Excel gratis en el PC existe de verdad y funciona bien para el día a día: llevar gastos, hacer una lista de precios, organizar un inventario pequeño o compartir una hoja con alguien. Este tutorial recorre las tres rutas oficiales que Microsoft pone a tu disposición hoy mismo, sin instalar nada pirateado. Al terminar tendrás abierta tu primera hoja de gastos del hogar en Excel para la web, con una fórmula de suma, una lista desplegable de categorías y el formato de moneda aplicado. Lo que se explica vale para Excel para la web, Excel para móvil y la prueba de escritorio de Microsoft 365.
Qué significa hoy "Excel gratis" y qué consigues de verdad
Hay tres caminos oficiales para usar Excel sin pagar licencia de escritorio. Excel para la web se abre en el navegador con tu cuenta Microsoft y guarda los libros en OneDrive; trae prácticamente todas las fórmulas, tablas dinámicas, formato condicional y colaboración en tiempo real. Excel para móvil es la app de Android e iPhone, también con cuenta Microsoft y OneDrive: sirve para ver, editar y crear libros sobre la marcha, aunque con menos opciones que el escritorio. La prueba de Microsoft 365 te descarga el Excel completo en el PC durante un mes, con VBA, Power Query y Solver incluidos; al acabar el mes pide suscribirse para seguir usándolo. No existe un Excel de escritorio gratis para siempre sin caer en versiones sin soporte o en copias no oficiales, así que lo realista es elegir uno de estos tres.
Excel para la web: abrirlo y entrar con tu cuenta Microsoft
- Abre el navegador y entra en
excel.cloud.microsoft(también funcionaoffice.com). - Inicia sesión con tu cuenta Microsoft o crea una gratis con un correo.
- Pulsa Libro en blanco para abrir una hoja vacía llamada "Libro1".
- Arriba verás la cinta de opciones con las pestañas Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | 02/10/2026 | Supermercado | 84,50 |
| 3 | 05/10/2026 | Luz | 47,20 |
| 4 | 08/10/2026 | Internet | 32,00 |
Lo que la web tiene y lo que no
| Sí hace | No hace |
|---|---|
| Fórmulas, BUSCARV, BUSCARX, SI, CONTAR.SI | Macros VBA (solo lectura si las abres) |
| Tablas dinámicas y gráficos | Power Query completo (solo "Obtener datos" básico) |
| Formato condicional y validación de datos | Algunos complementos COM de terceros |
| Colaboración en tiempo real | Guardar en local sin descargar |
| Guardado automático en OneDrive | Guardar como .xlsm (con macros) |
Guardar y descargar el archivo desde la web
- Pulsa Archivo > Guardar para guardarlo en OneDrive (ya está guardado, pero confirma el nombre).
- Para bajarlo al PC, ve a Archivo > Descargar y elige Microsoft Excel (.xlsx) o CSV.
Excel en el móvil: cuándo te saca del paso
La app "Microsoft 365" (que incluye Excel, Word y PowerPoint) es gratuita en Google Play y en la App Store. Sirve para abrir libros que ya tienes en OneDrive, crear uno nuevo desde cero, editar y compartirlo. Pide cuenta Microsoft para entrar y guarda por defecto en OneDrive, igual que la web. Si abres en el móvil un libro con macros .xlsm, la app las quita al guardar y lo deja como .xlsx; también puede mostrarte BUSCARX, LET y LAMBDA si tu cuenta las tiene, pero no ejecuta VBA. Para una hoja de gastos que consultas y tocas fuera de casa es más que suficiente.
- Instala "Microsoft 365" desde la tienda de apps.
- Inicia sesión con la misma cuenta que usas en la web.
- Pulsa Nuevo para crear un libro en blanco o abre uno desde OneDrive.
- Edita, guarda y comparte desde el menú de la app.
Probar Microsoft 365 en el PC: la prueba de escritorio
- Entra en
microsoft365.com/trydesde el navegador. - Inicia sesión o crea una cuenta Microsoft.
- Pulsa Descargar Microsoft 365 y guarda el instalador.
- Ejecuta el archivo descargado y sigue los pasos (instalación, cuenta, preferencias).
- Cuando termine, abre Excel desde el menú Inicio.
Lo que trae Excel de escritorio que la web no
| Herramienta | Disponible |
|---|---|
| VBA y macros grabadas | Sí |
| Power Query completo | Sí |
| Solver (complemento) | Sí |
| Más tipos de gráficos y formato | Sí |
| Pegado especial avanzado con todas las operaciones | Sí |
| Copilot (IA) | Sí, con límites de uso según licencia |
Si ya tenías Office 2019, 2016 o 2021 y antes
El ciclo de vida oficial marca: Excel 2016 y Excel 2019 terminaron su soporte extendido el 14 de octubre de 2025 y ya no reciben actualizaciones de seguridad. Excel 2021 sigue con soporte activo hasta el 13 de octubre de 2026. Excel 2024 y Microsoft 365 están en soporte. Si tu equipo trae una versión sin soporte, lo más práctico es abrir Excel para la web mientras valoras renovar o pasarte a Microsoft 365.
Empezar tu primera hoja en Excel para la web
Partimos de la hoja de la sección anterior y le añadimos un total.
- Pulsa sobre la celda A7 y escribe Total mes.
- Selecciona C2:C6 y arrastra el controlador de relleno hasta C7 para dejar la fórmula lista.
- Escribe en C7 la fórmula del total.
=SUMA(C2:C6)| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | 02/10/2026 | Supermercado | 84,50 |
| 3 | 05/10/2026 | Luz | 47,20 |
| 4 | 08/10/2026 | Internet | 32,00 |
| 5 | 12/10/2026 | Gasolina | 55,00 |
| 6 | 18/10/2026 | Supermercado | 67,30 |
| 7 | Total mes | 286,00 |
- Copia una lista desde una web con Ctrl+C y pégala en la hoja con Ctrl+Alt+V.
- En el cuadro Pegado especial elige Solo texto y pulsa Aceptar.
286,00 y la lista pegada entra como texto sin arrastrar formatos de la página.Crear una lista desplegable en la columna Concepto
- En E2:E6 escribe cinco categorías: Supermercado, Luz, Internet, Gasolina, Ocio.
- Selecciona B2:B6.
- Abre el cuadro de validación.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe | Categorías | |
| 2 | 02/10/2026 | Supermercado | 84,50 | Supermercado | |
| 3 | 05/10/2026 | Luz | 47,20 | Luz | |
| 4 | 08/10/2026 | Internet | 32,00 | Internet | |
| 5 | 12/10/2026 | Gasolina | 55,00 | Gasolina | |
| 6 | 18/10/2026 | Supermercado | 67,30 | Ocio |
Dar formato de moneda sin tocar el separador regional
- Selecciona C2:C6.
- Abre el formato de moneda desde la cinta.
Guardar y abrir el mismo libro desde el móvil
- En el móvil, abre la app Microsoft 365 y entra con la misma cuenta.
- Pulsa el icono de OneDrive y busca el libro "Gastos del hogar".
- Ábrelo: la fórmula de C7 y la lista desplegable de B2:B6 siguen funcionando.
.xlsm, la app móvil las quita al guardar y deja el archivo como .xlsx; perderás el código VBA.Errores típicos al empezar con Excel gratis
Los tres fallos que verás casi seguro las primeras veces.
La fórmula sale como texto y no calcula
En C7 ves escrito =SUMA(C2:C6) y a la izquierda aparece un triángulo verde.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 7 | Total mes | =SUMA(C2:C6) |
Causa: la celda estaba en formato Texto cuando escribiste la fórmula, así que Excel la toma como literal y no calcula. Arreglo: selecciona C7, pasa a formato General o Número, borra el contenido y vuelve a escribir =SUMA(C2:C6) pulsando Entrar.
Pegado especial deja la columna con símbolos raros
Al pegar una lista copiada de una web salen cuadraditos, letras sueltas y formatos rotos.
| A | B | |
|---|---|---|
| 9 | ▢ ▢ · A · B · C |
Causa: elegiste HTML o Texto Unicode en Pegado especial y se coló el formato de la web. Arreglo: pulsa Ctrl+Z, vuelve a copiar, abre Pegado especial con Ctrl+Alt+V y elige Solo texto.
La lista desplegable no deja escribir categorías nuevas
En B3 quieres escribir "Cosmética" y la celda lo rechaza.
Causa: el origen era $E$2:$E$6 con un rango fijo, así que cualquier valor fuera de esa lista está prohibido. Arreglo: convierte E2:E6 en tabla con Insertar > Tabla, marca "La tabla tiene encabezados" y cambia el Origen por el nombre de la tabla (=Tabla1[Categorías]). Ahora la lista crecerá sola cuando añadas filas.
Lo que ya sabes hacer con Excel gratis
- Elegir entre Excel para la web, Excel para móvil o la prueba de Microsoft 365 según lo que necesitas.
- Abrir el navegador, entrar con tu cuenta Microsoft y guardar en OneDrive sin instalar nada.
- Crear fórmulas con
=SUMA(...), escribir categorías y aplicar formato de moneda. - Usar Pegado especial con cabeza para traer texto de una web sin arrastrar formatos.
- Saber que VBA y Power Query completo no están en la web, y que para eso necesitas la prueba de escritorio.
Siguiente paso: tu primera tabla dinámica en Excel para la web, eligiendo la pestaña Insertar y arrastrando los campos de "Categoría" e "Importe" para ver el total por categoría en una sola pantalla.
Información comprobada en octubre de 2026.
Dudas al usar Excel gratis en el PC
1. ¿Cómo instalar Microsoft Office desde la web oficial en 2026?
Entra en office.com y, tras iniciar sesión con una cuenta de Microsoft, pulsa «Instalar Office» para descargar el instalador oficial. Ejecuta el archivo descargado, acepta los términos y espera a que termine la instalación; después reinicia el equipo si el propio asistente lo pide.
2. ¿Puedo descargar Office 2026 para instalarlo sin conexión?
Office de consumo (Microsoft 365, Office 2024) se descarga como instalador online desde office.com, por lo que necesita conexión durante la instalación. Para paquetes sin conexión existen las versiones de Office LTSC (canal empresarial), pensadas para implementaciones con la herramienta OATD.
3. ¿Dónde puedo aprender a descargar y usar Microsoft Office gratis?
La fuente oficial es support.microsoft.com/es-es, con guías paso a paso para descargar, instalar y empezar a usar Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Para practicar Excel desde cero hay tutoriales gratuitos en tutoexcel.com que explican las herramientas con el nombre en inglés y en español.
4. ¿Qué es Office LTSC 2026 y cómo se implementa?
Office LTSC (Long Term Servicing Channel) es una edición sin conexión y sin actualizaciones de funciones, orientada a equipos que no pueden conectarse a la nube. Se implementa con la herramienta de implementación Office (OATD), que genera una carpeta con los archivos instalables desde la configuración personalizada.
5. ¿Cómo descargar Office gratis en Windows 11?
En Windows 11 puedes entrar en office.com, iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft y pulsar «Instalar Office» para obtener la versión de prueba o la incluida en tu suscripción. Office para la web, gratuito con cuenta Microsoft, también funciona en Edge y Chrome sin instalar nada.
6. ¿Se puede instalar Office 2016 gratis?
Office 2016 ya no se vende ni se descarga desde la web de Microsoft, aunque el instalador instalador sigue siendo válido con una suscripción o licencia antiguas. Hoy Microsoft solo distribuye Microsoft 365 y Office 2024/2021, así que conviene migrar a una versión con soporte.
7. ¿Cómo descargo la Herramienta de implementación de Office desde el Centro de descarga de Microsoft?
Ve a la página «Herramienta de implementación de Office» en el Centro de descarga de Microsoft (aka.ms/officedevtools) y pulsa «Descargar». Ejecuta el archivo, extrae su contenido a una carpeta local y edita el archivo setup.xml para definir idioma, versión y opciones de instalación.
Fuentes
- MicrosoftDescarga Microsoft Office 365 para Windows y Macconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftAJUSTARCOLS — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftCUPON.FECHA.L1 — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftPegar, Opciones de pegado y Pegado especial — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftExcel para Microsoft 365 — documentación oficialconsultado el 07/10/2026