Este artículo explica cómo montar en Excel, desde una hoja en blanco, el presupuesto mensual de una familia: los ingresos que entran, los gastos fijos y variables que salen, lo que sobra y cómo encaja con la regla 50/30/20. Al terminar, tendrá su propio libro con una hoja por mes, un resumen anual, listas desplegables y colores que avisan cuando una categoría se pasa del tope. Las funciones empleadas (SUMA, SUMAR.SI.CONJUNTO, SI, BUSCARV) están en todas las versiones de Excel desde 2007; la regla 50/30/20, los formatos condicionales con barras de datos y los rangos con nombre existen en Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, 2024 y Microsoft 365. Datos comprobados en octubre de 2026.
Qué es un presupuesto familiar y por qué se hace en una hoja de cálculo
Un presupuesto familiar es una tabla con el dinero que entra en casa cada mes (sueldos, pagas extra, trabajos puntuales) y el que sale (alquiler, suministros, comida, transporte, ocio, ahorro). Lo difícil no es escribirlo un día: lo difícil es mantenerlo al día, ver qué categoría come más y descubrir a tiempo que un mes se ha descontrolado. Una hoja de cálculo resuelve esas tres cosas porque suma por sí sola, se reorganiza en segundos y permite comparar meses con un copiar y pegar.
Imagine la familia de este tutorial: dos sueldos que suman 2.850,00 EUR, una paga extra de 350,00 EUR y 3 ingresos extra pequeños. Del otro lado, alquiler 800,00 EUR, luz 95,00 EUR, seguro del coche 60,00 EUR, colegio 240,00 EUR y similares en gastos fijos; supermercado, gasolina, restaurante y ocio repartidos en variables. Con esos números se construye la hoja que irá creciendo sección a sección.
La estructura de la hoja: ingresos, gastos fijos, variables y ahorro
La hoja se llama Mes 1 y se organiza en cuatro bloques colocados en vertical, con tres columnas: Concepto, Importe y Categoría. En la parte alta, los Ingresos del mes. Debajo, separados por una fila en blanco, los Gastos fijos (importes estables cada mes) y, tras otra fila en blanco, los Gastos variables (importes que cambian). El último bloque es el Ahorro, un único apunte mensual. Un cuarto bloque de totales cierra la hoja. Esa división vertical facilita luego filtrar por bloque y aplicar la regla 50/30/20.
| Bloque | Filas | Qué contiene | Ejemplos |
|---|---|---|---|
| Ingresos | 2 a 8 | Entradas del mes | Sueldo 1, Sueldo 2, Paga extra, trabajos puntuales |
| Gastos fijos | 12 a 18 | Importe parecido cada mes | Alquiler, Luz, Agua, Gas, Seguro auto, Colegio, Internet |
| Gastos variables | 20 a 31 | Importe que cambia | Supermercado, Gasolina, Restaurante, Ocio, Ropa, Farmacia, Peluquería, Vacaciones, Regalos, Imprevistos, Mascota |
| Ahorro | 34 | Importe que se aparta | Aporte mensual a cuenta ahorro |
Crea la hoja en blanco y rellena los datos del primer mes
Abra un libro nuevo. En la única hoja que trae, cambie el nombre de la pestaña de Hoja1 a Mes 1 haciendo doble clic sobre ella. En la celda A1 escriba Concepto, en B1 Importe y en C1 Categoría. Deje las filas 1 y 2 con un formato en negrita (Ctrl+N).
Cabecera y primeras filas de ingresos
A partir de la fila 2 se anotan los ingresos. Escríbalos tal como se ven aquí:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Concepto | Importe | Categoría |
| 2 | Sueldo Javier | 1.650,00 | Nómina |
| 3 | Sueldo María | 1.200,00 | Nómina |
| 4 | Paga extra | 350,00 | Nómina |
| 5 | Clases particulares | 120,00 | Ingreso extra |
| 6 | Venta Wallapop | 85,00 | Ingreso extra |
| 7 | Devolución hacienda | 140,00 | Ingreso extra |
| 8 | Freelance fin de semana | 95,00 | Ingreso extra |
Categoría queda vacía en ingresos: la usaremos solo en gastos.
Gastos fijos y variables en columnas separadas
Deje la fila 9 vacía para separar bloques. A partir de la fila 12, los gastos fijos; desde la 20, los variables:
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 11 | GASTOS FIJOS | ||
| 12 | Alquiler | 800,00 | Alquiler |
| 13 | Luz | 95,00 | Suministros |
| 14 | Agua | 42,00 | Suministros |
| 15 | Gas | 58,00 | Suministros |
| 16 | Seguro del coche | 60,00 | Seguros |
| 17 | Colegio | 240,00 | Educación |
| 18 | Internet + móvil | 75,00 | Suministros |
| 19 | GASTOS VARIABLES | ||
| 20 | Supermercado | 380,00 | Supermercado |
| 21 | Gasolina | 110,00 | Transporte |
| 22 | Restaurante | 90,00 | Ocio |
| 23 | Ocio (cines, suscripciones) | 65,00 | Ocio |
| 24 | Ropa | 55,00 | Ropa |
| 25 | Farmacia | 22,00 | Salud |
| 26 | Peluquería | 30,00 | Cuidado personal |
| 27 | Vacaciones (hucha del mes) | 50,00 | Vacaciones |
| 28 | Regalos | 25,00 | Regalos |
| 29 | Imprevistos | 40,00 | Imprevistos |
| 30 | Mascota (pienso + vet) | 35,00 | Mascota |
| 31 | Cuota gimnasio | 29,00 | Ocio |
Pulse Ctrl+1, elija Moneda con 2 decimales y símbolo € para ver todos los importes como dinero. La categoría (columna C) se rellenará más adelante con un menú desplegable.
Calcula totales con SUMA y mira lo que de verdad entra y sale
Ahora toca ver qué entra y qué sale de verdad. En C9 calcularemos el total de ingresos. La fórmula =SUMA(C2:C8) no sirve: la columna C es la categoría y está vacía arriba. La columna correcta es la B. Escriba en C9:
=SUMA(B2:B8)En C19 sume los gastos fijos y en C32 los variables:
=SUMA(B12:B18)=SUMA(B20:B31)Si selecciona B2:B31, la barra de estado, abajo, le enseña su Suma, Recuento y Promedio sin escribir nada; es la forma rápida de revisar al vuelo.
=SUMA(B2:B8) → =SUM(B2,B8) usando comas como separador de argumentos cuando proceda. Aquí usamos punto y coma porque el separador decimal es la coma.El saldo del mes y el saldo acumulado
El saldo del mes es lo que queda tras pagar todo, ahorro incluido. En C33:
=C9-C19-C32Da 1.339,00. Esa cantidad aún no es "lo que me puedo gastar": falta restar el ahorro. En B34 apunte Ahorro del mes y en C34 200,00. Sustituya la fórmula de C33 por:
=C9-C19-C32-C34Resultado: 1.139,00. Ese es el dinero que queda libre sin haber tocado el ahorro. En D2 ponga Saldo acumulado y en D3 la fórmula =C9-B12. En D4 arrastre el controlador de relleno desde D4 con la fórmula =D3+B13, y cópiela hasta la fila 31 cambiando el sumando para que sume lo que va saliendo del mes. Se obtiene la evolución dentro del propio mes.
Aplica la regla 50/30/20 sobre tus datos
La regla 50/30/20 reparte el ingreso así: 50 % a necesidades (alquiler, suministros, colegio, seguros), 30 % a gustos (ocio, ropa, restaurantes, vacaciones) y 20 % a ahorro (incluye la cuota que se aparta cada mes). El porcentaje real se compara con el 50, el 30 y el 20 para ver dónde se desvía uno.
En E2 escriba % Necesidad, en F2 % Gustos y en G2 % Ahorro. En E3 calculamos qué parte de los ingresos se va a necesidades:
=(C19/C9)*100En F3 los gustos:
=(C32/C9)*100En G3 el ahorro, tomando el importe de C34 dividido por el ingreso:
=(C34/C9)*100Dé formato de porcentaje con dos decimales (Ctrl+Mayús+% o Ctrl+1 > Porcentaje). La cifra real debe compararse con los topes 50, 30 y 20 para saber si el mes va bien.
Compara lo real con la regla usando una columna de porcentaje
Para ver de un vistazo si cada bloque se pasa, monte una mini-tabla al lado:
| E | F | G | |
|---|---|---|---|
| 2 | Bloque | Real % | Tope regla % |
| 3 | Necesidades | 37,64 | 50,00 |
| 4 | Gustos | 25,58 | 30,00 |
| 5 | Ahorro | 5,49 | 20,00 |
F3 es =(C19/C9)*100, F4 =(C32/C9)*100, F5 =(C34/C9)*100. La regla es fija (50, 30, 20). Más adelante, con formato condicional, G3:G5 se pintará cuando lo real supere el tope.
Convierte los datos en una Tabla para que todo crezca solo
Convertir el rango en Tabla tiene una ventaja enorme: las fórmulas se copian solas al añadir filas, los filtros aparecen gratis y los gráficos se actualizan sin tocar nada. Seleccione A1:C34 y use la cinta:
Aparece el cuadro:
Acepte. La hoja cambia de aspecto y aparece la pestaña Diseño de tabla en la cinta.
Bloquea la fila de cabeceras al desplazarate
Para que el rótulo Concepto / Importe / Categoría siga visible al bajar con la rueda, vaya a:
Ahora A1:C1 quedan fijos.
Un menú desplegable para la categoría de cada gasto
Para no escribir la categoría a mano cada mes y evitar errores, cree una hoja auxiliar llamada Categorías. En A1 escriba Categoría y debajo las siete oficiales: Alquiler, Seguros, Supermercado, Transporte, Ocio, Salud, Ahorro. Conviértala en Tabla (Insertar > Tablas > Tabla) y llámela TablaCategorias desde Diseño de tabla > Propiedades.
Vuelva a Mes 1, seleccione C12:C31 y use la cinta:
Cada celda de C12:C31 lleva ahora una flecha; al desplegarla, salen las siete categorías.
Permitir solo números en el importe
Para que un texto o un valor absurdo no se cuele en B12:B31, repita la validación sobre esa columna:
Mensaje de error claro cuando algo se sale
En la pestaña Mensaje de error del mismo cuadro:
Mostrar mensaje de error si los datos no son válidos: [x]
Estilo Detener rechaza la entrada; Aviso y Información la dejan pasar con un aviso.
Resalta con color lo que se pasa del presupuesto
El formato condicional convierte una columna normal en un semáforo. Cree primero un bloque Tope por categoría en Mes 1. En E20 escriba Tope supermercado y en F20 350,00; en E21 Tope ocio y F21 150,00, etc. Seleccione B20:C31 y vaya a:
En el cuadro, junto a Aplicar formato a las celdas que sean MAYORES QUE, escriba $F$20 (referencia absoluta con F4). Elija Relleno rojo claro.
Barra de datos para ver de un vistazo qué categoría come más
Quiere ver, de un vistazo, qué categoría pesa más en el total. Ponga en H12 =B12 y copie hacia abajo hasta H31; luego use la cinta:
Verá una pequeña barra horizontal en cada celda, más larga cuanto mayor es el gasto. Cree un gráfico de barras con Insertar > Gráficos > Gráfico de barras o columnas > Barras agrupadas, seleccionando A12:A31 (la columna Concepto) y H12:H31.
Duplica la hoja para los siguientes meses y compara
Un presupuesto solo sirve si se mantiene en el tiempo. En Mes 1 haga clic derecho sobre la pestaña:
En el cuadro:
Aparece Mes 1 (2). Renómbrela Mes 2, copie otra vez y llámela Mes 3, y así hasta Mes 12. En cada hoja cambie solo dos cosas: las fechas de la columna A (si decide llevarlas) y los importes de B12:B31. El resto de la hoja, incluidos los totales, se recalcula sola.
Resumen anual con la suma de los doce meses en otra hoja
Cree una hoja Resumen 2026. En A1 escriba Mes, en B1 Ingresos, en C1 Gastos fijos, en D1 Gastos variables, en E1 Ahorro y en F1 Saldo libre. Desde A2 hasta A13 liste Mes 1 … Mes 12. En B2:
=SUMA('Mes 1:Mes 12'!C9)Y así con cada columna arrastrando al resto de meses. En B14 la fila de totales anuales:
=SUMA(B2:B13)Copie el formato con el pincel (Ctrl+Mayús+C).
Por qué la hoja canta #¡VALOR! al sumar
Si una celda lleva texto en lugar de número, SUMA lo ignora, pero algunas operaciones combinadas devuelven #¡VALOR!. Lo típico al escribir deprisa es teclear 1.200,00 con un espacio delante o escribir mil en lugar de 1000. Excel lo marca con un triángulo verde en la esquina superior izquierda y al pasar el ratón sugiere "El número de esta celda está almacenado como texto". Pulsa Convertir en número y el error desaparece.
Cuando la columna es muy larga y no se ve cuál falla, use SUMAR.SI.CONJUNTO que descarta los no-numéricos:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(B12:B31;B12:B31;">=0")Esta variante exige que cada celda sea un número mayor o igual a 0 y devuelve la suma solo de las válidas.
El desplegable deja escribir lo que no es una categoría
Aunque el desplegable esté activo, pegar valores encima (Ctrl+V) sobreescribe la celda con cualquier texto: la validación salta por los aires al pegar, no al escribir. Para evitarlo, use la pestaña Mensaje de error de la validación con estilo Detener, como se explicó arriba. Si quiere blindarlo más, convierta la hoja Categorías en Tabla (ya lo hicimos) y use su nombre estructurado TablaCategorias[Categoría] como Origen. Al añadir una categoría nueva en esa tabla, el desplegable la muestra al instante; al borrar una, deja de mostrarla.
Y otra vez estilo Detener en Mensaje de error, título Categoría no válida.
El gráfico no se actualiza con los datos nuevos
Si el gráfico se hizo arrastrando el ratón sobre los datos, su rango quedó "fijo" a las celdas iniciales. Cuando en abril añadió una fila en la tabla, el gráfico siguió mirando enero. La solución es referenciar la Tabla completa en lugar de un rango fijo:
| G | H | |
|---|---|---|
| 1 | Categoría | Total mes (€) |
| 2 | Alquiler | 800,00 |
| 3 | Suministros | 270,00 |
| 4 | Seguros | 60,00 |
| 5 | Supermercado | 380,00 |
| 6 | Transporte | 110,00 |
| 7 | Ocio | 184,00 |
| 8 | Salud | 22,00 |
Convierta G1:H8 en tabla (Insertar > Tablas > Tabla) y construya el gráfico seleccionando esa tabla entera. Como referencia al rango del gráfico escribirá Tabla1[Total mes (€)] en lugar de $H$2:$H$8; ahora, cada fila nueva que se añada a la tabla agranda automáticamente el rango y el gráfico se actualiza solo.
Límites del método y cuándo dar el salto a una plantilla
Esta hoja cubre el 90 % del trabajo de un particular: estructura, sumas, reglas y comparación entre meses. Donde empieza a quedarse corta es justo donde la hoja brilla: cuando el presupuesto necesita clasificar automáticamente gastos importados del banco (categorizar texto de extractos con reglas), engancharse a suscripciones o sincronizar entre varios miembros de la familia. Ahí entran dos caminos:
- Plantillas de Excel para la web: hay varias gratuitas en support.microsoft.com con clasificaciones automáticas y gráficos; algunas funciones dependen del plan Microsoft 365.
- Copilot en Excel: puede sugerir categorías y resumir el mes con una indicación en lenguaje natural. Está disponible según licencia y canal de actualización (Copilot en Excel).
- Power Query o Python en Excel: para importar extractos bancarios en CSV (Archivo > Abrir) y categorizar miles de filas.
Si el libro crece a más de una hoja por mes o quieres tener un histórico de varios años, merece la pena saltar a estas plantillas; si es para uno o dos miembros, la hoja a mano es suficiente.
Lo que ya sabes hacer con tu presupuesto en Excel
- Estructurar una hoja con cuatro bloques (ingresos, gastos fijos, gastos variables y ahorro) y columnas Concepto / Importe / Categoría.
- Calcular totales de cada bloque con
SUMAy obtener el saldo libre del mes y la regla 50/30/20 con una división entreC9(ingresos) y cada bloque. - Convertir el rango en Tabla para que las fórmulas se copien solas al añadir filas y bloquear la fila de cabeceras con Vista > Inmovilizar fila superior.
- Aplicar Validación de datos con listas en una hoja auxiliar y reglas de número, y resaltar gastos por encima del tope con Formato condicional.
El siguiente paso natural es comparar los doce meses en la hoja Resumen 2026 y detectar cuál es el que más se descontrola: ahí es donde la regla 50/30/20 deja de ser teoría y se convierte en decisiones reales.
Dudas al montar un presupuesto familiar en Excel
1. ¿Dónde consigo una plantilla de Excel gratis para llevar los gastos mensuales del hogar?
En Excel tienes varias plantillas ya hechas: abre un libro nuevo, busca «presupuesto» en el cuadro de búsqueda de plantillas y elige una que se ajuste a tu caso. También puedes crear la tuya con una hoja de Ingresos, otra de Gastos categorizados (luz, agua, comida, transporte) y una de Diferencia entre ambos con la fórmula =B2-B3.
2. ¿Cómo puedo hacer un presupuesto personal gratis y sencillo?
Abre un libro en blanco y crea tres bloques: ingresos previstos (sueldo, extras), gastos fijos (alquiler, suministros) y gastos variables (ocio, compras). Resta con =SUMA(ingresos)-SUMA(gastos) y dale formato de moneda con Ctrl+1. Así ves de un vistazo si el mes cierra en positivo o negativo.
3. ¿Qué formato de presupuesto en Excel me sirve para una familia?
El formato más útil para una familia es una tabla con columnas para Fecha, Concepto, Categoría, Ingreso y Gasto. Debajo, usa =SUMAR.SI.CONJUNTO para totalizar por categoría y =SUMA(rango_gastos)/12 para ver el promedio mensual. Una tabla dinámica te permite filtrar por miembro de la familia.
4. ¿Cómo se hace un presupuesto familiar en Excel paso a paso?
Empieza con una hoja llamada «Presupuesto» y otra «Movimientos». En la segunda, anota cada gasto e ingreso con su fecha y categoría. En la primera, calcula con =SUMAR.SI los totales por categoría y con =B2-B3 la diferencia entre ingresos y gastos. Añade un gráfico de barras para ver la evolución mes a mes.
5. ¿Hay plantillas de presupuesto personal de Microsoft?
Sí, en el propio Excel: al abrir un libro nuevo hay un buscador de plantillas y, escribiendo «presupuesto personal», aparecen varias oficiales de Microsoft listas para descargar gratis. Recuerda que, si modificas la plantilla añadiendo funciones modernas como BUSCARX (XLOOKUP), necesitas Excel 2021 o Microsoft 365.
6. ¿Cómo puedo controlar mis ingresos y gastos personales en Excel sin gastar dinero?
Con Excel a secas tienes todo lo necesario: una columna para fecha, concepto, categoría e importe, y una fila al final con =SUMA(ingresos)-SUMA(gastos). Para no perder el control, convierte los datos en Tabla con Ctrl+T y usa Validación de datos (Datos > Herramientas de datos > Validación de datos) en la columna categoría para que no se cuelen errores de escritura.