Cómo configurar una hoja tamaño oficio en Excel

Cuando se imprime un contrato, una carta legal o cualquier documento largo de oficina, la hoja tamaño oficio (también llamada Legal) es la que más se usa en América Latina: mide 21,6 cm de ancho por 35,6 cm de alto (8,5 × 14 pulgadas), es más alta que la carta y más estrecha que el A4. En este tutorial vas a preparar un libro de Excel con esa medida, vas a ajustar márgenes, saltos de página y encabezados, y vas a guardar una plantilla lista para imprimir tus contratos. Lo que explico sirve para Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también para Excel para la web y para Mac; la cinta de opciones puede verse algo distinta en versiones muy antiguas, pero los cuadros de diálogo son los mismos.

Qué es la hoja oficio y por qué se usa

La hoja oficio es un tamaño de papel más largo que la carta, pensado para documentos que no caben en una sola página tamaño carta: contratos, escrituras, poderes, órdenes de compra largas y formularios administrativos. En Excel no existe un botón mágico llamado «oficio»; lo que hay es un tamaño de página con un nombre internacional: Legal (en inglés, Legal). Cuando eliges Legal, Excel ajusta el área imprimible a 21,6 cm de ancho por 35,6 cm de alto, repartidos según la impresora y los márgenes que pongas.

Esta medida es la que se conoce popularmente como «oficio» en México, «legal» en buena parte de América Latina y «tamaño oficio» en oficinas y notarías. Si trabajas con A4 (21 × 29,7 cm), el Legal es simplemente más alto: 5,9 cm más largo, lo que da margen para un par de párrafos extra sin que el documento salte a una segunda página.

Las medidas del oficio frente a Carta y A4

La diferencia clave está en el alto: oficio y carta comparten el ancho (21,6 cm), pero oficio es casi 8 cm más alto. Por eso un contrato que se cortaba en dos hojas carta, en oficio cabe en una sola.

Qué cambia en Excel al imprimir en oficio

Cuando cambias el tamaño de página a Legal, Excel recalcula tres cosas: el área imprimible (el rectángulo dentro del cual pueden caer datos), los saltos de página automáticos (las líneas gruesas azules que ves en la vista Normal) y el lugar donde se imprime el encabezado. Si tu hoja tiene un título en la fila 1, ese título se imprime al principio de cada página, no solo en la primera.

Para abrir el cuadro que controla todo esto, ve a la pestaña Disposición de página, en el grupo Configurar página, y pulsa el lanzador (la flechita pequeña en la esquina inferior derecha del grupo). También puedes pulsar Alt+P, S, P para llegar directamente a la configuración de página.

Personalizar un tamaño que no sale en la lista

A veces la impresora no detecta el tamaño Legal o lo imprime como Carta sin avisar. En ese caso puedes forzar las medidas exactas del oficio: 21,6 cm de ancho y 35,6 cm de alto. Elige Personalizar tamaño de papel en el menú desplegable y rellena los dos campos.

Este ajuste sirve cuando la impresora tiene oficio físico en la bandeja pero Excel no lo reconoce, o cuando quieres dejar un margen extra en el alto para que quepan más líneas sin tocar los márgenes superior e inferior.

Los márgenes y la cabecera que sí llegan a la hoja

Los márgenes son la distancia entre el borde del papel y el contenido. En la pestaña Márgenes del mismo cuadro eliges Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Para un contrato, los valores razonables son 2,5 cm arriba y abajo, y 3 cm a los lados, para que el texto no quede pegado al borde.

En la pestaña Encabezado y pie de página puedes añadir un número de página en la parte alta de cada hoja: pulsa Personalizar encabezado, elige la sección central o derecha, y luego el botón Insertar número de página. Así, aunque tu contrato ocupe varias hojas, todas llevan su numeración visible.

Prepara una hoja en blanco con tamaño oficio

Empezamos con un libro nuevo que vamos a llamar «Contratos». Creamos una sola hoja, le ponemos nombre, la orientamos en vertical y le damos el tamaño Legal con márgenes de 2,5 cm. Después la veremos en Vista Presentación para asegurarnos de que las medidas se aplican.

1. Abre un libro nuevo y ve a la parte inferior, donde están las pestañas. Clic derecho sobre Hoja1, elige Cambiar nombre y escribe Contratos.
2. Ve a la pestaña Disposición de página, grupo Configurar página, y pulsa Tamaño. Elige Legal (21,6 × 35,6 cm).
3. En el mismo grupo, pulsa Orientación y deja Vertical.
4. Abre el lanzador del grupo Configurar página, ve a la pestaña Márgenes y rellena Superior 2,5 cm, Inferior 2,5 cm, Izquierdo 3 cm, Derecho 3 cm. Pulsa Aceptar.
5. Ve a la pestaña Vista, grupo Vistas del libro, y pulsa Presentación. Verás la hoja en blanco con las medidas reales, lista para imprimir.

Vista Diseño de página para ver las medidas reales

La vista Presentación es muy visual, pero mientras editas molesta porque oculta filas vacías. Para trabajar con normalidad y a la vez ver dónde caerán los saltos de página, usa Vista Diseño de página. Aquí ves los datos como siempre, pero aparecen las líneas azules de los saltos y el área imprimible sombreada en gris.

Para volver a la vista de trabajo habitual, pulsa Vista > Vistas del libro > Normal, o usa el atajo Alt+W, L.

Crea una plantilla lista para imprimir en oficio

Ahora vamos a montar una plantilla de contrato encima de la hoja Configuración que ya tenemos. La idea es que cada vez que copies esta hoja, te sirva para un contrato nuevo sin tocar el formato.

1. En la hoja Contratos, clic en A1 y escribe: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
2. En A3 escribe Cliente: y en B3 Servicios Profesionales del Sur, S.A. de C.V..
3. En A4 escribe Fecha: y en B4 15/10/2026.
4. En A5 escribe Domicilio: y en B5 Av. Insurgentes Sur 1234, Col. Del Valle.
5. En A6 escribe Importe: y en B6 18.500,00 MXN.
6. En A7 escribe Vigencia: y en B7 Del 15/10/2026 al 14/10/2027.
7. En A9 escribe el primer párrafo del contrato: El prestador se obliga a brindar los servicios descritos en el anexo A, en los plazos y condiciones acordados con el cliente.
8. En A13 escribe Firma del prestador y en B13 Firma del cliente.
9. En A14 y B14 deja filas vacías para que las firmas no queden pegadas a la línea.

Marca los datos fijos con saltos de página manuales

Si el párrafo del contrato crece o el cliente quiere añadir más condiciones, las firmas pueden saltar a la segunda página y quedarse solas. Para evitarlo, inserta un salto de página manual justo después del cuerpo del contrato, de modo que las firmas siempre empiecen en página nueva si la hoja se alarga.

1. Clic en la celda A15.
2. Ve a Disposición de página, grupo Saltos, y pulsa Insertar salto de página.

Verás una línea azul gruesa entre la fila 14 y la 15. A partir de ahí, todo lo que escribas debajo se imprime en la página siguiente.

Imprime solo la primera página del contrato

Antes de imprimir todo el contrato, conviene comprobar que la primera página cabe bien y que el título y los datos del cliente están donde deben. Archivo > Imprimir te muestra la vista previa y, en la parte inferior, un campo de páginas para limitar la impresión.

1. Pulsa Ctrl+P (o ve a Archivo > Imprimir).
2. Abajo, en el campo Páginas, escribe 1 y elige Solo 1 en el menú.
3. Revisa la vista previa a la derecha. Si todo encaja, pulsa Imprimir.

Por qué la hoja oficio sale cortada o en dos páginas

Cuando un usuario pasa de tamaño carta a oficio, tres errores explican casi todos los problemas: la hoja sigue marcada como carta, los márgenes personalizados son demasiado grandes o demasiado pequeños, o se está mirando la vista Normal en vez de la Presentación y no se ven los saltos reales.

El tamaño sigue siendo Carta y no oficio

A veces configuras Legal pero la hoja sigue saliendo con la altura de Carta. La causa típica es que el cambio se hizo en el libro equivocado, o que la hoja Configurar página no se aplicó porque había un rango seleccionado y Excel interpretó la orden como «para este rango». Para arreglarlo, selecciona toda la hoja con el cuadro de nombres (escribe A1:XFD1048576 y pulsa Entrar), vuelve a Disposición de página > Tamaño y elige Legal de nuevo.

Después, abre la vista Presentación y comprueba que la línea inferior del área imprimible está mucho más abajo que con Carta: si no se mueve, el cambio no se ha aplicado.

Los márgenes se van y se cortan los bordes

Otro error clásico: pones márgenes de 0 cm para «aprovechar al máximo» el oficio, y la impresora recorta las primeras líneas o los bordes derechos porque ninguna impresora llega al borde del papel. La mayoría de impresoras láser necesitan al menos 0,5 cm en cada lado, y las de inyección suelen pedir 1 cm.

La solución está en la pestaña Márgenes del mismo cuadro Configurar página. Reduce los valores hasta el mínimo que tu impresora acepte, o usa la opción Márgenes personalizados para fijar 0,5 cm arriba y abajo y 0,8 cm a los lados.

Lo que ya sabes hacer con la hoja oficio en Excel

• Elegir el tamaño Legal (21,6 × 35,6 cm) desde Disposición de página > Tamaño o Personalizar tamaño de papel.
• Ajustar márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho para que el contenido respire y la impresora no recorte bordes.
• Insertar saltos de página manuales para que las firmas o las secciones largas no queden solas al final de la hoja.
• Previsualizar la hoja en Presentación o en Diseño de página antes de imprimir, y limitar la impresión a Solo 1 página para comprobar el ajuste.
• Guardar el libro como plantilla .xltx para reutilizar la misma configuración en todos los contratos.

El siguiente paso natural es dominar la pestaña Encabezado y pie de página de Configurar página: ahí se añade el número de página, la fecha de impresión o el nombre del cliente en la parte alta de cada hoja, justo lo que convierte una plantilla en un contrato profesional numerado.

Dudas al usar la hoja tamaño oficio en Excel