Microsoft Excel 2021: qué hay nuevo y cómo sacarle partido

Excel 2021 es la versión de Office de pago único publicada por Microsoft el 16 de septiembre de 2021, pensada para Windows y Mac. Es la primera versión perpetua que trae matrices dinámicas, BUSCARX (XLOOKUP), LET, COINCIDIRX y el resto de funciones modernas, por eso merece la pena saber exactamente qué ofrece, qué le falta y hasta cuándo recibe soporte. En este tutorial verás los requisitos para instalarlo, las novedades que se ven al abrirlo, cómo instalarlo y activarlo desde tu cuenta Microsoft, y tres hojas prácticas con la lista de precios de una pequeña tienda para dominar BUSCARX, LET y ORDENAR. Al terminar sabrás reconocer la versión, escribir fórmulas que se desbordan solas y detectar los errores típicos. Funciona en Excel 2021, en Excel 2024 y en Microsoft 365 para Windows y Mac; las funciones nuevas (BUSCARX, LET, matrices dinámicas) no existen en Excel 2019 ni en Excel 2016.

Qué es Excel 2021 y hasta cuándo tiene soporte

Excel 2021 es una versión de Office de pago único, no de suscripción: la compras una vez y la instalas en tu equipo. Salió a la venta el 16 de septiembre de 2021 y fue la primera versión perpetua en incluir matrices dinámicas y BUSCARX, además de LET, COINCIDIRX, MATRIZATEXTO y VALORATEXTO. Se vende dentro del paquete Office Home & Business 2021, Office Home & Student 2021 o Office Professional 2021, y también como app independiente.

Pertenece a la rama LTSC (Long Term Servicing Channel) de Microsoft, lo que significa que solo recibe actualizaciones de seguridad, no novedades funcionales. Su soporte estándar termina el 13 de octubre de 2026: a partir de esa fecha deja de recibir parches y conviene plantearse el salto a Microsoft 365 o a Excel 2024. Si tu licencia es de empresa, la fecha puede variar según el contrato.

A diferencia de Microsoft 365, Excel 2021 no recibe funciones nuevas mes a mes. Si Microsoft anuncia una función en 2023, esa función no llegará a tu Excel 2021. Esto es importante para quien busca «lo último»: lo último está en la suscripción, no en la versión perpetua.

Qué necesitas para instalar y abrir Excel 2021

Requisitos mínimos según Microsoft para Windows:

• Windows 10 u 11 (32 o 64 bits); Windows 11 desde la versión inicial
• Procesador a 1,6 GHz, doble núcleo o superior
• 4 GB de RAM en la versión de 64 bits; 2 GB en la de 32 bits
• 4 GB de espacio libre en disco
• Pantalla con resolución de 1024 x 768 o superior
• DirectX 10 o posterior para la aceleración gráfica
• Cuenta Microsoft conectada a Internet para descargar, activar y mantener Office al día

Requisitos para Mac:

• macOS Monterey o posterior (consulta la página de Office 2021 para Mac para la lista exacta de versiones soportadas)
• 4 GB de RAM como mínimo
• 10 GB de disco disponible
• Pantalla de 1280 x 800 o superior

Novedades de Excel 2021 que se ven al abrirlo

Al abrir Excel 2021 lo primero que llama la atención es la cinta de opciones: Microsoft renovó la iconografía y ahora los iconos son monolineales, con líneas finas y un trazo uniforme que da un aspecto más limpio que en Excel 2019. La pestaña Inicio muestra los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición con ese nuevo lenguaje visual.

Aparece una nueva pestaña dedicada a la accesibilidad, que reúne el Comprobador de accesibilidad, el modo de alto contraste, subtítulos y herramientas para quienes usan el lector de pantalla. Si trabajas con hojas que se comparten, también verás el indicador de presencia al coeditar: cuando varias personas editan el mismo libro, aparecen sus avatares junto a las celdas que están modificando.

Los comentarios se modernizan y se unifican con los del resto de Office: ya no son notas amarillas flotantes, sino hilos de comentario en el margen derecho de la hoja, con menciones (@), respuestas y resolución. Si abres un libro antiguo con comentarios clásicos, Excel los convierte automáticamente.

Fórmulas y funciones nuevas en Excel 2021

Matrices dinámicas: una fórmula que llena varias celdas sola

Antes de Excel 2021, si querías ordenar un rango con una fórmula tenías que seleccionar el rango de salida, escribir la fórmula y confirmarla con Ctrl+Mayús+Entrar; Excel la encerraba entre llaves {} y cada celda guardaba su propio cálculo. Desde Excel 2021 eso cambió: una sola fórmula puede devolver varios valores y «desbordarse» sola por las celdas vecinas hasta llenar el resultado completo.

Por ejemplo, =ORDENAR(A2:A20) se escribe en una sola celda y al pulsar Entrar Excel rellena la columna hacia abajo con los valores ordenados, marcando el contorno del rango desbordado con un borde azul. Si alguna está ocupada, aparece el error #¡DESBORDAMIENTO! y no se muestra nada hasta que la despejes.

Para referirse a todo el rango desbordado se usa el operador #: si la fórmula anterior está en B2, =CONTARA(B2#) cuenta todas las celdas del resultado aunque cambien. No tienes que escribir B2:B20 a mano, basta con B2#.

Otras novedades útiles de la versión

• Guardado automático en OneDrive y SharePoint: si guardas el libro en la nube, Excel lo guarda solo cada pocos segundos y muestra un indicador de «Guardando…» junto a la barra de estado.
• Soporte de ODF 1.3: puedes abrir y guardar archivos .ods respetando más elementos del formato abierto.
• Varias hojas ocultas visibles a la vez: en versiones anteriores solo se podía mostrar una hoja oculta cada vez.
• Pestaña Dibujar renovada, con más tipos de pincel y mejor sensibilidad al trazo.
• Entrada de valores de color hex directamente en el selector de color: escribes #FF5733 y se aplica sin pasar por la paleta.

Instalar Excel 2021 desde tu cuenta de Microsoft

Si compraste Office 2021 o tu empresa te dio una licencia, la instalación pasa por tu cuenta Microsoft y no requiere un disco.

1. Abre el navegador y entra en account.microsoft.com.
2. Inicia sesión con la cuenta asociada a la compra.
3. En la página de la cuenta, elige Office apps (Aplicaciones de Office) en el menú superior.
4. Busca el icono de Excel 2021 y pulsa Install (Instalar) sobre él.
5. Se descargará el instalador OInstall.exe (Windows) o el paquete para Mac; ejecútalo.
6. Sigue el asistente hasta el mensaje final "You're all set! Office is installed now" ("¡Todo listo! Office ya está instalado").

Canjear una clave de producto si tu Office incluye una

1. Entra en office.com/setup desde el navegador.
2. Inicia sesión con la cuenta Microsoft donde quieras vincular la licencia.
3. Escribe la clave de 25 caracteres (XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX) cuando te la pida y pulsa Siguiente.
4. Confirma el país y el idioma y pulsa Siguiente otra vez.
5. Verás el producto Excel 2021 añadido a tu cuenta; ciérralo todo antes de abrir Excel por primera vez.

Activar Excel al abrirlo por primera vez

1. Pulsa Inicio (Windows) o Launchpad (Mac) y abre Word o Excel.
2. Acepta la licencia en la ventana que aparece la primera vez.
3. Cuando Excel se abra, ve a Archivo > Cuenta.
4. En la sección Información del producto debe aparecer "Producto activado" junto al icono de Excel 2021.

Crear una hoja con BUSCARX y dejar que se desborde

Vamos a trabajar con la lista de precios de una pequeña tienda. En la columna A tienes los productos y en la B sus precios. En la F y la G tienes una tabla de proveedores según el precio: cuando el precio está entre 35 y 50 EUR es el proveedor A, entre 51 y 80 EUR es el proveedor B, y así. En la columna D quieres traer el proveedor de cada precio con una sola fórmula.

Pasos para escribirla:

1. En la celda D2 escribe =BUSCARX(B2;F2:F9;G2:G9;"No encontrado") y pulsa Entrar.
2. Verás "Proveedor C" en D2 (porque 3,20 cae en el primer tramo, F2 ≤ 3,20 < F3).
3. Selecciona D2 y arrastra el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha) hasta D9.
4. La columna se rellena con el proveedor de cada precio; la fila 5 muestra "Proveedor A" y la fila 8 "Proveedor D".

Usar LET para que la fórmula se lea mejor

La fórmula de D2 repite B2 una vez y la lee tres más al buscar y devolver. Con LET puedes guardar el precio en una variable y reutilizarla: la cuenta se hace una sola vez y la fórmula se entiende mejor.

Pasos para escribirla:

1. En D2 sustituye la fórmula anterior por =LET(precio;B2;BUSCARX(precio;F2:F9;G2:G9;"No encontrado")).
2. Pulsa Entrar; el resultado debe seguir siendo "Proveedor C".
3. Arrastra el controlador de relleno hasta D9 para copiar la fórmula al resto de filas.

Ordenar la tabla con una sola fórmula desbordada

Ahora queremos la tabla completa ordenada por precio de menor a mayor. Con la matriz dinámica ORDENAR, una sola fórmula en J2 rellena las columnas J y K hasta la fila 9.

Pasos para escribirla:

1. Ve a la celda J2 y escribe =ORDENAR(A2:G9;2).
2. Pulsa Entrar; Excel desborda el resultado hacia abajo y hacia la derecha hasta J9:K9.
3. Mira la barra de estado: debe indicar "Recuento: 16" (8 productos × 2 columnas).

Errores típicos al empezar con matrices dinámicas

#¡NOMBRE! al escribir BUSCARX

La fórmula muestra #¿NOMBRE? porque la función BUSCARX no existe en tu versión de Excel. Estás en Excel 2019 o en Excel 2016. La solución es abrir el archivo en Excel 2021, 2024 o Microsoft 365, o sustituir BUSCARX por BUSCARV con la columna a la izquierda del valor buscado.

#¡DESBORDAMIENTO! cuando el hueco está ocupado

La fórmula de la matriz dinámica detecta que hay un valor en K2 (un encabezado o un dato suelto) y no puede colocar su resultado. Selecciona las celdas que interfieren y bórralas, o mueve la fórmula a otra zona libre (por ejemplo, M2) para que el resultado vuelva a aparecer.

#N/A cuando el valor buscado no existe

BUSCARX no encuentra el precio en la tabla F2:F9. Comprueba que el rango está ordenado de menor a mayor (BUSCARX con coincidencia aproximada lo necesita) o cambia el cuarto argumento a FALSO para exigir coincidencia exacta. Si quieres un texto en vez del error, usa el cuarto argumento: =BUSCARX(B2;F2:F9;G2:G9;"No encontrado").

Lo que Excel 2021 no trae y dónde buscarlo

Excel 2021 no incluye las funciones que Microsoft publicó en Excel 2024 y en Microsoft 365 durante 2022 y 2023. Entre las más usadas están LAMBDA (crear funciones personalizadas), MAP (aplicar una función a cada valor de una matriz), REDUCE (reducir una matriz con una función acumuladora), BYROW y BYCOL (operar por filas o columnas), APILARV (apilar columnas en vertical), DIVIDIRTEXTO (partir un texto por un delimitador) y TEXTOANTES/TEXTODESPUES (extraer lo que hay antes o después de un delimitador).

Tampoco trae las funciones de matrices dinámicas que se apoyan en LAMBDA, ni la integración nativa de Python en Excel, ni Copilot en Excel (estas dos últimas requieren Microsoft 365 con licencia específica). Power Query sí está integrado desde Excel 2016 y Power Pivot desde Excel 2010, así que no son novedad de 2021.

Al terminar su soporte el 13 de octubre de 2026, Excel 2021 deja de recibir parches de seguridad y deja de abrirse en futuras versiones de Windows sin garantías. Si necesitas alguna de las funciones que no trae, o quieres soporte continuado, el salto natural es Microsoft 365 (recepción automática de novedades y soporte permanente) o Excel 2024 (otra versión perpetua, con soporte hasta el 9 de octubre de 2029).

Lo que ya sabes hacer con Excel 2021

• Reconocer la versión que tienes delante y comprobar en Archivo > Cuenta que es Excel 2021 con la licencia activada.
• Instalar Office 2021 desde account.microsoft.com, canjear la clave en office.com/setup y abrir Excel ya activado.
• Escribir fórmulas con BUSCARX y LET que se leen como una frase y no repiten cálculos.
• Dejar que las matrices dinámicas (ORDENAR, FILTRAR, UNICOS) se desborden solas por la hoja y referirse a ellas con el operador #.

Tu siguiente paso: conecta esta misma lista de precios a una tabla dinámica para ver las ventas por proveedor y por tramo de precio, usando Datos > Tablas dinámicas > Desde tabla o rango.

Dudas al usar Excel 2021

• ¿Excel 2021 funciona en Windows 7? No, requiere Windows 10 u 11.
• ¿Puedo tener Excel 2021 y Microsoft 365 a la vez en el mismo equipo? Sí, se instalan en paralelo y se eligen desde el menú Inicio.
• ¿Qué pasa cuando termine el soporte en octubre de 2026? Excel seguirá abriendo y editando archivos, pero dejará de recibir parches de seguridad; conviene migrar a Microsoft 365 o a Excel 2024.
• ¿LAMBDA está en Excel 2021? No, LAMBDA llegó a Microsoft 365 en 2022 y a Excel 2024; en Excel 2021 no existe.
• ¿Cómo sé si mi Office es LTSC o de suscripción? En Archivo > Cuenta, la versión LTSC muestra "Office LTSC 2021" junto al nombre del producto; Microsoft 365 muestra "Microsoft 365".

Dudas al usar Excel 2021