Cómo abrir y crear archivos de Office Word y Excel en pocos pasos

Pasar datos de Word a Excel es una de las tareas más habituales: una factura con productos que hay que sumar, un listado de clientes en párrafos sueltos, una tabla con cientos de filas. En este tutorial verás las dos formas que sí funcionan: pegar directamente una tabla de Word con Ctrl+V y guardar el documento como texto separado por tabulaciones o comas para importarlo con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV. Funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 y 2016, y también en Excel para la web y para Mac.

Qué puedes traer de Word a tu hoja de Excel

Cuando tienes un documento de Word con datos que quieres trabajar en Excel, lo habitual son dos situaciones. La primera es una tabla dentro de Word: productos, cantidades, precios, albaranes, calificaciones. Esas tablas se pueden copiar y pegar directamente, y cada celda cae en una celda de Excel con la misma forma. La segunda situación es texto suelto en párrafos: nombres, correos, direcciones, teléfonos, uno por línea o separados por comas. Eso no se pega bien, así que se guarda el documento como archivo de texto y se importa desde la cinta con la herramienta de Power Query, que sí respeta los separadores y la codificación.

En los dos casos la idea es la misma: los datos pasan a celdas, y a partir de ahí ya son un libro de Excel normal donde se pueden ordenar, sumar, buscar y validar. Lo que uses después —SUMA, BUSCARV, tablas dinámicas— ya no depende de Word.

Lo que Excel NO hace al traer cosas de Word

No existe un botón «Convertir .docx a .xlsx»: si haces doble clic sobre un documento de Word, Excel no lo abre, y si renombras el archivo a .xlsx no se convierte, solo deja de abrirse. Para traer datos hay que copiar y pegar, o guardar como texto e importar.

Cuando pegas una tabla de Word con celdas combinadas, Excel pega el contenido en una sola celda y deja vacías las adyacentes, con lo que la fila se desordena. Los saltos de línea dentro de una celda de Word (un Alt+Entrar en Windows) pueden partir la fila en dos al pegar, sobre todo si en medio hay un tabulador. Conviene revisar después de pegar y arreglar las filas cortadas con Buscar y reemplazar.

Por último, el Pegado especial que usas dentro de Excel (con Ctrl+Alt+V, opciones como Fórmulas, Valores o Transponer) solo funciona cuando lo copiado viene de Excel. Si lo copiado viene de Word, el Pegado especial ofrece los formatos del portapapeles (HTML, Texto Unicode, Texto) y no las opciones de fórmulas. Para una tabla de Word lo más fiable es pegar con Ctrl+V normal y revisar.

Preparar la hoja de Excel antes de pegar

Antes de pegar nada, conviene dejar lista la celda de inicio. Coloca el cursor en A1 de la hoja donde quieres que caigan los datos, y comprueba que la zona a la derecha y debajo está vacía: si hay contenido, lo pegado lo sobrescribirá sin avisar. Si vas a pegar una hoja de cálculo, pon la columna de importes con formato Número y la de fechas con formato Fecha corta, para que Excel reconozca los valores al pegar.

Un caso típico: traes códigos que empiezan por cero, como 00123. Si la celda ya es Número, Excel se come el cero y muestra 123. La solución es poner la columna como Texto antes de pegar. Para códigos largos que no operarán como números, formato Texto; para importes que sí vas a sumar, formato Número con dos decimales.

Comprueba también la configuración regional del equipo: si trabajas con un Excel en español y el equipo usa coma como decimal, los números con coma se reconocerán; si usas un Excel en inglés o con punto decimal, los números vendrán como texto hasta que los conviertas. Esa es la raíz de la mayoría de problemas de pegado.

La celda de inicio y el formato que evita sustos

Copiar una tabla de Word y pegarla en una columna

Selecciona la tabla en Word: haz clic dentro y usa el tirador de la esquina superior izquierda para que aparezca el controlador de selección de tabla, o usa Ctrl+A si solo está la tabla. Copia con Ctrl+C, ve a Excel, sitúate en A1 y pega con Ctrl+V. Cada celda de la tabla cae en una celda de Excel con la misma estructura: encabezados en la primera fila, datos debajo. Lo que se trae es la tabla de Word como tal, sin el texto que esté fuera de la tabla.

Si la tabla tiene filas o columnas combinadas, el resultado se desordena. Revisa siempre después de pegar.

El pegado normal con Ctrl+V

Qué pasa con las celdas combinadas y los saltos de línea

Una celda combinada en Word (por ejemplo, una celda «Descripción» que abarca dos columnas) se pega en Excel como una sola celda con el texto, y las celdas adyacentes quedan vacías, con lo que la tabla pierde columnas y las fórmulas que hagas después se romperán. La solución es revisar la tabla de Word antes de copiar: si ves celdas combinadas, sepáralas (en Word, Herramientas de tabla > Distribución > Separar celdas) y vuelve a pegar.

Los saltos de línea dentro de una celda (un Alt+Entrar en Windows) pueden partir la fila al pegar, sobre todo si en medio hay un tabulador. Lo verás porque una fila aparece cortada en dos, con la segunda mitad en la fila siguiente. Para arreglarlo, selecciona la columna, abre Buscar y reemplazar con Ctrl+H, busca el carácter de salto de línea (en el cuadro «Buscar» pulsa Ctrl+Mayús+J o usa ^l) y reemplázalo por un espacio o por el carácter que necesites.

Revisar y arreglar después de pegar

1. Selecciona el rango pegado y aplica Ctrl+L para convertirlo en Tabla, con encabezados en la primera fila.
2. Ordena por la columna de importes o de códigos para ver si hay filas cortadas o mezcladas.
3. Revisa las celdas con el ojo puesto en los números que aparecen a la izquierda: eso significa que la celda era Texto y Excel no los ha convertido a número.
4. Usa =ESPACIOS.LIMPIOS(A2) para quitar espacios sobrantes al principio y al final, y arrastra el controlador de relleno.
5. Si los importes quedaron como texto, multiplica por 1 con =B2*1 y pega como valores sobre la misma columna.

Traer texto que NO está en tabla: el camino del guardar como .txt

Si los datos están en párrafos de Word, con nombres y correos uno por línea, el pegado normal mete cada párrafo en una celda y los campos separados por tabuladores o comas se quedan todos juntos. La forma fiable de traerlos es guardar el documento como texto plano y luego importarlo con la herramienta de Power Query, que sí permite indicar el delimitador y la codificación.

El flujo es: en Word, Archivo > Guardar como > Guardar como tipo «Texto sin formato» (.txt), eligiendo la codificación que respete las tildes y la ñ. Después, en Excel, Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV, se elige el archivo, se revisa la vista previa con el delimitador correcto y se pulsa Cargar.

Guardar el .docx como texto separado por tabulaciones o comas

1. En Word, abre Archivo > Guardar como.
2. En Tipo, elige «Texto sin formato (*.txt)».
3. Si Word te pregunta por la codificación, elige «Windows (predeterminado)» o «Unicode UTF-8» según el caso.
4. Si vas a separar por comas y tus datos contienen comas dentro de campos, cámbialas antes por punto y coma: con Buscar y reemplazar, busca «,» y reemplaza por «;» en todo el documento.
5. Guarda el archivo en una carpeta que recuerdes, por ejemplo Escritorio.

Importar el .txt desde la cinta

Por qué no basta con abrir el .txt con doble clic

Al abrir un .txt con doble clic desde el explorador de archivos, Excel usa la configuración regional del sistema: en español espera punto y coma como separador, así que un archivo separado por comas queda todo en una sola columna. Lo mismo pasa con la codificación: si el sistema no usa UTF-8, las tildes y la ñ pueden aparecer rotas. Importar desde la cinta permite elegir el delimitador y la codificación antes de cargar, lo que evita esos dos problemas.

Cuando la tabla de Word tiene más filas de las que caben

Si la tabla de Word tiene más filas de las que caben en una sola hoja de Excel, no pasa nada: Excel continúa pegando en las hojas siguientes sin avisar, hasta donde necesite. El problema aparece cuando el libro destino ya tiene datos: el pegado sobrescribe sin preguntar.

Lo más limpio en ese caso es pegar primero sobre una hoja nueva, revisar que todo haya entrado bien, y luego mover los datos a la hoja definitiva con Cortar y Pegar, o dejarlos en la nueva y renombrarla.

1. Inserta una hoja nueva al final: clic derecho en la pestaña > Insertar > Hoja de cálculo.
2. Pega la tabla en A1 con Ctrl+V.
3. Si la tabla es muy grande y temes que el sistema vaya lento, cópiala en bloques de 50 o 100 filas, y pégalos uno debajo de otro en la misma hoja, sin dejar filas vacías entre bloques.
4. Cuando termines, revisa la fila de transición entre bloques: a veces el último registro de un bloque y el primero del siguiente quedan duplicados.

Comprobar lo que ha entrado y dejarlo presentable

Una vez pegados los datos, toca dejarlos presentables. Aplica formato Número con dos decimales a las columnas de importes, formato Fecha corta a las fechas, y ancho automático a las columnas con doble clic en el borde derecho del encabezado. Si hay columnas que no necesitas, selecciónalas y suprime su contenido, o mejor elimina la columna entera (clic derecho > Eliminar) para que las fórmulas que hagas después no se descuadren.

Para quitar duplicados en un listado, usa la herramienta de la cinta: selecciona el rango, ve a Datos > Herramientas de datos > Quitar duplicados, marca las columnas que definen un duplicado y acepta. Conviene trabajar sobre una copia porque Quitar duplicados no se puede deshacer tras guardar.

Buscar tildes y eñes que se han roto al pegar

1. Selecciona las columnas con texto.
2. Abre Buscar y reemplazar con Ctrl+H.
3. En «Buscar», escribe á y en «Reemplazar con», escribe á. Pulsa Reemplazar todos.
4. Repite con é/é, í/í, ó/ó, ú/ú, ñ/ñ y las mayúsculas Ã�/Á, É/É, Ã�/Í, Ó/Ó, Ú/Ú, Ñ/Ñ.
5. Si la rotura es masiva, lo más rápido es volver a guardar el .txt eligiendo otra codificación y reimportar.

Lo que ya sabes hacer con datos de Word en Excel

• Tabla de Word: selecciónala, Ctrl+C, pega en A1 con Ctrl+V; revisa combinados y saltos de línea.
• Texto suelto: guarda el .docx como .txt separado por tabuladores o comas, e importa con Datos > Obtener y transformar datos > Desde el texto/CSV.
• Cuida siempre la codificación: si ves á y ñ, el archivo está en UTF-8 y Excel leyó como Windows-1252.
• Revisa celdas combinadas, duplicados y filas cortadas con Buscar y reemplazar, ESPACIOS.LIMPIOS y Quitar duplicados.
• Da formato al final: Número para importes, Fecha para fechas, ancho automático a las columnas.

El siguiente paso, si traes datos de Word a Excel de forma habitual, es aprender Power Query: la misma herramienta de importar texto sirve para conectar con archivos, bases de datos y páginas web, y evita repetir los mismos pasos de limpieza cada vez. Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos, ahí empieza.

Dudas al pasar datos de Word a Excel