Tienes Excel abierto al lado, pero no quieres gastarte dinero. Esta guía te enseña las cuatro maneras de usar Excel gratis en una laptop, cómo abrir tu primer libro en el navegador sin instalar nada, escribir fórmulas, guardarlo y saber qué cosas no podrás hacer sin pagar. Sirve para Excel para la web, la app de móvil de Microsoft 365 y la prueba de un mes de Excel de escritorio; las capturas, los nombres de los botones y las fórmulas están en español de España. Datos comprobados en octubre de 2026.
Qué significa «Excel gratis para una laptop» y qué vas a tener en cada caso
Cuando alguien busca "Excel gratis para laptop" puede referirse a cuatro cosas distintas y conviene distinguirlas desde el primer momento. La palabra "Excel" se usa para el programa de escritorio que se instala, para la aplicación que viene con una suscripción a Microsoft 365, para la versión que se abre dentro del navegador y para la app de móvil. Las cuatro opciones se diferencian en qué hay que instalar, qué se puede hacer sin pagar y qué exige una suscripción.
Piensa en un caso real: una alumna necesita hacer tablas con fórmulas y gráficos sencillos para una asignatura en su laptop. Si solo tiene navegador, puede abrir Excel para la web y hacer todo eso sin pagar. Si quiere macros, Power Query o las funciones más nuevas, tendrá que pasar por la versión de escritorio, que solo es gratis durante treinta días de prueba.
Las cuatro formas de usar Excel sin pagar en una laptop
| Opción | Qué necesita | Qué se puede hacer | Qué no se puede |
|---|---|---|---|
| Excel para la web | Navegador y cuenta Microsoft | Libros nuevos, fórmulas, tablas, gráficos, comentarios, abrir uno, colaborar en tiempo real | Macros VBA, Power Query, Python en Excel |
| Microsoft 365 Empresa Básico | Suscripción de pago (6,07 €/usuario/mes anuales sin IVA) | En la laptop, solo versiones web y móvil | Instalar Excel de escritorio |
| Excel de escritorio (prueba) | Cuenta Microsoft y descarga desde microsoft365.com | Todo lo de escritorio durante 30 días | Seguir usándolo al pasar el mes sin pagar |
| App de Excel para móvil | Cuenta Microsoft y app en Microsoft Store, Google Play o App Store | Ver y editar libros en pantallas pequeñas | Sustituir al escritorio en una laptop |
La opción más útil para quien solo quiere practicar y hacer tablas es la primera: Excel para la web, sin instalar nada.
Excel para la web: el que solo pide un navegador y una cuenta
Excel para la web es la versión de Excel que vive dentro del navegador. No se descarga, no se instala y se actualiza sola. Forma parte de Microsoft 365 y se entra desde excel.cloud.microsoft o desde office.com. Con una cuenta Microsoft puedes crear libros nuevos, escribir fórmulas como =SUMA(A1:A10), hacer tablas, gráficos, comentarios y trabajar con otras personas a la vez sobre el mismo libro. Para una laptop con Windows, macOS o Linux, es la forma más rápida de tener "Excel" sin pagar.
Microsoft 365 Empresa Básico: versión web y móvil incluida en el plan
Microsoft 365 Empresa Básico es un plan de pago pensado para empresas. Cuesta 6,07 €/usuario/mes con compromiso anual, sin IVA, y en una laptop solo ofrece las versiones web y móvil de Excel, Word y PowerPoint, además de Outlook y OneDrive. No instala el programa de escritorio, así que si tu laptop es Windows y esperabas abrir Excel como siempre, te llevarás una sorpresa: tendrás que entrar al navegador.
Excel de escritorio con la prueba de un mes
Al crear una cuenta Microsoft puedes iniciar una prueba de un mes de Microsoft 365 Personal. Este plan cuesta 10 €/mes o 99 €/año, e incluye Word, Excel, PowerPoint y 1 TB de almacenamiento en OneDrive. Durante los treinta días tienes Excel completo de escritorio con todas sus funciones. Cuando termina la prueba, Excel pasa a modo de solo lectura si no has añadido un método de pago, y los libros se siguen abriendo para verlos, pero no para editarlos.
Lo que no es gratis en una laptop: la compra única de Office 2021 o 2024
Office LTSC 2021 y Office LTSC 2024 son las versiones de escritorio que se compran una sola vez y se quedan tuyas. Office LTSC 2024 recibe soporte hasta el 09/10/2029 y Office LTSC 2021 dejó de recibir soporte el 13/10/2026. Ambas son de pago único. No existe una versión "gratuita para siempre" de Excel de escritorio en Windows: lo único gratis en una laptop es la versión web con cuenta Microsoft y las apps de móvil.
Abrir Excel para la web en tu laptop y crear tu primer libro
Vas a crear un libro pequeño para llevar tus gastos del mes. Tendrá tres columnas: la fecha, el concepto y el importe, y al final una celda con la suma.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | 01/10/2026 | Material de oficina | 12,50 |
| 3 | 03/10/2026 | Café con cliente | 4,80 |
| 4 | 05/10/2026 | Transporte | 2,30 |
| 5 | Total | 19,60 |
Crear una cuenta Microsoft desde la laptop
- Abre el navegador y entra en
account.microsoft.com. - Pulsa Crear cuenta y elige Obtener una nueva dirección de correo electrónico si no tienes, o Usar mi correo electrónico preferido si ya tienes uno.
- Escribe la contraseña dos veces, pasa el captcha y pulsa Siguiente.
- Rellena país y fecha de nacimiento y termina el asistente.
outlook.com, onedrive.com, excel.cloud.microsoft y en Office de escritorio. La vas a necesitar hasta para usar la versión gratuita.Entrar a excel.cloud.microsoft y abrir un libro en blanco
- Entra en
excel.cloud.microsofty, si te lo pide, escribe tu cuenta y contraseña. - Pulsa Libro en blanco en la esquina superior izquierda.
- Arriba, junto a la barra de direcciones, sustituye "Libro1" por Mis gastos y pulsa Entrar.
Escribir datos y una fórmula como en el Excel de escritorio
- En A1 escribe
Fecha, en B1Concepto, en C1Importe. Negrita con Ctrl+N. - En A2, A3 y A4 escribe las fechas como
01/10/2026,03/10/2026y05/10/2026. PulsaTabuladorpara ir a la columna siguiente. - En B2, B3 y B4 escribe los conceptos:
Material de oficina,Café con cliente,Transporte. - En C2, C3 y C4 escribe los importes:
12,50,4,80,2,30. Usa la coma como decimal. - Selecciona la celda C5 con un clic y escribe
=SUMA(C2:C4). Pulsa Entrar.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Fecha | Concepto | Importe |
| 2 | 01/10/2026 | Material de oficina | 12,50 |
| 3 | 03/10/2026 | Café con cliente | 4,80 |
| 4 | 05/10/2026 | Transporte | 2,30 |
| 5 | Total | 19,60 |
=SUMA(C2:C4) se queda igual, pero en funciones como =SI(A1>10;"Alto";"Bajo") verás la coma en lugar del punto y coma.19,60. Abajo, en la barra de estado, también se ve "Suma: 19,60".Guardar y recuperar tus libros sin perder nada
En Excel para la web los libros se guardan solos en OneDrive cada pocos segundos. Aun así, conviene saber bajar una copia al disco duro de la laptop y volver a subirla, por si cambias de equipo o quieres abrirla en el Excel de escritorio.
Descargar el libro a la laptop como .xlsx
- Ve a Archivo > Guardar como > Descargar una copia.
- El navegador te pregunta dónde guardar. Elige Descargas y pulsa Guardar.
- Abre la carpeta Descargas del Explorador de Windows y comprueba que el archivo se llama Mis gastos.xlsx.
- Haz doble clic sobre él: si tienes Excel de escritorio, se abre con las fórmulas y los formatos tal cual.
Subir un .xlsx que ya tienes a OneDrive y editarlo en la web
- Vuelve a
excel.cloud.microsofty pulsa Mis archivos en la barra superior. - Pulsa Subir y elige Archivos.
- Selecciona el Mis gastos.xlsx de tu carpeta Descargas y pulsa Abrir.
- Cuando termine la subida, haz clic sobre el icono del libro para abrirlo.
=SUMA(C2:C4) funcionando. Si editas algo, el cambio se refleja al volver a descargarlo desde Archivo > Guardar como.Lo que cambia entre el Excel de la laptop y el de la pantalla grande
| Tarea | Excel para la web | App de móvil | Excel de escritorio |
|---|---|---|---|
Fórmulas básicas (SUMA, SI, BUSCARV) |
Sí | Sí | Sí |
| Tablas con estilos | Sí | Sí | Sí |
| Gráficos | Sí, los más habituales | Sí, los básicos | Sí, todos |
| Tablas dinámicas | Sí, con menos opciones | Limitadas | Sí, todas |
| Macros VBA | No (se usa Scripts de Office) | No | Sí |
| Power Query | No | No | Sí |
| Python en Excel | No | No | Sí, con Microsoft 365 y licencia adecuada |
| Copilot | Limitado, según plan | No | Sí, con Microsoft 365 y Copilot activo |
Macros, Power Query y Python en Excel: lo que la laptop gratuita no ejecuta
Excel para la web no ejecuta macros VBA. Si necesitas automatizar tareas en la versión web, se usan Scripts de Office, que se programan en JavaScript o TypeScript y son otra cosa distinta a las macros de siempre. Power Query, el editor para traer y transformar datos de otras fuentes, tampoco está en la web ni en la app de móvil: solo en el Excel de escritorio. Lo mismo pasa con Python en Excel, que requiere la versión de escritorio con la licencia adecuada. Si tu trabajo depende de alguna de estas tres herramientas, la única ruta gratis es la prueba de un mes de Microsoft 365 Personal.
Tablas dinámicas y formatos: las limitaciones reales en la web y el móvil
Las tablas dinámicas en la versión web y en la app de móvil existen, pero tienen menos opciones: faltan campos calculados, algunas agrupaciones y ciertos formatos de valor. Algunos formatos de número personalizados muy largos pueden no aparecer igual en la web. Y, si tu laptop es poco potente, los libros con muchas filas o con tablas dinámicas pesadas se notan más lentos al abrir y al calcular.
Cosas que pueden fallar al usar Excel gratis en la laptop y cómo arreglarlas
«No me deja editar, solo ver»
El libro está en modo de solo lectura porque la prueba de Microsoft 365 terminó o porque alguien lo marcó así a propósito. Arreglarlo renovando la suscripción o moviendo el libro a la versión web con cuenta: ve a excel.cloud.microsoft, sube el archivo y trabaja ahí. Mientras la prueba esté activa, también puedes volver a abrir el Excel de escritorio desde Archivo > Cuenta > Reactivar.
«La fórmula sale como texto y no calcula»
La celda que contiene la fórmula tiene formato Texto, así que Excel no la interpreta. Arreglarlo cambiando el formato: en la cinta Inicio, grupo Número, despliega la lista y elige General o **Número. Después vuelve a escribir la fórmula en esa celda y pulsa Entrar`.
«El gráfico que hice en el escritorio se ve raro en la web»
La versión web no soporta ese tipo de gráfico (algunos combinados, de burbuja con etiquetas o muy personalizados) o los datos llegan con encabezados distintos y la serie queda vacía. Arreglarlo volviendo a crearlo en la web con los datos limpios: selecciona el rango, ve a Insertar > Gráficos y elige uno de los tipos soportados. Si necesitas el gráfico tal cual estaba, ábrelo en el Excel de escritorio.
«No encuentro Excel en el menú Inicio de mi laptop»
Se ha instalado la prueba de un mes y después se desinstaló, o solo se ha instalado la app de móvil. Arreglarlo entrando a excel.cloud.microsoft desde el navegador; ancla la página al menú Inicio para tenerla a mano. Si quieres volver a probar la versión de escritorio, entra en microsoft365.com, inicia sesión con tu cuenta Microsoft y pulsa Iniciar prueba.
Lo que ya sabes hacer con Excel gratis en tu laptop
- Abrir Excel para la web desde
excel.cloud.microsoftcon tu cuenta Microsoft. - Crear un libro nuevo, escribir datos y una fórmula como
=SUMA(C2:C4)en una celda. - Guardar el libro automáticamente en OneDrive y bajar una copia como
Mis gastos.xlsx. - Subir un
.xlsxque ya tenías y editarlo en el navegador sin perder fórmulas ni gráficos.
Tu siguiente paso es practicar con tablas, gráficos y la función BUSCARX (en inglés XLOOKUP) en un libro propio, por ejemplo una hoja con tus gastos de cada mes y un catálogo de categorías. BUSCARX está en Excel 2021, 2024 y Microsoft 365; si tu Excel es más antiguo, usa BUSCARV con el mismo libro.
Dudas al usar Excel gratis en una laptop
1. ¿Cómo descargo Excel gratis en Windows 10?
En Windows 10 no puedes bajar solo Excel, pero sí usar Excel para la web desde excel.cloud.microsoft o abrir una cuenta de Microsoft 365 con un mes gratis y después seguir con la versión web. Para instalarlo de verdad necesitas una suscripción a Microsoft 365 o comprarlo en microsoft.com.
2. ¿Puedo instalar Excel gratis en el móvil?
Sí, descarga Excel desde Google Play en Android o desde la App Store en iPhone y iPad. La app es gratuita y permite ver, crear y editar hojas básicas, pero algunas funciones avanzadas como Power Query o macros VBA solo están en la versión de escritorio de pago.
3. ¿Hay forma de tener Excel en el PC sin pagar licencia?
La única forma legal es usar Excel para la web gratis con una cuenta Microsoft, o instalar la versión de prueba de Microsoft 365 que ofrece 30 días gratis desde microsoft.com. A partir de ese mes necesitas suscribirte o seguir trabajando solo desde el navegador.
4. ¿Puedo descargar Excel gratis para PC en español?
Al crear tu cuenta Microsoft o instalar Microsoft 365 desde microsoft.com, elige español como idioma y la interfaz, las funciones y la ayuda aparecerán en ese idioma. La web excel.cloud.microsoft también detecta el idioma del navegador y se muestra en español automáticamente.
5. ¿Cómo instalo Excel gratis en un Mac?
En macOS entra en la App Store y descarga Excel con tu Apple ID; el primer mes de Microsoft 365 es gratis y luego pasa a costar. Si solo quieres probar, Excel para la web funciona en Safari o Chrome sin instalar nada, gratis con una cuenta Microsoft.
Fuentes
- MicrosoftMicrosoft Excel | Free Online Spreadsheets Softwareconsultado el 12/10/2026
- MicrosoftExcel para la web (Excel online) — documentación oficialconsultado el 12/10/2026