Abrir y editar archivos XLS online: cómo hacerlo paso a paso

Excel para la web (también conocido como Excel online) es la versión de Excel que se abre directamente desde el navegador, en la dirección excel.cloud.microsoft, con una cuenta de Microsoft gratuita. Trabaja con los mismos archivos .xlsx que Excel de escritorio, guarda los cambios automáticamente en OneDrive y permite que varias personas editen la misma hoja a la vez. Al terminar este tutorial sabrás entrar sin instalar nada, crear un libro desde cero, abrir uno que ya tienes, usar fórmulas básicas, proteger celdas, compartir el archivo con un vínculo y descargar una copia. Funciona en cualquier navegador moderno, también desde Chrome, Edge, Firefox y Safari.

Qué es Excel para la web y qué trae frente al de escritorio

Excel para la web es la versión gratuita de Excel que Microsoft ofrece en excel.cloud.microsoft, pensada para abrir y editar hojas de cálculo sin instalar nada. Solo hace falta una cuenta de Microsoft y un navegador actualizado; el libro se guarda en OneDrive, el espacio en la nube de la misma cuenta, así que puedes seguir desde otro ordenador o desde el móvil.

Los archivos son los mismos .xlsx que en Excel de escritorio: las fórmulas, los formatos, los gráficos, las tablas y los comentarios se conservan al abrir y al guardar. Lo que cambia es el entorno: no hay un programa instalado, todo ocurre dentro de la pestaña del navegador, y los cambios se guardan mientras escribes. Al abrir un .xlsx creado en el escritorio se ven las hojas, los datos y los formatos; al volver a guardar desde la web, el archivo en OneDrive se actualiza.

La interfaz está traducida al español y conserva la cinta de opciones (Inicio, Insertar, Datos, Fórmulas, Revisar, Vista, Ayuda). Algunas funciones muy concretas del escritorio no están en la web; el propio artículo las señala más adelante. Las funciones Copilot (asistente con IA) y =PY (ejecutar Python dentro de la celda) dependen del plan de Microsoft 365 y de la región, así que pueden aparecer o no en tu cuenta.

La cinta y los botones que te encuentras al entrar

Al entrar en excel.cloud.microsoft, la cinta superior muestra las pestañas en español con los mismos nombres que en Excel de escritorio. La pestaña Inicio agrupa Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. Insertar contiene Tablas, Gráficos, Imágenes, Formas y Minigráficos. Datos tiene Obtener y transformar datos, Conexiones, Ordenar y filtrar y Herramientas de datos. Fórmulas incluye Biblioteca de funciones, Nombres definidos y Auditoría de fórmulas. Revisar agrupa Ortografía, Comentarios y Proteger. Vista tiene vistas de hoja, Inmovilizar paneles y Zoom.

El menú Archivo (la primera pestaña de la izquierda, con el icono del libro) abre el panel lateral con Información, Nuevo, Abrir, Compartir, Guardar como, Descargar, Imprimir y Cuentas. Al pulsar Compartir se muestra el cuadro donde decides quién entra y con qué permiso.

Dónde se guardan los archivos y cómo se abre uno de OneDrive

Excel para la web trabaja siempre sobre OneDrive: al crear un libro desde cero o al subir uno desde tu ordenador, el archivo termina en la carpeta Documentos de tu OneDrive (o en la carpeta que elijas). Para abrir uno ya guardado en la nube, pulsa Archivo > Abrir y verás, en la columna izquierda, las opciones Recientes, OneDrive, este equipo (para subir) y Plantillas recientes. Al elegir OneDrive se muestra la lista de carpetas; al elegir este equipo aparece el botón Examinar, que abre un selector para subir un .xlsx, .xlsm, .csv u otro formato compatible desde el disco duro.

Tu primera hoja en Excel para la web, paso a paso

Vamos a crear un libro sencillo para llevar los gastos del mes: una hoja con la fecha, el concepto y el importe, y una autosuma al final. Sirve para practicar entrar en la web, escribir datos, aplicar formato Moneda y sumar con =SUMA (en inglés, SUM).

1. Entra en excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft.
2. Pulsa Nuevo libro en blanco para abrir una hoja vacía.
3. En la celda A1 escribe Fecha, en B1 Concepto, en C1 Importe.
4. Rellena seis filas con tus gastos en A2:C7.
5. Selecciona C2:C7 y aplica el formato Moneda.
6. En C8 escribe =SUMA(C2:C7) y aprieta Entrar.

Crear el libro desde cero con una plantilla en blanco

Para empezar con un libro vacío desde la página principal: entra en excel.cloud.microsoft, pulsa el cuadro Libro en blanco y verás una hoja nueva con el cursor en A1. Arriba, en la barra de título, aparece "Libro sin título"; haz clic y cambia el nombre por "Gastos de octubre" (también puedes renombrarlo después desde Archivo > Información > Renombrar). El cursor empieza en A1: escribe Fecha y aprieta Tabulador para pasar a B1, sigue con Concepto y luego Importe, y empieza a rellenar los datos. La primera vez que pulsas Entrar baja a la fila siguiente, así que escribirás de izquierda a derecha y de arriba abajo sin tocar el ratón.

Cargar un .xlsx que ya tienes en el ordenador

Si ya tienes un libro creado en Excel de escritorio y quieres seguir en la web: abre excel.cloud.microsoft, pulsa Archivo > Abrir > este equipo > Examinar, elige el archivo .xlsx y pulsa Abrir. El archivo se sube a OneDrive (tarda unos segundos según el tamaño) y se abre en una pestaña del navegador lista para editar. Verás un mensaje "Cargado hace un momento" en la parte superior. Al terminar, los cambios se guardan en la copia que está en OneDrive, no en la de tu disco duro; descarga una copia si quieres tener la versión nueva también en local.

Guardar, descargar y subir archivos en su formato

Los libros en Excel para la web se guardan solos: cada vez que dejas de escribir unos segundos, OneDrive guarda la versión más reciente. No hay un botón Guardar tradicional, sino una indicación "Guardando…" / "Guardado" junto al nombre del libro. Si quieres asegurarte de que tienes una copia en tu ordenador, usa Archivo > Guardar como > Descargar una copia y elige el formato.

Los formatos disponibles al descargar son .xlsx (el normal, con fórmulas y formatos), .xlsm (con macros VBA), .xlsb (binario, más pequeño), .ods (OpenDocument) y .csv (solo la hoja activa, solo valores, sin formatos ni fórmulas). Al guardar como .csv se pierde todo lo que no sea el contenido de la hoja activa: las fórmulas quedan sustituidas por su último valor calculado, los formatos desaparecen y el resto de hojas no se incluye.

Para volver a una versión anterior del archivo: Archivo > Información > Versiones muestra el historial de cambios guardados por OneDrive. Cada versión tiene la fecha y la hora; al pulsar Restaurar se abre una copia de esa versión en una pestaña nueva, sin sobrescribir la actual.

Subir un .csv y arreglar el separador al abrirlo

Al subir un .csv, Excel para la web muestra un cuadro de Importar texto en el que decides cómo se reparte cada línea en columnas. Si tu archivo está separado por punto y coma (lo habitual en España y en muchos países hispanohablantes), marca Delimitado y Punto y coma; si está separado por comas, marca Coma. La primera fila se puede declarar como encabezado.

1. Abre excel.cloud.microsoft y pulsa Archivo > Abrir > este equipo > Examinar.
2. Elige el archivo proveedores.csv y pulsa Abrir.
3. En el cuadro Importar texto, marca Delimitado y Coma (o Punto y coma, según el archivo).
4. Marca "La primera fila contiene encabezados" si procede.
5. Pulsa Cargar. La hoja aparece con cada campo en su columna.

Compartir y trabajar a la vez con otra persona

Para que otra persona edite el libro contigo, pulsa Archivo > Compartir y, en el cuadro que se abre, elige cualquiera con el vínculo y el permiso (Puede editar o Puede ver), pulsa Aplicar y copia el vínculo. Al pegarlo en un mensaje, el destinatario entra directamente al libro sin necesidad de tener tu contraseña; solo necesita su propia cuenta de Microsoft (si el permiso es Puede ver, puede entrar sin cuenta).

Una vez dentro, ambos ven el libro a la vez. El cursor de la otra persona aparece con un color y un pequeño cartel con su nombre, y los cambios que cada uno hace se ven al instante en la pantalla del otro, sin necesidad de recargar. En la parte superior de la hoja aparece la lista de personas conectadas con su avatar.

Si quieres que un invitado solo vea datos concretos sin tocar el libro, comparte el vínculo como Puede ver. Si prefieres que solo determinadas personas puedan abrirlo, cambia Cualquier persona con el vínculo por Personas específicas de la organización y escribe sus correos; solo ellas podrán abrir el archivo aunque tengan el vínculo.

Bloquear la edición accidental en una hoja o en celdas

Para evitar que alguien borre una fórmula o un encabezado, protege la hoja con contraseña. La protección la activa el dueño del libro y solo se quita con esa contraseña. Si quieres dejar zonas editables (por ejemplo, las celdas donde se escriben datos nuevos), desbloquéalas antes de proteger.

1. Selecciona el rango que sí debe ser editable, por ejemplo C2:C7.
2. Pulsa Inicio > Formato > Bloquear celda para quitar el bloqueo solo de ese rango.
3. Ve a Revisar > Proteger hoja, escribe una contraseña y confírmala.
4. Pulsa Aceptar. La hoja queda protegida: las celdas bloqueadas ya no se pueden editar.

Lo que Excel para la web no hace (y cómo resolverlo)

Excel para la web no ejecuta macros VBA: si abres un .xlsm con macros, las ves en el editor pero no corren, y al guardar el archivo desde la web y volver a descargarlo como .xlsx las macros desaparecen. Para automatizar dentro de la web tienes dos caminos: Scripts de Office (la opción moderna, basada en JavaScript, accesible desde Automatizar > Scripts de Office) o Power Automate (flujos en la nube que reaccionan a eventos del archivo).

Power Query sí está disponible en Excel para la web desde 2024, en la pestaña Datos > Obtener y transformar datos > Obtener datos; permite cargar tablas desde archivos, páginas web o bases de datos y combinarlas. La versión web de Power Query es más limitada que la de escritorio: faltan algunos conectores avanzados y la edición con M avanzado está restringida. Si tu transformación es compleja, conviene preparar la consulta en el escritorio y luego usarla desde la web.

Solver no está en Excel para la web: para optimización con restricciones hay que pasar al escritorio o usar el complemento de terceros Análisis de hipótesis (disponible con algunos planes de Microsoft 365). Las funciones Copilot (generar fórmulas con lenguaje natural, resumir datos) y =PY (ejecutar código Python dentro de la celda) dependen de la licencia y de la región; pueden no aparecer aunque tengas una cuenta Microsoft activa.

Al descargar un .xlsm con macros como .xlsx desde la web, las macros se quitan; al mantener el formato .xlsm, se conservan. La descarga como .csv tampoco conserva macros, formatos ni fórmulas: solo los valores de la hoja activa.

Pasar de Excel para la web al de escritorio sin perder nada

Para seguir trabajando en Excel de escritorio con el mismo archivo: abre Excel de escritorio con la misma cuenta de Microsoft, ve a Archivo > Abrir > OneDrive y elige "Gastos de octubre". El archivo se descarga a tu equipo y conserva las fórmulas, los formatos y, si es .xlsm, las macros VBA. Al guardar, los cambios se sincronizan con la copia en OneDrive, así que puedes seguir desde la web en cualquier momento.

Si solo tienes Excel de escritorio sin cuenta, puedes descargar una copia desde Archivo > Guardar como > Descargar una copia en excel.cloud.microsoft, guardarla en tu equipo y abrirla con doble clic. La copia local es independiente de la de OneDrive: cualquier cambio posterior en una no se refleja en la otra.

Lo que ya sabes hacer con Excel para la web y el siguiente paso

• Entrar en excel.cloud.microsoft sin instalar nada y abrir un libro en blanco.
• Abrir un .xlsx de tu ordenador y un .csv eligiendo el delimitador correcto.
• Escribir datos, aplicar el formato Moneda y sumar con =SUMA.
• Compartir el archivo con un vínculo y editar a la vez con otra persona.
• Proteger la hoja con contraseña para que no se borren las fórmulas.
• Descargar una copia en .xlsx y volver a abrirla desde OneDrive en Excel de escritorio.

El siguiente paso natural es abrir el mismo "Gastos de octubre" en Excel de escritorio y añadir una tabla dinámica por categoría de gasto, o probar Power Query desde la web para juntar dos meses en una sola hoja resumen.