Un presupuesto familiar en Excel es, simplemente, una hoja donde apuntas lo que cobráis en casa y lo que vais gastando, clasificado por categorías. Sirve para saber en qué se os va el sueldo antes de que termine el mes, y para detectar a qué categorías le estáis dando más de lo que pensabais. Cuando termines este tutorial tendrás una hoja con tus gastos de mayo, los totales por categoría, los desvíos pintados en rojo automáticamente y una segunda pestaña con el resumen mes a mes del año. Funciona en Excel 2007 en adelante, también en Excel para Microsoft 365, 2024, 2021 y 2019, y en Excel para la web.
Qué es un presupuesto familiar en Excel y por qué hacerlo tú mismo
Imagina una pareja con dos nóminas: una de 1.800 € y otra de 1.400 €, unos 3.200 € al mes que entran en casa. Cada mes pagan alquiler, supermercado, luz, agua, gas, el seguro del coche, una cena fuera, el gimnasio y la guardería. Sin una hoja que lo recoja todo, a finales de mes solo queda la sensación de que "se ha ido mucho en cosas".
Un presupuesto en Excel no es más que eso: una tabla con la fecha de cada gasto, su categoría, lo que pensabas gastarte (Previsto) y lo que realmente te ha costado (Real). Con esas cuatro columnas y un par de fórmulas, Excel te dice si te has pasado, en qué categoría y cuánto.
La gracia de hacerlo tú mismo, en vez de descargar una plantilla, es que lo entiendes de verdad: si un número falla sabes dónde tocar. Y lo armas con lo que ya sabes de Excel — sumar, restar, poner formato — sin macros ni Power Query. Las funciones que usamos (SUMA, SUMAR.SI.CONJUNTO y SI) están en todas las versiones de Excel desde 2007.
Las piezas de un presupuesto bien armado: ingresos, gastos, ahorro y desviación
El presupuesto se apoya en cuatro bloques:
- Ingresos: lo que entra cada mes (las dos nóminas, una paga extra, una transferencia). Va en una celda aparte, arriba de la hoja o en una pestaña de "Ingresos".
- Gastos: cada ticket, cada recibo, cada suscripción. Es la tabla grande, con una fila por gasto.
- Ahorro: lo que queda después de pagar los gastos. Se calcula restando, no hace falta columna propia: es Ingresos menos Total de gastos.
- Desviación: la diferencia entre lo que pensabas gastar (Previsto) y lo que gastaste (Real). Si la diferencia es positiva, te has pasado.
Las columnas que resumen cada bloque son tres:
| Columna | Qué contiene | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Previsto | Lo que planifrababas para esa categoría | Lo escribes tú a principio de mes |
| Real | Lo que realmente gastaste | Lo apuntas al pagar |
| Diferencia | Real menos Previsto | =Real-Previsto (positivo = te pasaste) |
Con un gasto de 180 € previstos en Supermercado y 240 € reales, la Diferencia es 60 €: 60 € de más.
La columna Real, la columna Previsto y la columna Diferencia
| Previsto | Real | Diferencia | |
|---|---|---|---|
| Supermercado (mayo) | 180 € | 240 € | 60 € |
| Restaurantes (mayo) | 100 € | 145 € | 45 € |
| Ocio (mayo) | 80 € | 60 € | -20 € |
La fila de Supermercado es el ejemplo del tutorial: 60 € de exceso, que es justo lo que el formato condicional pintará en rojo más adelante.
El porcentaje de desviación: cuándo te estás pasando
Para saber si un desvío es grande, se compara con lo previsto, no con el total del mes:
=(Real-Previsto)/PrevistoCon los datos del supermercado: (240-180)/180 = 0,3333, que con formato de porcentaje es 33,3 %. La regla habitual de aviso es el 10 %: por encima de eso, el gasto se ha ido de madre.
Montar la hoja de gastos del mes con categorías y subcategorías
La hoja de mayo es la tabla grande del presupuesto. En la fila 1 van los encabezados y desde la fila 2 hacia abajo, un gasto por fila.
- Abre un libro nuevo y sitúate en la hoja "Gastos".
- Escribe en A1:I1 los encabezados: Fecha, Mes, Categoría, Subcategoría, Descripción, Previsto, Real, Método de pago, Responsable.
- Rellena las primeras filas con los gastos reales de mayo.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Mes | Categoría | Subcategoría | Descripción | Previsto | Real | Método de pago | Responsable |
| 2 | 02/05/2026 | Mayo | Vivienda | Alquiler | Alquiler piso | 850,00 | 850,00 | Transferencia | Conjunta |
| 3 | 03/05/2026 | Mayo | Suministros | Luz | Endesa | 60,00 | 72,40 | Domiciliación | Conjunta |
| 4 | 05/05/2026 | Mayo | Supermercado | Compra semanal | Mercadona | 180,00 | 95,30 | Tarjeta | Responsable 1 |
| 5 | 08/05/2026 | Mayo | Transporte | Gasolina | Repsol | 90,00 | 88,00 | Tarjeta | Responsable 1 |
| 6 | 12/05/2026 | Mayo | Restaurantes | Cena sábado | Casa Pepe | 100,00 | 64,50 | Tarjeta | Responsable 2 |
| 7 | 15/05/2026 | Mayo | Supermercado | Compra semanal | Carrefour | 0,00 | 78,20 | Tarjeta | Responsable 1 |
| 8 | 18/05/2026 | Mayo | Ocio | Cine | Yelmo | 40,00 | 22,00 | Tarjeta | Responsable 2 |
| 9 | 20/05/2026 | Mayo | Salud | Farmacia | Parafarmacia | 30,00 | 18,75 | Efectivo | Responsable 1 |
| 10 | 25/05/2026 | Mayo | Supermercado | Compra semanal | Mercadona | 0,00 | 66,50 | Tarjeta | Responsable 1 |
La lista de categorías con validación de datos
Escribir la categoría a mano cada vez es aburrido y se para gran se cuelan errores ("supermercado" y "Supermercado" cuentan como dos). La solución es una lista desplegable que sale al hacer clic en la celda.
- En F2:F10 escribe las siete categorías: Vivienda, Supermercado, Transporte, Ocio, Restaurantes, Suministros, Salud.
- Selecciona D2:D11, las celdas donde irá la categoría de cada gasto.
- Abre el cuadro de validación:
La lista escrita a mano en el cuadro
Si solo tuvieras tres categorías, no hace falta ni el rango F2:F10. Escribes la lista directamente en el cuadro Origen, separada por punto y coma:
Esta forma sirve para listas fijas y pequeñas. Cuando la lista crece o la usas en varios sitios, mejor un rango.
La lista sacada de un rango que crece solo
Cuando la lista puede cambiar, lo mejor es convertir el rango en una tabla (Insertar > Tablas > Tabla) para que, al añadir una fila, el desplegable la incluya sola:
- Selecciona F2:F10 y pulsa Ctrl+T. Acepta "La tabla tiene encabezados".
- Pulsa Ctrl+L para abrir el Administrador de nombres (o ve a Fórmulas > Nombres definidos) y comprueba que F2:F10 ahora se llama Categorias.
- Cambia el Origen de la validación a
=INDIRECTO("Categorias[Categoría]")o, más sencillo, deja=$F$2:$F$10y amplía la tabla cuando añadas categorías.
Ahora escribe Educación en F11: la celda D2 ya muestra Educación en su desplegable sin tocar la validación.
Calcular los totales por categoría y el total del mes
Ahora la hoja necesita una columna de totales. A la derecha de los datos, en K, calculamos el gasto Real por categoría; en M, los ingresos.
- En K1:M1 escribe los encabezados: Real, Previsto, % sobre ingresos.
- En K2:K8 lista las categorías (Vivienda, Supermercado, Transporte, Ocio, Restaurantes, Suministros, Salud).
- En K2 escribe la fórmula para sumar el Real de cada categoría:
=SUMAR.SI.CONJUNTO($H$2:$H$31;$D$2:$D$31;K2)- Copia K2 hasta K8 con el controlador de relleno.
La función SUMAR.SI.CONJUNTO (en inglés, SUMIFS) suma el rango H (Real) siempre que la categoría de esa fila sea la que hay en K2. El resultado en K4 (Supermercado) es 240,00 €: 95,30 + 78,20 + 66,50.
| K | |
|---|---|
| 1 | Real |
| 2 | 850,00 |
| 3 | 240,00 |
| 4 | 88,00 |
| 5 | 22,00 |
| 6 | 64,50 |
| 7 | 72,40 |
| 8 | 18,75 |
En K10, el total del mes, escribe:
=SUMA(K2:K8)En L2:L8, al lado, repite la fórmula para Previsto:
=SUMAR.SI.CONJUNTO($G$2:$G$31;$D$2:$D$31;K2)El ingreso neto que entra en casa cada mes
En M2 anota los ingresos del mes: las dos nóminas.
- Escribe en M2: =1800+1400 (1.800 € de la nómina 1 + 1.400 € de la nómina 2). Resultado: 3.200,00 €.
- En K10 verás el total Real del mes (1.355,65 €).
- Para saber qué porcentaje de los ingresos se va en gastos, escribe en M3:
=K10/M2Con formato de porcentaje, M3 da 0,4236 = 42,4 %. Si tu regla de oro es no pasar del 50 %, estás en verde; si pasa del 60 %, toca mes.
=SUMA() en M2.Pintar los desvíos con formato condicional sin revisar números
Para no tener que mirar los números uno a uno, Excel puede colorear en rojo los gastos que se hayan ido un 10 % por encima de lo previsto.
- Selecciona el rango I2:I11 (la columna Diferencia, si la has añadido; en este ejemplo la pintamos directamente sobre Real).
- Abre el formato condicional:
- Elige "Usar una fórmula que determine las celdas a las que se aplica el formato".
- Escribe la fórmula:
=Y($I2>0;($I2/$G2)>0,1)- Pulsa "Formato" y elige relleno rojo claro y texto rojo oscuro. Aceptar dos veces.
=Y(H2>G2;(H2/G2)>0,1) con H como Real y G como Previsto.| F | G | H | I | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Previsto | Previsto | Real | Diferencia |
| 2 | 850,00 | 850,00 | 850,00 | 0,00 |
| 3 | 60,00 | 60,00 | 72,40 | 12,40 |
| 4 | 180,00 | 180,00 | 240,00 | 60,00 |
| 5 | 90,00 | 90,00 | 88,00 | -2,00 |
| 6 | 100,00 | 100,00 | 64,50 | -35,50 |
| 7 | 0,00 | 0,00 | 78,20 | 78,20 |
| 8 | 40,00 | 40,00 | 22,00 | -18,00 |
La fila 4 (Supermercado: 240 € reales, 180 € previstos) sale en rojo: la diferencia es 60 €, un 33,3 % por encima.
Resumir el año mes a mes en una segunda pestaña
De nada sirve tener los datos de mayo si no puedes ver el año de un vistazo. La segunda pestaña, "Resumen", pone los meses en columnas y las categorías en filas.
- Crea una hoja nueva llamada Resumen.
- En A1:A7 lista las categorías (Vivienda, Supermercado, Transporte, Ocio, Restaurantes, Suministros).
- En B1:M1 escribe los meses de Enero a Diciembre.
- En B2 escribe la fórmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO($H:$H;$B:$B;B$1)- Cambia la columna $H por la de la hoja Gastos (si lo haces así, usa 'Gastos'!$H:$H para apuntar a la otra pestaña) y adapta $D:$D a la columna de Categoría de Gastos. La fórmula final, leyendo de la hoja Gastos, es:
=SUMAR.SI.CONJUNTO('Gastos'!$H:$H;'Gastos'!$D:$D;$A2;'Gastos'!$B:$B;B$1)- Copia B2 a todo el rango B2:M7 con el controlador de relleno.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Categoría | Mayo |
| 2 | Vivienda | 850,00 |
| 3 | Supermercado | 240,00 |
| 4 | Transporte | 88,00 |
| 5 | Ocio | 22,00 |
| 6 | Restaurantes | 64,50 |
| 7 | Suministros | 72,40 |
Por qué tus totales dan 0 o se quedan a medias
Tres errores reales con esta hoja y cómo arreglarlos.
El rango de SUMAR.SI.CONJUNTO no incluye la fila nueva
La fórmula de K2 mira $H$2:$H$31. Si el 1 de junio empiezas a apuntar gastos desde la fila 32, no se suman: la fórmula sigue mirando hasta la fila 31. La solución más limpia es convertir los datos en tabla con Ctrl+T y usar referencias estructuradas, o bien ampliar el rango a $H$2:$H$200 cada vez que crezca.
La validación deja escribir una categoría con mayúscula distinta
Si en D4 alguien escribe "ocio" con minúscula y en D8 hay "Ocio", la validación las acepta como valores distintos y SUMAR.SI.CONJUNTO trata "Ocio" y "ocio" como dos categorías: una con sus gastos y otra con cero. La solución es homogeneizar con la función IGUAL dentro de la fórmula (=SUMAR.SI.CONJUNTO(H:H;D:D;K2) con K2 limpio) o, mejor, corregir los datos existentes con Buscar y reemplazar (Ctrl+H): "ocio" por "Ocio".
El formato de la columna Real es texto y SUMA devuelve 0
Al pegar el extracto del banco, a veces los importes entran como texto ("240,00 €" con el símbolo) y SUMA los trata como 0. Lo verás porque la celda muestra un triángulo verde en la esquina superior izquierda. Haz clic en el triángulo y elige "Convertir en número". Si no aparece el triángulo, usa la función VALOR: =VALOR(H2) en una columna auxiliar, copia, pega solo valores sobre H y vuelve a dar formato de moneda.
Lo que ya sabes hacer con tu presupuesto en Excel
- Tienes una hoja de gastos con validación de categorías que evita errores al escribir.
- Calculas totales por categoría y el total del mes con SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMA.
- Detectas los desvíos mayores del 10 % con formato condicional en rojo.
- Ves la evolución del año mes a mes en la pestaña Resumen con una fórmula que crece sola.
El siguiente paso es convertir el rango de gastos en una tabla dinámica: Insertar > Tablas > Tabla dinámica, arrastra Responsable a Filas y Real a Valores, y verás al instante quién gasta más en cada categoría. Con eso, tu presupuesto pasa de hoja de apuntes a cuadro de mando.
Datos comprobados en octubre de 2026.
Dudas al montar un presupuesto familiar en Excel
1. ¿Cómo hacer una plantilla gratis en Excel para controlar los gastos mensuales del hogar?
Abre un libro nuevo, reserva una hoja para ingresos y otra para gastos por categoría (supermercado, luz, agua, transporte), y suma cada columna con la fórmula =SUMA(rango). En la celda del total de gastos pon =SUMA(gastos) y debajo calcula el resto con =ingresos-gastos. Así ves de un vistazo cuánto te queda cada mes.
2. ¿Existe un formato de presupuesto en Excel gratuito que pueda descargar y personalizar?
Sí, pero no hace falta descargarlo: crea el tuyo en una hoja con cuatro bloques (ingresos, gastos fijos, gastos variables y ahorro), una fila por concepto y la fórmula =SUMA() al final de cada bloque. Puedes darle formato de tabla con Inicio > Dar formato como tabla para filtrar por mes sin que el cálculo se descomponga.
3. ¿Cómo armar una plantilla de presupuesto personal gratis en Excel desde cero?
Reserva una columna para la descripción del gasto, otra para el importe previsto y una tercera para el real; al final de cada columna escribe =SUMA() para tener el total. Compara lo previsto con lo real restando ambas columnas y verás dónde te pasas del presupuesto cada mes.
4. ¿Cómo hacer una tabla de ingresos y egresos en Excel gratis?
Crea dos columnas: Ingresos y Egresos, y debajo lista cada movimiento con su fecha y concepto; al final de cada columna escribe =SUMA() para obtener el total. Para saber el saldo del periodo, pon en otra celda =SUMA(ingresos)-SUMA(egresos) y así controlas el balance al instante.
5. ¿Cómo adaptar una plantilla de presupuesto en Excel para una empresa pequeña?
En una hoja llamada «Presupuesto» crea columnas para mes, concepto, tipo (fijo o variable), cantidad e importe total; debajo suma con =SUMA() y agrupa por categoría con =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_importes;rango_tipo;"fijo"). Así puedes filtrar por mes y ver qué partidas se llevan más dinero.
6. ¿Hay una plantilla oficial de Microsoft para presupuesto personal en Excel?
Sí, Microsoft ofrece plantillas gratuitas en su galería oficial: entra en Archivo > Nuevo y busca «presupuesto personal» en el buscador de plantillas; hay versiones mensuales y anuales listas para abrir. Una vez abierta, personalízala con tus categorías o combínala con la tuya usando Copiar > Pegado especial.