Presupuesto mensual en Google Sheets: guía para empezar

Un presupuesto mensual en Google Sheets es una hoja donde registras tus ingresos, los gastos que habías previsto y los gastos que realmente occurred, para saber cuánto queda al final del mes. En este tutorial construirás uno desde cero: declararás 1.200 euros de ingresos, organizarás cuatro categorías de gasto y compararás lo previsto con lo real.

La hoja se hace en el navegador, sin instalar nada, y admite listas desplegables, colores y gráficos. Al final podrás descargarla en formato .xlsx para abrirla en Excel sin perder las fórmulas. Los datos de este tutorial están comprobados en octubre de 2026.

Qué es un presupuesto mensual y cómo ayuda a controlar gastos

Un presupuesto mensual compara tres cosas: lo que entra, lo que querías gastar y lo que gastaste. Esa comparación convierte una lista de recibos en una herramienta de control: puedes ver qué categoría se salió de su límite y corregirla antes del siguiente mes.

En nuestro libro de ejemplo, el mes comienza con 1.200 euros de ingresos. El plan reparte el gasto entre cuatro categorías: Vivienda, Servicios, Comestibles y Ocio. Cada categoría tiene un importe previsto; después añadirás el gasto real y la diferencia entre ambos.

La columna de diferencia se calcula como «Previsto menos Real». Cuando aparece un número negativo, esa categoría gastó más de lo previsto. Esta hoja es el libro que crecerá a lo largo del tutorial: primero tendrá datos, después totales, listas, colores y un gráfico.

Dónde crear y cómo organizar tu presupuesto en Google Sheets

Para empezar, entra en Google Drive. Pulsa + Nuevo y elige Hojas de cálculo de Google. Se abrirá una hoja vacía en el navegador. En Google Drive también puedes entrar en la Galería de plantillas para buscar un presupuesto mensual, aunque aquí partirás de una hoja en blanco.

Antes de escribir, define la estructura. La hoja Presupuesto tendrá una fila de encabezados y cuatro categorías. Añade una segunda hoja llamada Límites para guardar los importes previstos; separarlos facilita cambiar un límite sin reescribir la tabla principal.

1. Abre Google Drive y pulsa + Nuevo.
2. Selecciona Hojas de cálculo de Google.
3. Renombra la hoja inferior a Presupuesto.
4. Crea otra hoja y llámala Límites.
5. En A1:D1, escribe los encabezados Concepto, Previsto, Real y Diferencia.
6. En A2:A5, escribe Vivienda, Servicios, Comestibles y Ocio.

Las categorías que debe incluir tu hoja de presupuesto

Estas categorías son un punto de partida, no una regla fija. Puedes añadir transporte, salud o educación según tus gastos. Mantén el mismo criterio durante varios meses si quieres comparar la evolución.

Crea los ingresos, gastos y totales de cada mes

Ahora escribimos los datos reales del mes: 1.200 euros de ingresos y cuatro gastos previstos de 300, 180, 250 y 190 euros. Los colocaremos en A3:C7, dejando la fila 2 para el total de ingresos y la fila 8 para los totales.

Para calcular el total de una columna, SUMA (SUM) suma un rango. En B2 escribirás la fórmula que suma los ingresos y en B8 la que suma los gastos previstos. Después copiaremos la fórmula hacia abajo para calcular los totales reales.

1. Escribe Ingresos en A2 y 1200 en B2.
2. Escribe Total ingresos en A3 y la fórmula de total en B3.
3. Escribe Vivienda en A4 y 300 en B4.
4. Continúa con Servicios y 180, Comestibles y 250, y Ocio y 190.
5. Escribe Total gastos en A8.

Suma los ingresos y los gastos con una hoja mensual

La fórmula del total de ingresos queda así:

=SUMA(B2:B2)

Para los gastos previstos, escribe en B8:

=SUMA(B4:B7)

El resultado es 920 euros. Al compararlo con el límite de 900 euros que te has fijado, el presupuesto ya muestra que has reservado 20 euros por encima de ese límite, aunque todavía no hayas registrado el gasto real.

Una variante útil: si el límite global cambia, no lo escribas a mano dentro de la fórmula. Guárdalo en la hoja Límites, por ejemplo en B1, y réferenciarlo con =Límites!B1. Así puedes modificar el límite en un solo sitio.

Muestra la diferencia entre lo previsto y lo real

Completa ahora la columna C con los gastos reales del mes. Usa estos valores: Vivienda 320, Servicios 165, Comestibles 235 y Ocio 210. Al final, el gasto real suma 930 euros, 30 más que el previsto.

En D4 escribe la diferencia de Vivienda: lo previsto menos lo real.

=B4-C4

Copia esa celda hasta D7 con el controlador de relleno. La columna D mostrará -20, 15, 15 y -20. Los números negativos señalan dos categorías por encima del plan.

Añade también el total real en C8 y la diferencia global en D8:

=SUMA(C4:C7)

=B8-C8

El total de ingresos menos el total de gastos reales deja un resultado de 270 euros, aunque la suma de las diferencias sea -10 porque los ingresos no forman parte de las categorías.

Controla el presupuesto con listas, colores y un gráfico

Una hoja que solo contiene números obliga a revisar cada celda. Las listas desplegables evitan errores de escritura, el formato condicional señala los desvíos y el gráfico circular muestra de un vistazo qué categoría se lleva más presupuesto.

En Google Sheets, los nombres de los menús se parecen a los de Excel, pero la hoja vive en el navegador. Las referencias se escriben con el mismo sistema: $A$1 fija una celda y A1 es relativa.

Restringe las categorías con una lista desplegable

Selecciona A4:A7 y abre Datos > Validación de datos. En el criterio, elige Lista y escribe las cuatro categorías separadas por punto y coma.

Al pulsar la flecha que aparece dentro de A4, podrás elegir una categoría sin escribirla. La validación no impide pegar valores, pero sí limita los que eliges con el menú.

Resalta los gastos que superan el presupuesto

AhoraANDS aplicaremos color a las categorías que gastaron más de lo previsto. Selecciona B4:C7 y abre Formato > Formato condicional > Regla de formato.

Crea una regla con la condición Mayor que entre C4 y B4, y aplica un formato de fondo rojo. Esta condición compara el gasto real de cada fila con el límite previsto de esa misma fila: Vivienda y Ocio quedarán resaltadas.

En la pestaña Previsualización comprobarás una muestra del formato antes de guardarlo. Si la regla no se aplica, revisa que el rango seleccionado sea B4:C7 y que las referencias sean relativas, sin signos de dólar.

Compara los gastos reales con un gráfico

Selecciona A4:A7 y C4:C7 con Ctrl pulsado. Después entra en Insertar > Gráfico y elige Circular. Google crea un gráfico con cuatro porciones: Vivienda 320, Servicios 165, Comestibles 235 y Ocio 210.

En el panel Personalizar puedes cambiar el título a «Gasto real por categoría». El gráfico queda vinculado a las celdas: si cambias un importe real, la porción se redibuja sola.

La porción mayor es Vivienda: 320 de los 930 euros reales, aproximadamente un 34 % del gasto.

Abre tu presupuesto en Excel y conserva sus fórmulas

Google Sheets trabaja en línea y Excel en el equipo. Si quieres abrir el presupuesto en Excel, puedes descargar una copia en formato .xlsx. El archivo conserva los valores, las fórmulas, el formato condicional y el gráfico, siempre que no uses funciones exclusivas de Sheets.

1. Abre la hoja Presupuesto.
2. Pulsa Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx).
3. Espera a que el navegador descargue el archivo.
4. Abre el archivo descargado en Excel.
5. Pulsa Ctrl+Alt+F9 para forzar el recálculo de todas las fórmulas.

Qué funciones y formatos se pierden al pasar a Excel

Google Sheets y Excel se parecen, pero no son idénticos. La tabla resume qué elementos viajan bien y cuáles no.

Google Sheets puede abrir y editar archivos .xlsx subidos a Drive en modo Office, sin convertirlos, y devolverlos con Archivo > Descargar > Microsoft Excel (.xlsx). La documentación de Google sobre la integración con Office explica este flujo: abrir y editar archivos de Microsoft Office en Google Sheets.

Si necesitas automatizar en Excel, puedes guardar el libro como .xlsm y añadir una macro VBA. Esa parte no está en el presupuesto de Sheets: el archivo descargado en .xlsx no contiene macros.

Revisa y corrige los errores más frecuentes del presupuesto

Los errores más habituales no suelen ser de concepto, sino dedetails de edición: una referencia desplazada, un separador equivocado o una celda vacía dentro de una suma. Revisar el resultado, no solo la fórmula, es la forma más rápida de detectarlos.

Corregir referencias, listas y cálculos que no coinciden

Para diagnosticar un total, selecciona el rango B4:B7 y observa el valor que muestra la barra de estado de Sheets o Excel: allí verás la suma de los números seleccionados. En Excel, Ctrl+G abre Ir a, donde puedes escribir B4:B7 y localizar el rango con rapidez; en Sheets, Ctrl+G guarda una copia.

Cuándo usar Google Sheets y cuándo trabajar en Excel

Google Sheets es la opción natural cuando varias personas participan: compartes el enlace, concedes permisos de edición o comentario y los cambios aparecen en tiempo real. También funciona bien desde el móvil y mantiene el archivo en Drive sin versiones locales dispersas.

Excel conviene cuando el trabajo es local, el archivo es grande o necesitas herramientas de escritorio que Sheets no ofrece. El formato habitual de Excel es .xlsx; el de Google Sheets es una hoja de Drive que se exporta como .xlsx, .csv u otros formatos.

En Google Sheets, las funciones más usadas tienen nombres parecidos a los de Excel, pero el comportamiento de algunas herramientas de datos difiere. La hoja de cálculo de Google es una de las aplicaciones integradas en Drive que puedes abrir directamente desde Google Sheets.

Para cerrar el mes, no hace falta convertir el archivo: revisa las diferencias, actualiza el gasto real y comparte la hoja con la persona que gestiona las cuentas. Si más adelante necesitas un libro con fórmulas, macros y controles avanzados, entonces tiene sentido descargar la copia .xlsx y continuar en Excel.

Lo que ya sabes hacer con tu presupuesto mensual

• Crear una hoja de presupuesto mensual desde Google Drive y organizarla por categorías.
• Separar ingresos, gastos previstos, gastos reales y diferencia en una tabla clara.
• Calcular totales con SUMA y detectar qué categoría supera su límite.
• Restringir las categorías con una lista desplegable y resaltarlas con formato condicional.
• Comparar la distribución del gasto con un gráfico circular.
• Descargar el presupuesto en .xlsx y abrirlo en Excel sin perder las fórmulas.
• Diagnosticar referencias desplazadas, separadores incorrectos y celdas vacías.

El siguiente paso es sencillo: al terminar cada mes, sustituye los importes reales, revisa las diferencias y ajusta los límites previstos antes de copiar la hoja para el mes siguiente.

Dudas al crear un presupuesto mensual en Google Sheets