Excel para la web: guía para empezar a crear y editar hojas

Excel para la web es la versión de Excel que se usa desde el navegador, sin instalar nada en el ordenador. Funciona con una cuenta de Microsoft y guarda los libros en OneDrive, así que puedes abrir, editar y compartir hojas desde cualquier dispositivo con internet. En este tutorial vas a crear un pequeño libro de ventas, escribir fórmulas, guardarlo y compartirlo con otra persona. El recorrido usa lo que Microsoft ofrece como servicio y refleja las opciones disponibles en octubre de 2026.

Qué es Excel para la web y qué puedes hacer

Excel para la web es la misma idea que el Excel de escritorio, pero vivida en el navegador. Abres una pestaña, escribes en la cuadrícula y todo se guarda en la nube. La dirección principal es excel.cloud.microsoft y, al iniciar sesión, te encuentras con un escritorio similar al de la aplicación: una cinta de opciones, la barra de fórmulas, las pestañas de hoja abajo y un menú Archivo arriba a la izquierda.

La gran diferencia con la versión de escritorio es que aquí todo se sostiene sobre un servicio en línea: Microsoft actualiza la aplicación de forma continua, y tú recibes las mejoras sin instalar nada. La pega es que algunas herramientas locales no están, como las macros VBA o ciertos complementos. Más adelante verás una tabla que compara las dos versiones sobre el mismo libro de ventas.

Para este tutorial vas a trabajar con un libro llamado Ventas que recorre todo el artículo: primero lo creas vacío, luego escribes datos, después una fórmula, lo guardas, lo compartes y, al final, lo revisas buscando errores típicos.

Dónde entrar y cómo encontrar tus archivos

Empezar es directo. En el navegador entras en excel.cloud.microsoft y, si ya tienes una cuenta de Microsoft, la escribes; si no, la creas gratis. Una vez dentro verás el menú de Excel con tres caminos: libros en blanco, libros en blanco recientes y los archivos guardados en tu OneDrive.

Los archivos que prepares aquí se guardan en OneDrive, no en el disco duro del PC. Por eso, para seguir trabajando desde otro sitio (la aplicación de escritorio, el móvil, otro navegador) entras siempre por OneDrive: ahí está la versión más reciente del libro.

Crear un libro vacío desde el navegador

1. Abre excel.cloud.microsoft e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.
2. En el menú superior, pulsa Nuevo libro en blanco. Se abre una hoja con la cuadrícula lista para escribir.
3. En la parte superior verás el nombre genérico "Libro1". Cámbialo a Ventas y pulsa Intro para confirmar.
4. Fíjate en la cinta: tiene las pestañas Inicio, Insertar, Datos, Fórmulas, Revisar, Vista y Ayuda, iguales que el Excel de escritorio.

Abrir un libro guardado en OneDrive

Si ya tienes archivos en OneDrive, el camino más rápido es abrir Excel desde ahí.

1. Ve a onedrive.com e inicia sesión con la misma cuenta de Microsoft.
2. Busca la carpeta donde guardas tus hojas. Si acabas de crear el libro Ventas en el paso anterior, debería aparecer.
3. Haz doble clic sobre Ventas.xlsx. Se abre en Excel para la web con la Hoja1 lista.
4. Pulsa sobre la celda A1 y escribe Ventas de octubre. Verás que puedes editar sin que el archivo se convierta en una imagen.

Escribir y corregir datos en la hoja

Con el libro Ventas abierto, vas a montar una tabla pequeña de productos vendidos. Escribir en la web se hace igual que en el escritorio: clic en una celda, escribir, Intro para bajar. Si te equivocas, Ctrl+Z deshace; F2 abre la celda para editar el contenido directamente, sin tener que seleccionarla y reescribir todo.

Empieza por los encabezados y los datos:

Selecciona la celda B6 (la del sobre) y corrige la cantidad de 25 a 20. Pulsa F2, la flecha izquierda hasta situarte sobre el 5, escribe 0 y Intro. La celda muestra ahora 20, y la barra de fórmulas guarda 20 (no el resultado de pulsar teclas).

Usar la barra de fórmulas con una fórmula sencilla

Ahora calculas el importe de cada fila multiplicando precio por cantidad. La barra de fórmulas (la franja larga a la derecha del cuadro de nombres) es donde se escribe la fórmula; lo que se ve en la celda es el resultado.

1. Selecciona la celda D2 y escribe =C2*B2. Pulsa Intro. La celda muestra 16,00.
2. Vuelve a D2, agarra el controlador de relleno (el cuadrado pequeño de la esquina inferior derecha de la celda) y arrástralo hasta D6. Las demás filas se calculan solas.

Cambiar cómo se ven las fechas y los números

El formato solo cambia la apariencia, no el valor guardado. Una celda con 6 sigue valiendo 6 aunque se vea como 6,00 €, 6,00 EUR o 6,0000. Esto es útil cuando quieres importar los datos en otro programa: el valor numérico está intacto.

1. Selecciona el rango D2:D6.
2. Abre la lista desplegable del cuadro de número (Inicio > Número) y elige Moneda.

Guardar y compartir un libro para trabajar en equipo

En Excel para la web no hay "Guardar como": los cambios se guardan automáticamente al guardar en OneDrive. Verás el estado arriba a la derecha: mientras editas aparece "Guardando…", y al terminar, "Guardado". Si quieres forzar el guardado, pulsa Ctrl+S; como el archivo ya está en OneDrive, se sobrescribe la versión en la nube.

Compartir el libro sin enviar una copia aislada

El botón Compartir de la esquina superior derecha abre el cuadro para enviar el enlace. Quien lo reciba verá el mismo libro actualizado, no una captura ni un PDF.

1. Arriba a la derecha, pulsa Compartir.
2. En el cuadro, elige Cualquier persona con el vínculo y pulsa Copiar.
3. Pega el enlace en un correo o en un chat. Quien lo abra entra directo al libro Ventas en su navegador.

Compartir con permisos para editar

Para que otra persona modifique la hoja (no solo la vea), invita por correo con permiso de edición. Al usar un enlace con "Editar", la otra persona entra al mismo archivo y sus cambios se mezclan con los tuyos en tiempo real.

1. Pulsa Compartir y, en el campo "Agregar personas", escribe el correo de tu colaborador.
2. Marca la casilla "Permitir editar" antes de enviar.
3. Pulsa Enviar. Aparece una notificación al destinatario con un botón "Abrir".

Trabajar con una hoja mientras se actualiza

Excel para la web se mantiene al día como servicio: Microsoft publica mejoras de forma continua y, al recargar la pestaña, recibes las nuevas funciones. Esto tiene dos consecuencias prácticas. La primera, que no tienes que actualizar nada: la próxima vez que entres verás los cambios. La segunda, que la versión exacta del producto puede variar según el día, por lo que algunas funciones nuevas tardan en llegar a todas las cuentas.

Para comprobarlo, vuelve al libro Ventas:

1. Selecciona la celda A7 y escribe Libro.
2. En B7 escribe 5,50; en C7 escribe 3; en D7 escribe =B7*C7 y pulsa Intro. La celda muestra 16,50.
3. Recarga la pestaña del navegador (Ctrl+R). La fila nueva sigue ahí, con su fórmula y su importe.

Qué funciones y herramientas no están en Excel para la web

La versión web tiene menos opciones que la de escritorio. Algunas faltan por completo, otras llegan más tarde y otras dependen de la licencia. La siguiente tabla compara el libro Ventas según dónde lo abras.

Cuándo usar Excel de escritorio en lugar de la web

Sobre el mismo libro Ventas, la versión de escritorio gana cuando:

• Necesitas macros VBA para automatizar (la web no las ejecuta; en su lugar se usan Scripts de Office, un sistema distinto).
• Trabajas con archivos muy grandes que ralentizan el navegador.
• Usas complementos locales que la web no carga.
• Vas a estar sin conexión durante un tiempo prolongado.

En cambio, Excel para la web es suficiente cuando editas, compartes y comentas con el equipo, abres hojas desde el móvil o necesitas llegar a un archivo desde un ordenador que no es el tuyo.

Copilot en Excel para la web

Copilot es el asistente de inteligencia artificial integrado en Excel. Puede ayudar a escribir fórmulas, explicar un cálculo o proponer un formato. Su disponibilidad depende de tu licencia y del plan que tengas contratado, así que no des por hecho que aparece en todas las cuentas. Para saber si lo tienes, mira si ves el icono de Copilot en la cinta de opciones; si no está, no está activado en tu suscripción.

Los errores más habituales al trabajar en Excel para la web

Cuatro tropiezos suelen aparecer en este libro de ventas. Los repasas uno a uno y los arreglas sobre la marcha.

Una fórmula escrita como texto

Síntoma: en D2 escribes =C2*B2 pero la celda muestra literalmente =C2*B2, no el resultado. La celda está alineada a la izquierda, como un texto. Causa: la celda tenía formato Texto antes de escribir la fórmula, así que Excel la trata como una cadena. Arreglo: cambia el formato a General y vuelve a entrar en la fórmula con F2 y Intro.

1. Selecciona D2.
2. En Inicio > Número, elige General.
3. Pulsa F2 y luego Intro. La celda muestra ahora 16,00.

Una celda vacía o un espacio provoca #¡VALOR!

Síntoma: en C7 introduces un espacio en vez de un número y la fórmula =B7*C7 devuelve #¡VALOR!. Causa: una celda con texto, aunque sea un solo espacio, no se puede multiplicar. Una celda totalmente vacía, en cambio, se trata como 0, y la multiplicación da 0 sin error. Esto es clave: vacía es distinto de "espacio".

1. Selecciona C7 y borra el contenido con Supr.
2. Escribe 3 y Intro. La fórmula en D7 ya no muestra error.

Lo que ya sabes hacer con Excel para la web

Recapitulando lo que has hecho con el libro Ventas:

• Entras en excel.cloud.microsoft con tu cuenta de Microsoft.
• Creaste un libro nuevo y lo nombraste Ventas.
• Escribiste encabezados, productos, precios y cantidades.
• Calculaste la columna Importe con una fórmula y el controlador de relleno.
• Aplicaste un formato de moneda a la columna.
• Guardaste en OneDrive y compartiste el libro con un enlace.
• Invitaste a un colaborador con permiso de edición.
• Añadiste una fila y comprobaste que los cambios se mantienen al recargar.
• Detectaste y arreglaste dos errores típicos: fórmula como texto y #¡VALOR! por un espacio.

Como siguiente paso, abre el mismo archivo Ventas.xlsx en Excel de escritorio. Compara la cinta y los menús con los de la web: verás que la mayoría coincide, y anotarás qué herramientas solo están en la aplicación instalada. Esa lista es la que te dirá cuándo conviene cambiar de versión sin perderte nada por el camino.

Dudas al empezar con Excel para la web