Excel 2016: qué es, qué trae y cómo sacarle partido

Si abres Excel por primera vez o te encuentras un ordenador con esta versión y quieres saber si te sirve, aquí vas a aprender a manejarla con una hoja de ventas realista: escribir fórmulas, fijarlas con % cuando toca, resumir los datos con una tabla dinámica y limpiarlos con Power Query. También entenderás qué funciones modernas no están en este Excel y por qué algunas devuelven #¿NOMBRE?. Todo se hace en Microsoft Excel 2016, la versión de Office de pago único para Windows lanzada el 22 de septiembre de 2015.

Qué es Excel 2016 y para quién sigue siendo útil

Excel 2016 es la versión de la suite de Office de 2015 pensada para instalar una sola vez y usar sin suscripción. Se compró con licencia perpetua, así que muchos autónomos y oficinas todavía la tienen en su equipo. Con ella puedes abrir libros con 1.048.576 filas, escribir fórmulas, hacer tablas dinámicas y conectar con fuentes de datos externas sin instalar nada extra.

En este tutorial vamos a usar una hoja de ventas de un autónomo: 1.500 filas con fecha, producto, unidades e importe, fórmulas para totales e IVA, una tabla dinámica para resumir por producto y una consulta de Power Query que limpia un archivo de ventas que llega en otro formato. Es el caso típico de alguien que lleva las ventas de su negocio en Excel desde hace años y no quiere migrar todavía.

Si tu equipo trae esta etiqueta o la ves al instalar, lo que aprendas aquí te vale exactamente. Si tu Excel es más reciente, también: los pasos son los mismos, solo tendrás funciones adicionales.

Lo que Excel 2016 trae por primera vez y lo que no tiene

Excel 2016 fue el primero en integrar Power Query dentro del propio Excel, bajo el nombre Obtener y transformar, dentro de la pestaña Datos. Antes había que descargar un complemento aparte. Con Power Query puedes cargar datos de archivos, bases de datos o la web, limpiarlos y cargarlos a una hoja con unos clics.

También trajo los gráficos de cascada, histograma, Pareto, rectángulos, proyección solar y cajas y bigotes, útiles para análisis visual rápido. Y dos funciones de previsión: PRONOSTICO.ETS (FORECAST.ETS), para series con estacionalidad, y PRONOSTICO.LINEAL (FORECAST.LINEAR), para regresión lineal simple.

Lo que no tiene y mucha gente echa de menos: SI.CONJUNTO (IFS), CONCAT (CONCAT) y UNIRCADENAS (TEXTJOIN), que llegaron en Excel 2019; y las matrices dinámicas y BUSCARX (XLOOKUP), que llegaron en Excel 2021. Si escribes BUSCARX en este Excel, te devuelve #¿NOMBRE?. Para buscar en este versión se usa BUSCARV (VLOOKUP) o INDICE y COINCIDIR (INDEX y MATCH).

La cinta, los libros y los formatos de archivo

La cinta de opciones de Excel 2016 tiene las pestañas Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda, más Archivo. La pestaña Programador viene oculta y se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones cuando quieras grabar macros.

Un archivo se llama libro y dentro tiene hojas (las pestañas de abajo). Cada hoja es una cuadrícula de celdas (B3) y un grupo de celdas es un rango (A1:C10). Excel 2016 trabaja con los formatos .xlsx (el normal), .xlsm (con macros) y .xls (Excel 97-2003, limitado a 65.536 filas).

Si recibes un .csv, recuerda que solo guarda texto y números sin formatos ni fórmulas, con una sola hoja. Y si abres un .xlsx con Power Query, lo hará sin tocar el original.

Abrir Excel 2016 por primera vez y crear un libro en blanco

1. Haz doble clic en el icono de Excel 2016 del escritorio o del menú Inicio.
2. Si aparece la pantalla de inicio, elige Libro en blanco.
3. Verás la cuadrícula con sus letras arriba (A, B, C…) y los números de fila a la izquierda (1, 2, 3…). Cada hoja tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

Instalar Excel 2016 y activar la licencia

1. Entra en tu cuenta de Microsoft y descarga el instalador de Office 2016.
2. Ejecuta setup.exe y sigue los pasos hasta el final.
3. Cuando lo pida, escribe la clave de producto de 25 caracteres que viene en la caja o en el correo de compra.
4. Al terminar, abre cualquier programa de Office, ve a Archivo > Cuenta y comprueba que junto a "Producto" aparece la palabra Activado.

Si la licencia ya estaba asociada a tu cuenta, el paso 3 no sale: el programa se activa solo al iniciar sesión.

Qué necesitas: Windows 7, 8, 8.1 o 10

Escribir fórmulas básicas y rellenar con el controlador de relleno

Vamos a crear la hoja Ventas 2025 con estos datos en las celdas A1:D11. Copia los encabezados y los valores tal cual.

1. Selecciona E2 con un clic.
2. Escribe =C2*D2 y pulsa Entrar.
3. Vuelve a seleccionar E2. Verás que el resultado es 16,00.
4. Sitúa el cursor en la esquina inferior derecha de E2 (el controlador de relleno), hasta que el puntero se convierta en una cruz negra fina.
5. Arrastra hacia abajo hasta E11 y suelta.

Referencias relativas y absolutas con F4

Ahora añade el IVA en B1 y calcula el importe con IVA en la columna F. Escribe 0,21 en B1.

1. Selecciona F2.
2. Escribe =E2*(1+$B$1) y pulsa Entrar. F2 vale 20,16.

Para conseguir los dólares, escribe =E2*(1+B1), coloca el cursor entre la B y el 1 y pulsa F4 una vez. Verás cómo se añade solo el símbolo $ a ambos lados: $B$1.

1. Selecciona F2 otra vez y arrastra el controlador de relleno hasta F11.

Crear una tabla dinámica con los datos de ventas

Una tabla dinámica resume los datos de la hoja sin tocar el original.

1. Selecciona el rango A1:E11 de la hoja Ventas 2025.
2. Ve a Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
3. En el cuadro de diálogo, deja marcado "Seleccione una tabla o rango" y elige Hoja nueva.

1. Pulsa Aceptar. Aparece una hoja nueva con el panel "Lista de campos de tabla dinámica" a la derecha.
2. Arrastra Producto al área Filas.
3. Arrastra Importe al área Valores. Por defecto hace Suma de Importe.

Actualizar la tabla al cambiar los datos de origen

1. Ve a la hoja Ventas 2025 y cambia E2 de 16,00 a 20,00.
2. Vuelve a la hoja de la tabla dinámica, haz clic derecho dentro de ella y elige Actualizar.
3. El total de Cuaderno y el total general suben al instante.

Para cambiar el rango de origen (por si han crecido los datos), selecciónalo y usa:

Cargar y limpiar datos con Obtener y transformar (Power Query)

Power Query viene integrado en Excel 2016 bajo el nombre Obtener y transformar. Vamos a usarlo para limpiar un reporte que recibimos con columnas de más y tipos mal puestos.

1. Guarda como VentasExternas.xlsx un libro nuevo con estos datos en la Hoja1, A1:C6:

1. Añade una columna Teléfono con valores 600100200, 600100201… y guárdalo.
2. Vuelve a tu libro principal y ve a Datos > Obtener y transformar > Desde archivo > Desde un libro.

1. Elige VentasExternas.xlsx y pulsa Importar.
2. En el Navegador, marca Hoja1 y pulsa Editar. Se abre el editor de Power Query.
3. Haz clic derecho sobre la columna Teléfono y elige Quitar columna.
4. Haz clic en el icono 123 de la columna Fecha y elige Fecha.
5. Ve a Inicio > Cerrar > Cerrar y cargar en > Nueva hoja.

Por qué Excel 2016 da #¿NOMBRE? con ciertas funciones

Si en Excel 2016 escribes =SI.CONJUNTO(A2>10;"Alto";A2>5;"Medio";VERDADERO;"Bajo"), la celda muestra #¿NOMBRE? porque SI.CONJUNTO (IFS) no existe en esta versión: llegó con Excel 2019. Lo mismo pasa con BUSCARX (XLOOKUP), UNIRCADENAS (TEXTJOIN) o CONCAT.

El reemplazo clásico es el SI (IF) anidado:

=SI(A2>10;"Alto";SI(A2>5;"Medio";"Bajo"))

Y para búsquedas, BUSCARV (VLOOKUP) o INDICE con COINCIDIR:

=BUSCARV(E2;A2:C10;3;FALSO)

Cuando Excel no reconoce una función, el error es siempre #¿NOMBRE?. La forma rápida de comprobarlo es seleccionar la celda y mirar en la barra de fórmulas: si la palabra está en inglés, es una función moderna que tu versión no trae.

Otros errores típicos y su arreglo rápido

• #¡REF! al borrar una celda referenciada. La fórmula apunta a una celda que ya no existe. Arreglo: deshacer con Ctrl+Z o reescribir la fórmula con referencias válidas.
• #¡DIV/0! al dividir entre una celda vacía. Aparece cuando divides entre 0 o entre una celda vacía. Arreglo: =SI.ERROR(A2/B2;0) para que muestre 0 cuando no hay divisor.
• #¡VALOR! al mezclar texto y números. Aparece al operar con celdas que contienen texto donde se esperan cifras. Arreglo: usa =SI.ERROR(A2*B2;0) o limpia los datos con Power Query.
• #N/A en BUSCARV. El dato buscado no está en la primera columna del rango. Arreglo: ordena la lista, revisa la clave de búsqueda o usa =SI.ERROR(BUSCARV(...);"No encontrado").

El final del soporte: qué significa y qué hacer ahora

Excel 2016 tuvo su soporte estándar hasta el 13 de octubre de 2020 y el soporte extendido hasta el 14 de octubre de 2025, según el ciclo de vida oficial de Microsoft. Eso significa que ya no recibe actualizaciones de seguridad, así que abrir archivos de Internet o adjuntos en un Excel sin soporte es un riesgo.

Las tres salidas más habituales son:

• Actualizar a Microsoft 365, que es la versión por suscripción con todas las funciones modernas y soporte continuo.
• Usar Excel para la web gratis con una cuenta de Microsoft: abre tus .xlsx desde el navegador sin instalar nada, sin SI.CONJUNTO ni BUSCARX en algunos casos.
• Instalar LibreOffice Calc como alternativa sin coste, compatible con .xlsx y con funciones equivalentes, aunque con diferencias de interfaz.

Lo que ya sabes hacer con Excel 2016 y el siguiente paso

• Crear libros en blanco y entender la cinta de opciones.
• Escribir fórmulas con referencias relativas y absolutas usando F4.
• Crear y actualizar tablas dinámicas.
• Cargar y limpiar datos con Obtener y transformar (Power Query).
• Reconocer y arreglar los errores #¿NOMBRE?, #¡REF!, #¡DIV/0! y #¡VALOR!.

El siguiente paso natural es grabar tu primera macro con la pestaña Programador para automatizar lo que acabas de hacer a mano.

Dudas al usar Microsoft Excel 2016