Cómo agrupar datos en Excel: subtotales, esquemas y tablas dinámicas

Agrupar datos en Excel significa convertir una lista larga de filas en un resumen con totales por categoría, por fecha o por tramo. En este tutorial vas a usar una hoja de ventas de una tienda con zonas, fechas e importes, y vas a aprender cinco métodos distintos para obtener el resumen que necesitas en cada momento. Funciona en Excel Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016; los métodos con fórmulas nuevas (AGRUPARPOR y PIVOTARPOR) solo están en Microsoft 365 y Excel para la web.

Qué significa agrupar datos y para qué sirve

Imagina una hoja de ventas con decenas de filas, una por pedido, con la fecha, la zona de reparto y el importe. Esa lista plana sirve para ver cada pedido, pero no para responder preguntas como cuánto se vendió en cada zona, cómo evoluciona la facturación mes a mes o cuántos pedidos entran en cada tramo de importe. Agrupar datos es justo eso: juntar las filas que comparten un valor (la zona, el mes, un tramo) y aplicarles una operación (suma, cuenta, promedio) para quedarse con un resumen manejable.

La idea común a todos los métodos de este tutorial es la misma: eliges una o varias columnas que hacen de «categoría» (zona, mes, tramo), y una operación que se aplica a los valores de cada grupo (SUMA, CONTARA, PROMEDIO). Lo que cambia es la herramienta: una fórmula nueva, una tabla dinámica, un filtro con SUBTOTALES o una consulta de Power Query. Cada una tiene su versión, sus ventajas y su momento ideal.

Las formas que tiene Excel para agrupar, según la versión

AGRUPARPOR: la fórmula que agrupa y suma sola

AGRUPARPOR (en inglés GROUPBY) es una función de matrices dinámicas que recibe los datos de origen, mira una columna de «categoría» y le aplica una función de agregado a otra columna. El resultado se desborda debajo de la celda donde la escribes: una mini tabla dinámica hecha solo con una fórmula.

Su sintaxis es:

=AGRUPARPOR(campos_de_fila; valores; funcion; ...)

Los argumentos, uno a uno:

• campos_de_fila: la columna o columnas por las que quieres agrupar (por ejemplo, la zona).
• valores: la columna con los números que se van a sumar, contar o promediar (por ejemplo, el importe).
• funcion: la operación de agregado: SUMA, CONTARA, PROMEDIO, MAX, MIN, etc.
• Los argumentos opcionales ... permiten añadir encabezados, ordenar y filtrar.

Un ejemplo mínimo, sobre la hoja de ventas:

=AGRUPARPOR(A2:A50;C2:C50;SUMA)

Esa fórmula agrupa las zonas de A2:A50 y suma los importes de C2:C50 para cada una. El resultado es una tabla de dos columnas (zona, total) que aparece debajo de la celda donde se escribió.

Preparar la hoja de ventas con zonas, importes y meses

Vamos a trabajar con una hoja realista: las ventas de una tienda con la fecha del pedido, la zona de reparto y el importe. Copia estos datos en una hoja nueva, empezando en A1:

Selecciona A1:C9. Ahora convierte ese rango en una tabla de Excel para que las fórmulas la reconzcan por su nombre y para que, si añades más filas, el resumen las incluya automáticamente:

1. Pulsa Ctrl+T (o ve a la cinta).
2. En el cuadro que aparece, marca la casilla «La tabla tiene encabezados».
3. Pulsa Aceptar.

Excel le da el nombre Tabla1 por defecto. La hoja queda con bandas de color y un pequeño triángulo en la esquina inferior derecha de la última celda para añadir filas.

Crear la tabla de origen para que crezca sola

Al convertir el rango en tabla, las fórmulas que usen Tabla1[Zona], Tabla1[Importe] y Tabla1[Fecha] se ajustan solas cuando añades una fila nueva al final o insertas una fila en medio. Esto es lo que hace que AGRUPARPOR y PIVOTARPOR funcionen bien: si la fuente crece, el resumen también.

El resumen por zona con AGRUPARPOR

Ahora vamos a obtener el total de ventas por zona con una sola fórmula. Sitúate en la celda E1 y escribe:

=AGRUPARPOR(Tabla1[Zona];Tabla1[Importe];SUMA)

Pulsa Entrar y la fórmula se desborda hacia abajo. El resultado es una tabla de dos columnas con los encabezados que AGRUPARPOR pone por defecto y los totales por zona:

Cambiar la función de agregado a CONTARA o PROMEDIO

La misma fórmula sirve para contar pedidos o para sacar el promedio por zona, sin más que cambiar el tercer argumento. En E1 sustituye la fórmula por:

=AGRUPARPOR(Tabla1[Zona];Tabla1[Importe];CONTARA)

Y para el promedio:

=AGRUPARPOR(Tabla1[Zona];Tabla1[Importe];PROMEDIO)

PIVOTARPOR: cruces por fila y por columna en una sola fórmula

PIVOTARPOR (en inglés PIVOTBY) es la hermana mayor de AGRUPARPOR: en vez de una sola dimensión, cruza dos. La primera columna de campos va a las filas, la segunda a las columnas, y los valores se agregan con la función indicada. Es la forma rápida de hacer un «total por zona y por mes» sin montar una tabla dinámica.

Su sintaxis básica es:

=PIVOTARPOR(campos_de_fila; campos_de_columna; valores; funcion)

Sobre la hoja de ventas, para cruzar zona y mes, escribe en E1:

=PIVOTARPOR(Tabla1[Fecha];Tabla1[Zona];Tabla1[Importe];SUMA)

Tabla dinámica: agrupar fechas en meses, trimestres y años

La tabla dinámica es el método clásico y el más flexible: sirve para agrupar fechas en meses, trimestres y años con un solo clic, y para crear tramos numéricos a medida. Funciona en todas las versiones de Excel desde 2007, así que es el método que cubre a casi todos los lectores.

1. Sitúate en una celda de la tabla de ventas (por ejemplo, A1).
2. Abre el cuadro de tabla dinámica.

1. En el cuadro, deja marcada la opción «De una tabla o rango» y, debajo, el rango Tabla1[Todos] o A1:C9.
2. Elige si la quieres en una hoja nueva o en la misma hoja. Pulsa Aceptar.

Aparece el panel lateral de tabla dinámica. Arrastra el campo Fecha al área Filas y el campo Importe al área Valores. Verás el total de importe por fecha individual.

Agrupar fechas por meses y trimestres

Ahora viene la agrupación. Con cualquier celda de la columna de fechas seleccionada:

1. Ve a la pestaña Analizar tabla dinámica (o «Análisis de tabla dinámica» según la versión).
2. Pulsa Agrupar campos.
3. En el cuadro que se abre, marca Meses y Trimestres (o solo Meses). Pulsa Aceptar.

La columna de filas pasa de mostrar fechas sueltas a mostrar «ene», «feb», «mar»… cada uno con su trimestre a la izquierda. Al hacer doble clic en una flecha a la izquierda del nombre del mes se despliegan los días que lo componen.

Agrupar importes en tramos de 15 en 15

La tabla dinámica también agrupa números en tramos a medida. Vamos a ver cuántos pedidos hay en cada tramo de 15,00. Primero, sustituye el campo de fila: arrastra Importe fuera de Filas y vuelve a ponerlo. Con una celda de la columna de importes seleccionada:

1. Pulsa Analizar > Agrupar campos.
2. Marca la opción «Valor personalizado».
3. Escribe «Desde 0», «Hasta 100» y «Tamaño 15».
4. Pulsa Aceptar.

La tabla muestra ahora los tramos 0-15, 15-30, 30-45, 45-60, 60-75, 75-90, 90-100 con el recuento de pedidos en cada uno. Para ver el importe total por tramo, en vez del recuento, arrastra Importe al área Valores y deja Importe también en Filas.

Desagrupar cuando la vista deja de servir

Para deshacer la agrupación y volver a ver las fechas originales, tienes dos caminos:

1. Clic derecho sobre cualquier celda del grupo (por ejemplo, «ene» o «60-75») y elige Desagrupar.
2. O bien, con la celda seleccionada, ve a Analizar > Desagrupar.

La columna de filas vuelve a mostrar las fechas sueltas o los importes sin tramos. Si el botón Desagrupar aparece en gris, comprueba que tienes una celda de la zona de filas seleccionada (no de la zona de valores ni de la zona de columnas).

Subtotales con filtro: la forma clásica que sigue siendo útil

SUBTOTALES (en inglés SUBTOTAL) es una función que calcula sobre las filas visibles, ignorando las que el filtro ha ocultado. Combinada con un autofiltro, sirve para ver cómo cambia el total de una zona cuando se aplica un filtro. Está en todas las versiones de Excel.

1. Selecciona una celda de la tabla de ventas y activa el autofiltro con Ctrl+Mayús+L.
2. Pulsa la flecha del filtro de la columna Zona y desmarca todas las zonas menos «Norte». Acepta.
3. Debajo de la última fila con datos, en C10, escribe:

=SUBTOTALES(9;C2:C9)

El 9 indica «SUMA ignorando filas ocultas por filtro». El resultado es la suma solo de los pedidos de la zona Norte: 670,00.

Cambia el filtro a «Sur» y la celda C10 pasa a 435,50; a «Centro», 155,00.

Power Query: agrupar al importar y dejar el paso guardado

Power Query (Obtener y transformar datos) es la herramienta de Excel para importar y limpiar datos. Una de sus operaciones más útiles es Agrupar: eliges la columna por la que agrupar y la operación (suma, cuenta, promedio) y la deja guardada como un paso aplicado. La próxima vez que los datos cambien, basta pulsar Actualizar para rehacer todo el resumen.

Está integrado en Excel 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365; en 2010 y 2013 se instala como complemento.

El camino básico, partiendo de la tabla de ventas:

1. Selecciona una celda de la tabla.

1. Se abre el editor de Power Query. En la cinta Transformar, pulsa Agrupar por.
2. Elige agrupar por la columna Zona, con la operación Suma sobre la columna Importe. Pulsa Aceptar.
3. Pulsa Cerrar y cargar en… y elige devolver la tabla a una hoja nueva o solo crear la conexión.

El resultado es una tabla con dos columnas (Zona, Total) en una hoja nueva. Si mañana cambias un importe en la tabla de ventas, al pulsar Datos > Actualizar todo se recalcula el resumen automáticamente.

Por qué el cuadro Agrupar no se abre en la tabla dinámica

El caso más típico: pulsas Analizar > Agrupar campos y Excel no abre el cuadro, o lo abre pero no te deja marcar Meses ni Trimestres. La causa casi siempre es la misma: la columna de fechas o de importes contiene valores que no son del tipo esperado, normalmente texto en una columna de números o fechas. Veamos el ejemplo:

Con la celda A7 con el texto «se desconoce», el botón Agrupar campos aparece atenuado o el cuadro se abre pero no permite elegir Meses ni Trimestres: Excel necesita que toda la columna sea fechas reales.

Celdas vacías o con texto bloquean Agrupar campos

Para arreglarlo, tienes que quitar o reemplazar el valor problemático. En el ejemplo, sustituye «se desconoce» por una fecha real o, si no la tienes, por una celda vacía:

1. Selecciona la celda A7.
2. Escribe una fecha válida (por ejemplo, 15/04/2026) o bórrala con Supr.
3. Pulsa Analizar > Actualizar o Alt+F5 para refrescar la tabla dinámica.
4. Vuelve a pulsar Agrupar campos. Ahora sí se abre el cuadro con Meses y Trimestres disponibles.

La tabla dinámica no se actualiza al cambiar los datos

Otro error frecuente: cambias un importe en la tabla de origen, vuelves a la tabla dinámica, y el total no se mueve. La tabla dinámica no se recalcula sola: hay que pedírselo.

1. Clic en cualquier celda de la tabla dinámica para activar la pestaña Analizar.
2. Pulsa Actualizar, o usa el atajo Alt+F5.

Para tablas dinámicas que leen de un origen externo (Power Query, Access, un archivo de texto), el atajo es Ctrl+Alt+F5 y la ruta es Datos > Actualizar todo.

Lo que ya sabes hacer agrupando datos en Excel

• AGRUPARPOR (GROUPBY) y PIVOTARPOR (PIVOTBY): una sola fórmula para resumir o cruzar datos, sin tocar la cinta. Solo en Microsoft 365 y Excel para la web.
• Tabla dinámica: el método clásico y más flexible, con agrupación de fechas por meses, trimestres y años, y agrupación de importes en tramos a medida. Funciona desde Excel 2007.
• SUBTOTALES con filtro: el truco rápido para ver cómo cambia un total al filtrar por zona o por cualquier otro campo. Funciona desde Excel 2003.
• Power Query: la agrupación como paso guardado, lista para Actualizar cuando los datos cambien. Integrado desde Excel 2016.

El siguiente paso natural es llevar cualquiera de estos resúmenes a un gráfico: selecciona la tabla resumen (la que sale de AGRUPARPOR, la de PIVOTARPOR o la de la tabla dinámica) y pulsa F11 para crear un gráfico en una hoja nueva, o Alt+F1 para incrustarlo en la hoja actual.

Datos comprobados en octubre de 2026.