Una liquidación de sueldo es el documento mensual que firman empleador y trabajador para dejar por escrito cuánto se pagó y qué descuentos se aplicaron. La palabra clave que buscaste, «formato liquidación de sueldo excel gratis», la entiendo como una hoja de Excel lista para rellenar con los haberes, descuentos y neto de un empleado, sin coste y sin comprar software de nómina. Al terminar el artículo sabrás descargar una plantilla gratuita, leer las fórmulas que trae y, si lo prefieres, montar la tuya propia desde una hoja en blanco. Sirve en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365; las funciones que se usan (SUMA, BUSCARV, SUMAR.SI, TEXTO) están en cualquier Excel de los últimos quince años.
Qué es una liquidación de sueldo y por qué hacerla en Excel
Una liquidación de sueldo, también llamada recibo de nómina o finiquito cuando cierra el contrato, es el documento que el empleador entrega al trabajador cada mes para acreditar el pago del salario y los descuentos que le aplican. En muchos países ese documento es obligatorio y debe contener, como mínimo, los datos del trabajador y del empleador, el periodo pagado, el sueldo bruto, los descuentos legales y el líquido a recibir, todo firmado por ambas partes.
Excel es una herramienta útil para preparar liquidaciones porque ya trae las piezas que se necesitan: celdas con formato de moneda, fórmulas que suman filas completas, BUSCARV para traer la cotización de salud o pensión desde una mini tabla, y un formato de fecha largo para que la fecha del documento salga en letra. Si el negocio tiene pocos empleados, una hoja bien armada evita comprar un software de nómina y se ajusta cuando cambia la normativa, algo que en este artículo se trabaja con ejemplos de Colombia, Chile y un tercer país.
Las plantillas gratuitas que existen y qué cubre cada una
| Plantilla | País | Qué calcula | Qué no calcula |
|---|---|---|---|
| Gerencie.com | Colombia | Nómina mensual y por días, total devengado, deducciones, neto, aportes del empleador, provisión de prestaciones y comprobante individual | Retención en la fuente detallada, libranzas, embargos, nómina quincenal, salario integral |
| denegocios.cl | Chile | Documento .doc descargable con RUN, RUT, jornada, tipo de contrato, salud, AFP, sueldo base, cargas familiares y descuentos | Cálculo dentro de Excel: el formato es un Word para rellenar; los totales hay que sumarlos a mano o con una hoja aparte |
| Actualícese (pack de 14) | Colombia | Producto de pago con casos de salario mínimo, empleados domésticos, horas extra, cesantías, prima, vacaciones, seguridad social de independientes e indemnizaciones | No es gratuito: se nombra aquí como referencia de lo que existe en el mercado |
Colombia: plantilla de Gerencie.com
La plantilla de Gerencie.com está pensada para nómina mensual y nómina por días de empleados colombianos. Trae columnas separadas para haberes imponibles y no imponibles, descuentos de salud, pensión y fondo de solidaridad, y una última fila con el neto a pagar. Incluye también los aportes del empleador (salud, pensión, ARL, caja de compensación) y una sección de provisión de prestaciones (cesantías, intereses sobre cesantías, prima y vacaciones). Cada fila es una copia del comprobante individual que se le entrega al trabajador, así que sirve también como soporte firmado. Lo que no hace: retención en la fuente detallada, libranzas, embargos, trabajadores con más de diez salarios mínimos con exoneración de aportes ni nómina quincenal; en esos casos recomienda un software o un contador.
Chile: formato de liquidación de denegocios.cl
El formato de denegocios.cl es un documento .doc descargable con los campos típicos del comprobante chileno: RUN del trabajador, RUT de la empresa, jornada (artículo 22 o artículo 25), tipo de contrato, fecha de inicio, sueldo base, gratificación legal, horas extra, comisiones, asignación de movilización y colación, cotizaciones a salud (Fonasa o isapre) y AFP, seguro de cesantía, impuesto único, cargas familiares y el líquido a recibir. Trae también la línea de firma del trabajador y del empleador, y menciona el dictamen de la Dirección del Trabajo que permite entregar la liquidación en formato electrónico con la misma validez que la impresa. Lo que no hace: el archivo es un Word, no una hoja de Excel; para obtener los totales automáticos hay que copiarlo a un libro de Excel o usar una segunda plantilla de cálculo.
Colombia: pack de 14 liquidadores de Actualícese
Actualícese ofrece un pack de catorce liquidadores para casos prácticos frecuentes del día a día laboral: salario mínimo legal vigente, empleado doméstico, horas extra diurnas y nocturnas, cesantías, intereses de cesantías, prima de servicios, vacaciones, seguridad social de independientes, indemnizaciones por despido sin justa causa y otros más. Cada caso es una hoja independiente con su propio cálculo. Este pack es un producto de pago, no gratuito, y se nombra aquí solo como referencia de lo que existe en el mercado para quien necesite más adelante una herramienta más completa que la plantilla gratis.
La columna vertebral de cualquier liquidación: haberes, descuentos y líquido
Todas las plantillas gratuitas, incluida la que se monta desde cero en este artículo, comparten el mismo esqueleto: una columna de haberes imponibles, otra de haberes no imponibles, una columna de descuentos legales y una celda final con el neto a pagar. Los nombres cambian de país (que es «total imponible» en Chile y «total devengado» en Colombia), pero la estructura es idéntica: haberes imponibles más haberes no imponibles es igual a sueldo bruto, y el bruto menos los descuentos es igual al líquido que recibe el trabajador.
Haberes imponibles y no imponibles
- Sueldo base, horas extra y bonos por comisiones: son haberes imponibles, porque sobre ellos se calculan las cotizaciones de salud, pensión y, en Chile, el seguro de cesantía.
- Asignación de colación, asignación de movilización y viáticos: son haberes no imponibles cuando están dentro de los topes que fija la normativa de cada país, así que no afectan a los descuentos previscionales.
Los descuentos legales previsionales
- Salud (4% del bruto en Chile con Fonasa, 8,5% en Colombia sobre el IBC) y pensión (10% en Chile en la AFP que el trabajador elija; en Colombia, 12% sobre el IBC hasta el tope legal).
- Fondo de Solidaridad Pensional en Colombia (entre 1% y 2% sobre el IBC, solo para salarios de más de cuatro salarios mínimos) y, en Chile, el seguro de cesantía del 0,6% para contratos indefinidos.
- Impuesto a la Renta o Impuesto Único de Segunda Categoría según el país y el tramo.
Del bruto al líquido: la fórmula que se repite
=SueldoBruto - Salud - Pensión - OtrosDescuentosEsta fórmula es la que se reconoce al abrir cualquier plantilla: el sueldo bruto menos los descuentos que aplican al trabajador es igual al líquido a pagar. En las plantillas reales, SueldoBruto es la suma de la columna de haberes y los descuentos son la suma de la columna de descuentos, así que la fórmula se escribe con referencias a celdas (por ejemplo, =B11-B27-C27), no con nombres fijos.
Montar tu propia plantilla desde una hoja en blanco
El libro de este tutorial es la liquidación de una sola empleada, Carolina Méndez, en una empresa pequeña que necesita el comprobante firmado cada mes. Se parte de una hoja en blanco llamada «Liquidación» y se le añaden seis columnas: Concepto, Haberes, Descuentos, Provisiones, Aportes empleador y Neto. La meta es que al cambiar el sueldo base en una sola celda, todos los totales de la parte de abajo se recalculen solos.
La cabecera con los datos del trabajador y la empresa
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Empresa | RUT/DNI | Periodo |
| 2 | Comercializadora Andina | 76.123.456-7 | marzo 2026 |
| 3 | Trabajador | RUN/DNI | Cargo |
| 4 | Carolina Méndez | 12.345.678-9 | Administradora |
| 5 | Fecha de inicio | Tipo de contrato | Jornada |
| 6 | 01/03/2024 | Indefinido | 45 horas semanales |
- Crea una hoja nueva y llámala «Liquidación» (clic derecho en la pestaña > Cambiar nombre).
- En la celda B2 escribe el nombre de la empresa y en C2 su identificador fiscal (RUT, DNI o NIT según el país).
- En la celda B4 escribe el nombre del trabajador y en C4 su número de identificación.
- En B6 anota la fecha de inicio en formato de fecha real (por ejemplo, 01/03/2024) y en C6 el tipo de contrato.
- Selecciona la celda con la fecha y aplica Ctrl+1; en Personalizada escribe
dddd d "de" mmmm "de" aaaapara que la fecha salga en letra, por ejemplo «viernes 1 de marzo de 2024».
La tabla de haberes, descuentos y neto
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 11 | Concepto | Haberes | Descuentos | Provisiones | Aportes empleador |
| 12 | Sueldo base | 800.000,00 | |||
| 13 | Horas extra | 45.000,00 | |||
| 14 | Comisiones | 75.000,00 | |||
| 15 | Colación | 60.000,00 | |||
| 16 | Movilización | 30.000,00 | |||
| 17 | Salud | 26.250,00 | |||
| 18 | Pensión | 92.000,00 | |||
| 19 | Fondo de solidaridad | 9.200,00 | |||
| 20 | Otros descuentos | 0,00 | |||
| 24 | Total haberes | 1.010.000,00 | |||
| 25 | Líquido a pagar | 881.550,00 |
- Ve a la celda A11 y escribe los encabezados: Concepto, Haberes, Descuentos, Provisiones, Aportes empleador, Neto.
- Copia los datos del recuadro de arriba: sueldo base 800.000,00 en B12, horas extra 45.000,00 en B13, y así con cada fila hasta la 20.
- En la celda C17 (descuento de salud) escribe 26.250,00; en C18 (pensión) 92.000,00; en C19 (fondo de solidaridad) 9.200,00. La fórmula =B12*7,1% daría 56.800,00 si el porcentaje aplicable fuera otro; en este ejemplo se pega el valor ya calculado para que coincida con la tabla.
- Selecciona la celda E25, ve a la barra de fórmulas y escribe
=SUMA(B12:B20)-SUMA(C12:C24); al pulsar Entrar aparece el líquido a pagar. - Si quieres ver el total de la columna de haberes, ve a E24 y escribe
=SUMA(B12:B20).
El formato de moneda, el signo y los dos decimales
- Selecciona el rango B12:E25 manteniendo pulsada la tecla
Ctrlpara elegir las cuatro columnas de importes. - Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
- En la pestaña Número, abre la lista Categoría y elige Personalizada.
- En el cuadro Tipo escribe
#.##0,00" $"(con punto para miles, coma para decimales, el signo pesos entre comillas y un espacio delante). - Pulsa
Aceptar. Los importes se ven ahora como 1.010.000,00 $ y 881.550,00 $.
Las fórmulas que trae una plantilla ya hecha y cómo leerlas
El libro es ahora la misma hoja de liquidación, pero vista como si la hubieras descargado de una web. El ejercicio es abrir la barra de fórmulas, leer qué suma cada celda y entender por qué el desarrollador la escribió de esa manera. Esa lectura es la que permite después modificar la plantilla sin romperla.
Totales con SUMA y SUMAR.SI
=SUMA(B12:B20)=SUMAR.SI(A12:A20;"Sueldo*";B12:B20)La primera fórmula suma todo el rango de haberes y devuelve el total bruto. La segunda es más útil cuando la plantilla tiene varias filas con la palabra «Sueldo» (sueldo base, sueldo proporcional, sueldo vacacional, por ejemplo) y se quieren sumar solo esas filas, no todas.
| A | B | |
|---|---|---|
| 12 | Sueldo base | 800.000,00 |
| 13 | Horas extra | 45.000,00 |
| 14 | Comisiones | 75.000,00 |
| 15 | Colación | 60.000,00 |
| 16 | Movilización | 30.000,00 |
| 24 | Total haberes | 1.010.000,00 |
Buscar el porcentaje de un concepto con BUSCARV
=BUSCARV("Salud";$G$2:$H$5;2;FALSO)La función BUSCARV (en inglés VLOOKUP) busca un valor en la primera columna de una mini tabla y devuelve el valor que está en otra columna de la misma fila. En este ejemplo, una mini tabla con los porcentajes de salud, pensión y fondo de solidaridad vive en las celdas G2:H5, y la fórmula trae el porcentaje de salud a la celda del cálculo del descuento.
| G | H | |
|---|---|---|
| 1 | Concepto | Porcentaje |
| 2 | Salud | 7,00% |
| 3 | Pensión | 10,00% |
| 4 | Fondo de solidaridad | 1,00% |
| 5 | Otros descuentos | 0,00% |
=BUSCARV("Salud",$G$2:$H$5,2,FALSO).$G$2:$H$5 para que las referencias no se desplacen y siempre apunten a la mini tabla de porcentajes. En Mac, la tecla para fijar referencias es Cmd+T.Proteger y desproteger la hoja para no borrar fórmulas
- Selecciona las celdas donde se escriben datos del mes (B12:B20 para los haberes y C17:C19 para los descuentos) y pulsa Ctrl+1; en la pestaña Proteger desmarca Bloqueada para esas celdas.
- Ve a Revisar > Proteger > Proteger hoja y deja la contraseña en blanco para proteger solo la estructura.
- Pulsa Aceptar: al hacer clic sobre una celda con fórmula aparece el mensaje «La celda está protegida» y no se puede editar.
- Para volver a editar, ve a Revisar > Desproteger hoja sin contraseña.
Lo que cambia de un país a otro en la liquidación
La estructura de la liquidación es la misma en todos los países del libro, pero los números que se aplican no lo son. Para verlo, se usan tres ejemplos cortos con importes de tres países, aplicando los porcentajes de su normativa, y se observa cómo la misma columna "Descuentos" muestra cifras distintas en cada caso.
Colombia: exoneración de aportes trabajador por trabajador
En Colombia, el artículo 114-1 del Estatuto Tributario exonera del aporte a salud del empleador (no del trabajador) a los empleados que ganan hasta diez salarios mínimos legales mensuales vigentes; los empleados que ganan más de 10 SMMLV no están exonerados. Ejemplo: un empleado con sueldo base de 3.500.000 COP, afiliación a salud 8,5% sobre el IBC (297.500 COP) y a pensión 12% sobre el IBC (420.000 COP); el total de descuentos del trabajador es 717.500 COP y el líquido a pagar es 2.782.500 COP. El aporte del empleador a salud, en este caso, ya no está exonerado porque el sueldo supera el tope.
Chile: sueldo mínimo y tope del Impuesto Único
El sueldo mínimo chileno de 2026 es de 539.000 CLP. La retención del Impuesto Único de Segunda Categoría aplica solo para sueldos sobre 13,5 UTM al mes. Ejemplo: sueldo bruto de 1.000.000 CLP en marzo de 2026; descuento de salud Fonasa 7% (70.000 CLP), descuento AFP 10% (100.000 CLP), seguro de cesantía 0,6% (6.000 CLP). Como 1.000.000 CLP es inferior al tope de 13,5 UTM, no se aplica Impuesto Único ese mes. Líquido a pagar: 824.000 CLP.
Lo que estas plantillas no calculan
- Retención en la fuente detallada en Colombia cuando el trabajador tiene ingresos adicionales en otro empleo.
- Libranzas (créditos descontados por la nómina), embargos judiciales y cooperativas.
- Salario integral en el régimen legal chileno.
- Nómina quincenal cuando la plantilla está pensada solo para el periodo mensual.
- Trabajadores colombianos con más de 10 SMMLV en planillas con exoneración de aportes del empleador.
En estos casos, conviene usar un software de nómina o pedir a un contador que ajuste la plantilla.
Errores típicos al usar una plantilla de liquidación
Los fallos que más se repiten al abrir una plantilla por primera vez son casi siempre de cuatro clases: referencia a celda vacía, modo de cálculo manual, formato de fecha en idioma equivocado y hoja protegida sin saberlo.
El resultado da 0 o #¡VALOR! al cambiar el sueldo
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 12 | Sueldo base | #¡VALOR! | |||
| 25 | Líquido a pagar | #¡VALOR! |
La causa es que una celda que la fórmula espera que sea número tiene texto, o que el rango de la suma apunta a una celda vacía o equivocada. Para arreglarlo, se hace clic en la celda con error, se lee la fórmula en la barra de fórmulas y se cambia la referencia al rango correcto; por ejemplo, si la fórmula dice =SUMA(B12:B19) y la fila nueva es B20, se corrige a =SUMA(B12:B20).
La plantilla no recalcula y se ven los valores antiguos
La causa es que el libro está en modo de cálculo manual (suele pasar cuando la plantilla se hizo en una versión vieja y se guardó así). El arreglo es pulsar F9 para recalcular todo una vez, y luego ir a Fórmulas > Opciones para el cálculo y elegir Automático para que cada cambio se actualice solo. Si la pestaña Fórmulas no está visible, se puede configurar desde Archivo > Opciones > Fórmulas > Opciones de cálculo.
La fecha sale en inglés al cambiar el formato
| A | B | |
|---|---|---|
| 5 | Fecha de inicio | |
| 6 | Texto original: 01/03/2024 | "March 1, 2024" |
La causa es que la plantilla trae el código «yyyy» (inglés) en una celda con TEXTO, y al aplicar el formato en un Excel en español, no reconoce el año. Se sustituye «yyyy» por «aaaa» y «dd» por «dd», «mmmm» por «mmmm» y la fecha vuelve a salir en español.
El archivo se abre bloqueado o sin poder escribir
La causa es que la hoja está protegida sin contraseña. Se desbloquea con clic derecho sobre la pestaña de la hoja > Proteger hoja… y desmarcando Proteger contenido, o desde Revisar > Desproteger hoja sin contraseña.
Lo que ya sabes hacer y el siguiente paso
- Ya sabes qué es una liquidación de sueldo y qué partes tiene: cabecera del trabajador y la empresa, haberes, descuentos y líquido a pagar.
- Ya conoces las plantillas gratuitas de Gerencie.com (Colombia) y denegocios.cl (Chile) y el pack de pago de Actualícese (Colombia), con qué calculan y qué dejan fuera.
- Ya sabes leer las fórmulas que trae una plantilla hecha: SUMA para totales, SUMAR.SI para sumar solo algunas filas, BUSCARV para traer porcentajes desde una mini tabla.
- Ya sabes aplicar formato de moneda con dos decimales y separador de miles, y el formato largo de fecha en español.
- Ya sabes proteger y desproteger la hoja para no borrar las fórmulas al rellenar los importes cada mes.
El siguiente paso es probar la plantilla con un empleado real del propio negocio: descarga la plantilla de Gerencie.com o de denegocios.cl, copia la hoja «Liquidación» que armaste aquí y reemplaza los datos de Carolina Méndez por los del trabajador; al introducir el sueldo base y las horas extra, el líquido a pagar se calcula solo y ya tienes el comprobante listo para imprimir y firmar.
Dudas al armar la liquidación de sueldo en Excel
1. ¿Hay plantillas de nómina en Excel gratis para 2026?
Sí, puedes armar una desde cero con la hoja en blanco y copiando la estructura que te mostramos más abajo: encabezados, datos del trabajador, haberes, deducciones y líquido a pagar. Solo necesitas Excel 2007 o superior; la plantilla la guardas como .xlsx y la reutilizas cada mes cambiando los valores.
2. ¿Cómo es el formato de una nómina en Excel?
Lleva cinco bloques claros: datos del empleador y trabajador, período liquidado, haberes imponibles y no imponibles, deducciones legales y el total a pagar. Una hoja con columnas para concepto, monto y una fila final de “Líquido a recibir” cumple con lo que pide la inspección.
3. ¿Qué es una nómina de pago?
Es el documento que el empleador entrega al trabajador detallando el salario del período, las horas extras, los bonos y todos los descuentos aplicados. En Excel se arma como una tabla donde a los haberes se les restan las deducciones para obtener el líquido final.
4. ¿Dónde descargo un formato de nómina sencillo?
No hace falta descargar nada: abre un libro nuevo, escribe los encabezados en la fila 1 y arma las columnas de haberes y deducciones siguiendo los pasos del tutorial. Cuando termines, guardas el archivo con nombre del mes (por ejemplo, “Liquidación marzo 2026.xlsx”) y ya tienes tu plantilla lista para reutilizar.
5. ¿Puedo hacer una nómina en Excel con fórmulas que calculen todo?
Sí, con SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS) sumas los haberes y las deducciones, y con una resta obtienes el líquido. Por ejemplo, en la celda del total pones =SUMA(rango_haberes)-SUMA(rango_deducciones) y el resultado se actualiza solo al cambiar cualquier monto.
6. ¿Cómo se liquida el salario en Excel este año?
Cargas los haberes del mes (sueldo base, horas extras, comisiones), aplicas los porcentajes de retención que correspondan según el país y restas las deducciones con una fórmula sencilla. El líquido a pagar aparece en una celda fija que puedes copiar a la columna del trabajador para tener toda la planilla lista en segundos.
7. ¿Se puede exportar la nómina a PDF?
Sí, desde la hoja ya armada vas a Archivo > Guardar como, eliges PDF en el tipo y pulsas Guardar. También puedes seleccionar solo el rango de la liquidación con el ratón antes de exportar, así el PDF queda con la vista del documento y no con la hoja completa.
8. ¿Qué deducciones se aplican en la nómina de 2026?
Las habituales son seguridad social, fondo de pensiones y, si corresponde, retención en la fuente o impuesto a las ganancias, cada una con su porcentaje según el país. En la plantilla las pones en una columna aparte con su porcentaje, multiplicas por el sueldo base y SUMAR.SI.CONJUNTO te da el total descontado.
Fuentes
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- Microsoft0,00 · dos decimales fijos — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftFormatos de fecha y hora en español — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftFormato condicional — documentación oficialconsultado el 07/10/2026
- MicrosoftTabla de Excel (Dar formato como tabla) — documentación oficialconsultado el 07/10/2026