Libro diario en Excel: aprende a crear y cuadrar asientos

Un libro diario en Excel es un registro ordenado por fecha de las operaciones de un negocio o de una organización. Cada operación se anota en una o más líneas de Debe o Haber y se identifica con un número de asiento; al final, ambas sumas deben coincidir.

En este tutorial crearás un libro diario pequeño con tres asientos, calcularás saldos acumulados y aprenderás a revisar, filtrar y proteger la estructura. El ejemplo utiliza una empresa que compra material de oficina y registra un cobro y un pago. Las herramientas usadas están disponibles en las versiones habituales de Excel de escritorio; la exportación a PDF depende de la versión instalada y del sistema operativo.

Qué es un libro diario y cómo se organiza en Excel

El libro diario registra las operaciones en orden cronológico. En este libro de ejemplo, la hoja Libro Diario tendrá ocho columnas: Asiento, Fecha, Cuenta, Descripción, Debe, Haber, Saldo y Documento.

Cada asiento puede ocupar varias filas. El número de asiento se repite para que las líneas queden vinculadas. El Debe representa los importes que se cargan en una cuenta y el Haber los que se abonan. En una misma línea, el importe debe escribirse en una de las dos columnas, nunca en ambas.

La comprobación más importante es sencilla: para cada número de asiento, el total del Debe debe ser igual al total del Haber. El saldo es una ayuda acumulativa para revisar la Evolution del registro, pero no sustituye esa comprobación.

Las columnas y el flujo de información del libro diario

En A1:H1 escribe los encabezados de la tabla anterior. En la fila 1, usa el texto exacto de cada columna: Asiento, Fecha, Cuenta, Descripción, Debe, Haber, Saldo y Documento.

El flujo es: primero identificas el asiento, después anotas fecha y cuenta, explicas la operación, colocas el importe en Debe o Haber y finalmente revisas el saldo y el documento. Si una operación tiene varias líneas, mantén el mismo número de Asiento.

Un libro diario pequeño para registrar tres operaciones reales

Vamos a construir tres asientos: la compra de material de oficina por 1.000 euros más 210 euros de IVA soportado, el cobro de 1.210 euros a un cliente y un pago de 300 euros al proveedor. La compra genera tres líneas; el cobro y el pago ocupan una cada uno.

1. Crea un libro y cambia el nombre de la hoja a Libro Diario.
2. En A1:H1, escribe los ocho encabezados.
3. En A2, escribe 1; en B2, 05/03/2026; en C2, 600; en D2, Compra de material; en E2, 1000; y en H2, FACT-001.
4. En A3, escribe 1; en B3, 05/03/2026; en C3, 472; en D3, IVA soportado; en E3, 210; y en H3, FACT-001.
5. En A4, escribe 1; en B4, 05/03/2026; en C4, 572; en D4, Pago al proveedor; en F4, 1210; y en H4, FACT-001.
6. En A5, escribe 2; en B5, 06/03/2026; en C5, 572; en D5, Cobro de cliente; en E5, 1210; y en H5, REC-001.
7. En A6, escribe 3; en B6, 07/03/2026; en C6, 400; en D6, Pago al proveedor; en F6, 300; y en H6, PAG-001.

Calcular el saldo acumulado de cada asiento

Ahora añadimos el saldo acumulado. Selecciona G2 y escribe la fórmula:

=E2-F2

El primer saldo será 1.000 euros, porque la primera línea carga 1.000 euros. En G3 escribe =E3-F2+G2 y en G4 escribe =E4-F3+G3. Estas fórmulas suman el Debe menos el Haber de la línea actual y el saldo anterior.

Para copiar el patrón de forma segura, usa el controlador de relleno. En G2 introduce =E2-F2; en G3 introduce =E3-F2+G2. Después selecciona G2:G3 y arrastra el controlador hasta G6. La referencia a F2 se mantiene fija porque el saldo anterior debe ser el acumulado hasta esa fila.

Con estos datos, el saldo final es 910 euros, no -300: el pago de 300 euros se resta después de haber recibido 1.210. El enunciado del ejemplo debe interpretarse según el flujo de operaciones registrado.

Cuadrar un asiento con Debe y Haber

Para comprobar el asiento 1, añade dos celdas auxiliares fuera de la tabla, por ejemplo J2 y J3. En J2 escribe la fórmula del total de Debe:

=SUMAR.SI($A$2:$A$4;1;$E$2:$E$4)

En J3 escribe:

=SUMAR.SI($A$2:$A$4;1;$F$2:$F$4)

La función SUMAR.SI (SUMIF) suma los importes que cumplen un criterio. El criterio 1 identifica el número de asiento; los rangos deben ser absolutos porque contains los importes que deben coincidir con la fila del asiento.

Si cambias temporalmente 1.210,00 por 1.200,00 en F4, el total del Haber pasará a 1.200,00 y se observará á un descuadre de 10,00. Vuelve a introducir 1.210,00 después de comprobarlo.

Filtrar, revisar y usar el libro diario en tu trabajo

Ahora añade varias filas bajo el último registro. Para practicar, escribe el asiento 4 con fecha 10/03/2026, cuenta 570, descripción «Cobro de otro cliente», Debe 400,00 y documento REC-002. Mantén el mismo formato y deja las celdas de Saldo con la fórmula correspondiente.

Después activa la tabla como rango, si lo necesitas, o selecciona A1:H7. Abre:

Para buscar una fecha, una cuenta o un documento, selecciona la celda correspondiente dentro de la tabla y pulsa el filtro. Puedes quitar un filtro pulsando otra vez Filtrar o eligiendo (Seleccionar todo).

Proteger la estructura del libro diario sin bloquear el registro

Vamos a proteger los encabezados y dejar editables las celdas donde registrarás nuevos asientos. Selecciona A2:H1000 y pulsa Ctrl+1. En Formato de celdas, abre Protección y desmarca Bloqueada.

Después selecciona A1:H1 y deja activada la opción Bloqueada. Si quieres proteger también las fórmulas de G2:G1000, selecciónalas y mantenlas bloqueadas. Así podrás registrar datos, pero no cambiar por accidente los encabezados ni las fórmulas.

1. Selecciona A2:H1000.
2. Pulsa Ctrl+1.
3. En Protección, desmarca Bloqueada y pulsa Aceptar.
4. Selecciona A1:H1.
5. Pulsa Ctrl+1 y comprueba que Bloqueada está marcada.
6. Abre Revisar > Proteger > Proteger hoja.

Qué revisar cuando el libro diario no cuadra o se desordena

Hay cuatro fallos habituales que conviene reconocer.

El Debe y el Haber no coinciden

Si el total de un asiento no coincide, revisa primero si el número de Asiento es el mismo en todas sus líneas. Después comprueba que no falte una cantidad y que el documento sea el correcto. En el ejemplo, el descuadre aparece si F4 cambia de 1.210,00 a 1.200,00.

La causa es una cantidad distinta de la factura. Corrige F4 y vuelve a comprobar los totales.

Un importe aparece en ambas columnas

Si una línea contiene Debe y Haber, la operación está duplicada o mal registrada. Deja el importe en la columna que corresponda a la cuenta y conserva el resto de la línea. En este libro, una línea de compra debe tener una cantidad en Debe o en Haber, no en ambas.

Se borra un encabezado

Si desaparece «Saldo» o «Documento», no puedes confiar en que los filtros y fórmulas sigan funcionando. Recupera el encabezado desde una copia, selecciona la hoja y revisa que A1:H1 vuelva a contener exactamente los ocho nombres. Después actualiza las fórmulas si han cambiado las columnas.

Una fórmula cambia de sitio

Si G2 aparece en otra celda, selecciona G2 y mira la barra de fórmulas. Debe contener =E2-F2; G3 debe contener =E3-F2+G2. Si la fórmula está desplazada, no la escribas encima de los datos: corrige la celda correcta y vuelve a llenar la columna con el controlador.

Lo que ya sabes hacer con un libro diario en Excel

Ya puedes crear la hoja Libro Diario con sus ocho columnas.

• Registrar operaciones por fecha y documento.
• Repetir el número de asiento en varias líneas.
• Separar correctamente el Debe y el Haber.
• Calcular el saldo acumulado con fórmulas.
• Comprobar que cada asiento cuadra.
• Filtrar registros sin modificar los encabezados.
• Proteger la estructura dejando editables las celdas de registro.

Tu siguiente paso es enlazar el libro diario con una cuenta de pérdidas y ganancias: utiliza las cuentas de ingresos, gastos e impuestos del diario para preparar un resumen sin perder el detalle de cada asiento.

Herramientas y plantillas que ayudan a ampliar el libro diario

Una plantilla puede aportar filtros, formatos condicionales y gráficos, pero no garantiza que los datos o las fórmulas sean correctos. Comprueba siempre el resultado de cada función antes de utilizar el libro.

El libro diario no sustituye la revisión de la información contable ni determina por sí solo qué cuentas deben utilizarse. Para imprimir, conserva los encabezados, revisa Saltos de página y exporta el área necesaria mediante Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS.

La ayuda oficial sobre proteger una hoja explica la diferencia entre protección y cifrado. Las especificaciones y límites de Excel son útiles para comprobar las restricciones de la hoja y del libro.

Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al crear un libro diario en Excel