Cómo hacer un recibo de nómina editable en Excel (con fórmulas)

Un recibo de nómina editable es una hoja de Excel que el empleador rellena cada quincena con los datos del empleado, sus ingresos brutos, las deducciones del periodo y el neto a pagar. Sirve para entregarle al trabajador un comprobante claro y, si hace falta, imprimirlo o enviarlo en PDF. Al terminar este tutorial tendrás una plantilla lista: con fórmulas que calculan el neto, formato de moneda, la página encajada para imprimir en una sola hoja y la opción de guardar el resultado como PDF.

Esta plantilla utiliza la función SUMA, formato de moneda, combinación de celdas, bordes, proteger hoja y guardar como PDF, herramientas disponibles desde Excel 2007 en adelante en Windows, Mac y la web. En el texto uso el nombre en español de cada función y, entre paréntesis, su nombre en inglés la primera vez, por si el lector la busca en la ayuda.

Qué es un recibo de nómina y por qué armarlo en Excel

Un recibo de nómina, también llamado comprobante de pago o colilla, es el documento que el empleador entrega al empleado en cada periodo de pago (quincenal, mensual, semanal) con el detalle de lo que ganó y lo que se le descontó. En él figura el salario bruto, los conceptos de ingreso (sueldo base, horas extra, comisiones), las deducciones (impuestos sobre la renta, seguridad social, salud, préstamos) y, al final, el neto que cobra el trabajador.

Armarlo en una hoja de cálculo tiene una ventaja clara sobre hacerlo en Word o a mano: los totales se calculan solos, las cifras siempre cuadran con las fórmulas y, cuando se corrige un valor, todo lo demás se actualiza. Para una microempresa de cinco personas que paga cada quince días, una plantilla en un libro .xlsx evita errores de suma y deja un historial del archivo por fecha de modificación.

Lo que lleva un recibo de nómina: los campos que no pueden faltar

Los nombres exactos de cada deducción dependen de la legislación de cada país; la plantilla debe permitir añadir filas en «Deducción» sin que las fórmulas se rompan.

Armar la plantilla paso a paso en una hoja

1. Abre Excel y crea un libro nuevo (Ctrl+U).
2. En la pestaña inferior, haz doble clic sobre «Hoja1» y escribe Recibo para renombrarla.
3. En la fila 1, escribe los encabezados en A1, B1, C1 y D1: Empleado, Concepto, Ingreso, Deducción.
4. En A3 escribe Ana Ruiz y en B3 Sueldo base. En C3 anota 1250; deja D3 vacío.
5. Sigue añadiendo conceptos hasta la fila 10 mezclando ingresos (filas 3 a 7) y deducciones (filas 8 a 10).
6. En B13 escribe Total ingresos y en B14 Neto a pagar.

Dar formato de moneda a las cifras

1. Selecciona el rango C3:D11 haciendo clic en C3 y, con Mayús pulsada, clic en D11.
2. Abre Formato de celdas con Ctrl+1 y, en la pestaña Número, elige Moneda con dos decimales.

1. Pulsa Aceptar y comprueba que C3 se ve 1.250,00 € (o el símbolo de tu país) en vez de 1250.

Calcular el neto con una fórmula sencilla

La fórmula para el neto a pagar resta la suma de deducciones a la suma de ingresos:

=SUMA(C3:C9)-SUMA(D3:D9)

1. Sitúate en C11 y escribe =SUMA(C3:C9)-SUMA(D3:D9).
2. Pulsa Entrar y verifica que muestra 1.240,00 (1.520 menos 280).

Repetir el recibo para varios empleados con el controlador de relleno

1. Selecciona A1:F11 (incluye un par de columnas de margen para que la cabecera respire).
2. Pon el puntero en la esquina inferior derecha de la selección hasta que aparezca la cruz negra gruesa, el controlador de relleno.
3. Arrastra hacia abajo cinco filas. Excel repite el bloque tal cual, manteniendo los rótulos.
4. En el segundo bloque cambia A3 por B. Pérez; en el tercero, C. Soto; en el cuarto, D. León; en el quinto, E. Vidal. Solo cambia el nombre y sus cifras; las fórmulas siguen valiendo para cada bloque.
5. Debajo del quinto bloque, en B14, escribe Total general; en C14, =SUMA(C11;C17;C23;C29;C35) con los totales de cada recibo y en D14 la resta correspondiente.

Que las celdas se vean como un recibo: líneas, bordes y colores

1. Selecciona A1:F11.
2. Aplica bordes:

1. En A1 escribe RECIBO DE NÓMINA y selecciónalo. Combina A1:F1:

1. Selecciona la fila de cabeceras (A2:F2), abre Inicio > Fuente > Color de relleno y elige un gris claro.
2. Para el bloque de totales, aplica el mismo color de relleno en B10:F11.

Imprimir el recibo en una hoja bien encajada

1. Abre la configuración de página:

1. En la pestaña Página, marca Vertical en orientación.
2. En la misma ventana, abre la pestaña Ajuste de escala y marca Ajustar a: 1 página(s) de ancho por 1 de alto.
3. Cierra con Aceptar y entra a:

para ver cómo queda el recibo en una sola hoja. Si la cabecera se repite en cada página, márcala en Disposición de página > Imprimir títulos > Filas a repetir en la parte superior: $1 (~1 € · ~18 MXN · ~3.200 COP · ~1.520 ARS):$2 (~2 € · ~36 MXN · ~6.400 COP · ~3.040 ARS).

Proteger la plantilla para que solo se editen los datos

La idea es que nadie toque las fórmulas ni los bordes, pero que sí se puedan cambiar nombres y cifras.

1. Selecciona C3:D11 y todas las celdas donde irán los datos variables (en el ejemplo, también las celdas de nombre en cada bloque).
2. Abre Formato de celdas con Ctrl+1, ve a la pestaña Proteger y desmarca Bloqueada.
3. Repite con A3:A11 para los nombres de empleado.
4. Ahora protege la hoja:

1. En el cuadro, escribe una contraseña, déjala marcada la opción Permitir a los usuarios de esta hoja seleccionar las celdas bloqueadas y pulsa Aceptar.

Guardar y compartir el recibo como PDF

1. Ve a:

1. En Tipo, elige PDF (*.pdf).
2. Antes de guardar pulsa Opciones y, en Publicar qué, marca Hoja activa para que solo se guarde la hoja Recibo.
3. Pulsa Aceptar y luego Guardar.
4. Abre el PDF resultante y comprueba que el recibo se ve igual que en la vista previa.

Por qué el recibo no cuadra o se ve mal al imprimir

Tres fallos típicos al armar esta plantilla por primera vez, con su causa y su arreglo en el mismo sitio.

El formato de moneda no aplica a una celda suelta

La celda muestra 1250 aunque le has puesto formato Moneda. La causa suele ser que esa celda tenía formato Texto antes de escribir el número, y Excel ya guardó 1250 como cadena, no como número. Para comprobarlo, mira la barra de fórmulas: si está alineado a la izquierda, es texto.

Arreglo: Vuelve a escribir el número, esta vez con la celda en formato General o Número. Después aplica Inicio > Número > Formato de número > Moneda. Si no puedes borrar la columna entera, usa =VALOR(C3) en una celda auxiliar y copia el resultado sobre C3 con Pegado especial > Valores.

La hoja queda cortada al imprimir el recibo

En la vista previa ves el recibo dividido en dos páginas o con la última fila cortada. La causa está en la escala de impresión: la hoja está configurada con Ajustar a 1 página de alto por 1 de ancho desactivado o los márgenes son demasiado anchos.

Arreglo: Abre Disposición de página > Configurar página > Ajuste de escala y marca Ajustar a 1 página(s) de ancho por 1 de alto. Si aún sobra una columna, reduce los márgenes en Márgenes > Normal.

Lo que ya sabes hacer con tu recibo de nómina

• Tienes claros los campos que no pueden faltar: datos del empleado y empleador, periodo, ingresos, deducciones y neto.
• Sabes escribir fórmulas con SUMA para calcular el total de ingresos y el neto a pagar.
• Aplicas formato de moneda con dos decimales y separador de miles, y combinas celdas para el título.
• Exportas el recibo a PDF para entregarlo al empleado sin que se pueda editar.

El siguiente paso es crear una lista desplegable con los nombres de los empleados al validar datos en la celda del nombre, para que la plantilla no admita nombres que no estén en la lista y se rellene sola al cambiar la selección.

Datos consultados en octubre de 2026.

Dudas al armar un recibo de nómina editable en Excel