Cómo crear un recibo de nómina editable en Excel paso a paso

Tienes delante una hoja en blanco de Excel y la necesidad de entregar a cada empleado un recibo de nómina claro, en PDF y, si puede ser, editable para que la firma o las correcciones se hagan sin volver a escribir. En este tutorial armas una plantilla por bloques (empresa, empleado, devengos, deducciones y totales), la formulas con SUMA y SUMAR.SI (en inglés SUMIF), la proteges con contraseña y la exportas a un PDF rellenable. El método vale para cualquier país; los apartados de Brasil, México, Argentina, Chile y Perú resumen qué datos mínimos lleva cada documento oficial. Funciona en Microsoft 365, Excel 2021, 2019 y 2016; en la web no se ejecuta VBA y la macro final la sustituyes por una exportación manual.

Qué es un recibo de nómina y por qué se hace en Excel antes de pasarlo a PDF

Un recibo de nómina es el justificante que la empresa entrega al empleado cada mes con el salario bruto, las deducciones aplicadas y el líquido a percibir. También se llama nómina, recibo de salarios o, según el país, liquidación o boleta de pago. La cantidad que de verdad cobra el trabajador es el neto: bruto menos lo retenido por cotizaciones e impuestos.

En la pyme de cinco empleados que sirve de ejemplo, cada mes había que rellenar a mano el mismo formulario para cada persona y, al final, escanearlo. Con Excel el modelo se queda guardado, los totales se calculan solos y, al terminar, se exporta a PDF para imprimir o enviar. La ventaja de pasar primero por Excel es que puedes reutilizar la plantilla, cambiar solo los datos del mes y dejar que las fórmulas hagan las cuentas.

Las partes fijas del recibo: empresa, empleado, devengos, deducciones y totales

Devengos: salario base, complementos, horas extras, dietas

El bloque de devengos suma todo lo que la empresa paga al empleado. Lo habitual es una fila por concepto en la columna A y el importe del mes en la columna B. Al final del bloque, una celda con =SUMA(B11:B16) cierra el total devengado, que es la cifra que se compara con las deducciones para sacar el líquido.

Deducciones: cotizaciones, IRPF, anticipos, embargos

El bloque de deducciones recoge lo que la empresa está obligada a retener: las cotizaciones a la Seguridad Social o equivalente, la retención de IRPF o impuesto sobre la renta, los anticipos a cuenta de nómina ya entregados y, si los hay, los embargos judiciales. Cada concepto va en su fila y se suma en B25. En la columna A conviene escribir la fórmula del cálculo (por ejemplo, «6,35 % sobre base de cotización») para que el PDF explique de dónde sale el número.

El modelo oficial en España y los requisitos por país

En España el recibo de nómina se ajusta al modelo oficial del anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, desarrollada después por la Orden ESS/2098/2014, del Ministerio de Trabajo y Economía Social. El documento lleva, al menos, datos de la empresa y del trabajador, periodo de liquidación, devengos y deducciones desglosados, totales y la firma del empleado.

Lo que varía de un país a otro: Brasil, México, Argentina, Chile y Perú

Diseñar la plantilla en Excel: celdas, formatos y fórmulas básicas

La plantilla vive en la hoja «Recibo» y los datos del mes se meten en seis columnas (A a F). El encabezado lleva formato en negrita, las celdas de importes llevan formato moneda y los totales van en negrita. La cinta para aplicar bordes rápidos es Inicio > Fuente > Bordes y la de moneda es Inicio > Número > Formato de número de contabilidad.

El bloque del empleado y de la empresa

Las celdas B2:B8 recogen los datos de la empresa (B2:C2) y del trabajador (B3:B6). En la columna D se replica la información de identificación que la empresa está obligada a hacer constar. Al pasar a PDF, este bloque queda arriba del documento y se imprime siempre.

Los devengos: una fila por concepto y la suma con SUMA

Las filas 11 a 16 listan los conceptos que cobra el empleado: salario base, antigüedad consolidada, horas extras, complementos y dietas. En la columna B va el importe del mes. La celda B17 los suma con SUMA y muestra el total devengado, que es la cifra grande que el empleado mira primero.

=SUMA(B11:B16)

Sumar solo los conceptos que tengan importe con SUMAR.SI

Cuando una celda de la lista de devengos queda vacía, la columna muestra un cero en el PDF. Para evitarlo se cambia la suma por SUMAR.SI (en inglés SUMIF), que solo suma los importes mayores que cero.

=SUMAR.SI(B11:B16;">0")

Las deducciones y el total a percibir

Las filas 20 a 24 listan las deducciones: cotización a la Seguridad Social, IRPF, anticipo y, si lo hay, embargo. La celda B25 las suma y la B27 calcula el líquido a percibir restando lo deducido de lo devengado. El líquido es la cifra que el empleado cobra en la cuenta.

=SUMA(B20:B24)

=B17-B25

Proteger la plantilla para que solo se rellenen los huecos

La plantilla se protege para que un clic accidental no rompa una fórmula. Se desbloquean primero las celdas que se van a rellenar cada mes (B2:B6, B11:B16, B20:B24 y la fecha de periodo) y después se protege la hoja con contraseña.

Pasar el recibo de Excel a un PDF editable y rellenable

La exportación básica convierte la hoja en un PDF estático listo para imprimir. La variante editable añade campos de formulario sobre el mismo layout para que se pueda firmar o completar en pantalla.

Crear los campos rellenables en el PDF

En Adobe Acrobat, el asistente «Preparar formulario» detecta las zonas con texto y las convierte en campos. Sigue estos pasos:

1. Abre el PDF en Acrobat y entra en Herramientas > Preparar formulario.
2. El asistente analiza el documento y marca las casillas, los campos de texto y las listas detectadas.
3. Pulsa Iniciar para crear los campos automáticamente.
4. Renombra los campos con el mismo nombre de la celda de Excel de la que proceden (por ejemplo, Trabajador, TotalDevengado, LiquidoPercibir) para localizarlos si vuelves a generar el PDF desde otra exportación.
5. Guarda el archivo como PDF con formulario.

Cuando el editor no es Acrobat: alternativas gratuitas para firmar y rellenar

• PlatoForms: editor web que sube el PDF, detecta las zonas, permite añadir campos de texto, casillas y listas, y descarga el archivo terminado. La versión gratuita deja firmar y exportar sin marca de agua pequeña.
• Smallpdf y pdfFiller: en el navegador añaden campos de formulario y permiten firmar con firma electrónica básica.
• LibreOffice Draw: abre el PDF y crea campos de formulario desde Formularios > Diseñar modo. No requiere licencia.
• Microsoft Edge: abre el PDF y permite rellenar las zonas de texto simples, aunque no crea campos nuevos.

Generar un PDF por empleado de forma automática

Cuando la plantilla está lista, una macro VBA recorre la hoja «Empleados», copia la hoja «Recibo» a un libro nuevo y exporta cada copia como PDF. Se guarda como libro habilitado para macros (.xlsm).

Sub ExportarRecibosPDF()
    Dim wsDatos As Worksheet, wsPlantilla As Worksheet
    Dim rngEmpleados As Range, fila As Range
    Dim rutaSalida As String, nombreArchivo As String

    Set wsDatos = ThisWorkbook.Sheets("Empleados")
    Set wsPlantilla = ThisWorkbook.Sheets("Recibo")
    Set rngEmpleados = wsDatos.Range("A2").CurrentRegion
    rutaSalida = ThisWorkbook.Path & "\Recibos"

    For Each fila In rngEmpleados.Rows
        wsPlantilla.Cells.ClearContents
        wsPlantilla.Cells(2, 2).Value = fila.Cells(1, 2).Value ' Empresa
        wsPlantilla.Cells(3, 2).Value = fila.Cells(1, 1).Value ' Trabajador
        wsPlantilla.Cells(4, 2).Value = fila.Cells(1, 3).Value ' Periodo
        wsPlantilla.Copy
        Worksheets.Add After:=Worksheets(Worksheets.Count)
        ActiveSheet.Name = "Temporal"
        Worksheets("Temporal").Move
        ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=rutaSalida & "\Recibo_" & _
            fila.Cells(1, 1).Value & ".pdf", FileFormat:=xlTypePDF
        ActiveWorkbook.Close SaveChanges:=False
    Next fila
End Sub

Errores típicos al pasar de Excel a PDF y cómo arreglarlos

La columna se corta al imprimir o el PDF sale en varias páginas

La zona de impresión no se ha fijado y la hoja se parte. En la vista Diseño de página, marca A1:F30 y entra en Disposición de página > Área de impresión > Establecer área de impresión. Después, en la misma pestaña, abre Configurar página > Página y marca Ajustar a 1 página de ancho por 1 de alto.

Los números largos aparecen cortados (####) en el PDF

La columna B es estrecha para el importe y la celda muestra ####. Se duplica el ancho de la columna arrastrando el borde derecho de la cabecera B y se aplica el formato de celdas con dos decimales: Ctrl+1 > Número > Número > 2 decimales. Así el valor entra y se alinea bien.

Las fórmulas muestran el resultado en una celda y otro distinto en el PDF

Está activada la opción de mostrar fórmulas en vez de valores. Quítala desde Fórmulas > Auditoría de fórmulas > Mostrar fórmulas. Si aun así el PDF arrastra las fórmulas, selecciona la zona, copia con Ctrl+C y pega con Ctrl+Alt+V > Solo valores antes de exportar.

Lo que ya sabes hacer con el recibo de nómina y el siguiente paso

• Tienes una plantilla por bloques (empresa, empleado, devengos, deducciones y totales) con sus celdas nombradas.
• Los totales se calculan con SUMA y con SUMAR.SI para evitar ceros en blanco.
• La hoja está protegida con contraseña y solo se editan los huecos del mes.
• El PDF sale por Archivo > Guardar como > PDF, con un PDF por empleado gracias a la macro.
• Sobre el PDF se añaden campos rellenables en Acrobat o en un editor web gratuito.

El siguiente paso es crear la hoja «Empleados» con los datos de la plantilla y conectar la macro para que cada mes, al pulsar un botón, genere todos los recibos y los deje listos en una carpeta.

Dudas al armar el recibo de nómina en PDF editable