Imagina una hoja con las ventas del mes, una fila por pedido, y un total al final. Filtras por una región y, al volver la vista, el total sigue siendo el de antes: no cuadra. La función SUBTOTALES (en inglés SUBTOTAL) existe justo para eso: recalcula el resultado sobre lo que está visible en ese momento, ya sea por un filtro o por filas escondidas a mano. Al terminar este tutorial sabrás escribir =SUBTOTALES(...) con el código correcto, sabrás cuando usar 9 y cuando usar 109, y verás el total moverse al filtrar una zona. SUBTOTALES está en todas las versiones de Excel de escritorio desde Excel 2007, en Excel para la web, en Excel para Mac y en Excel para móviles; nada de lo que verás necesita escapas que no tengas.
Qué es SUBTOTALES y por qué no es un SUMA cualquiera
Una hoja de ventas por comercial (una de esas que se usan a diario para ver cómo va el mes) tiene muchas filas: una por pedido, con la región, el comercial y el importe. Cuando filtramos por una región para ver solo lo que ha vendido ese equipo, queremos ver también cuánto ha vendido ESE equipo, no el total del mes. Si al final de la columna tenemos un =SUMA(D2:D100), al filtrar sigue diciendo lo mismo: SUMA no sabe qué filas están ocultas y siempre suma todas.
Ahí entra SUBTOTALES. Es la misma idea que SUMA, pero entiende lo que el usuario está viendo: si una fila está filtrada (escondida por el autofiltro) o la hemos escondido nosotros a mano con clic derecho > Ocultar, SUBTOTALES la deja fuera del cálculo. Lo que hace es calcular sobre las filas visibles de los rangos que le pasamos. La fórmula va al final de la columna y, al filtrar u ocultar filas, se actualiza sola.
En la práctica, SUBTOTALES vale para casi cualquier hoja con totales al pie que queramos que «respondan» al filtro: ventas por comercial, gastos por categoría, inventario por almacén, notas por grupo. Y también vale para algo que mucha gente no sabe: dentro de una hoja filtrada, no se anida con otra SUBTOTALES, así evita duplicar totales.
La sintaxis de SUBTOTALES y qué hace cada argumento
La forma de la función es esta:
=SUBTOTALES(núm_función; ref1; [ref2]; ...)Lleva siempre dos argumentos y, como mucho, 253. El primero es obligatorio y decide qué operación se hace (sumar, contar, promediar…) y si la fila escondida a mano entra o no. Los siguientes son los rangos de celdas sobre los que se calcula: uno solo o varios separados por punto y coma, que pueden ser contiguos o no (por ejemplo A2:A20;C2:C20 para ventas y gastos en la misma hoja).
=SUBTOTALES(9;D2:D13)=SUBTOTALES(109;D2:D13;C2:C20)Una cosa importante que mucha gente desconoce: si dentro del rango que pasamos a SUBTOTALES hay otras fórmulas SUBTOTALES anidadas, se ignoran. Esto está pensado para que, al hacer totales por bloques dentro de la misma hoja, no se cuenten dos veces.
El núm_función: la operación y si ignora u oculta filas
SUBTOTALES tiene 22 códigos posibles, repartidos en dos series de 11. La operación es la misma para las dos (sumar, contar, promediar…), pero cambia el comportamiento con las filas ocultas a mano:
| Código 1-11 | Código 101-111 | Operación |
|---|---|---|
| 1 | 101 | PROMEDIO |
| 2 | 102 | CONTAR (solo números) |
| 3 | 103 | CONTARA (números y texto) |
| 4 | 104 | MAX |
| 5 | 105 | MIN |
| 6 | 106 | PRODUCTO |
| 7 | 107 | DESVEST (muestra) |
| 8 | 108 | DESVESTP (población) |
| 9 | 109 | SUMA |
| 10 | 110 | VAR (muestra) |
| 11 | 111 | VARP (población) |
Para SUMA, el par es 9 y 109: con 9 sumamos las filas visibles, y las que estén ocultas a mano también; con 109 dejamos fuera tanto las filtradas como las ocultas a mano.
Las ref1, ref2…: los rangos sobre los que calcula
Los argumentos de referencia son los rangos de celdas que queremos usar. Podemos pasar uno (D2:D13), varios contiguos (D2:D13;E2:E13) o varios separados (D2:D13;G2:G13). Si entre esos rangos hay fórmulas SUBTOTALES anidadas, se ignoran para que el total no se cuente dos veces; cualquier otra fórmula (SUMA, SUMAR.SI…) sí entra en el cálculo.
La diferencia entre los códigos 9 y 109 (y cuándo usar cada uno)
La diferencia entre los dos códigos de SUMA está en las filas que el usuario ha escondido a mano. Cuando filtramos con el autofiltro, las dos series (9 y 109) las ignoran. La diferencia aparece cuando seleccionamos una fila, clic derecho > Ocultar: 9 sigue contando esas filas como si estuvieran ahí; 109 las deja fuera.
| Situación | Código 9 | Código 109 |
|---|---|---|
| Filas filtradas con autofiltro | Las ignora | Las ignora |
| Filas ocultas a mano (clic derecho > Ocultar) | Las incluye | Las ignora |
| Filas visibles | Las incluye | Las incluye |
¿Cuando usar uno y cuando el otro? Si solo filtras con el autofiltro, da igual 9 que 109. Si en tu hoja también escondes filas a mano (por ejemplo, para esconder un bloque y que la hoja sea más legible), usa 109 si quieres que esas filas NO entren en el total. Si usas el ocultado a mano solo como ayuda visual y aun así quieres sumarlo todo, deja 9.
Primer ejemplo: el total que cambia al filtrar una zona
Vamos a montar una hoja de ventas con cuatro regiones y un par de comerciales por región. La idea: escribir un SUBTOTALES abajo y ver cómo cambia al filtrar.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Región | Comercial | Producto | Importe |
| 2 | Norte | Ana | Portátil | 1.250,00 |
| 3 | Norte | Ana | Monitor | 320,00 |
| 4 | Norte | Luis | Teclado | 45,00 |
| 5 | Norte | Luis | Ratón | 25,00 |
| 6 | Sur | Marta | Portátil | 1.250,00 |
| 7 | Sur | Marta | Impresora | 180,00 |
| 8 | Sur | Pedro | Tóner | 75,00 |
| 9 | Sur | Pedro | Cable | 12,00 |
| 10 | Este | Clara | Portátil | 1.250,00 |
| 11 | Este | Clara | Soporte | 35,00 |
| 12 | Oeste | Diego | Portátil | 1.250,00 |
| 13 | Oeste | Diego | Maletín | 60,00 |
| 14 | Total | 6.752,00 |
- Abre un libro nuevo y crea una hoja llamada Ventas. Escribe los encabezados Región, Comercial, Producto e Importe en A1, B1, C1 y D1.
- Copia las 12 filas de datos de la tabla de arriba (A2:D13). Para los importes, usa el formato Moneda con dos decimales.
- En D14 escribe
=SUBTOTALES(9;D2:D13)y aprieta Entrar. El resultado debe ser 6.752,00 (la suma de los 12 importes).
=SUBTOTALES(9;D2:D13).Aplicar el autofiltro y ver cómo se mueve el total
Ahora activamos el autofiltro y filtramos por una región. El total debe bajar porque solo se quedan las filas visibles.
- Selecciona el rango A1:D13 (clic en A1 y, con
Mayúspulsada, clic en D13). - Ve a Datos > Ordenar y filtrar > Filtro.
- Pulsa la flecha del autofiltro en A1, elige Norte y acepta. Quedan 4 filas visibles (Ana y Luis, 4 importes).
- Mira D14: el total debe haber bajado a 1.640,00 (1.250 + 320 + 45 + 25).
- Vuelve a abrir la flecha del autofiltro en A1 y elige (Seleccionar todo). El total recupera los 6.752,00.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | filtro: Norte (A1) | ||||
| 2 | A | B | C | D | |
| 3 | 1 | Región | Comercial | Producto | Importe |
| 4 | 2 | Norte | Ana | Portátil | 1.250,00 |
| 5 | 3 | Norte | Ana | Monitor | 320,00 |
| 6 | 4 | Norte | Luis | Teclado | 45,00 |
| 7 | 5 | Norte | Luis | Ratón | 25,00 |
| 8 | 14 | Total | 1.640,00 |
Ocultar filas a mano y comparar el resultado de 9 y de 109
Ahora escondemos dos filas a mano y comparamos lo que da cada código. Esta es la diferencia práctica entre 9 y 109.
- Quita el autofiltro (Datos > Ordenar y filtrar > Filtro otra vez) para que se vean las 12 filas.
- Selecciona las filas 6 y 7 (Sur, Marta, Portátil y Sur, Marta, Impresora), clic derecho sobre el número de fila y elige Ocultar.
- En D15 escribe
=SUBTOTALES(9;D2:D13). Pulsa Entrar. El resultado debe ser 6.752,00, porque 9 incluye las filas ocultas a mano. - En D16 escribe
=SUBTOTALES(109;D2:D13). Pulsa Entrar. El resultado debe ser 5.322,00 (6.752,00 menos los 1.430,00 de Marta: 1.250 + 180).
Sustituir los SUMA del final por SUBTOTALES para que el total cuadre
Ahora montamos una hoja de gastos por mes y vemos lo que pasa al cambiar un SUMA por un SUBTOTALES. La hoja sigue la idea del libro de gastos de una casa o de un departamento pequeño, con varias filas por categoría.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mes | Categoría | Proveedor | Importe |
| 2 | Enero | Luz | Endesa | 85,40 |
| 3 | Enero | Agua | Canal | 42,10 |
| 4 | Enero | Gas | Naturgy | 61,30 |
| 5 | Febrero | Luz | Endesa | 78,90 |
| 6 | Febrero | Agua | Canal | 39,80 |
| 7 | Febrero | Gas | Naturgy | 55,70 |
| 8 | Marzo | Luz | Endesa | 72,10 |
| 9 | Marzo | Agua | Canal | 44,50 |
| 10 | Marzo | Gas | Naturgy | 59,20 |
| 11 | Abril | Luz | Endesa | 80,00 |
| 12 | Abril | Agua | Canal | 41,30 |
| 13 | Abril | Gas | Naturgy | 62,80 |
| 14 | Mayo | Luz | Endesa | 76,50 |
| 15 | Total | 8.770,60 |
- Crea una hoja llamada Gastos y copia los encabezados y las 13 filas de la tabla.
- En D15 escribe
=SUMA(D2:D14). Apunta el resultado: 8.770,60. - Selecciona A1:D14, activa el autofiltro (Datos > Ordenar y filtrar > Filtro) y filtra por categoría Gas. Mira D15: sigue diciendo 8.770,60 (SUMA no se entera del filtro).
- Sustituye la fórmula de D15 por
=SUBTOTALES(9;D2:D14)y vuelve a mirar: con el filtro de Gas puesto, ahora debe valer 239,00 (61,30 + 55,70 + 59,20 + 62,80). - Quita el filtro: D15 vuelve a 8.770,60.
Usar SUBTOTALES con CONTARA y con PROMEDIO sobre lo filtrado
SUBTOTALES no solo sirve para sumar. Con el código 3 contamos filas visibles (con números y texto) y con el 1 calculamos el promedio. Vamos a añadir debajo del total de gastos tres fórmulas con tres códigos distintos.
- Ve a la hoja Gastos y asegúrate de que el autofiltro está activo y filtrado, por ejemplo, por Gas.
- En D16 escribe
=SUBTOTALES(3;D2:D14)y aprieta Entrar. Apunta el resultado: con el filtro Gas puesto, debe valer 4 (las cuatro filas de Gas que ves). - En D17 escribe
=SUBTOTALES(1;D2:D14). Con el filtro Gas puesto, debe valer 59,75 (239,00 / 4). - En D18 escribe
=SUBTOTALES(4;D2:D14). Con el filtro Gas puesto, debe valer 62,80 (el importe máximo de Gas visible). - Quita el filtro y mira las tres celdas: D16 sube a 13, D17 a 8.770,60 / 13 y D18 al importe más alto de todos.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | filtro: Gas | ||||
| 2 | A | B | C | D | |
| 3 | 1 | Mes | Categoría | Proveedor | Importe |
| 4 | 2 | Enero | Gas | Naturgy | 61,30 |
| 5 | 5 | Febrero | Gas | Naturgy | 55,70 |
| 6 | 8 | Marzo | Gas | Naturgy | 59,20 |
| 7 | 11 | Abril | Gas | Naturgy | 62,80 |
| 8 | 16 | Filas visibles | 4 | ||
| 9 | 17 | Promedio visible | 59,75 | ||
| 10 | 18 | Máximo visible | 62,80 |
Lo que ya sabes hacer con SUBTOTALES
- SUBTOTALES tiene 22 códigos en dos series (1-11 y 101-111): misma operación, distinto el de las filas ocultas a mano.
- Las dos series ignoran las filas filtradas con el autofiltro; 9 las incluye y 109 las ignora cuando las esconde el usuario a mano.
- Sustituye a SUMA, CONTARA, PROMEDIO, MAX, MIN y al resto de la familia: vale para cualquier total al pie de una hoja que queramos que «responda» al filtro.
- Dentro de un rango con SUBTOTALES anidadas, las internas se ignoran para no duplicar totales.
El siguiente paso natural es meter los datos en una tabla estructurada y usar una segmentación de datos: los totales de SUBTOTALES se actualizan al filtrar con un clic, sin tocar el autofiltro clásico.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al usar SUBTOTALES en Excel
1. ¿Qué hace la función SUBTOTAL en Excel?
SUBTOTAL calcula una operación (suma, promedio, contar, máximo, etc.) sobre un rango, pero ignorando las filas que estén ocultas con un filtro o agrupadas manualmente. Es ideal cuando trabajas con datos visibles dentro de una tabla filtrada, porque SUMA sí sumaría las filas ocultas.
2. ¿Cómo se usa SUBTOTAL paso a paso?
Escribe =SUBTOTAL(9;B2:B20) para sumar solo lo visible, donde el 9 indica la función SUMA y el rango es el que quieres calcular. Pulsa Intro y, si aplicas un autofiltro o escondes filas manualmente, el resultado se recalculará automáticamente excluyendo esas filas.
3. ¿Cuál es la diferencia entre SUBTOTAL y SUMA en Excel?
SUMA añade todos los valores del rango, incluidos los ocultos, mientras que SUBTOTAL puede saltarlos según el primer parámetro (9 para sumar, 109 para sumar ignorando filas ocultas manualmente). Si filtras datos o usas subtotales automáticos, SUBTOTAL refleja solo lo que ves en pantalla.
4. ¿Para qué sirve el número 9 en SUBTOTAL?
El número 9 es el código de la función SUMA dentro de SUBTOTAL, así =SUBTOTAL(9;rango) suma los valores visibles como si fuera SUMA normal, pero ignorando las filas filtradas. Existe un listado del 1 al 11 para operaciones básicas y del 101 al 111 que, además, omiten las filas ocultas manualmente.
5. ¿SUBTOTAL funciona con filtros automáticos?
Sí, esa es su gran utilidad: al aplicar un filtro en Datos > Ordenar y filtrar > Filtro, SUBTOTAL recalcula el resultado descontando las filas que el filtro ha quitado de la vista. SUMA, en cambio, mantiene esas filas en el total aunque no las veas.
6. ¿Cómo contar filas visibles con SUBTOTAL?
Usa el código 3 en la función: =SUBTOTAL(3;B2:B100), donde el 3 equivale a CONTARA y cuenta solo las celdas no vacías y visibles. Si ocultas filas a mano o aplicas un filtro, no las tendrá en cuenta en el recuento.
7. ¿Se pueden anidar varias funciones SUBTOTAL?
No anidarlas unas dentro de otras, porque Excel omite los SUBTOTAL anidados para evitar duplicar cálculos. Lo que sí puedes es colocar varios SUBTOTAL en columnas o filas distintas y, al ocultar una sección, solo se ocultarán los que estén dentro de esa sección, manteniendo el resto visible.
8. ¿SUBTOTAL existe en todas las versiones de Excel?
Sí, SUBTOTAL es una función clásica de Excel y está disponible desde versiones antiguas, incluyendo Excel para la web, para Mac y para móvil. Si tu Excel la reconoce, funcionará igual en cualquier dispositivo, aunque los atajos de teclado sí pueden cambiar entre Windows y Mac.
Fuentes
- MicrosoftSUBTOTALES — documentación oficialconsultado el 04/10/2026