Cómo buscar datos repetidos en Excel: 3 métodos explicados

Buscar repetidos en Excel es una de las tareas más comunes cuando manejamos una lista de clientes, un registro de pedidos o un inventario: descubrir qué dato aparece más de una vez para limpiarlo, agruparlo o investigar de dónde viene. En este tutorial trabajarás con una hoja de clientes de una pequeña tienda online y aprenderás a detectarlos con formato condicional, a contarlos con CONTAR.SI y a tratarlos como tabla con Power Query. Lo que verás funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016; en Excel 2013 y anteriores solo está disponible la parte de formato condicional.

Qué cuenta como repetido en una hoja de Excel

Repetido significa que un mismo dato está escrito dos o más veces. En la lista de clientes, el caso más claro es el de una dirección de email idéntica: «[email protected]» aparece dos veces y solo hay una persona con ese email. No es lo mismo que un valor casi igual: «[email protected]» y «[email protected] » (con un espacio al final) son textos distintos para Excel, aunque a nosotros nos parezcan el mismo.

También hay que distinguir entre dos situaciones. La primera, una columna con valores duplicados (el email se repite). La segunda, una fila entera que se repite (el mismo nombre, los mismos apellidos y la misma ciudad aparecen juntos en dos filas distintas). El formato condicional "Valores duplicados" mira una sola columna; para filas enteras hace falta otra fórmula. Y ojo: una fila puede tener la misma persona pero distinto email, o el mismo email pero distinta ciudad; según lo que busques, es duplicado o no.

Las tres formas de buscarlos que tiene Excel

Excel tiene tres caminos, y se eligen según lo que quieras hacer con los repetidos. Primero, el formato condicional, que solo los pinta de un color para localizarlos de un vistazo: rápido y visual, pero no los modifica. Segundo, la función CONTAR.SI (en inglés COUNTIF), que los cuenta y te dice cuántas veces se repite cada uno; con eso puedes ordenarlos o filtrarlos. Tercero, Power Query, que carga la lista como una tabla y permite tanto quitarlos como quedarnos solo con ellos, sin tocar la hoja original.

Si solo quieres ver cuáles son, usa formato condicional. Si necesitas saber cuántas veces se repite cada uno, añade CONTAR.SI. Si la lista es grande (varias decenas de miles de filas) o vas a repetir el proceso con datos nuevos, pasa a Power Query.

Resaltar valores duplicados con formato condicional

La regla "Duplicados" pinta de rojo todas las celdas cuyo valor aparece más de una vez en el rango elegido. La lista desplegable del cuadro también permite elegir "Únicos" para hacer justo lo contrario: pintar los que NO se repiten.

Contarlos con la función CONTAR.SI

=CONTAR.SI(A2:A50;A2)

CONTAR.SI (COUNTIF) recibe un rango y un criterio, y devuelve cuántas celdas de ese rango cumplen el criterio. Si el criterio es la propia celda del rango, la fórmula te dice cuántas veces aparece ese valor en toda la lista.

Tratarlos como tabla con Power Query

Al cargar la lista en Power Query, el editor tiene dos botones en la pestaña Inicio: "Quitar duplicados" deja una sola fila por valor y "Mantener duplicados" deja solo las filas repetidas. Power Query está integrado desde Excel 2016; en 2010 y 2013 hay que instalarlo como complemento.

Resaltar los repetidos en una columna de clientes

Partimos de la hoja de clientes de la tienda: ocho emails en la columna A, uno repetido y otro casi igual con un espacio al final.

1. Selecciona el rango A2:A9 arrastrando desde A2 hasta A9.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Resaltar reglas de celdas > Valores duplicados.
3. En el cuadro "Valores duplicados", deja marcada la opción "Duplicados".
4. Abre la lista "Formato" y elige "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro".
5. Pulsa Aceptar.

Marcar solo los repetidos a partir de la segunda vez que aparecen

Con la regla anterior se pintan todas las apariciones, incluida la primera. Si lo que te importa es ver qué filas Meter de más (a partir de la segunda), cambia el criterio.

1. Quita la regla anterior (Inicio > Estilos > Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de toda la hoja).
2. Selecciona A2:A9 otra vez.
3. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
4. Elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato".
5. Escribe esta fórmula en el cuadro "Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera":

=CONTAR.SI($A$2:A2;A2)>1

1. Pulsa "Formato", elige el mismo relleno rojo y acepta.

El truco está en el rango $A$2:A2: la primera parte es fija y la segunda va creciendo al evaluar cada fila. En A2 se cuenta solo A2:A2 (1); en A5, ya se cuenta A2:A5 (2), y como es >1, se pinta. La celda con el espacio (A9) sigue sin pintarse porque su texto es distinto.

Resaltar filas enteras que se repiten, no solo una columna

La hoja de clientes tiene ahora tres columnas: nombre, apellidos y ciudad. Dos filas tienen los tres campos iguales.

1. Selecciona el rango A2:C6 (las filas de datos, sin la fila de encabezados).
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato".
4. Escribe esta fórmula:

=CONTAR.SI.CONJUNTO($A$2:$A$10;A2;$B$2:$B$10;B2;$C$2:$C$10;C2)>1

1. Pulsa "Formato", elige el relleno rojo y acepta.

CONTAR.SI.CONJUNTO (COUNTIFS) cuenta cuántas filas cumplen TODOS los criterios a la vez: nombre igual, apellidos iguales Y ciudad igual. Si la combinación aparece más de una vez, la fila se marca entera. La referencia va anclada en la columna con $A$2 y sin anclar en la fila (A2), para que al evaluar cada celda la fila cambie pero las columnas no.

Buscar repetidos que coinciden solo en parte del texto

A veces lo que se repite no es el valor entero, sino un prefijo. La hoja de productos usa códigos "P-0345" y quieres detectar los que comparten los cuatro dígitos centrales.

1. Selecciona A2:A9.
2. Abre Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
3. Elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato".
4. Escribe:

=CONTAR.SI($A$2:$A$9;"*"&EXTRAE(A2;3;4)&"*")>1

1. Acepta con el relleno rojo.

EXTRAE (MID) saca los caracteres 3 a 6 del código (los cuatro números). El "*" al principio y al final son comodines de CONTAR.SI: cualquier texto antes y después. Así, "P-0345" y "Q-0345" cuentan como repetidos porque comparten "0345".

Contar cuántas veces se repite cada valor y ordenarlo

Para ordenar los productos por los más repetidos, añade una columna con CONTAR.SI y luego ordena.

La fórmula es =CONTAR.SI($A$2:$A$9;A2). El rango va con dólares ($A$2:$A$9) para que no se mueva al copiar hacia abajo; el criterio (A2) va sin dólares para que sí cambie y se compare cada celda consigo misma.

1. En B2, escribe =CONTAR.SI($A$2:$A$9;A2) y arrastra el controlador de relleno hasta B9.
2. Selecciona A1:B9 y abre Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar.
3. Ordena por "Repeticiones" en orden descendente.

Por qué el formato condicional no pinta los repetidos que esperabas

Estas tres causas son las más habituales.

Rango mal elegido. Si aplicas la regla a A2:A5 en vez de a A2:A9, los duplicados que están más abajo no se pintan porque no están en el rango de la regla. Selecciónalo entero antes de crear la regla.

Regla "Únicos" en vez de "Duplicados". El mismo cuadro "Valores duplicados" tiene una lista desplegable con dos opciones: "Duplicados" (los que se repiten) y "Únicos" (los que NO se repiten). Si eliges "Únicos" por error, se pinta justo lo contrario de lo que quieres.

Pegar encima de celdas con regla que arrastra. Al copiar y pegar dentro de la hoja, Excel arrastra las reglas de formato condicional junto con los valores. Si pegas en un rango que ya tenía una regla, se añade otra y los resultados se mezclan. Para evitarlo, usa Pegado especial (Ctrl+Alt+V) y elige solo "Valores".

Lo que estas herramientas NO hacen bien

El formato condicional "Valores duplicados" solo mira una columna. Si tienes los mismos clientes con el mismo email pero en columnas separadas, tienes que aplicar la regla a cada columna por separado o pasar a CONTAR.SI.CONJUNTO.

Tampoco detecta coincidencias parciales. "P-0345" y "Q-0345" son valores distintos para esa regla; solo se parecen. Para eso está la fórmula con EXTRAE y los comodines *, como en la sección anterior.

"Quitar duplicados" de la pestaña Datos borra las filas repetidas sin avisar. Si pinchas y no te das cuenta, pierdes datos. Para algo más controlado, usa Power Query, que muestra una vista previa antes de aplicar el cambio y permite guardar los pasos.

Y si la lista pasa de cien mil filas, el formato condicional se vuelve lento porque recalcula al vuelo. En ese caso, pásala a Power Query y quita los duplicados allí.

Lo que ya sabes hacer con los repetidos en Excel

• Resaltarlos en una columna con formato condicional.
• Marcar solo los repetidos a partir de la segunda aparición con =CONTAR.SI($A$2:A2;A2)>1.
• Marcar filas enteras que se repiten con =CONTAR.SI.CONJUNTO.
• Pasar una lista grande a Power Query y quitar repetidos sin tocar los originales.

El siguiente paso natural es ir a Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados para limpiar la hoja de una vez, o usar Power Query cuando la lista crezca o se actualice cada mes.

Dudas al usar BUSCARV

No, no tiene que ver con la búsqueda de repetidos, pero este es el formato del plugin.

No.

Dudas al usar BUSCARV