módulo.
2. Pulsa F12 y elige Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
3. Guarda y cierra.
4. Vuelve a abrir y pulsa Alt+F8: la macro Hola aparece en la lista.

Exportar a CSV para enviar datos a otro programa

1. En Ventas2026.xlsx, quédate solo con la hoja Productos (botón derecho sobre la pestaña Hoja2 > Eliminar).
2. F12 > Tipo: CSV (delimitado por comas) (*.csv).
3. Acepta el aviso de que solo se exporta la hoja activa.
4. Abre el .csv resultante con el Bloc de notas: verás las cuatro columnas separadas por comas, sin fórmulas ni formatos.

Abrir un archivo que no es XLSX y dejar los datos limpios

Cuando abres un CSV a pelo (doble clic o Abrir), Excel aplica sus valores por defecto y a veces se come la primera fila, interpreta los números como texto o descuadra las tildes. La forma limpia es usar Power Query (Obtener y transformar datos), disponible desde Excel 2016.

1. Abre un libro en blanco.
2. Ve a la cinta Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos > De archivo > Desde texto/CSV.
3. Selecciona el archivo y pulsa Importar.
4. Revisa la vista previa: comprueba que las columnas se han separado bien y que los encabezados son los correctos.
5. Pulsa Transformar datos para limpiarlo en el editor, o Cargar y cerrar para traerlo tal cual.

Convertir entre formatos sin perder lo importante

A veces lo que necesitas es pasar de un formato a otro manteniendo fórmulas, formatos y gráficos. El camino depende del formato de destino.

Pasar un libro a PDF para enviarlo

1. Abre el libro y ve a Archivo > Guardar como.
2. En Tipo, elige PDF (*.pdf).
3. Pulsa Opciones para decidir si quieres el libro entero o solo la hoja activa, y el ajuste de página.
4. Acepta y guarda.

Pasar un libro a CSV respetando la coma decimal

1. Selecciona la hoja que quieres exportar.
2. Archivo > Guardar como > CSV (delimitado por comas) (*.csv).
3. Acepta el aviso de pérdida de datos.

Por qué Excel desordena o corta los datos al importar

Tres fallos típicos al traer datos de fuera: que la primera fila se trate como dato, que los números grandes se vean en notación científica y que las tildes salgan como símbolos raros. Los tres se arreglan en el mismo sitio, en Power Query.

La primera fila se come los títulos

El CSV trae Producto;Precio;Cantidad como primera línea, pero Excel la importa como datos y crea una fila de encabezados genéricos (Columna1, Columna2). En el editor de Power Query, marca la casilla "Usar la primera fila como encabezados" en la pestaña Inicio > Transformar.

Los números grandes se ven como 1,23E+15

El CSV no tiene formato, así que el DNI 123456789012345 se interpreta como número y se acorta. En Power Query, clic derecho sobre la columna > Cambiar tipo > Texto (o Número entero con el formato adecuado). Antes de cargar, revisa la columna en la vista previa.

Las tildes y las ñ salen como símbolos raros

La codificación del archivo no coincide con la que Excel espera: en lugar de Mañana ves Mañana. En el cuadro de Importar texto, paso 1, cambia Origen del archivo a 65001 (UTF-8) si el archivo viene de un sistema moderno, o a Windows-1252 si viene de uno antiguo.

Lo que ya sabes hacer con los formatos de hoja de cálculo

• XLSX es el formato por defecto: úsalo para el día a día.
• XLSM cuando el libro lleva macros VBA, y XLSB si el archivo pesa mucho y solo lo abres en Excel.
• CSV para mover datos entre programas: solo guarda valores de la hoja activa.
• PDF para enviar el libro tal cual, sin que nadie lo modifique.
• Power Query para abrir CSV y archivos de texto sin que se desarmen los datos.

El siguiente paso es Importar datos con Power Query, donde verás cómo limpiar columnas, cambiar tipos y combinar varios archivos en uno.

Dudas al usar los formatos de archivo de Excel

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