Formato de cotización editable en Excel: tu plantilla paso a paso

Un formato de cotización editable en Excel es una hoja preparada para reutilizar: introduces el cliente y los productos, las fórmulas calculan cada renglón y el total, y al terminar puedes exportarlo a PDF. En este tutorial tomaré el significado habitual: una plantilla de presupuesto comercial editable, no un simple texto para imprimir. El método funciona en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024, Microsoft 365 y Excel para la web; algunas funciones de la interfaz pueden variar según la versión.

Qué es un formato de cotización editable y para qué te sirve

Una cotización editable es un libro de Excel que separa los datos que cambian de las fórmulas que calculan. Por ejemplo, en una cotización para Taller Lumina puedes cambiar el cliente, las cantidades o los precios sin rehacer el documento. Cada renglón multiplica cantidad por precio unitario, el subtotal suma esos renglones y el total final añade el impuesto.

La plantilla que construiremos tendrá una hoja llamada Cotización. Incluirá datos de la empresa, información del cliente, número de cotización, fechas, cuatro productos, subtotal, IVA, total y condiciones de pago. La tasa del impuesto estará en una celda separada: al cambiarla, el IVA y el total se recalculan.

El archivo editable se conserva como .xlsx, el formato normal desde Excel 2007. Cuando la propuesta esté lista, la convertirás en PDF para compartir una versión que no pueda modificarse. El PDF es la copia final; la hoja de Excel sigue siendo tu plantilla de trabajo.

Las piezas de toda cotización en Excel

Una plantilla sencilla debe tener una zona para cada dato. La columna Total solo debe contener fórmulas: así el libro funciona como una herramienta de cálculo, no como una tabla que haya que sumar a mano.

Las fórmulas que calculan tu cotización

La cotización vive en una hoja llamada Cotización. Los datos de productos estarán en las filas 5 a 8. Las fórmulas se escribirán en la primera fila y se arrastrarán hacia abajo usando el controlador de relleno.

Cantidad por precio unitario en cada renglón

En F5, multiplica la cantidad de C5 por el precio unitario de D5:

=C5*D5

Por ejemplo, si compraste 3Folders a 4,50 euros, el resultado es 13,50 euros. La referencia es relativa: al copiar la fórmula a F6, Excel la cambia a =C6*D6, de forma que cada renglón use sus propios datos.

El subtotal y la suma de todos los renglones

Debajo del último renglón coloca el subtotal. En F10, suma los totales de F5:F8:

=SUMA(F5:F8)

El rango se coloca debajo de los datos para que quede claro qué incluye. Si añades un producto en la fila 9, amplía el rango hasta F9.

El IVA editable con una celda aparte

En E11 escribe 16% y en F11 calcula el impuesto a partir del subtotal:

=F10*E11

La tasa debe estar en una celda, no dentro de la fórmula. Así podrás cambiarla sin editar F11. Usa E11 si el porcentaje está en la columna de etiquetas; si lo colocas en otra celda, ajusta la referencia.

El total final sumando subtotal e impuesto

En F13 suma el subtotal y el IVA:

=F10+F12

En la distribución del tutorial, el subtotal queda en F10, la tasa en E11 y el IVA en F12. Ajusta la fórmula si mantienes otra celda para la tasa.

Monta tu cotización en una hoja nueva

Abre un libro nuevo y cambia el nombre de la hoja a Cotización. Deja una zona superior para identificar la propuesta y coloca la tabla de productos a partir de la fila 5. El ejemplo mantiene exactamente los mismos datos en todos los pasos.

Crea los encabezados de los renglones

1. Selecciona B2 y escribe Descripción.
2. Escribe en C2 Cantidad, en D2 Precio unitario y en F2 Total.
3. Selecciona B2:F2 y ajusta el ancho de las columnas al contenido.

Escribe las fórmulas en la primera fila de datos

1. Selecciona F5.
2. Escribe =C5*D5 y pulsa Entrar.
3. Selecciona F5 y arrastra el controlador de relleno hasta F8.

Calcula el subtotal, el IVA y el total

1. En F10, escribe =SUMA(F5:F8).
2. En E11, escribe 16%.
3. En F12, escribe =F10*E11.
4. En F13, escribe =F10+F12.

=SUMA(F5:F8)
=F10*E11
=F10+F12

Da formato de moneda y de fecha a tu cotización

Los formatos personales cambian cómo se muestran los valores, no el número almacenado. Selecciona solo las celdas de importes y fechas: aplicar un formato de moneda a toda la hoja podría convertir también los títulos o la tasa en un formato inesperado.

Aplica el formato de moneda con dos decimales

1. Selecciona D5:D8 y F5:F8.
2. Pulsa Ctrl+1 para abrir Formato de celdas.
3. En Personalizada, escribe #.##0,00" €".
4. Selecciona F10, F12 y F13, y repite el formato.
5. Cambia un precio para comprobar que la pantalla muestra dos decimales.

El código 0,00 obliga a mostrar dos decimales. El punto separa los miles en la configuración española. Si tu Excel usa punto decimal, el código correspondiente es #,##0.00. El formato no redondea el valor: 4,50 seguirá siendo 4,5 para Excel.

Pinta las fechas en formato corto español

1. Selecciona E2 y G2.
2. Pulsa Ctrl+1.
3. En Personalizada, escribe dd/mm/aaaa.
4. Acepta el formato.

dd/mm/aaaa

La fecha 15/03/2026 seguirá siendo una fecha editable. El formato solo controla su apariencia.

Añade condiciones de pago, notas y número de cotización

Completa ahora la zona que convierte la tabla en una propuesta. En B2, sustituye el texto por Cotización CZ-2026-001. En la parte inferior, escribe: Condiciones: Pago: 50% adelantado y 50% a la entrega. Añade otra nota con Entrega estimada: 7 días hábiles.

La vigencia recomendada puede expresarse entre 15 y 30 días. Como la fecha de validez ya está en G2, puedes mantenerla separada de la fecha de cotización. Si quieres calcularla automáticamente, usa una fecha base y la función EDATE, pero en esta plantilla la fecha es un dato editable para que puedas revisarla antes de exportar.

Convierte la cotización en un PDF antes de enviarla

1. Abre Archivo.
2. Selecciona Guardar como.
3. Elige la carpeta donde quieras guardar la cotización.
4. En el tipo de archivo, selecciona PDF.
5. Guarda con un nombre como Cotizacion_Panaderia_Sol_CZ-2026-001.pdf.
6. Abre el PDF y revisa que aparezcan todas las columnas, fechas y condiciones.

El PDF es una copia final no editable. El archivo .xlsx permanece como plantilla para la siguiente cotización. Antes de exportar, revisa especialmente que el IVA se vea como porcentaje, que los importes tengan moneda y que el total no esté separado de su etiqueta.

Por qué tu cotización muestra 0,00 o descuadra los totales

El IVA se queda en 0 o en blanco

Si E11 está vacía o contiene texto, =F10*E11 no puede calcular el impuesto. En el ejemplo, escribe 16% como número y aplica el formato 0%. Después revisa F12: debe mostrar 7,50 y F13, 54,40.

Los totales no se actualizan al cambiar un precio

Si en F5 escribiste 13,50 a mano, la celda contiene un valor, no una fórmula. Selecciona F5, pulsa F2, sustituye el contenido por =C5*D5 y arrastra hasta F8. Después comprueba que F10 siga usando =SUMA(F5:F8).

Si ves 13,50 en pantalla pero no cambia, no reemplaces el resultado de la fórmula: revisa que la fórmula siga en la barra de fórmulas y que el cálculo automático esté activo. Para recalcular manualmente, pulsa F9.

La hoja sale cortada al guardar como PDF

Si el PDF no incluye la última columna, define el área que debe imprimirse:

Selecciona desde A1 hasta G16 o hasta la última celda utilizada. Después vuelve a guardar como PDF. Revisa también la orientación y el tamaño de página en Diseño de página antes de compartir.

Lo que ya sabes hacer con tu formato de cotización editable

• Crear una hoja con datos de empresa, cliente, número, fechas y condiciones.
• Calcular cada renglón con =C5*D5 y copiar la fórmula hacia abajo.
• Obtener el subtotal con =SUMA(F5:F8).
• Cambiar la tasa de IVA en una celda y recalcular impuesto y total.
• Presentar los importes con dos decimales y las fechas como dd/mm/aaaa.
• Guardar la plantilla como .xlsx y enviar una copia PDF.

La cotización de Cotización ya tiene sus fórmulas, formato y datos de ejemplo. El siguiente paso es proteger la hoja con Revisar > Proteger hoja para reducir cambios accidentales; aun así, envía al cliente el PDF final, porque la protección de hoja no cifra el archivo.

Los datos están comprobados en octubre de 2026.

Dudas al crear una cotización en Excel