Tienes el centro en la mano un PDF con una tabla de productos o una factura escaneada, y quieres pasarlo a una hoja de Excel para poder sumar, filtrar y trabajar con los datos. Aquí vas a aprender a hacerlo con herramientas online gratuitas, sin instalar nada, y a revisar el resultado en Excel para que las columnas y los números queden bien.
Sirve para cualquier versión moderna de Excel en Windows o Mac, y para Excel para la web. Solo necesitas conexión a internet, el PDF y un navegador.
Qué consigues al pasar un PDF a Excel y cuándo conviene
Imagina una carpeta con las facturas del trimestre en PDF. Cada factura tiene una columna con el importe, otra con el IVA y otra con la fecha. Si tienes que sumar el trimestre, en el PDF no puedes: el PDF es un archivo de maquetación fija, pensado para leerse o imprimirse, no para calcularse.
Al pasar el PDF a Excel con una herramienta online consigues un archivo XLSX (el formato estándar de Excel desde 2007) con la misma información en celdas. Ahí ya puedes sumar, filtrar, hacer tablas dinámicas o cruzar los datos con otra hoja.
Conviene usar el método online cuando el PDF lo tienes una vez y no quieres instalar nada. Si conviertes muchos PDF cada día o trabajas con datos sensibles, suele convenir una app de escritorio local.
Cómo funciona una herramienta online de PDF a Excel
El flujo en una web de conversión es siempre el mismo, aunque cambien los nombres de los botones.
Qué entra y qué sale: de PDF a XLSX
El PDF de entrada es un archivo que «dibuja» letras y números en una página. Por debajo tiene instrucciones de dónde va cada texto y cada imagen, pero no tiene celdas. El XLSX de salida es una hoja de Excel con cuadrícula de filas y columnas: cada celda (A1, B3, C12) guarda un valor o una fórmula.
La herramienta lee el PDF, identifica dónde parece haber filas y columnas a partir de la posición del texto y del color de las líneas, y reconstruye una tabla dentro del XLSX.
Sin OCR y con OCR: cuándo hace falta cada uno
Si el PDF se generó desde un programa (Word, un programa de contabilidad, una web) el texto se puede seleccionar con el ratón al abrir el PDF. En ese caso la herramienta no necesita OCR: copia el texto directamente y lo coloca en celdas.
Si el PDF es la foto de un papel (un escaneo o una foto), el texto está dentro de una imagen. Ahí hace falta OCR: un motor que reconoce letras y números a partir de los píxeles. Sin OCR, el XLSX sale vacío o con caracteres raros.
Una hoja o varias hojas en el libro
La mayoría de webs pregunta si el PDF de varias páginas va a una sola hoja o a una hoja por página del PDF. Una hoja por página (varias pestañas en el libro) suele ser más útil para localizar el contenido. Una sola hoja es mejor cuando el PDF es una lista corrida de líneas.
Convertir un PDF con texto seleccionable en Adobe Acrobat online
Empezamos con un caso sencillo: un PDF de tres páginas con una tabla de productos y precios.
- Abre
adobe.com/acrobat/online/pdf-to-excel.htmlen el navegador. - Pulsa Seleccionar un archivo y elige el PDF, o arrástralo a la zona de carga.
- Elige el idioma del PDF (español).
- Pulsa Convertir a Excel y descarga el XLSX.
- Abre Excel y, en
Archivo > Abrir, selecciona el XLSX descargado.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Categoría | Unidades | Importe EUR |
| 2 | Mesa Nordic | Sala | 2 | 459,00 |
| 3 | Silla Boreal | Sala | 6 | 318,00 |
| 4 | Flexo Lume | Oficina | 4 | 196,00 |
| 5 | Archivador | Oficina | 1 | 89,00 |
Proteger y desproteger un PDF antes de convertirlo
Si el PDF tiene contraseña para verlo:
- Pulsa Seleccionar un archivo y elige el PDF.
- Cuando la web lo pida, escribe la contraseña en el campo Contraseña del documento.
- Pulsa Convertir a Excel y descarga el XLSX.
Si no la tienes, la conversión falla con un mensaje de «documento cifrado».
Abrir el XLSX en Excel y revisar que las columnas coinciden
Al abrir el XLSX en Excel, mira la hoja y compara columna a columna con el PDF original:
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Categoría | Unidades | Importe EUR |
| 2 | Mesa Nordic | Sala | 2 | 459,00 |
| 3 | Silla Boreal | Sala | 6 | 318,00 |
| 4 | Flexo Lume | Oficina | 4 | 196,00 |
| 5 | Archivador | Oficina | 1 | 89,00 |
Convertir un PDF escaneado con OCR en iLovePDF
Ahora el caso difícil. Tienes una factura escaneada como imagen JPG metida dentro de un PDF y, al abrirlo, no puedes seleccionar el texto con el ratón. Hace falta OCR.
- Abre
ilovepdf.com/es/pdf_a_excel. - Pulsa Seleccionar archivos PDF y elige el archivo desde el equipo.
- Marca la casilla OCR (en algunas versiones aparece como Reconocer texto).
- Elige el idioma Español en el selector de idioma del OCR.
- Pulsa Convertir a XLSX y descarga el archivo.
- Abre el XLSX en Excel con
Archivo > Abrir.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Unidades | Base EUR | IVA EUR |
| 2 | Servicio A | 1 | 100,00 | 21,00 |
| 3 | Servicio B | 2 | 200,00 | 42,00 |
| 4 | Servicio C | 1 | 50,00 | 10,50 |
| 5 | Total | 350,00 | 73,50 |
Subir el PDF desde el equipo, Google Drive o Dropbox
En iLovePDF tienes tres formas de subir el archivo:
- Seleccionar archivos PDF: abre el explorador de Windows o el selector de archivos del navegador.
- Desde Google Drive: pulsa el icono de Google Drive, inicia sesión y elige el PDF en tu nube.
- Desde Dropbox: igual con el icono de Dropbox.
Después de subirlo, la web muestra el nombre del archivo, el número de páginas y un icono para eliminarlo si te has equivocado.
Elegir idioma del OCR y entender los 14 disponibles
El selector de idioma del OCR en iLovePDF ofrece estos idiomas:
- Español
- Alemán
- Danés
- Finlandés
- Francés
- Holandés
- Inglés
- Italiano
- Noruego
- Polés
- Portugués
- Ruso
- Sueco
- Turco
Revisar el XLSX en Excel: celdas, números y fechas
Al abrir el XLSX, revisa tres cosas:
- Que la fecha de la factura es una fecha real de Excel (se alinea a la derecha y aparece como
21/03/2026), no como texto21-03-2026alineado a la izquierda. - Que el IVA y la Base aparecen como números (a la derecha).
- Que el total del PDF está en una sola celda.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | especial: Si quedó como texto, alineado a la izquierda, lo arreglas con Texto en columnas | ||||
| 2 | A | B | C | D | |
| 3 | 1 | Fecha | 21/03/2026 | Servicio | Importe EUR |
| 4 | 2 | Factura 012 | Servicio A | 121,00 | |
| 5 | 3 | Servicio B | 242,00 | ||
| 6 | 4 | Servicio C | 60,50 |
=SUMA(D2:D4).Convertir un PDF con opciones avanzadas en Smallpdf
Smallpdf es otra web conocida con un convertidor de PDF a Excel. La diferencia es que tiene un selector de modo de conversión.
Modo básico: PDF con texto seleccionable
Para un PDF generado desde un programa, sin escaneo:
- Abre
smallpdf.com/es/pdf-a-excel. - Pulsa Elegir archivos y selecciona el PDF.
- Deja el modo por defecto.
- Pulsa Convertir y descarga el XLSX.
- Abre el XLSX en Excel con
Archivo > Abrir.
Modo avanzado: PDF con tablas complejas o escaneadas
Para un PDF con tablas mezcladas con imágenes, o un escaneo de baja calidad:
- Sube el PDF en
smallpdf.com/es/pdf-a-excel. - Pulsa Opciones o el icono de engranaje junto a Convertir.
- Elige el modo que aplica OCR para reconstruir mejor las celdas.
- Pulsa Convertir y descarga el XLSX.
- Ábrelo con
Archivo > Abriry revisa que las columnas coinciden.
=SUMA(D2:D20).Ajustar la conversión en PDF24 Creator y desde el navegador
PDF24 ofrece conversión online en pdf24.org/es/pdf-a-excel y también una app de escritorio llamada PDF24 Creator.
Elegir profundidad de color, DPI y multipágina
Al subir el archivo y antes de convertir, abre Ajustes o el icono de engranaje. Aparece un cuadro con varias opciones.
Si el PDF es una factura en blanco y negro, elige blanco y negro G3/G4 a 300 DPI. Si es un PDF en color con fotos, RGB 24 bits a 200 DPI.
Modo de extracción: solo texto, SVG, completo, Auto o Fixed Flow
En el mismo cuadro hay un selector Modo de extracción:
- Auto: la herramienta decide. Sirve para facturas y tablas típicas.
- Solo texto: devuelve solo el texto, sin intentar reconstruir tablas.
- Fixed Flow: útil cuando el PDF es un documento corrido sin líneas de tabla; mantiene el orden de lectura.
- Completo: intenta reconstruir todo, incluidas imágenes.
Instalar PDF24 Creator como app de escritorio si lo vas a usar a menudo
Si conviertes archivos a menudo, instala la app:
- Entra en
pdf24.org/es/pdf-a-excely pulsa Descargar PDF24 Creator. - Ejecuta el archivo descargado y sigue el asistente (Siguiente, Instalar, Finalizar).
- Abre PDF24 Creator, entra en Herramientas y elige PDF a Excel.
- Arrastra el PDF, ajusta las opciones y guarda el XLSX en tu equipo.
Por qué la tabla queda descolocada o los números entran como texto
La conversión online nunca es perfecta. Estos son los tres tropiezos más habituales y cómo arreglarlos en Excel.
La herramienta partió una columna en dos
El importe 1.152,50 quedó partido: 1 en A2 y 152,50 en B2. La causa es que la herramienta usó el punto de millares como separador.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Producto | Importe EUR | |
| 2 | Mesa Nordic | 1 | 152,50 |
| 3 | Silla Boure | 6 | 318,00 |
Para arreglarlo:
- Selecciona la columna A.
- Ve a
Datos > Herramientas de datos > Texto en columnas.
- En el paso 1, deja Delimitados y pulsa Siguiente.
- En el paso 2, marca Coma como separador y Siguiente.
- En el paso 3, elige la columna A como Texto para no perder datos y Finalizar.
- Selecciona las celdas a unir, cópialas, y pégalas en una sola columna con Ctrl+V.
Los números llegaron como texto y no suman
=SUMA(D2:D5) da 0 aunque ves importes. La celda muestra 1.152,50 pero alineado a la izquierda y con triángulo verde.
| A | D | |
|---|---|---|
| 1 | Producto | Importe EUR |
| 2 | Mesa Nordic | 1.152,50 |
| 3 | Silla Boure | 318,00 |
| 4 | Flexo Lume | 196,00 |
Para arreglarlo:
- Escribe
1en una celda vacía y cópiala (Ctrl+C). - Selecciona el rango D2:D4.
- Pega con Ctrl+Alt+V, elige Multiplicar y Aceptar.
- Pega los valores en su sitio con Ctrl+C y Ctrl+Alt+V > Valores.
Otra forma es usar Texto en columnas sin marcar separador (en el paso 1 elige De ancho fijo y Finalizar directamente); Excel convierte los textos numéricos en números.
La herramienta no encontró la tabla y devolvió texto corrido
El XLSX llega con todo el texto del PDF en una sola columna, sin filas ni columnas separadas. La causa suele ser un escaneo de baja resolución o un PDF hecho con un programa que usa espacios en lugar de líneas de tabla.
| A | |
|---|---|
| 1 | Contenido |
| 2 | Mesa Nordic Sala 2 459,00 Silla Boreal Sala 6 318,00 |
Para arreglarlo:
- Sube el DPI en los ajustes de la herramienta (de 150 a 300) y vuelve a convertir.
- Si sigue igual, prueba otra web con OCR (iLovePDF o Smallpdf).
- Si nada funciona, recorta la tabla a mano con Texto en columnas eligiendo Espacio como delimitador.
Límites y avisos de las herramientas online
- Tamaño máximo de archivo: cada web tiene el suyo y no siempre lo publica. Suelen admitir PDF de hasta unos 100 MB en cuentas gratuitas; si tu PDF pasa de ahí, prueba con la app de escritorio.
- Formato de salida: el XLSX resultante se abre desde Excel 2007 en adelante.
- Tamaño del libro: cualquier XLSX tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas (hasta la XFD).
- Privacidad: los archivos se procesan en el servidor de la web y se borran al cabo de un rato (suele ser una hora). No uses estas webs con datos personales sensibles sin leer su política.
- OCR limitado: el OCR falla con escaneos torcidos, fotos con poca luz o sellos que tapan texto. Cuanto mejor sea el escaneo, mejor el resultado.
Lo que ya sabes hacer al pasar un PDF a Excel y el siguiente paso
Con lo visto ya sabes:
- Pasar un PDF con texto seleccionable a XLSX con Adobe Acrobat online.
- Pasar un PDF escaneado a XLSX con OCR en iLovePDF eligiendo el idioma.
- Usar Smallpdf con su modo avanzado para tablas complejas.
- Ajustar DPI, modo de extracción y multipágina en PDF24 Creator.
- Corregir columnas descolocadas con Texto en columnas y números como texto multiplicando por 1.
El siguiente paso, si el XLSX tiene datos sucios o quieres combinar varios PDF en una sola hoja limpia, es entrar en Datos > Obtener y transformar > Desde tabla o rango para cargarlo en Power Query y limpiarlo desde ahí.
Dudas al pasar un PDF a Excel online
1. ¿Cómo pasar un PDF a Excel gratis?
Sí, hay conversores gratis que convierten PDFs a Excel sin pagar. Funcionan directamente desde el navegador: eliges el archivo, pulsas «Convertir» y descargas la hoja resultante. Para resultados puntuales basta con cualquiera; si vas a convertir a menudo, merece la pena probar varios y quedarte con el que respete mejor las tablas.
2. ¿Hay convertidores de PDF a Excel gratis que no pidan registro?
Sí, varios funcionan sin crear cuenta ni dejar el correo electrónico. Solo tienes que entrar a su página, subir el PDF y descargar el Excel resultante. Revisa los archivos descargados por si añaden alguna marca de agua o fila extra que tengas que borrar a mano.
3. ¿Cómo descargar un PDF convertido a Excel gratis?
Cuando termina el proceso, el propio conversor te muestra un botón de descarga con el archivo ya en formato .xlsx. Haz clic, elige la carpeta y guárdalo como cualquier otro documento. Si no aparece el botón, revisa la esquina superior derecha del navegador o la carpeta «Descargas» de tu equipo.
4. ¿Se puede convertir un PDF a Excel sin que se desarme el formato?
Depende del PDF: los que tienen tablas bien definidas se convierten casi sin cambios, mientras que los escaneados suelen llegar mezclados o mal alineados. Conviene revisar la hoja resultante y ajustar a mano anchos de columna, saltos de línea o celdas fusionadas que hayan quedado mal.
5. ¿Cómo obtener un PDF editable en Excel gratis?
El conversor gratuito te entrega un .xlsx que puedes abrir y modificar como cualquier hoja. Para que las celdas se puedan editar sin tocar el contenido, conviene elegir un conversor con OCR cuando el original viene escaneado; si no, acabas con imágenes en vez de datos.
6. ¿Cuál es el mejor conversor de PDF a Excel?
No hay un único «mejor»: Smallpdf, ILovePDF y PDF2Go son tres de los más usados y ofrecen resultados parecidos en PDFs con texto seleccionable. La forma más fiable de decidir es subir tu propio archivo a dos o tres y comparar cuál conserva mejor el diseño original.
7. ¿Cómo convertir un PDF escaneado a Excel con OCR gratis?
Los conversores con OCR detectan el texto dentro de la imagen del PDF y lo colocan en celdas reales. Suelen tener un límite de archivos al día en la versión gratis, así que conviene escanear a buena resolución y revisar el resultado, porque un OCR del 100 % no existe.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026