Hoja de cálculo en Excel: qué es y cómo se usa

Una hoja de cálculo es una cuadrícula de celdas donde organizas información, realizas cálculos y presentas los resultados de forma clara. En este tutorial crearás un registro de gastos dentro de un libro de Excel: escribirás datos, relacionarás celdas, copiarás fórmulas, aplicarás formatos y revisarás posibles errores.

El procedimiento funciona en las versiones de Excel de escritorio, web, Mac y móvil. La función HOJA, usada al final, está disponible desde Excel 2013.

Qué es una hoja de cálculo y para qué sirve

Una hoja de cálculo permite registrar información en filas y columnas. CadaIntersección se llama celda y puede contener texto, números, fechas o fórmulas. Una fórmula no muestra solamente el dato escrito: utiliza referencias para calcular un resultado y, al modificar los datos, actualiza ese resultado.

En el libro de ejemplo, la hoja Gastos guardará cuatro conceptos, sus categorías y sus importes. Después añadiremos una fórmula que suma los importes, un formato de moneda, una fecha de registro y columnas bien ajustadas.

La utilidad principal está en reutilizar los cálculos. Por ejemplo, si el alquiler pasa de 60,00 a 65,00 euros, basta con modificar esa celda: el total se recalcula sin rehacer la operación.

Las partes de una hoja de cálculo

Un archivo de Excel es un libro. Puede contener varias hojas, identificadas por las pestañas inferiores. Cada hoja organiza sus datos en una cuadrícula de celdas. La letra identifica la columna y el número identifica la fila; por eso B3 significa la celda de la columna B y la fila 3.

Un grupo continuo de celdas es un rango. El rango A1:C10 incluye las columnas A, B y C desde la fila 1 hasta la 10. Seleccionarlo permite aplicar una operación a todo el conjunto.

Hojas, celdas y rangos

• Selecciona la pestaña Gastos para trabajar en esa hoja del libro.
• Selecciona B3 para leer o modificar el dato de esa posición.
• Selecciona A1:C5 arrastrando desde A1 hasta C5 para elegir un rango.
• Mira el cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas: en B3 indica la celda seleccionada.

No confundas una hoja con una fila o una columna. La hoja es la superficie completa; A1:C5 es solamente una parte de ella.

La barra de fórmulas y el controlador de relleno

La barra de fórmulas ocupa la franja situada debajo de la cinta de opciones. Muestra el contenido real de la celda seleccionada. Si una celda muestra 148,50, la barra puede mostrar una fórmula que obtiene ese resultado.

El controlador de relleno es el pequeño cuadrado de la esquina inferior derecha de la selección. Al arrastrarlo, Excel copia la fórmula hacia otras celdas y ajusta las referencias.

Crear una hoja de gastos y calcular totales

Escribir datos y referencias de celdas

1. En el cuadro de nombres, escribe Gastos y pulsa Entrar para crear una hoja con ese nombre.
2. En A1 escribe Concepto; en B1, Categoría; en C1, Importe.
3. Registra los cuatro gastos de la tabla siguiente.
4. En A6 escribe Total.
5. En C6 escribe la fórmula y pulsa Entrar.

=SUMA(C2:C5)

La referencia C2 significa la celda C2. El rango C2:C5 reúne los cuatro importes. SUMA (SUM) los suma: 60 + 42,50 + 18 + 28 = 148,50.

Copiar una fórmula con el controlador de relleno

Para practicar la copia, añade una columna Importe con IVA. Es una variante del registro: calcularemos otro total a partir de la columna C.

1. En D1 escribe Importe con IVA.
2. En D2 escribe =C2*1,21 y pulsa Entrar.
3. Selecciona D2 y arrastra el controlador de relleno hasta D5.
4. En D6 escribe =SUMA(D2:D5) y pulsa Entrar.

La referencia C2 se convirtió en C3, C4 y C5 al copiar la fórmula. Si Excel muestra decimales adicionales, no cambian el valor real; el total redondeado es 179,69.

Cambiar el aspecto de los datos sin alterar su contenido

El formato cambia la presentación, no el dato almacenado. Puedes convertir 148,50 en una cantidad con euros, mostrar una fecha con el formato adecuado, aplicar bordes y relleno, o ensanchar columnas.

La ruta principal para dar formato es:

Para bordes, colores y tamaño:

Formato de número y formato de fecha

1. Selecciona C2:C6.
2. En Inicio > Número, abre el menú del botón Formato numérico.
3. Elige Moneda o Contabilidad y selecciona el formato con euros.
4. En E1 escribe Fecha.
5. En E2 escribe 01/10/2026.
6. Selecciona E2:E5 y aplica un formato de fecha corto o largo desde Inicio > Número.

Excel puede reconocer 01/10/2026 como fecha según la configuración regional y mostrarla como 1 oct 2026 o 01/10/2026. Ambas representaciones se refieren al mismo dato. Puedes consultar el almacén de fechas y horas oficial para conocer el comportamiento de las fechas.

Tamaño de columnas y ajuste del texto

1. Selecciona la columna Concepto completa.
2. En Inicio > Formato, elige Ancho de columna.
3. Escribe 28 y pulsa Aceptar.
4. Selecciona B2 y activa Ajustar texto para que el contenido se reparta en varias líneas.
5. Si una fila queda demasiado baja, selecciona esa fila y ajusta su altura desde Inicio > Formato > Alto de fila.

El ajuste del texto cambia la altura visual de la celda, pero no modifica las palabras almacenadas.

Revisar los cambios antes de terminar

Antes de guardar, conviene revisar que las fórmulas apunten a las celdas correctas, que no queden errores y que los formatos representen los datos como esperas.

• Selecciona cada fórmula y lee su contenido en la barra de fórmulas.
• Buscaceldas vacías que deberían contener datos.
• Revisa los resultados calculados, especialmente el total de 148,50.
• Corrige referencias o valores antes de compartir el libro.

Detectar referencias y resultados incorrectos

Este es el tropiezo del ejercicio. Para comprobar qué ocurre, cambia temporalmente la fórmula de C6.

1. Selecciona C6.
2. En la barra de fórmulas, sustituye =SUMA(C2:C5) por =SUMA(C2:C2).
3. Pulsa Entrar.

El resultado no muestra #¡REF!: la referencia es válida, pero el rango ya no incluye todos los gastos. Para provocar un error de referencia, borra la columna C y después selecciona C6: la fórmula puede mostrar #¡REF! porque Excel ya no encuentra las celdas originales.

La solución es rehacer o corregir la fórmula en la barra:

=SUMA(C2:C5)

Guardar el libro en un formato compatible

1. Selecciona Archivo > Guardar como.
2. Elige la carpeta donde quieres guardar el libro.
3. Escribe Registro de gastos en el nombre.
4. Selecciona el tipo *Libro de Excel (.xlsx)**.
5. Pulsa Guardar.

La extensión .xlsx es el formato habitual de Excel para libros sin macros. También puedes consultar la documentación oficial sobre formatos de archivo.

El formato .csv es útil para exportar datos, pero conserva valores, no fórmulas ni formatos. Al guardarlo, Excel puede mostrar un aviso cuadro sobre mantener el formato actual.

Lo que ya sabes hacer con una hoja de cálculo

• Crear un libro y organizar información en hojas, celdas y rangos.
• Escribir conceptos, categorías, importes y fechas.
• Relacionar datos mediante referencias como C2 y rangos como C2:C5.
• Calcular totales con SUMA (SUM).
• Copiar fórmulas con el controlador de relleno.
• Aplicar formatos de moneda, fecha, bordes, colores y texto ajustado.
• Detectar referencias incorrectas y recuperar el resultado correcto.
• Guardar el proyecto como un libro .xlsx.

Tu siguiente práctica consiste en convertir el rango A1:E6 en una tabla de Excel: desde Inicio > Formato > Como tabla, podrás filtrar, ordenar y añadir totales sin alterar los datos.

Los límites que conviene tener presentes

Una hoja de Excel 2007 o posterior contiene un máximo de 1.048.576 filas y 16.384 columnas, hasta la columna XFD. Este límite corresponde a cada hoja, no al libro completo: un libro puede reunir varias hojas y su consumo de memoria depende de los datos, formatos y objetos que contiene.

En el registro de gastos, el límite es irrelevante porque solo utiliza seis filas y cinco columnas. En una hoja de movimientos reales,however, conviene dejar filas vacías para crecer. Si un archivo se vuelve demasiado pesado, revisa primero formatos innecesarios, imágenes muy grandes y funciones que recalculan rangos completos.

La función HOJA para saber en qué hoja estás

La función HOJA (SHEET) devuelve el número de la hoja a la que se hace referencia. Está disponible desde Excel 2013.

=HOJA(A1)

Si A1 pertenece a la segunda hoja del libro, el resultado es 2. La letra A1 solo identifica la referencia de la que se toma la hoja; no es obligatorio que esa celda contenga un dato.

Consulta la ayuda oficial de la función HOJA para consultar su sintaxis y comportamiento.

Qué versión necesitas para empezar

Dudas al usar una hoja de cálculo