Word, Excel y PowerPoint: qué es cada uno y para qué sirve

Cuando tienes un documento de Word con productos, clientes o cualquier lista, llevarlos a Excel muchas veces se convierte en un dolor de cabeza: la tabla se pega toda en una columna, las tildes se desconfiguran o los saltos de línea parten una fila en dos. En este tutorial vas a aprender las dos formas fiables de traer datos de Word a Excel: copiar la tabla directamente cuando ya viene en forma de tabla, y guardar el documento como .txt para importarlo cuando los datos están sueltos. Al terminar sabrás limpiar el resultado, arreglar los errores más comunes y dejar cada fila con su clave, su nombre y su precio en su columna. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y los pasos manuales (copiar y pegar) valen desde Excel 2007. La importación con Power Query está disponible desde 2016; en 2010 y 2013 hace falta el complemento gratuito Power Query.

Qué cambia al traer datos de Word a Excel

Imagina una tabla pequeña en un documento de Word con cuatro productos: Lapicero, Cuaderno, Goma y Calculadora, con su precio, su cantidad y su total. Esa misma información existe en Word como un rectángulo dibujado, con bordes visibles y un título en el estilo Untitled · 14:32. Cuando la copias y la pegas en una celda de Excel, lo que se va al portapapeles no son los colores ni los bordes: son los textos y los números. Excel los reparte por celdas siguiendo las tabulaciones que Word puso entre columna y columna, y lo que se ve en la cuadrícula es el contenido sin el formato de Word. Esto conviene entenderlo antes de empezar: lo que traes son los datos, no la maqueta.

Lo que Excel puede recibir de Word y lo que no

• Tabla de Word: sí. Se copia la tabla en Word, se pega en Excel y cada celda va a una celda.
• Texto con tabulaciones o comas: sí, pero no copiando y pegando, sino guardando el .docx como .txt e importándolo con Datos >
• Documento .docx abierto directamente en Excel: no. Excel no convierte .docx; hay que copiar la tabla o exportar el texto.
• Formatos de Word (colores, estilos de título, bordes decorativos): se pierden al pegar. Excel aplica los formatos de la hoja de destino.
• Imágenes, formas y objetos incrustados en la tabla de Word: se ignoran o aparecen como una imagen suelta, no como dato en una celda.

Copiar una tabla de Word y pegarla en una hoja

La forma más rápida de pasar una tabla a Excel es la que parece más obvia: seleccionar, copiar y pegar. Vamos a usarlo sobre una lista de productos de una papelería: la tabla tiene cuatro columnas (Producto, Precio, Cantidad, Total) y cuatro filas de datos.

1. En Word, abre el documento con la tabla de productos.
2. Haz clic dentro de la tabla y pulsa Ctrl+A dos veces: la primera vez selecciona el contenido de la celda, la segunda selecciona toda la tabla.
3. Pulsa Ctrl+C para copiar.
4. Abre un libro en blanco en Excel y selecciona la celda A1.
5. Pulsa Ctrl+V para pegar.
6. Verás que la tabla aparece desde A1 hacia la derecha y hacia abajo, con cada celda de Word ocupando una celda de Excel.

El botón Opciones de pegado que aparece al pegar

Nada más pegar, aparece junto a la esquina inferior derecha del rango pegado un pequeño botón con un icono de portapapeles. Ese es el menú de Opciones de pegado, y abre un cuadro con iconos grandes para decidir cómo se incorpora lo copiado.

1. Pega la tabla con Ctrl+V.
2. Haz clic en el botón que aparece junto al rango pegado.
3. Elige Coincidir con formato de destino para que la tabla tome los colores y los tipos de letra de la hoja de Excel.
4. Si en su lugar eliges Mantener formato de origen, verás los estilos de Word encima del contenido.

Usar Pegado especial para traer solo lo que interesa

Pegado especial es el cuadro que se abre con Ctrl+Alt+V y que muestra exactamente qué formatos del portapapeles puedes pegar. Cuando lo copiado viene de otro programa (Word, una web), el cuadro muestra formatos como HTML, Texto Unicode y Texto sin formato.

1. Copia la tabla en Word con Ctrl+C.
2. En Excel, selecciona A1 y pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
3. Elige Texto Unicode si quieres pegar solo los textos y separadores limpios.
4. Elige HTML si quieres que Excel reconstruya la tabla con su formato.

Traer texto que no está en tabla: guardar como .txt e importar

Cuando los datos están en párrafos sueltos, separados por tabulaciones o por comas, copiarlos y pegarlos funciona mal: aparecen todos en la columna A. La forma fiable es guardar el documento como texto plano e importarlo. Sobre la misma lista de la papelería, ahora escrita como cuatro líneas separadas por tabulaciones (no como tabla), vamos a pasarla a Excel.

1. En Word, abre el menú Archivo > Guardar como y elige el tipo Texto sin formato (.txt).
2. Acepta el aviso de Word sobre perder formatos; lo importante es que las tabulaciones entre columnas se conservan.
3. Ve a la cinta de Excel y entra en Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
4. Elige el archivo .txt recién guardado y pulsa Importar.
5. En la vista previa, elige el delimitador correcto y pulsa Cargar.

Elegir el delimitador correcto en la vista previa

El cuadro que aparece al importar muestra una vista previa de los datos y deja elegir el delimitador. Si la lista original usaba tabulaciones, marca Tabulación; si usaba comas, marca Coma; si usaba punto y coma, marca Punto y coma.

Limpiar lo que se desordena al pegar

Después de pegar o importar, es habitual encontrar la primera fila de cada producto partida por un salto de línea dentro de una celda, o una columna mal alineada. La herramienta para esto es Texto en columnas, que parte el contenido de una columna usando un separador.

1. Selecciona la columna A entera haciendo clic en su letra.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
3. Elige Delimitados y pulsa Siguiente.
4. Marca Tabulación como separador y pulsa Finalizar.

Quitar duplicados y dejar una sola fila por registro

Cuando la misma lista se importa dos veces o se pega por error, aparece un duplicado. Quitar duplicados borra las filas que repiten, dejando la primera.

1. Selecciona el rango con los datos, por ejemplo A1:D5.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados.
3. Marca solo la columna Producto como criterio y pulsa Aceptar.

Errores típicos al pasar datos de Word a Excel

• Cuando se pega con todo el menú, la tabla cae toda en la columna A.
• Cuando se pega una tabla con celdas combinadas en Word, las celdas combinadas se desordenan.
• Cuando hay saltos de línea dentro de una celda de Word, al pegar la fila se parte en dos.
• Cuando el .txt se importa en otra codificación, las tildes y las eñes salen como ñ o á, lo que se conoce como mojibake.
• Cuando se abre el .csv con doble clic en lugar de importarlo, el delimitador no es el que toca y todo cae en la columna A.

La tabla aparece toda en la columna A

Esto pasa casi siempre por dos motivos: abrir el .csv con doble clic en lugar de importarlo por la cinta, o pegar texto de Word sin tabulaciones entre campos. Si ha sido por pegar texto plano, el arreglo es Texto en columnas.

1. Selecciona la columna A completa.
2. Ve a Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
3. Elige Delimitados y marca Tabulación o Coma según el original.
4. Pulsa Finalizar.

Las tildes salen raras: mojibake

Si al importar el .txt ves Gestión en lugar de Gestión, el archivo se ha leído en una codificación que no es UTF-8. La solución es volver a hacerlo eligiendo 65001: Unicode UTF- como Origen del archivo en el cuadro de importación.

1. Borra la pestaña que se cargó mal.
2. Vuelve a Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
3. En el cuadro de vista previa, abre la lista Origen del archivo y elige 65001: Unicode UTF-.
4. Pulsa Cargar.

Lo que ya sabes hacer al traer datos de Word a Excel

• Copiar una tabla de Word y pegarla en una hoja de Excel.
• Importar un archivo .txt con datos separados por tabulaciones o comas.
• Limpiar filas partidas por saltos de línea con Texto en columnas.
• Quitar filas duplicadas con Quitar duplicados.
• Arreglar el mojibake eligiendo UTF-8 al importar.
• Elegir entre Coincidir con formato de destino y Pegado especial.

Siguiente paso: automatizar toda la limpieza (cortar, renombrar columnas, aplicar formato) con Power Query, que graba la secuencia de pasos y la repite con un clic cuando vuelvas a abrir el archivo.

Dudas al pasar datos de Word a Excel