XLS en Excel web: cómo abrir, editar y descargar archivos

Excel para la web puede abrir un archivo XLS, el formato heredado de Excel 97-2003, y mantener sus datos y fórmulas mientras lo edita en el navegador. En este tutorial usarás el libro de ventas de una tienda, subirás el archivo a OneDrive, cambiarás un importe y lo descargarás como XLSX. Está disponible en Excel para la web con una cuenta de Microsoft; la aplicación de escritorio ofrece más compatibilidad para archivos antiguos y macros.

XLS en Excel web: qué es y cuándo usarlo

XLS es el formato que utilizaba Excel 97-2003. Su extensión es .xls y su estructura es anterior a .xlsx, introduced en Excel 2007. Un libro XLS puede contener varias hojas, fórmulas, formatos y datos, pero presenta limitaciones heredadas: el formato admite como mucho 65.536 filas y se asocia con una versión antigua de Excel.

Excel para la web reconoce el archivo y abre su contenido. Durante la edición en el servicio, el archivo conserva el formato XLS. Esto resulta útil para consultar o modificar un documento heredado sin instalarlo de nuevo, siempre que se encuentre almacenado en un servicio accesible, como OneDrive.

La conversión a .xlsx conviene cuando el libro va a crecer, compartirse o cargarse en procesos modernos. XLSX admite más filas, columnas y mejoras de formato que el formato antiguo. En nuestro libro de ventas, el cambio no modifica los importes ni las fórmulas: crea una copia más adecuada para el trabajo diario.

La documentación oficial sobre formatos admitidos distingue el libro normal .xlsx, los libros con macros .xlsm y el formato heredado .xls.

Cómo subir un archivo XLS a Excel web

Usa el libro Ventas_Trimestre.xls con esta estructura:

1. Abre excel.new e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
2. En el panel de Archivos, entra en OneDrive o en la carpeta donde quieras guardar el libro.
3. Pulsa el botón de carga situado junto al nombre de la carpeta. En Excel para la web puede aparecer como una flecha hacia arriba con el texto Cargar.
4. Selecciona Ventas_Trimestre.xls y espera a que termine la carga.
5. Cuando se abra, comprueba que aparece la pestaña Ventas y los encabezados de la tabla.
6. Pulsa una celda de la columna Total y revisa la barra de fórmulas. En D2 debe aparecer una fórmula que multiplica la cantidad por el precio.

=B2*C2

Dónde encontrar el archivo XLS después de subirlo

1. En Excel para la web, abre el panel Archivos.
2. Selecciona OneDrive y entra en Documentos o en la carpeta donde cargaste el libro.
3. Localiza Ventas_Trimestre.xls. El nombre y la extensión ayudan a distinguirlo de la carpeta que lo contiene.
4. Ábrelo con un solo clic y espera a que Excel lo muestre.
5. Revisa las pestañas situadas debajo de la cuadrícula. En nuestro caso, el archivo contiene la hoja Ventas.

Editar el XLS en el navegador sin romper sus datos

Ahora actualiza el precio del cuaderno de 3,20 a 3,50. La fórmula de D2 se recalculará y el total pasará de 16,00 a 17,50.

1. Selecciona C2.
2. Escribe 3,50 y pulsa Entrar.
3. Selecciona D2 y comprueba que continúa usando la misma fórmula.
4. Selecciona D2:D5.
5. Mira el total que muestra la Barra de estado en la parte inferior: debe ser 62,90.

Para comprobar el total con una fórmula, escribe esta fórmula en F2 y pulsa Entrar:

=SUMA(D2:D5)

Excel web mantiene el formato XLS mientras lo edita en el servicio. Además, guarda los cambios automáticamente en el archivo de OneDrive. La función SUMA (SUM) está disponible en Excel para la web.

Descargar el XLS como un archivo XLSX compatible

1. En Excel para la web, abre el menú Archivo.
2. Selecciona Descargar.
3. Elige Microsoft Excel (.xlsx).
4. Guarda el archivo como Ventas_Trimestre_Copia.xlsx.
5. Ábrelo con Excel de escritorio.
6. En la hoja Ventas, selecciona D2 y comprueba la barra de fórmulas.
7. Selecciona F2 y verifica que conserva la fórmula que suma los totales.

=SUMA(D2:D5)

La copia XLSX conserva el libro completo, incluidas sus hojas, datos, fórmulas y formatos. Microsoft documenta que Excel para la web convierte automáticamente los archivos XLS al abrirse y permite recuperar el original mediante Archivo > Información > Versiones anteriores en los entornos donde esa opción esté disponible.

Qué conviene cambiar antes de trabajar a diario

Compara Ventas_Trimestre.xls con Ventas_Trimestre_Copia.xlsx. Los datos visibles son iguales, pero la extensión cambia el formato:

Conviene trabajar con la copia XLSX si el libro;

-orden ordenará ará muchas más filas;

• se entregará a otras personas;

-oformará parte de un flujo de automatismos;

• Necesitará funciones que no estén disponibles en Excel web.

El formato XLS admite como mucho 65.536 filas. XLSX es el formato normal de Excel desde 2007 y evita ese límite heredado.

Pegar una tabla de Excel web en otro programa

Supongamos que vas a pegar los datos de la tienda en un documento de texto.

1. En Excel para la web, selecciona A1:D5.
2. Copia con Ctrl+C (Cmd+C en Mac).
3. Abre el programa de destino y selecciona el punto de inserción.
4. En la cinta de opciones, utiliza la ruta:

1. En el cuadro de diálogo, selecciona Texto Unicode.
2. Pulsa Aceptar.

El pegado como Texto Unicode conserva el contenido de las celdas como texto separado por tabulaciones. En el destino puede quedar una fila por registro y una columna por campo, según el programa. Este método no mantiene fórmulas, formatos de celda, gráficos ni el formato original del libro.

Errores habituales al abrir o descargar un XLS web

• El archivo no aparece después de subirlo. Puede seguir guardándose en el equipo o en una carpeta diferente de OneDrive. Revisa las carpetas de Archivos y confirma que la carga haya terminado antes de cerrar el navegador.

• Excel web dice que no puede abrirlo. Si otra aplicación lo mantiene bloqueado o abierto, ciérrala y vuelve a cargarlo. Comprueba también que no esté dañado: un archivo que no pueda Excel de escritorio tampoco se\Viewa en el navegador.

• La extensión no coincide con el formato. Un archivo con nombre .xls podría contener en realidad otro formato, o viceversa. Ábrelo con Excel de escritorio y comprueba sus propiedades antes de cargarlo. No cambies únicamente la extensión; utiliza la opción real de guardado.

• OneDrive no permite guardar el libro. La cuenta puede tener una cuota agotada o el archivo puede tener restricciones de uso compartido. Comprueba el espacio disponible y los permisos del documento. Si está protegido para visualización, solicita el acceso correspondiente.

• La descarga ofrece una versión distinta. Excel web convierte automáticamente el XLS para trabajar con él. Comprueba el nombre, la extensión y los datos de la copia antes de sustituir el original.

• Las funciones no se calculan. Excel web no ofrece todas las funciones presentes en el escritorio. Si una fórmula no es compatible, ábrela en Excel de escritorio o sustitúyela por una fórmula compatible.

Qué funciones y formatos no están disponibles en Excel web

Excel para la web admite muchos cálculos, fórmulas y formatos, pero algunas funciones exclusivas del escritorio no están disponibles:

Si escribes una de estas funciones en Excel web, aparecerá #¿NOMBRE?. Es la respuesta que indica que el nombre de la función no está disponible en esa versión.

Sí puedes utilizar el formato XLSX en Excel para la web. Por ejemplo, esta fórmula funciona:

=SUMA(D2:D5)

Y este formato condicional también puede aplicarse desde la versión web; su comportamiento y sus opciones pueden diferir del escritorio. Las diferencias oficiales incluyen funciones, conexiones, validación de datos, firmas digitales y macros heredadas.

Lo que ya sabes hacer con XLS en Excel web

Ya sabes completar este flujo con el libro Ventas_Trimestre.xls:

• Subir un archivo XLS a OneDrive desde Excel para la web y comprobar sus hojas.
• Editar un precio en el navegador y revisar cómo se recalculan una fórmula y un total con SUMA.
• Descargar una copia en XLSX para abrirla en Excel de escritorio sin perder datos ni fórmulas.
• Conservar el XLS original y usar XLSX para el trabajo diario, especialmente si el inventario de productos crecerá.
• Copiar una tabla y usar Pegado especial con Texto Unicode cuando el destino no sea Excel.
• Distinguir una incompatibilidad de Excel web, como una fórmula no disponible, de un problema de permisos, extensión o archivo bloqueado.
• Revisar las funciones exclusivas del escritorio antes de construir un flujo que dependa de ellas.

El siguiente paso es convertir tu copia a XLSX, comprobar que conserva fórmulas y formatos, y abrirla en Excel de escritorio antes de empezar el trabajo diario.

Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al usar XLS en Excel web