Hoja de cálculo en Excel: qué es y cómo se usa

Tienes un presupuesto mensual en un libro de Excel y quieres abrirlo en el móvil o compartirlo con alguien que solo usa Google Sheets. Eso es exactamente lo que resuelve este tutorial: cruzar archivos entre Excel y Hojas de cálculo de Google manteniendo datos, fórmulas y formato. Al terminarlo sabrás subir un .xlsx a Drive, editarlo en Sheets, volver a abrirlo en Excel y detectar qué se conserva y qué no en cada paso. Las instrucciones sirven para Excel de escritorio (Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016), Excel para la web y Google Sheets en navegador o como app de Drive.

Qué cambia cuando llevas tu hoja de Excel a Google Sheets

Imagina que tu libro Presupuesto.xlsx vive en el escritorio de tu ordenador, con la hoja Gastos, la hoja Resumen y una tabla dinámica que suma cada categoría del mes. Una tarde subes el archivo a Google Drive para revisarlo desde el móvil mientras viajas. Abres el archivo con Sheets, miras los números y, de vuelta en casa, lo descargas otra vez para seguir trabajando en Excel.

En ese viaje de ida y vuelta se conservan los valores de las celdas, los formatos básicos (números, fechas, colores de relleno, anchos de columna), las fórmulas escritas directamente en las celdas, los gráficos estándar y los nombres de las hojas, salvo que cambies el formato del archivo al guardarlo. Se pierden o transforman: las macros en VBA (Sheets las ignora), Power Query y Power Pivot, ciertos formatos condicionales avanzados (barras de datos y conjuntos de iconos), gráficos con mapas y algunos objetos insertados.

Lo que Excel y Google Sheets comparten y lo que cada uno guarda solo

Funciones con el mismo nombre en los dos programas

Las funciones habituales se llaman igual en los dos programas. BUSCARV (VLOOKUP), BUSCARX (XLOOKUP), SI (IF), SUMAR.SI.CONJUNTO (SUMIFS), MAX, MIN y CONTAR (COUNT) funcionan en Sheets con la misma sintaxis y los argumentos separados por coma (configuración con punto decimal) o por punto y coma (configuración con coma decimal). MAX y MIN se escriben igual en ambos.

Conviene saber que algunas funciones cambian de nombre al cruzar: LARGO en Excel equivale a LEN en Sheets y viceversa, FECHA se llama igual en los dos. Cuando una fórmula de Excel da error en Sheets casi siempre es porque usa una función que no existe allí.

Funciones y herramientas que solo existen en uno de los dos

• Solo en Google Sheets: GOOGLEFINANCE, IMPORTRANGE, IMPORTHTML, IMPORTDATA, QUERY y ARRAYFORMULA.
• Solo en Excel de escritorio: Power Query, Power Pivot, Solver, macros VBA y la hoja de Previsión (Forecast).

Subir un .xlsx a Google Drive y abrirlo en Sheets

La práctica parte del archivo Gastos.xlsx que ya tienes en el escritorio, con la hoja Ventas y los datos de la hoja de ejemplo. Ahora subimos ese archivo a Drive y lo abrimos en Sheets tal cual.

1. Entra en drive.google.com desde el navegador e inicia sesión con tu cuenta de Google.
2. Arrastra Gastos.xlsx desde la carpeta del escritorio hasta la zona «Subir archivos» de Drive, o pulsa Subir y elige el archivo.
3. Cuando termine la subida, haz doble clic sobre Gastos.xlsx dentro de Drive.
4. Google Drive lo abre en vista previa. Para editarlo, pulsa Abrir con y elige Google Sheets.
5. Aparece un cuadro de diálogo con dos opciones: Modo Office (abre el archivo sin convertirlo, conservando el formato original de Excel) y Convertir a Hojas de cálculo de Google (lo pasa al formato nativo de Sheets). Elige Modo Office para esta práctica.

Una vez abierto en modo Office, la hoja Ventas muestra los mismos datos que en Excel. Los argumentos de las fórmulas se adaptan automáticamente al separador de tu cuenta.

Editar el archivo en Sheets y volver a abrirlo en Excel sin perder formato

Ahora añadimos una fila más en Sheets y luego descargamos el archivo para comprobar que las fórmulas siguen vivas en Excel.

1. Con el archivo abierto en Sheets, ve a la celda A5 y escribe Regla.
2. En B5 escribe 0,75, en C5 escribe 30 y la fórmula =B5*C5 calcula el total automáticamente.
3. Selecciona A5:D5 y estila la fila como negrita desde la barra de formato.
4. Para volver a Excel, ve al menú de Sheets y elige Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
5. Guarda el archivo en la carpeta del escritorio y ábrelo con Excel de escritorio.

La hoja Ventas sigue teniendo la fila nueva y los totales calculados. Los argumentos vuelven a su separador original (punto y coma en configuración con coma decimal) y la fórmula de D5 muestra 21,50.

Lo que Sheets te avisa antes de tocar el archivo

Cuando abres un .xlsx o .xlsm en Google Drive, Sheets muestra un mensaje que dice «El formato .xlsx podría tener errores si se hacen cambios avanzados». Pulsa Aceptar para abrir el archivo en modo Office, que mantiene el libro tal y como lo dejaste, o elige Convertir para pasarlo al formato nativo de Sheets y aprovechar todas sus funciones (al convertir, las macros VBA se eliminan si decides volver a guardar como .xlsx).

El caso del archivo con macros .xlsm

Si tu archivo es Presupuesto.xlsm y contiene macros VBA, al subirlo a Drive Sheets lo abre como un libro normal, sin ejecutar ni mostrar el código. Las macros no pasan a Sheets (allí se automatiza con Apps Script). Si durante la edición en Sheets guardas el archivo en formato nativo de Google y luego lo descargas otra vez como .xlsml, las macros quedan eliminadas del archivo.

1. Sube Presupuesto.xlsm a Drive como en la práctica anterior.
2. Ábrelo con doble clic y elige Modo Office para solo consultarlo sin modificarlo.
3. Para volver a Excel, elige Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).

Compartir la hoja para que varios la editen a la vez

Tanto Excel para la web como Google Sheets permiten que varias personas editen a la vez. Google Sheets lo hace de forma inmediata y sin pasos extra: con el archivo abierto, pulsa el botón verde Compartir arriba a la derecha.

1. Escribe la dirección de correo de la persona con la que quieres compartirlo y elige el permiso: Lector, Comentador o Editor.
2. Pulsa Enviar. La persona recibe un enlace y, si tiene cuenta de Google, puede abrir y editar la hoja al mismo tiempo que tú, viendo los cursores de los demás en tiempo real.
3. Para crear un enlace compartible sin correo concreto, pulsa Compartir, ve a Acceso general y elige Cualquier persona con el enlace con el permiso que prefieras.

Excel para la web también permite coeditar, pero solo si el archivo vive en OneDrive o SharePoint y se comparte desde allí. Sin OneDrive compartido, cada persona abre su propia copia y no hay edición simultánea.

Errores típicos al cruzar un archivo entre los dos programas

Cruzar archivos entre Excel y Sheets funciona la mayoría de las veces, pero hay tropiezos que conviene reconocer rápido.

Fórmulas que Excel entiende pero Sheets no reconoce

Si escribes una fórmula con GOOGLEFINANCE, QUERY o IMPORTRANGE en un archivo de Excel y la subes a Drive, Sheets la entiende porque son funciones suyas. El problema viene al revés: si creas el archivo en Sheets con esas fórmulas y luego lo descargas como .xlsx, al abrirlo en Excel muestra #¿NOMBRE? en cada celda que las usaba. Para arreglarlo, sustituye QUERY por una combinación de BUSCARX, FILTRAR de matrices dinámicas o Power Query (desde Excel 2016), y GOOGLEFINANCE por una fuente de datos financiera equivalente como un flujo de Microsoft Power Automate.

Gráficos y formato condicional que se desajustan al volver a Excel

Los gráficos que usan series calculadas, los mapas geográficos y los formatos condicionales con barras de datos o conjuntos de iconos se transforman al pasar por Sheets. Un gráfico de mapa se aplana a columnas básicas; una regla de barras de datos pasa a ser un relleno de color plano. Para recuperarlos, vuelve a crear el gráfico en Excel tras la descarga, con los mismos datos y el mismo tipo.

La coma y el punto y coma que cambian en las fórmulas

Sheets usa coma para separar argumentos en sus fórmulas nativas, pero respeta el separador de tu cuenta de Google. El problema aparece al descargar: si tu cuenta usa coma decimal, el archivo descargado trae fórmulas con coma, y al abrirlo en un Excel configurado con punto decimal (México, Estados Unidos) la fórmula se interpreta como texto pegado o aparece como una sola columna. Para arreglarlo, ve a Archivo > Opciones > Avanzadas > Usar separadores del sistema y desmarca la casilla, o desactiva Usar separadores del sistema al abrir el archivo por primera vez.

El archivo descargado se abre en blanco o con codificación rara

Cuando descargas un archivo .csv (texto separado por comas) desde Sheets y lo abres en Excel configurado con Windows en español, las letras ñ, á, é y las tildes aparecen como símbolos raros o desaparecen. Esto ocurre porque Sheets exporta en UTF-8 y Excel para escritorio espera otra codificación por defecto. Para arreglarlo, abre Excel primero y elige Datos > Obtener datos > Desde archivo > Desde texto/CSV, selecciona el archivo y elige UTF-8 en el menú desplegable de codificación. Si prefieres abrir desde el menú Archivo > Abrir, elige el archivo, pulsa Abrir y selecciona la codificación 65001 (UTF-8) en el cuadro de previsualización antes de aceptar.

Dónde llega esta clase: lo que ya sabes cruzar entre Excel y Google Sheets

• Subir un archivo .xlsx a Google Drive sin convertirlo eligiendo Modo Office al abrirlo.
• Editar la hoja en Sheets y descargar el archivo otra vez como Microsoft Excel (.xlsx) desde el menú Archivo.
• Detectar los avisos de Sheets antes de tocar el archivo y decidir entre mantener el formato Office o convertir a formato nativo.
• Compartir la hoja con permisos de Lector, Comentador o Editor desde el botón Compartir.
• Reconocer los errores más frecuentes: funciones exclusivas que dan #¿NOMBRE?, gráficos que se desajustan, separadores que cambian y archivos .csv con codificación rota.

El siguiente paso es decidir si tu hoja vive mejor en Excel (con macros, Power Query y tablas dinámicas avanzadas), en Google Sheets (con trabajo en equipo y edición desde el móvil) o si conviene tener el archivo principal en uno y una copia en el otro sincronizada con la nube que prefieras.

Versiones que importan al cruzar archivos de un lado a otro

Estas instrucciones sirven para Excel de escritorio en Microsoft 365, 2024, 2021, 2019 y 2016, además de Excel para la web. Power Query está integrado desde Excel 2016 y la pestaña Datos tiene los comandos descritos aquí desde esa versión. Power Pivot está disponible desde Excel 2016 en algunas ediciones (Microsoft 365 y Office LTSC 2024/2021). Macros VBA y Power Query solo funcionan en Excel de escritorio; en Excel para la web no se ejecutan macros VBA (allí se automatiza con Scripts de Office).

Google Sheets se ejecuta en el navegador y como app para móvil desde Google Drive. Para abrir archivos .xlsx necesita cualquier navegador moderno o la app de Drive en Android, iPhone o iPad. La conversión a formato nativo, la coedición en tiempo real y las funciones exclusivas de Sheets (QUERY, IMPORTRANGE, GOOGLEFINANCE) están disponibles con cualquier cuenta de Google, personal o de empresa.

Datos comprobados en octubre de 2026.

Dudas al cruzar archivos entre Excel y Google Sheets