Office 365 y Excel en la web: qué es y cómo empezar

Excel para la web es la versión gratuita de Excel que vive dentro del navegador, sin instalar nada. Con ella abres, editas y compartes libros desde cualquier dispositivo, y varias personas pueden escribir a la vez en la misma hoja. En este tutorial la palabra clave la tomamos como el Excel online de Microsoft (la dirección excel.cloud.microsoft), no como Google Sheets ni como las hojas internas de un libro. Al terminar sabrás crear un presupuesto compartido, escribir fórmulas, aplicar formato, crear una tabla dinámica y abrir un libro con macros. Funciona en Excel para Microsoft 365, en Excel 2024 y en Excel 2021 desde el navegador; también en móviles y Mac, con una cuenta de Microsoft gratuita.

Qué es Excel para la web y para qué te sirve

Excel para la web es la versión de Excel que se abre en el navegador, en la dirección excel.cloud.microsoft. No necesitas instalar Office: entras con tu cuenta de Microsoft, abres un libro y empiezas a escribir. El libro vive en OneDrive, la nube de Microsoft, y se guarda automáticamente cada pocos segundos.

El caso típico es un equipo pequeño que revisa un presupuesto. Una persona lo crea desde el portátil, otra lo abre desde el móvil en el metro y una tercera lo termina desde el ordenador de la oficina. Las tres ven los cambios casi al instante, sin enviar archivos adjuntos por correo. El libro no se pierde: aunque se cierre el navegador sin guardar, la última versión está en OneDrive.

La aplicación es gratuita con cualquier cuenta de Microsoft (Outlook, Hotmail, Live). Si además tienes una suscripción a Microsoft 365, se desbloquean algunas funciones extra como Copilot, pero la mayor parte del trabajo diario se hace sin pagar nada.

Lo que tiene y lo que le falta frente al Excel de escritorio

Lo que necesitas: una cuenta Microsoft y un navegador

1. Abre account.microsoft.com y crea una cuenta gratis si no tienes una.
2. Entra en excel.cloud.microsoft con esa cuenta.
3. Verás la pantalla de inicio con tres bloques: Libros recientes (los que has tocado últimamente), Nuevo libro en blanco y Plantillas (presupuestos, calendarios, listas).
4. Pulsa Nuevo libro en blanco para empezar desde cero.

Sirve cualquier navegador moderno (Edge, Chrome, Firefox, Safari). No hace falta instalar nada.

La cinta de opciones en el navegador

La cinta es como la del escritorio, pero más corta. Pestañas que sí están: Archivo, Inicio, Insertar, Datos, Fórmulas y Vista. Faltan Disposición de página, Revisar (parcial) y Programador (no existe en la web). Encima de la cinta están el cuadro de nombres (a la izquierda) y la barra de fórmulas (a la derecha), igual que en el escritorio.

Crear y guardar tu primer libro en la nube

Vamos a montar un mini presupuesto compartido. Más adelante le añadiremos fórmulas, formato y una tabla dinámica.

1. En excel.cloud.microsoft, pulsa Nuevo libro en blanco.
2. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 escribe Importe y en A2:A5 las fechas 01/10/2026, 02/10/2026, 03/10/2026 y 04/10/2026.
3. En B2:B5 escribe los importes 120, 85,5, 200 y 45,75.
4. Selecciona B6 y pulsa Alt+= para la suma automática (en Mac, Cmd+Alt+=).
5. Cierra la pestaña. Vuelve a excel.cloud.microsoft y comprueba que el libro aparece en Libros recientes y dentro de OneDrive.

Trabajar sin Internet: qué cambia cuando pierdes la conexión

Si se cae Internet mientras editas, Excel para la web sigue mostrando la hoja y aceptando cambios. Esos cambios se guardan en una copia local del navegador. Al volver la conexión, se sincronizan con OneDrive.

Compartir el libro y editar a la vez con otras personas

Ahora vamos a compartir el presupuesto del paso anterior con una segunda persona y a coeditar.

1. Con el libro abierto, pulsa el botón Compartir (arriba a la derecha).
2. Escribe el correo de la otra persona y elige Puede editar.
3. Pulsa Enviar. La otra persona recibe un enlace y, al abrirlo, entra al mismo libro.
4. En otra pestaña (o en otro dispositivo) abre el mismo enlace y empieza a escribir en B3, por ejemplo 90,00.
5. Mira la pantalla original: el valor cambia casi al instante y aparece el cursor de tu compañero con su nombre.

El historial de versiones y los comentarios

Si alguien borra algo por error, no pasa nada: OneDrive guarda hasta 25 versiones anteriores.

1. Abre Archivo > Historial de versiones > Ver el historial de versiones.
2. Elige una versión de la lista y pulsa Restaurar si quieres volver a ella.

Para dejar una nota sin cambiar datos:

1. Selecciona una celda, por ejemplo B3.
2. Ve a Revisar > Nuevo comentario.
3. Escribe el comentario y pulsa Publicar.
4. Para cerrarlo, abre el hilo y pulsa Resolver.

Abrir un .xlsx, un .csv y un libro con macros

Excel para la web abre los formatos más habituales.

1. Pulsa Archivo > Abrir y elige entre Explorador de OneDrive o Subir (desde tu equipo).
2. Sube un archivo .xlsx desde el escritorio: se abre igual que en el Excel de escritorio.
3. Sube un .csv separado por punto y coma: Excel lo detecta y lo abre en columnas. Si el separador fuera coma, usa la opción Importar texto y elige el delimitador.
4. Sube un .xlsm (libro con macros): se abre y se ve el contenido, pero las macros no se ejecutan.

Cuando algo no se puede hacer en la web

Si la cinta muestra opciones atenuadas (en gris), es que esa función no está en la versión web. Lo más habitual:

• Power Query y Power Pivot no aparecen.
• Algunas opciones de tablas dinámicas avanzadas (segmentación de datos, campos calculados con DAX).
• Grabadora de macros y editor de VBA.
• Ciertos formatos condicionales basados en fórmulas.

En estos casos, el libro abre en la web sin esas funciones y, si lo necesitas, hay que abrirlo en el Excel de escritorio desde Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio.

Fórmulas, formatos y tablas dinámicas que sí funcionan aquí

Seguimos con el libro del presupuesto. Vamos a hacerlo un poco más serio: añadimos una hoja de ventas con su total, le damos formato de moneda y creamos una tabla dinámica.

1. Crea una nueva hoja llamada Ventas.
2. En A1:C1 escribe los encabezados Producto, Precio y Cantidad.
3. En A2:C4 rellena los datos: Lapiz / 1,50 / 10; Cuaderno / 3,20 / 5; Goma / 0,80 / 12.
4. En D1 escribe Total. En D2 escribe =B2*C2 y arrastra el controlador de relleno hasta D4.
5. Selecciona D2:D4 y aplica formato moneda con Ctrl+Mayús+$ (en Mac, Cmd+Mayús+$).
6. Selecciona A1:D4 y ve a Insertar > Tablas > Tabla para convertirlo en una tabla de Excel.
7. Con una celda de la tabla seleccionada, ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica y acepta el destino en una hoja nueva.
8. En la lista de campos, arrastra Producto a Filas y Total a Valores.

=B2*C2

Las funciones nuevas que ya están en la web

Excel para la web trae las matrices dinámicas y BUSCARX (XLOOKUP), las dos funciones que cambiaron Excel a partir de 2021. Vamos a usarlas sobre los mismos datos.

1. En la hoja Ventas, pulsa en F1 y escribe Producto buscado. En G1 escribe Precio.
2. En F2 escribe Cuaderno.
3. En G2 escribe =BUSCARX(F2;A2:A4;B2:B4) y pulsa Entrar.
4. En F5 escribe la fórmula =ORDENAR(A2:D4) y observa cómo se desborda hacia abajo y a la derecha sola.

=BUSCARX(F2;A2:A4;B2:B4)
=ORDENAR(A2:D4)
=CONTARA(C2#)

Copilot: pedirle a Excel lo que necesitas en una frase

Si tu licencia de Microsoft 365 incluye Copilot, el botón aparece en la cinta.

1. Abre la hoja Ventas con la tabla del paso anterior.
2. Pulsa Inicio > Copilot.
3. Escribe: añade una columna con el margen en euros (Precio menos coste, donde el coste es el 60 % del Precio).
4. Revisa la fórmula que propone antes de aceptar.

Por qué no te aparece un botón, una función o un formato

Tres causas reales, cada una con su arreglo.

1. El navegador está anticuado. Si usas una versión muy vieja de Edge, Chrome o Safari, algunas opciones nuevas no cargan. Actualiza el navegador o prueba con otro.

2. El libro se guardó como .xls (Excel 97-2003). Ese formato antiguo no soporta muchas funciones modernas. Al abrirlo, la cinta muestra menos opciones y BUSCARX ni aparece. Abre el libro en el Excel de escritorio y guárdalo como Libro de Excel (.xlsx) desde Archivo > Guardar como.

3. Los datos no están en formato de tabla. Copilot y muchas herramientas trabajan mejor con una tabla de Excel. Si ves un rango suelto en vez de una tabla, selecciónalo y pulsa Ctrl+T para convertirlo.

El error #¡DESBORDAMIENTO! al usar una matriz dinámica

Si al escribir =ORDENAR(A2:D4) ves #¡DESBORDAMIENTO! en F5, casi siempre es porque en F5 o en las celdas de al lado hay algo escrito.

Arreglo: Borra lo que haya en E5 y deja que la fórmula se desborde hacia una zona libre.

La macro que no se ejecuta

Subes el archivo Presupuesto.xlsm y al abrirlo ves la cinta normal, sin la pestaña Programador y sin aviso de habilitar macros.

Causa: Excel para la web no ejecuta VBA, ni siquiera las macros de un .xlsm.

Arreglo: Pulsa Archivo > Abrir en la aplicación de escritorio para abrir el archivo en el Excel instalado en tu equipo. Allí, al abrirlo, aparecerá la barra amarilla de Habilitar contenido y las macros se podrán ejecutar.

Lo que ya sabes hacer con Excel para la web

• Abrir y guardar libros en OneDrive desde el navegador.
• Compartir un libro y coeditar con varias personas a la vez.
• Usar plantillas de la galería para presupuestos, calendarios y listas.
• Escribir fórmulas, usar BUSCARX y matrices dinámicas como ORDENAR.
• Crear tablas dinámicas con totales y resúmenes.
• Abrir un .xlsm en el escritorio cuando necesitas ejecutar macros.

Siguiente paso: entra en excel.cloud.microsoft, abre Plantillas > Presupuestos y empieza uno compartido con tu equipo; ya tienes todo lo necesario para editarlo entre varios.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al empezar con Excel para la web