Excel en la nube con OneDrive: cómo abrir, guardar y compartir tus libros

Excel en la web es la versión de Excel que se abre directamente en el navegador, sin instalar nada, y que guarda los archivos en OneDrive. Funciona con una cuenta de Microsoft y sirve para crear libros nuevos, editar los que ya tienes desde cualquier sitio y compartirlos con otras personas para que trabajen a la vez. En este tutorial abres un libro de gastos del mes desde un enlace, escribes una fórmula de suma, le pones un gráfico de columnas y lo compartes con un compañero por vínculo. Está disponible en Excel para la web (Excel online) para todos los usuarios con Microsoft 365, además, lo puedes usar desde Windows, Mac y móvil entrando a onedrive.com o desde excel.microsoft.com.

Qué es Excel para la web y qué pinta tiene OneDrive aquí

Excel para la web es la versión de Excel que vive en el navegador, sin instalar nada en el equipo. Los archivos se guardan en OneDrive, que es el espacio en la nube ligado a tu cuenta de Microsoft, y desde ahí se abren en una pestaña del navegador para verlos o editarlos. Como están en OneDrive, varias personas pueden entrar a la vez al mismo libro y cada una ve lo que escriben los demás, con un cursor con su nombre.

Una de las cosas más útiles es que se puede abrir un archivo desde un enlace que te manden, sin tenerlo descargado. Por ejemplo, imagínate que tu compañero sube un libro de gastos compartidos a su OneDrive y te pasa la URL: tú haces clic, te logueas con tu cuenta de Microsoft y el archivo se abre directamente en Excel para la web, listo para editar. Más adelante verás cómo se comparte ese enlace.

La cuenta que uses determina lo que puedes hacer. Con una cuenta personal de Outlook, Hotmail o Live tienes OneDrive personal y Excel para la web gratis. Con una cuenta de Microsoft 365 de empresa o de centro educativo tienes más almacenamiento y algunas opciones extra de colaboración, como bloquear el archivo mientras lo editas para que nadie toque lo que no debe. Lo que puedes hacer dentro del libro es lo mismo en ambos casos.

Entrar a OneDrive y abrir Excel desde el navegador

Para empezar necesitas una cuenta de Microsoft (la misma que uses para Outlook, Hotmail o Microsoft 365) y un navegador. Con eso ya puedes entrar a OneDrive y abrir un libro de Excel sin instalar nada.

1. Abre el navegador y ve a onedrive.com.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft (correo y contraseña). Si el editor te abre la página en inglés, abajo a la derecha hay un enlace para cambiar el idioma a español.
3. Una vez dentro, pulsa el botón + Nueva (arriba a la izquierda, junto a tu nombre) y elige Hoja de cálculo de Excel.
4. Se abre Excel para la web en una pestaña nueva con el libro en blanco. Arriba verás un selector con dos modos: Ver y Editar. Para escribir y tocar fórmulas, asegúrate de que está en Editar.

La pantalla de Excel para la web y la cinta en español

La pantalla de Excel para la web es muy parecida a la de la app de escritorio. Arriba tienes la cinta de opciones con las pestañas en este orden: Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda. Debajo de la cinta, a la izquierda, el cuadro de nombres te dice qué celda está seleccionada (por ejemplo, A1) y, a su derecha, la barra de fórmulas te enseña lo que la celda contiene de verdad (la fórmula, no el resultado). Más abajo está la cuadrícula con las hojas (las pestañas de abajo) y, debajo del todo, la barra de estado.

Las pestañas principales para trabajar son:

En Inicio están los estilos de celda, los formatos de número y las opciones de copiar, pegar y rellenar. En Insertar entran tablas, gráficos, imágenes e hipervínculos. En Fórmulas se abre el Inspector de fórmulas y se insertan funciones desde la galería. En Datos están las opciones de ordenar, filtrar y convertir texto en columnas. En Revisar se añaden comentarios y se revisa la ortografía.

Lo que NO está en la web (frente a la app de escritorio): no hay pestaña Programador, por lo que no se accede al editor de VBA; no se ejecuta código de macros (.xlsm); no se ve Power Query en algunas cuentas; y faltan algunas opciones avanzadas de la cinta, como el panel de selección de objetos o ciertos cuadros de diálogo. Para eso hay que abrir el archivo en la app de escritorio.

Crear un libro nuevo o subir uno que ya tenías

Tienes dos formas de tener un libro en OneDrive: crearlo desde cero en la web, o subir uno que ya tienes en tu equipo.

1. En onedrive.com, pulsa + Nueva y elige Hoja de cálculo de Excel para crear uno vacío.
2. Si ya tienes un archivo .xlsx en tu equipo, en OneDrive pulsa + Nueva y elige Cargar > Archivos. Busca el archivo en tu equipo y selecciónalo. OneDrive lo sube y al hacer doble clic se abre en Excel para la web.
3. También puedes arrastrar el archivo desde una carpeta de tu equipo directamente a la ventana del navegador con OneDrive abierto.

Los formatos que se pueden subir y abrir son: .xlsx (el libro normal), .xlsm (con macros) y .csv (solo texto con valores separados por comas). Los libros de Excel 97-2003 con extensión .xls también se suben, pero al abrirlos en la web se guardan ya en formato moderno.

Trabajar con un libro: escribir, usar fórmulas y dar formato

Para practicar, vas a crear un libro de gastos del mes. La idea es anotar fecha, concepto e importe, sumar el total con una fórmula y darle formato de moneda con dos decimales.

Empieza por escribir los datos en la hoja. La celda activa es A1.

Ahora vas a calcular el total en la celda C9, justo debajo del último importe.

1. Haz clic en la celda C9.
2. Escribe la fórmula =SUMA(C2:C8) y pulsa Entrar. La celda muestra 124,85.

Ahora aplica formato de número con dos decimales al rango de datos.

1. Selecciona el rango C2:C9.
2. En la pestaña Inicio, dentro del grupo Número, haz clic en el selector de formato (el cuadro pequeño con la palabra General) y elige Número. Se aplica el formato con dos decimales y separador de miles (por ejemplo, 124,85).

=SUMA(C2:C8)

Guardar y descargar el libro

Cuando trabajas en Excel para la web con un libro guardado en OneDrive, los cambios se guardan solos: cada pocos segundos Excel guarda lo que has escrito. Aun así, conviene saber cómo forzar un guardado y cómo descargar el archivo al equipo.

1. Para guardar manualmente, ve a Archivo y elige Guardar. Como el archivo está en OneDrive, verás un mensaje confirmando que ya está guardado.
2. Para descargar una copia al equipo, ve a Archivo > Guardar como y elige Descargar una copia. El navegador te pregunta dónde guardar el archivo; elígelo y listo. Se descarga con la extensión del formato elegido.
3. Los formatos de descarga habituales son .xlsx (el libro normal) y .csv (solo valores separados por comas, sin fórmulas ni formatos). Si el archivo original era .xlsm, al descargarlo desde la web se ofrece como .xlsx porque la versión web no conserva las macros.

Insertar un gráfico rápido en la web

Para ver los gastos de un vistazo, un gráfico de columnas agrupadas con los seis primeros conceptos queda claro y se hace en un par de clics.

1. Selecciona el rango B1:C6 (la columna Concepto y la columna Importe, solo hasta la fila 6 para que el gráfico no incluya el total).
2. Ve a Insertar > Gráficos > Gráfico de columnas agrupadas.
3. El gráfico aparece incrustado en la hoja. Arriba, en la cinta, verás dos pestañas nuevas: Diseño del gráfico y Formato, solo visibles mientras el gráfico está seleccionado.
4. Con el gráfico seleccionado, ve a Diseño del gráfico y elige Mover gráfico > Hoja nueva. Asígnale el nombre Resumen y pulsa Aceptar.

Compartir el libro y editarlo a la vez con otra persona

Una de las grandes ventajas de tener el libro en OneDrive es que se comparte con un clic y varias personas pueden editar a la vez. No hace falta instalar nada al otro lado: el receptor abre el enlace, inicia sesión y entra directamente.

1. Con el libro abierto en Excel para la web, ve a Archivo > Compartir (o al botón Compartir arriba a la derecha, junto al nombre del archivo).
2. Se abre el panel Compartir. Elige una de estas opciones:

– Cualquier persona con el vínculo: el enlace abre el libro para quien lo tenga, sin necesidad de iniciar sesión. Puedes dejar el permiso en Ver (solo lectura) o cambiarlo a Editar. – Personas concretas de la organización: mete direcciones de correo de tu organización. Solo esas personas podrán abrirlo y, si les das permiso Editar, modificarlo.

1. Si quieres, marca la casilla Permitir edición para que el receptor pueda tocar el archivo. Si la desmarcas, el receptor solo lo verá.
2. Pulsa Enviar o Copiar vínculo, según lo que el panel te ofrezca, y manda el enlace por tu correo o tu chat.

Coautoría: ver quién está dentro y los colores de cada uno

Cuando alguien entra al libro que compartiste con permiso de editar, Excel para la marca te indica quién está dentro y en qué está cada uno.

• En la parte superior derecha de la cinta verás un grupo de Colores de presencia: un cuadrado de color por cada persona conectada. Al pasar el ratón por encima del cuadrado, ves su nombre.
• Dentro de la hoja, en la celda donde el otro está escribiendo, aparece un cursor con su nombre. Mientras esa persona escribe, tú ves cómo el contenido se actualiza en tu pantalla en cuestión de segundos.
• Si seleccionas una celda y otra persona la selecciona a la vez, Excel muestra el nombre de ambos en un aviso flotante.

Comentarios y notas dentro de una celda

Para dejar una observación al otro sin tocar sus datos, los Comentarios enlazan con la celda y permiten mencionarlo por su nombre. Más adelante, cuando la duda se resuelva, se cierra el hilo.

1. Selecciona la celda sobre la que quieres comentar (por ejemplo, C4, el importe del supermercado).
2. Ve a Revisar > Nuevo comentario. Aparece un cuadro de texto a la derecha de la celda.
3. Escribe tu comentario. Para llamar la atención de alguien concreto, escribe @ seguido de parte de su nombre o correo. Cuando lo reconozcas, selecciónalo de la lista. La persona recibe un aviso por correo y en la propia celda ve una mención.
4. Cuando el comentario esté resuelto, pulsa Resolver dentro del globo del comentario. El hilo se cierra y queda como un icono en la celda.

Por qué algo no sale como esperabas en Excel para la web

Aunque la web hace el 80 % de lo que harías en la app de escritorio, hay cosas que no están o que cambian. Esta sección recoge los tropiezos reales que se abro al trabajar desde el navegador.

«Mis macros no se ven» o dan error al abrirlas

Si subes un archivo .xlsm con macros a OneDrive y lo abres en Excel para la web, el libro se abre, ves los datos y las fórmulas, pero al pulsar un botón que ejecuta una macro no pasa nada o aparece un aviso de que las macros se han deshabilitado. La causa es clara: el navegador no ejecuta VBA, solo muestra el contenido del archivo.

El arreglo es abrir el archivo en la app de escritorio de Excel. Para hacerlo tienes dos opciones:

1. En Excel para la web, ve a Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio (o Editar libro > Abrir en la aplicación de escritorio, según la versión). Si tienes Excel instalado en el equipo, se abre la app de escritorio con el archivo y las macros listas para correr.
2. Si esa opción no aparece, descarga una copia ( Archivo > Guardar como > Descargar una copia) y ábrela desde la app con doble clic.

Una función nueva me da #¿NOMBRE? en la web

Si escribes una función reciente y la celda muestra #¿NOMBRE?, Excel no la reconoce. Las causas más habituales son: la función es muy nueva y la versión de Excel para la web de tu canal aún no la trae; la has escrito mal (te falta un punto, una coma de más); o tu licencia no la incluye (por ejemplo, funciones de Copilot o de Python en Excel que requieren un plan concreto).

Un ejemplo típico: escribes =LET(x;5;x*2) y ves #¿NOMBRE?. La función LET está en Excel 2021 y Microsoft 365, pero algunas cuentas educativas o planes antiguos no la traen todavía. La forma de salir del paso es:

1. Comprobar en support.microsoft.com si la función que quieres está en Excel para la web. La página de cada función dice en qué versión está disponible.
2. Si la función no está, usa la versión larga (por ejemplo, en lugar de =LET(...) repite la fórmula con los valores a pelo, o sustituye LET por una celda auxiliar).
3. Si la función sí está pero tu Excel no la reconoce, contacta con el administrador de tu organización para actualizar el canal.

=LET(x;5;x*2)

El archivo queda bloqueado o no puedo guardar

Si al abrir el archivo ves un aviso de que el libro está en uso por otra persona, o si los cambios no se guardan, el archivo se ha quedado bloqueado. Esto pasa cuando alguien lo tenía abierto en la app de escritorio y cerró sin soltar el bloqueo, o cuando se comparte con permiso de edición y otro usuario está dentro.

El arreglo es:

1. Espera unos segundos y vuelve a abrir el archivo. Si el otro usuario ha terminado, el bloqueo se libera solo.
2. Si sigue bloqueado, ve a Archivo > Guardar como > Descargar una copia para tener una copia en tu equipo.
3. Abre la copia en la app de escritorio, guárdala con otro nombre y vuelve a subirla a OneDrive con + Nueva > Cargar. El archivo nuevo sustituye al antiguo si le pones el mismo nombre.
4. Si el bloqueo lo tiene otra persona de tu organización, puedes pedirle que cierre el libro o que lo abra solo en la app de escritorio, no en la web.

Lo que Excel para la web no hace y cómo resolverlo

Excel para la web cubre la edición diaria, las fórmulas, los gráficos, las tablas dinámicas, el formato condicional y la coautoría. Lo que NO hace, o solo hace a medias, es:

• Macros VBA: no se ejecutan en el navegador. Si el archivo es .xlsm, las macros quedan inertes. Solución: abrir el archivo en la app de escritorio.
• Power Query: en cuentas personales gratuitas, no aparece el grupo Obtener y transformar de la pestaña Datos. En cuentas de Microsoft 365 sí está, pero con menos conectores que la app de escritorio. Solución: abrir en escritorio si necesitas conectores avanzados.
• Power Pivot y modelos de datos: no están en Excel para la web. Solución: escritorio.
• Ciertas opciones de la cinta: faltan el panel de selección de objetos, el editor de controles de formulario, los complementos COM y los cuadros de diálogo avanzados (por ejemplo, Configuración de validación de datos solo permite lista y algunas reglas básicas). Solución: abrir en escritorio.
• Python en Excel y Copilot: dependen de licencia y del canal de actualización; pueden aparecer en gris o no salir. Solución: actualizar el plan o usar la app de escritorio.
• Formatos antiguos .xls: se suben y abren, pero al guardar en la web se convierten a .xlsx. Solución: descargar y abrir en escritorio si necesitas conservar .xls.
• Libros muy grandes: la web rinde peor con libros de cientos de miles de filas o con muchos gráficos. Solución: escritorio.

La idea es clara: la web es para el 80 % del trabajo diario (crear, editar, compartir, comentar); para el 20 % restante (macros, Power Query, modelos de datos, opciones avanzadas), abre el mismo archivo en la app de escritorio desde Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio.

Lo que ya sabes hacer con Excel en la web y OneDrive

• Entras a OneDrive con tu cuenta de Microsoft y abres Excel para la web desde onedrive.com o excel.microsoft.com.
• Creas un libro nuevo con + Nueva > Hoja de cálculo de Excel o subes uno que ya tienes con + Nueva > Cargar.
• Escribes datos en la hoja, aplicas fórmulas como =SUMA(C2:C8) y das formato de moneda con dos decimales.
• Insertas un gráfico de columnas agrupadas desde Insertar > Gráficos y lo mueves a una hoja nueva para tener un resumen visual.
• Compartes el libro por vínculo con permiso Ver o Editar y varias personas editan a la vez, viendo cada una el cursor con su nombre y el color de presencia en la cinta.

El siguiente paso es abrir el mismo libro de gastos en la app de escritorio de Excel. Ahí podrás añadir Power Query para traer los gastos desde tu banco, automatizar la importación mensual con VBA o crear un modelo de datos con Power Pivot para cruzar por categoría y mes. Con el libro ya en OneDrive, pasar de la web al escritorio es un solo clic.

Dudas al usar Excel en la web con OneDrive