Hoja de cálculo en Excel: qué es y cómo se usa

Una hoja de cálculo de Excel es la cuadrícula donde escribes y organizas tus datos dentro de un archivo llamado libro. En este tutorial vas a crear desde cero una hoja de gastos del hogar, escribir tus primeros datos, darles formato, pegarlos sin romper nada y convertirlos en una tabla que crece sola. Todo lo que aquí se explica funciona en Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019, 2016 y 2013, y también en Excel para la web.

Qué es una hoja de cálculo y para qué sirve en Excel

Una hoja de cálculo es la cuadrícula rectangular que aparece cuando abres Excel: filas numeradas del 1 hasta abajo y columnas con letras de la A hasta la XFD. Cada cruce entre una fila y una columna es una celda, identificada por su letra y su número (A1, B3, C7). Varias hojas juntas forman un libro, que es el archivo que guardas en tu ordenador.

La cuadrícula sirve para algo muy concreto: guardar datos en columnas ordenadas, hacer cuentas con ellos y entenderlos de un vistazo. Por ejemplo, una hoja de gastos del hogar con la fecha en la columna A, el concepto en la B y el importe en la C. Cuando los datos están así, puedes sumarlos, filtrarlos, ordenarlos y, más adelante, graficarlos.

Excel no es solo una tabla bonita: cada celda puede contener un número, un texto, una fecha o una fórmula. Una fórmula es una expresión que hace una cuenta con lo que hay en otras celdas y muestra el resultado. Esa combinación de cuadrícula, celdas y fórmulas es lo que convierte una hoja en una herramienta de trabajo.

Las partes de la pantalla que vas a usar siempre

Antes de escribir nada conviene saber qué es cada cosa en la ventana de Excel. La franja superior con pestañas se llama cinta de opciones; cada pestaña agrupa botones por tareas. La fila 1 y la columna A, en gris, son los encabezados de la cuadrícula. Debajo de la cinta verás dos piezas clave: el cuadro de nombres y la barra de fórmulas. Abajo del todo están las pestañas de las hojas y la barra de estado.

La celda activa, el cuadro de nombres y la barra de fórmulas

La celda activa es la que tiene el borde verde grueso: donde escribirás a continuación. Siempre hay una sola celda activa. Se identifica por su referencia, una letra y un número (B3, D12). El cuadro de nombres, a la izquierda justo debajo de la cinta, muestra la referencia de la celda activa y permite escribir una para ir directamente a ella (escribe "F23" y Entrar para saltar).

A la derecha del cuadro de nombres está la barra de fórmulas: muestra el contenido real de la celda activa. Si la celda contiene una fórmula, la barra muestra la fórmula; la cuadrícula muestra el resultado. Pulsa F2 o haz clic en la barra de fórmulas para editar el contenido.

Las pestañas de hojas, los botones de navegación y la barra de estado

Cada pestaña abajo del todo es una hoja dentro del libro. Para moverte entre ellas haz clic en su pestaña o usa Ctrl+AvPág y Ctrl+RePág. El signo "+" junto a las pestañas añade una hoja nueva; clic derecho sobre una pestaña abre opciones para renombrarla, moverla, copiarla o cambiarle el color.

La barra de estado, en la franja inferior, muestra información útil sin escribir nada. Cuando seleccionas un rango con números, enseña su Suma, Promedio y Recuento. Clic derecho sobre ella te permite añadir o quitar otros datos, como Mínimo y Máximo.

Los límites de la hoja y los formatos de archivo que te encontrarás

Una hoja de Excel tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas, desde la versión 2007. Antes de esa versión el límite era de 65.536 filas y 256 columnas. Cada celda admite hasta 32.767 caracteres. Si trabajas con más filas o columnas de las que entran en pantalla, las barras de desplazamiento y los atajos de navegación (Ctrl+Fin, Ctrl+Inicio) te llevan al último dato.

Los libros se guardan en distintos formatos:

• .xlsx: el formato estándar desde Excel 2007. Admite hojas, fórmulas, gráficos y tablas. Es lo que usarás por defecto.
• .xlsm: igual que .xlsx pero permite guardar macros VBA. Si guardas en .xlsx un libro con macros, las pierdes.
• .xls: el formato antiguo de Excel 97-2003, limitado a 65.536 filas. Solo se usa para abrir archivos muy viejos.
• .csv: archivo de texto con los valores separados por comas o punto y coma. Guarda solo valores, sin formatos ni fórmulas, y solo una hoja. Sirve para mover datos entre programas.

Crear un libro nuevo y escribir tu primera hoja de gastos

Vamos a crear el libro que acompañará todo el tutorial: una hoja de gastos del hogar. Empezarás con un libro en blanco, escribirás las primeras filas a mano y guardarás el archivo en la carpeta que prefieras.

Empezar con un libro en blanco desde Excel o desde la web

1. Abre Excel. En la pantalla de inicio, haz clic en Libro en blanco.
2. Verás un libro con una hoja llamada "Hoja1". Si ya tienes Excel abierto, usa Ctrl+U para abrir uno nuevo.
3. En Excel para la web, entra en excel.cloud.microsoft y pulsa Nuevo libro en blanco.

Escribir datos en la cuadrícula y moverse entre celdas

La celda activa al abrir el libro es A1. Escribe los datos de la lista de gastos siguiendo estos pasos:

1. En A1 escribe Fecha y pulsa Entrar para bajar a A2.
2. En B1 escribe Concepto, en C1 escribe Importe.
3. En A2 escribe 01/10/2026, Entrar, y baja a A3.
4. Sigue con las filas de la tabla de ejemplo.
5. Para moverte a la última celda con datos pulsa Ctrl+Fin. Para volver al inicio, Ctrl+Inicio.
6. Entrar baja una fila; Tabulador se mueve a la derecha.

Nombrar las hojas, cambiarles el color y reordenarlas

Tu hoja se llama "Hoja1", un nombre genérico. Vamos a ponerle uno con sentido:

1. Doble clic sobre la pestaña Hoja1. El nombre se selecciona.
2. Escribe Gastos 2026 y pulsa Entrar.
3. Clic derecho sobre la pestaña > Color de pestaña y elige un color.
4. Para mover la pestaña, arrástrala con el ratón a la posición que quieras. Suelta cuando veas una pequeña flecha indicando el destino.

Guardar el libro en el formato correcto y dónde se guarda

1. Pulsa Ctrl+G. Si es la primera vez, te pide elegir ubicación.
2. En el campo Nombre de archivo escribe Gastos-hogar-2026.
3. En Tipo deja Libro de Excel (.xlsx) si no usarás macros.
4. Pulsa Guardar.

Si más adelante añades macros VBA, guarda con Guardar como y elige Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm).

Dar forma a los datos: números, fechas y columnas a medida

Ahora la lista tiene los datos correctos, pero las fechas se ven como "01/10/2026" y los importes sin símbolo. Vamos a aplicar formatos para que se lean mejor y a ajustar el ancho de las columnas.

Aplicar formato de número, fecha y moneda con Ctrl+1

1. Selecciona A2:A5 y pulsa Ctrl+1.
2. En la pestaña Número, categoría Fecha, elige el tipo 14/03/2001.
3. Pulsa Aceptar.
4. Selecciona C2:C5 y Ctrl+1 otra vez.
5. Categoría Moneda, con dos decimales.
6. Aceptar.

Ajustar el alto de fila, el ancho de columna y la alineación

1. Haz doble clic en la línea que separa las letras B y C en la parte superior. La columna B se ensancha hasta el texto más largo.
2. Para un ajuste manual, selecciona la columna C, clic derecho > Ancho de columna y escribe 12.
3. Para centrar el texto de la fila 1, selecciónala y aplica los botones de alineación del grupo Alineación en la pestaña Inicio.

Congelar paneles para ver los títulos al bajar en la lista

Cuando la lista crezca y bajes con la barra de desplazamiento, perderás de vista los encabezados. Para mantenerlos visibles:

1. Haz clic en la celda A2 (la primera debajo de los títulos).
2. Ve a Vista > Ventana > Inmovilizar paneles.
3. Elige Inmovilizar paneles en el menú.

Aparece una línea horizontal bajo la fila 1. Ahora puedes bajar y los títulos siguen visibles.

Pegar datos que ya tienes sin romper la hoja

Muchas veces copiarás datos de una web o de otro Excel. Pegar "a ciegas" puede traer formatos raros o sobrescribir tus fórmulas. El Pegado especial te deja elegir exactamente qué traes.

Pegar solo valores, solo formatos o todo a la vez

1. Selecciona y copia (Ctrl+C) una lista de otra hoja o de una web.
2. En tu hoja "Gastos 2026", sitúate en E1.
3. Pulsa Ctrl+Alt+V para abrir Pegado especial.
4. Elige la opción que necesites: Valores (solo números y textos), Formatos (solo colores y estilos) o Todo (igual que Ctrl+V).
5. Aceptar.

Qué pasa cuando pegas sobre celdas que ya tienen datos

Si al pegar hay celdas con contenido, Excel sobrescribe sin avisar. Por ejemplo, si pegas sobre E1:E3, los textos que ya hubiera en E1:E3 se pierden. Si te equivocas, Ctrl+Z deshace la acción completa.

Una forma segura es pegar en una zona vacía y alejada, y después mover lo que necesites con cortar y pegar. Otra es seleccionar solo el rango de destino exacto antes de pegar.

Convertir la lista en una tabla de Excel y por qué conviene

Una tabla no es solo una tabla bonita: al convertir tu rango en una tabla de Excel, obtienes filtros automáticos en los encabezados, un estilo de filas alternas y, lo más útil, fórmulas que se copian solas al añadir filas. Tu lista de gastos es el caso perfecto para usarlo.

Crear la tabla y ver los filtros y la fila de totales

1. Haz clic en cualquier celda con datos de la hoja "Gastos 2026".
2. Pulsa Ctrl+T.
3. Confirma que el rango es A1:C5 y que está marcado La tabla tiene encabezados.
4. Aceptar.

Aparece la pestaña Diseño de tabla. Para añadir una fila de totales:

1. Marca la casilla Fila de totales en el grupo Opciones de estilo de tabla.
2. Haz clic en la celda de totales de la columna Importe y elige Suma en la lista desplegable.

Añadir una columna calculada dentro de la tabla

Para terminar, vamos a añadir una columna que calcule el IVA (21%) de cada gasto. La ventaja de hacerlo dentro de la tabla es que la fórmula se copia sola a las filas nuevas.

1. En D1 escribe IVA (21%) y Entrar.
2. En D2 escribe la fórmula siguiente y Entrar.

=[@Importe]*0,21

Excel añade la columna a la tabla y la fórmula se copia a D3, D4 y D5 automáticamente. Al añadir una fila nueva abajo, la fórmula también aparece.

Lo que ya sabes hacer con una hoja de cálculo en Excel

• Identificar las celdas, moverte por la cuadrícula y leer la barra de fórmulas.
• Crear un libro en blanco, escribir datos, dar formato de fecha y moneda, y guardar el archivo en .xlsx o .xlsm.
• Renombrar y colorear las pestañas de las hojas para tener el libro ordenado.
• Pegar datos externos con Pegado especial y elegir solo valores o solo formatos.
• Convertir un rango en una tabla de Excel, usar sus filtros y aprovechar una fórmula que se copia sola al añadir filas.

El siguiente paso natural es aprender las fórmulas básicas: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN y CONTARA te permitirán hacer cuentas con la columna de importes de la tabla que acabas de crear, sin escribir nada a mano.

Dudas al empezar con una hoja de cálculo en Excel