Excel para la web: qué es, qué puedes hacer y qué le falta

Excel para la web es el Excel que se abre dentro del navegador, sin instalar nada. Al terminar este tutorial sabrás entrar, crear y compartir un libro, qué funciones y herramientas están disponibles y cuáles se quedan fuera frente a la versión de escritorio. Funciona en Microsoft 365, en cuentas gratuitas de Microsoft y en Excel para la web tal como está en octubre de 2026; los datos de la documentación oficial están comprobados en esa fecha.

Qué es Excel para la web y para quién tiene sentido

Excel para la web es la versión de Excel que vive en el navegador y guarda los libros en OneDrive. La misma página donde escribes fórmulas se puede abrir desde un Chrome de Windows, un Safari de Mac o un Edge de un Chromebook, con la sesión iniciada o sin ella si solo vas a mirar. El libro no está en tu disco: está en la nube, y se sincroniza con lo que hagas en la aplicación de escritorio si la tienes instalada.

Tiene sentido para quien quiere abrir una hoja desde cualquier equipo sin instalar Office, para quien comparte un presupuesto con otra persona y para quien necesita retoques rápidos desde el móvil. No tiene sentido si dependes de macros VBA, de Power Query o de Power Pivot, porque esas piezas viven solo en el escritorio. A lo largo del artículo verás qué se queda dentro y qué se queda fuera, y cuándo conviene dar el salto al programa instalado.

Cómo se entra y qué se necesita

Solo necesitas una cuenta Microsoft y un navegador compatible: Edge, Chrome, Firefox o Safari en sus dos últimas versiones. No hay nada que descargar: el editor vive en excel.cloud.microsoft y los libros viven en OneDrive. El idioma del navegador (español, inglés u otro) decide el separador de las fórmulas y los nombres de las funciones, igual que en el escritorio.

Pasos para entrar:

1. Abre el navegador y entra en https://excel.cloud.microsoft.
2. Pulsa Iniciar sesión y escribe el correo y la contraseña de tu cuenta Microsoft.
3. En la página principal, elige Libro en blanco para empezar de cero o Cargar para subir un .xlsx.
4. Si partes de un archivo en OneDrive, búscalo en Archivos recientes o en Mi OneDrive.

Los planes que lo desbloquean

Con una cuenta Microsoft gratuita ya puedes crear, editar y compartir libros. La coautoría en tiempo real, el historial de versiones largo y el almacenamiento amplio de OneDrive vienen con Microsoft 365 Personal, Familia y Empresa; la edición gratuita también permite coautoría, pero con menos capacidad. Si tu cuenta es de empresa (por ejemplo, la del trabajo), el administrador decide qué funciones están activadas y qué almacenamiento tienes disponible.

La cinta y los menús: qué hay y qué no

La cinta de Excel para la web es más delgada que la del escritorio, pero conserva las pestañas de uso diario: Inicio, Insertar, Dibujar, Formato de tabla, Datos, Fórmulas, Revisar y Vista. La pestaña Programador no aparece y, aunque la encuentres tras personalizarla, no tiene editor de VBA.

Lo que se echa en falta al cambiar de escritorio a web

• Macros VBA y el editor de Visual Basic (Alt+F11 no abre nada en el navegador).
• Controles de formulario y de ActiveX, como botones, casillas y barras de desplazamiento.
• Power Query clásico, Power Pivot, Solver y las herramientas de análisis.
• La pestaña Programador con su editor, sus macros y su grabadora.
• Algunas opciones de gráficos: los modelos 3D y los mapas coropléticos no se insertan.
• Ciertas opciones de formato: el tamaño personalizado de fila en píxeles y la alineación vertical de celdas combinadas aparecen con menos ajustes.

Abrir y guardar un libro en el navegador

En esta práctica vas a subir un .xlsx a OneDrive, abrirlo en la web y comprobar que se guarda solo. El libro será el de gastos de una casa: cuatro categorías y cuatro semanas, con sus importes.

Antes de empezar, crea en tu equipo un archivo gastos.xlsx con esta hoja:

Pasos para abrirlo y guardarlo en la web:

1. Ve a https://onedrive.com e inicia sesión con tu cuenta Microsoft.
2. Pulsa Cargar > Archivos y elige gastos.xlsx desde tu equipo.
3. Una vez subido, haz clic derecho sobre el archivo y elige Abrir > Excel para la web.
4. En la hoja, pulsa F2 sobre B2, escribe 125,00 y pulsa Entrar. La cifra sustituye a 120,00.

Trabajar entre el móvil, la web y el escritorio sin romper nada

El mismo libro puede estar abierto a la vez en Excel para Windows y en el navegador. El libro que vas a usar es el mismo gastos.xlsx, ahora con una segunda hoja que suma por categoría.

Pasos para la coautoría:

1. En Excel para la web, comparte el libro desde Archivo > Compartir > Compartir con personas.
2. Pega tu propio correo y elige Puede editar. Te llegará un correo con el enlace.
3. Abre el enlace en otra pestaña del navegador y entra con la misma cuenta: verás el mismo libro.
4. En la pestaña 1, cambia B2 a 130,00; en la pestaña 2, cambia A2 a Comida semanal.
5. Mira la otra pestaña: los dos cambios aparecen al instante, con un pequeño letrero que indica quién está editando.

Compartir el libro con otra persona

1. En el libro, abre Archivo > Compartir > Compartir con personas.
2. Elige Cualquier persona con el vínculo puede editar y copia el enlace.
3. Pégalo en un correo o un chat: el destinatario abre Excel para la web sin instalar nada.
4. Al abrirlo, ambos ven los cursores del otro y un aviso en la parte superior de la hoja.

Lo que cambia al usar fórmulas en el navegador

El libro de gastos sigue creciendo. Ahora le añades una hoja que avisa si una semana se pasó del presupuesto.

Tras escribir la fórmula en B2, arrastra el controlador de relleno hasta B5. La columna debe mostrar OK en todas las semanas, porque la suma más alta (Semana 3) se queda en 302,00.

Fórmulas y funciones que la web no tiene o cambia

Excel para la web entiende las funciones de toda la vida y las matrices dinámicas (DESREF dinámica, FILTRAR, ORDENAR, UNICOS) que llegaron con Excel 2021 y Microsoft 365. Algunas piezas recientes se quedan fuera o cambian de comportamiento, y eso conviene saberlo antes de subir un libro al navegador.

El error #¿NOMBRE? en la web

El error #¿NOMBRE? aparece cuando Excel no reconoce algo de la fórmula. En la web pasa igual que en el escritorio, pero con un matiz: si abres un libro creado en un Excel en español y lo abres en la web con el navegador en inglés, las funciones traducidas como SUMA pasan a SUM y los argumentos con punto y coma pasan a coma. La solución más limpia es fijar el idioma del navegador en español o abrir siempre el libro con un navegador en el mismo idioma con el que se creó.

Datos externos, Power Query e imágenes: lo que entra y lo que no

La web cubre los orígenes de datos más usados y deja fuera los más avanzados. Un .csv se puede abrir arrastrándolo a OneDrive y abriéndolo desde ahí; un .txt también. Pegar desde Word funciona y conserva los anchos de columna. Las imágenes se insertan desde Insertar > Imágenes > Desde mi OneDrive, y los iconos de Office están disponibles.

Pasar del navegador al escritorio cuando lo necesites

Cuando la web se queda corta, el salto al escritorio se hace en dos clics.

Pasos para abrir el libro en la aplicación instalada:

1. En Excel para la web, abre el menú Archivo.
2. Pulsa Abrir en la aplicación de escritorio (el botón se llama "Abrir en Excel" si tienes Office instalado).
3. El libro se abre en Excel de escritorio con la misma sesión, sin volver a descargarlo.

Si solo tienes la versión de escritorio sin instalar Office, descarga una copia: Archivo > Guardar como > Descargar una copia. El archivo baja como .xlsx. Si tenía macros, elige la opción Descargar como .xlsm al abrir el menú Guardar como.

Archivos con macros: lo que la web sí y lo que no

Subir un .xlsm a OneDrive y abrirlo en la web muestra un aviso en la parte superior que dice que el libro contiene macros que no se pueden ejecutar en el navegador. La hoja se ve y se puede editar, pero los botones que dependan de macros no hacen nada. Para conservarlas, descarga el archivo y ábrelo en el escritorio; las macros viajan dentro del libro y se activan al abrirlo si la configuración de confianza lo permite.

Lo que ya sabes hacer con Excel para la web

• Entrar con una cuenta Microsoft y crear un libro en blanco desde el navegador.
• Subir un .xlsx a OneDrive, editarlo y ver cómo se guarda sin pulsar Guardar.
• Compartir un libro con enlace y editar a la vez con otra persona, viendo sus cambios al instante.
• Escribir fórmulas con punto y coma y diagnosticar el error #¿NOMBRE? cuando el idioma no cuadra.
• Reconocer lo que la web no hace (VBA, Power Query clásico, Solver) y dar el salto al escritorio cuando toca.

El siguiente paso es práctico: abre un libro real con alguien, comparte el enlace y edita a la vez para sentir la coautoría. Si necesitas macros o Power Query, instala Excel de escritorio y abre el mismo archivo desde ahí con Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio.

Dudas al usar Excel para la web