Cómo ver Excel en línea sin instalarlo: guía para abrir tus archivos

Abrir Excel en el navegador es la forma más rápida de usar una hoja de cálculo sin instalar nada. Con una cuenta de Microsoft gratuita y la dirección excel.cloud.microsoft, puedes crear un libro, escribir fórmulas, abrir un .xlsx o un .csv de tu ordenador y compartirlo con otra persona para que lo vea o lo edite a la vez que tú. Funciona en Microsoft 365, en Excel 2021 y 2024, y en cualquier versión moderna del navegador, y los cambios se guardan solos en OneDrive.

Qué es Excel online y en qué se diferencia del de escritorio

Excel para la web (Excel online) es la versión de Excel que se ejecuta dentro del navegador, en la dirección excel.cloud.microsoft. Comparte casi todo con el Excel de escritorio: las mismas fórmulas, los mismos gráficos básicos, las tablas dinámicas y el mismo aspecto de la cuadrícula. Lo que abre, edita y guarda en el navegador se guarda en tu OneDrive, así que puedes seguir desde otro ordenador o desde el móvil sin hacer nada más.

La gran diferencia es que el de escritorio se instala en tu equipo y trabaja con archivos locales, mientras que la versión web necesita internet y vive en la nube. Esto tiene una consecuencia práctica muy útil: si estás en el portátil de un cliente y necesitas mostrarle un presupuesto, entras en excel.cloud.microsoft, abres el libro y trabajas sin tener que instalar nada en su máquina. A cambio, hay cosas que la web no hace igual de bien: las macros VBA no se ejecutan, Power Query no está y algunas funciones muy nuevas llegan antes a Microsoft 365, Excel 2024 o 2021 que a la web.

Lo que necesitas para empezar: cuenta, navegador y OneDrive

Para usar Excel online solo necesitas tres cosas: una cuenta de Microsoft (gratuita, la misma que usas para Outlook o OneDrive), un navegador actualizado (Microsoft Edge, Chrome, Firefox o Safari en sus últimas versiones) y la URL excel.cloud.microsoft. Los archivos se guardan por defecto en tu OneDrive, que es el almacenamiento en la nube de la cuenta de Microsoft, así que no tienes que preocuparte por perderlos al cerrar el navegador.

1. Abre el navegador y entra en excel.cloud.microsoft.
2. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft (correo y contraseña).
3. Pulsa Libro en blanco para empezar uno nuevo o Cargar para subir uno desde tu ordenador.
4. Verás tu libro abierto en la pestaña del navegador, con la cinta de opciones arriba y la cuadrícula debajo.

La cinta y los cuadros de Excel para la web

La cinta de opciones de Excel para la web tiene las mismas pestañas principales que el escritorio: Archivo, Inicio, Insertar, Disposición de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Ayuda. Los nombres de los grupos y los botones son los mismos en español, y los atajos de teclado habituales (Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+Z, Ctrl+Mayús+L, F4) funcionan igual aquí.

Lo que la cinta tiene igual que el Excel de escritorio

En la pestaña Inicio encontrarás los grupos que ya conoces del escritorio: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Edición. La ruta para aplicar formato a una celda es la misma de siempre.

Lo que cambia o se mueve en la versión web

Algunas rutas se han reorganizado para dejar sitio a las opciones de uso compartido. Inmovilizar paneles está en Vista, igual que en el escritorio, pero los filtros y las funciones tienen sus propios sitios.

El atajo Ctrl+Mayús+L activa y desactiva los autofiltros en la web igual que en el escritorio.

Crear tu primer libro en el navegador

Vamos a crear un libro de ventas en excel.cloud.microsoft y a comprobar la primera fórmula. La idea es tener cinco importes y calcular su promedio.

1. Entra en excel.cloud.microsoft y pulsa Libro en blanco.
2. Haz clic en la celda A1 y escribe Ventas.
3. En A2, A3, A4, A5 y A6 escribe los importes 250, 480, 320, 510 y 175.
4. En B1 escribe Promedio.
5. Haz clic en B2 y escribe la fórmula: =PROMEDIO(A2:A6) (en inglés AVERAGE).
6. Pulsa Entrar y comprueba que el resultado es 347.

Guardar y renombrar el archivo

Excel online guarda automáticamente en OneDrive, pero conviene ponerle un nombre al libro nada más crearlo para encontrarlo después.

1. Pulsa Archivo > Guardar como.
2. Selecciona OneDrive como ubicación.
3. Escribe el nombre Ventas-2026 en el campo Nombre y pulsa Guardar.
4. Mira la barra de título del navegador: ahora pone Ventas-2026 – Excel.

Deshacer y rehacer cuando algo sale mal

Si borras algo sin querer o una fórmula da un resultado raro, deshaz y vuelve a intentarlo.

1. Pulsa Ctrl+Z para deshacer la última acción.
2. Pulsa Ctrl+Y para rehacer lo que acabas de deshacer.
3. Puedes repetir Ctrl+Z varias veces hasta volver a un estado anterior.

Trabajar con varias hojas en el mismo libro

Un libro puede tener varias hojas. Vamos a añadir una segunda hoja llamada «Resumen» que calcule el promedio desde la primera.

1. Pulsa el botón + junto a la pestaña Hoja1 para crear Hoja2.
2. Clic derecho sobre la pestaña Hoja2 y elige Cambiar nombre; escribe Resumen.
3. En la celda A1 de la hoja Resumen escribe Promedio de ventas.
4. En A2 escribe =PROMEDIO(Ventas!A2:A6) y pulsa Entrar.
5. El resultado debe ser 347, igual que en la hoja anterior.
6. Para mover una hoja, arrástrala por la pestaña hasta la posición que quieras. Para duplicarla, clic derecho > Mover o copiar > marca Crear una copia.

Abrir y editar un archivo de tu ordenador en Excel online

Tienes un .xlsx en tu disco y quieres abrirlo en el navegador para editarlo desde otro equipo. El camino más sencillo es subirlo a OneDrive primero desde el escritorio y luego abrirlo en excel.cloud.microsoft.

1. En Excel de escritorio, abre el archivo que quieres subir.
2. Pulsa Archivo > Guardar como y elige la carpeta de OneDrive.
3. Espera a que termine la sincronización (verás el icono de OneDrive en la barra de tareas).
4. Abre el navegador, entra en excel.cloud.microsoft y abre Ventas-2026 desde la lista de archivos recientes.
5. Edita una celda, por ejemplo cambia el valor de A3 a 600, y comprueba en OneDrive que el cambio se ha guardado.

Abrir un .xlsx, .xlsm y .csv desde la web

Excel para la web abre directamente los tres formatos más habituales.

1. En excel.cloud.microsoft, pulsa Cargar en la parte superior.
2. Elige Cargar desde este dispositivo.
3. Selecciona el archivo: un .xlsx (libro normal), un .csv (valores separados por comas) o un .xls antiguo (Excel 97-2003).
4. El archivo se abre en una pestaña nueva del navegador, ya editable.

Compartir un libro y trabajar a la vez con otra persona

Una de las ventajas de Excel para la web es la coautoría: dos personas pueden editar el mismo libro a la vez y ver los cursores y los cambios del otro en directo.

1. Con el libro Ventas-2026 abierto, pulsa el botón Compartir en la esquina superior derecha.
2. En el cuadro, escribe el correo de la otra persona o pulsa Copiar vínculo.
3. Elige el permiso: Puede editar o Solo puede ver.
4. Pulsa Enviar o Copiar.
5. Abre el mismo libro en otra ventana de navegador en modo incógnito (o desde otro equipo) y verás dos cursores con vuestro nombre cada uno.

Lo que pueden y no pueden hacer los invitados

Chatear y dejar comentarios dentro de la hoja

Para dejar una nota en una celda concreta, usa los comentarios. Para preguntas rápidas, el chat.

1. Selecciona la celda donde quieres dejar el comentario (por ejemplo B2 de Ventas).
2. Pulsa Insertar > Comentarios > Nuevo comentario, o clic derecho > Nuevo comentario.
3. Escribe el texto. Si quieres llamar la atención de alguien, escribe @ y su nombre.
4. Pulsa Publicar. La celda muestra un pequeño triángulo rojo.
5. Para resolver un hilo, ábrelo y pulsa Resolver.

Por qué la fórmula da #¿NOMBRE? o no se actualiza

Tres errores muy típicos la primera vez que abres un libro en la web. Los vemos sobre el libro Ventas-2026 que acabas de crear.

La función se llama en inglés y tu Excel está en español

Si escribes =AVERAGE(A2:A6) en un Excel configurado en español, la celda muestra #¿NOMBRE?, porque Excel no reconoce la palabra AVERAGE. Hay que usar el nombre en español.

Borra la fórmula de B3 y escribe =PROMEDIO(A2:A6). Ahora B3 muestra 347 sin error.

El libro se abrió en modo Vista y no deja escribir

Si al abrir un .xlsx en excel.cloud.microsoft la cinta de opciones aparece en gris claro y al pulsar una celda no entra el cursor, el libro se ha abierto en modo Vista previa. Para editarlo hay que desbloquearlo.

1. Pulsa Editar libro en la cinta.
2. Elige Editar en el navegador.
3. La cinta vuelve a sus colores normales y ya puedes escribir.

La celda muestra la fórmula y no el resultado

Si la celda muestra literalmente =PROMEDIO(A2:A6) en vez de 347, está activo el modo Mostrar fórmulas.

1. Pulsa Ctrl+Accento grave (Ctrl+`) para alternar entre ver las fórmulas y ver los resultados.
2. Si el atajo no funciona, usa la cinta: Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Mostrar fórmulas.

Lo que Excel online no puede hacer (y cómo resolverlo)

Macros VBA y Power Query: no se ejecutan en la web

Si tu libro tiene una macro para formatear un informe o una consulta de Power Query para combinar archivos, la web no la va a ejecutar. Lo verás enseguida: la cinta no muestra la pestaña Programador y los botones de macro no hacen nada.

1. Abre el archivo en la app de escritorio de Excel.
2. Ejecuta la macro o actualiza la consulta desde allí.
3. Guarda el archivo en OneDrive para que los cambios aparezcan en la web.

Si quieres automatizar dentro de la web, usa Scripts de Office (los encuentras en Automatizar > Todos los scripts), que es la forma moderna de programar sobre Excel online.

Algunas funciones muy nuevas y gráficos avanzados

BUSCARX, LET, LAMBDA o los gráficos de mapa y de embudo llegan primero a Microsoft 365, Excel 2024 y Excel 2021. Si las usas y luego abres el libro en la web, puedes ver #¿NOMBRE? en esas celdas. La solución es abrir el archivo en una versión de escritorio que las tenga.

Sin conexión a internet, la web no abre

Si no tienes red, excel.cloud.microsoft no carga. La alternativa es abrir el archivo desde la app de escritorio de Excel (que ya lo tendrás sincronizado en tu carpeta de OneDrive) o desde la app móvil de Excel para iOS o Android, que también trabaja contra OneDrive y sincroniza los cambios en cuanto recuperas la conexión.

Imprimir y descargar el libro desde la web

Antes de imprimir o bajar el archivo a tu disco, conviene revisar la página para que no quede cortada.

1. Ve a Vista > Diseño de página para ver los saltos de página.
2. Arrastra los márgenes azules para ajustar el área de impresión.
3. Pulsa Vista > Imprimir para abrir la previsualización.
4. Elige la impresora o Guardar como PDF y pulsa Imprimir.
5. Para bajar el archivo a tu ordenador, ve a Archivo > Guardar como > Descargar una copia y se descargará como Ventas-2026.xlsx.

Lo que ya sabes hacer con Excel online y el siguiente paso

• Crear un libro en blanco desde excel.cloud.microsoft y escribir la primera fórmula PROMEDIO.
• Guardar el archivo en OneDrive con un nombre propio y dejar que se sincronice solo.
• Compartir el libro con otra persona para editar a la vez o solo para ver, con cursores con nombre.
• Abrir un .xlsx y un .csv subiéndolos desde el ordenador, y saber que los .xlsm no ejecutan macros aquí.
• Reconocer y arreglar los tres errores típicos: #¿NOMBRE? por nombre en inglés, modo Vista en gris y mostrar fórmulas activo.

El siguiente paso es tuyo: sube a OneDrive un .xlsx que ya tengas, ábrelo en excel.cloud.microsoft, cambia una celda y compártelo con un compañero para ver la coautoría en directo.

Dudas al usar Excel online